湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1背景介紹..........................................................1

1.1我方公司介紹................................................1

1.2客戶公司介紹................................................1

1.3接待目的....................................................1

2接待前期準備工作..................................................2

2.1來賓基本情況................................................2

2.2接待安排表..................................................2

2.3接機........................................................3

2.4酒店預定....................................................4

3接待中期安排......................................................5

3.1商務宴請....................................................5

3.2參觀工廠....................................................6

3.3會議洽談....................................................9

3.4游覽觀光...................................................11

4接待后期安排.....................................................12

4.1送機與贈禮.................................................12

4.2客戶郵件跟進...............................................12

5費用預算.........................................................13

參考資料...........................................................14

湖南商務職業技術學院畢業設計

上海茂康盛服裝有限公司對英國XIDI服裝有限公司

客戶商務接待方案設計

1背景介紹

1.1我方公司介紹

上海茂康盛服裝有限公司創立于2001年，是集絲綢、高檔羊絨以及旗袍定

制服飾和旗袍批發為主的連鎖企業。在北京、上海、廣州、杭州等有十幾家品牌

直營店以及全國各地的代理商。產品主要以女性旗袍為主，有印花旗袍、繡花旗

袍、手繪旗袍等。產品均為原創設計，所有盤扣、繡花、鑲線均為手工縫制，其

精細的手工深受中外客戶的贊譽。除此之外，上海茂康盛服裝有限公司每年會推

出上百種款式，深受各個年齡女性的喜愛。

1.2客戶公司介紹

英國XIDI服裝有限公司創立于1990年，公司位于英國倫敦新港大街12號

奇遇庭院。其服飾設計主要滿足18-58歲各個年齡層的女士需求，品牌服裝以高

端女性服飾為主，包括女性裙子，T恤，褲子等，品牌服飾強調多變性和百搭性，

并且吸收了許多國際服飾時尚理念的精華，敏感地捕捉了國際流行元素，注重款

式色彩的搭配，不僅時髦有氣質，且價格適宜，適合很多大眾女性的選擇。

1.3接待目的

2021年01月09日英國惜蒂服裝有限公司通過阿里巴巴平臺詢問我方公司

中式旗袍嫁衣及一系列新品信息，表示對我方公司中式旗袍嫁衣感興趣。

通過前期與英國惜蒂服裝有限公司的信函往來,我們了解到對方想成為我們

中式旗袍嫁衣的代理商，開拓旗袍市場。由于對方對產品的需求量非常大，所以

想了解我方工廠的生產規模，價格和質量。并且因為我們的旗袍制作采用了獨特

的傳統工藝，從圖片上很難展示旗袍手工藝的精美度，所以我們將邀請英國惜蒂

服裝有限公司來我方進行實地考察,參觀我們工廠的生產模式以及親自感受手工

藝文化的博大精深。屆時，雙方將進行洽談，確立對方成為我方公司代理商的合

作關系。

注:經前期雙方信函交流，擬定對方來訪日期為2021年04月08日，由于疫

情期間，存在著巨大的安全隱患，國內外出入的可能性比較小，經雙方再次信函

1

湖南商務職業技術學院畢業設計

協商，來訪時間擬定于2021年11月20日，來訪時間為5天，具體以實際到訪

時間為準。)

2接待前期準備工作

2.1來賓基本情況

此前我方公司與英國惜蒂服裝有限公司通過信函來往,對方公司表示為了感

受中國傳統手工藝文化，進一步了解產品細節，將會派兩名公司代表來我方公司

進行參觀訪問，其來訪人員名單如下:

表1來訪人員名單表

姓名職位性別

約翰·威爾遜JohnWilson總經理男

吉姆·格林JimGreen總經理秘書男

2.2接待安排表

由于此次接待工作量大,需派出我方公司比較有外商接待經驗的人員來接待

客戶，將接待工作任務安排明確，提高接待效率。

接待工作人員安排如下:(僅供參考)

表2我方公司接待人員安排表

姓名性別部門主要接待工作

羅曉女總經理接待英國借蒂服裝有限公司全程工作總負責人,切實跟進接待

工作進展以及談判工作,商務宴請,游覽觀光陪同。

胡天男總經理助理負責接機與送機,酒店、宴請、餐廳、會議室預定,準備贈禮,

會議洽談工作記錄,游覽觀光路線設計及游覽陪同,景點介紹。

楊歡女市場部負責客戶參觀工廠接待,會議洽談談判,商務宴請祝酒詞。

何妮女秘書部負責接機與送機,客戶郵件跟進撰寫并寄出,雙語日程表設計并

打印,菜品介紹,參觀工廠流程圖設計,樣品展覽室布置,會議治

談前準備工作,準備贈禮。

劉天意女清潔部負責接待過程中工廠清潔工作以及消毒工作。

李華男設計部負責邀請函設計、接機牌設計、產品雙語宜傳畫冊設計的制作

打印工作。

劉星男財務部負責接待經費預算,接待物資的財務支出報備及購買。

2

湖南商務職業技術學院畢業設計

2.3接機

(1)接機時間:11月20日上午8:00

(2)接機地點:上海浦東機場

(3)負責人員:總經理助理胡天、秘書部何妮

(4)接機目的:接機工作安排是商務接待前期的重要步驟，體現我方對客戶的

重視。

(5)接機注意事項:

根據上海浦東國際機場的航班信息顯示,由英國飛往上海的航班每天只有兩

趟，分別為北京時間上午十點和下午九點，飛行時長為11個小時。以客戶提供

的來訪時間為基礎，我們擬定客戶將在2021年11月19日下午九點從英國希思

羅國際機場出發，2021年11月20日上午八點到達上海。接機人員應提前到達

機場等待客戶，英國人比較守時，所以接待人員應早到20-30分鐘，避免給客戶

留下不好的印象。

接機人員在接機前應提前在商務車內進行消毒,備好獨立包裝的一次性口罩

(4個)、酒精噴霧(2瓶)、免洗消毒洗手液(2瓶)放在車座位旁，供客戶使用。

接到客戶后，主動進行自我介紹，關心客戶旅途有無不適應情況。由于疫情

原因，叮囑客戶，佩戴好口罩，在客戶手心噴少量酒精消毒。到達酒店后，幫客

戶辦好入住登記，協助搬運行李。安排妥當后，向客戶出示日程表，詢問意見，

確定無誤后，分發產品雙語宣傳畫冊，供客戶參考。

接機牌設計

主要內容:接機牌負責人員:設計部

設計理念:醒目清晰，加入兩國旗幟元素，表達中英雙方公司的美好合作。

設計目的:為了客戶在到達上海機場后，能確認我方公司接機人員。

此次接機牌設計如下所示:（僅供參考)

3

湖南商務職業技術學院畢業設計

圖1接機牌設計

2.4酒店預定

（1）酒店名稱:上海諾富特大酒店

（2）酒店地址:上海浦東新區浦東大道728號

（3）負責人員:總經理助理胡天（提前五天左右預定酒店，預訂時長為四晚

（4）入選理由如下:

上海諾富特大酒店是歐洲型商務酒店，適合英國人居住，價格相對適中。酒

店位于金融貿易中心，交通便利，距離我方公司近。

酒店設施齊全主要有:中、西餐廳，健身房，按摩室，會議室，宴會廳等。

酒店在疫情期間，每天進行日常消毒工作，進出人員體溫檢測，入住人員每天記

錄個人健康信息情況，每個房間都放有消毒液和口罩，疫情防護工作準備充足。

（5）酒店簡介:

酒店介紹能讓客戶更好的了解上海諾富特大酒店的環境，由秘書部何妮準備

酒店的介紹，如下:(僅供參考)

4

湖南商務職業技術學院畢業設計

圖2上海諾富特大酒店外觀圖

上海諾富特大酒店是由法國雅高酒店集團管理的上海首家歐洲型四星級商

務酒店。位于上海浦東金融貿易區的心臟地帶，距浦東國際機場40分鐘車程，

交通方便，酒店備有中央空調、電子報警系統、衛星電視、迷你酒吧、茶水裝置

等設施。擁有多座豪華餐廳，供應中西式美食，其中最為著名的是位于50樓的

旋轉餐廳，在享受美味的同時，還能飽覽大上海美麗景致。

3接待中期安排

3.1商務宴請

宴會時間:11月20日下午6:00

宴會地點:上海諾富特大酒店4樓中式餐廳負責人員:總經理助理胡天

宴請目的:體現我方公司作為東道主應盡的地主之誼，讓客戶感受中國菜系

的美味,加深對方對中國美食文化的認識。

商務宴請注意事項:

由于英國人的正餐一般是晚餐，根據客戶方文化習俗，應將宴請定位晚餐。

考慮到疫情原因，此次參加宴請的人數不可過多，由主要負責此次接待的幾個人

來參加。

提前五天左右預定酒店內有窗戶的包廂，確保室內空氣流通。

為保證安全，在用餐過程中全部使用一次性筷子，碗和杯子，另外考慮到英

國人可能不會用筷子，提前準備好兩具消過毒的刀叉，供客戶使用。

英國人不喜歡吃動物內臟，盡量不要點有關動物內臟的菜。英國人喝酒時不

喜歡碰杯，敬酒時需注意。

（1）菜品介紹

5

湖南商務職業技術學院畢業設計

為了讓客戶更清晰的了解上海特色菜品八寶鴨,將由何妮在晚宴過程中來給

客戶介紹八寶鴨的來歷和制作過程,了解中國美食文化。菜品介紹如下:(僅供參考)

圖3八寶鴨菜品圖

“八寶鴨”最早出現在清代，是上海蘇幫菜館的名菜，它的制作方法是將肥鴨

拆出骨架，在鴨里面加糯米飯、筍丁、冬菇丁、肉丁、火腿丁、栗子丁、蓮子、

蝦米8種配料，進行蒸制而成。出鍋后的鴨子，色澤紅潤，形狀完整，鴨肉酥爛，

香味濃溢，汁濃味鮮。

（2）祝酒詞

祝酒詞是商務宴請中不可缺少的一部分,此次歡迎宴的舉辦是對英國惜蒂有

限公司來我方公司進行參觀表示感謝,祝酒詞將由楊歡在宴請開餐前以開場詞為

在座的各位送上最美好的祝愿，也祝愿我們公司能和英國惜蒂公司達成合作。

祝酒詞設計如下:（僅供參考)

女士們先生們，

我謹代表上海茂盛隆制衣有限公司向總經理表示熱烈的歡迎約翰先生我相

信，在今后的幾天里，我們會相處得很好，相互了解得更多。同時，我希望通過

我們的交流，加強我們的經濟合作，進一步擴大我們的貿易關系。

讓我們一起舉杯，為我們的幸福干杯合作。干杯!

3.2參觀工廠

參觀工廠時間:11月21日上午9:00

參觀工廠地點:上海浦東路世紀大道2100號負責人員:市場部楊歡、秘書部何

妮

參觀工廠目的:為讓客戶進一步了解我方工廠生產規模，滿足客戶觀看傳統

手工藝人現場手工刺繡愿望，展現中國手工藝文化特色。

參觀工廠注意事項:

清潔部部長劉天意需負責安排人員提前做好工廠內部全面消毒工作,尤其是

衛生間的消毒工作，需保證衛生間無異味。

6

湖南商務職業技術學院畢業設計

提前準備好免洗消毒洗手液放在工廠每個房間門口旁，使客戶和員工隨時能

進行手部消毒。

所有員工及外賓都需佩戴口罩，測量體溫正常后才能進入工廠，對可能進行

親密接觸的人員分發一次性手套。

參觀過程的臨時休息地點擬定為工廠小組會議室,在參觀之前需在會議桌上

備好水（4瓶)、水果（分成拼盤擺放，準備好一次性水果叉）桌上每個位置備好

一包濕巾，供客戶擦手消毒。

（1）參觀工廠流程

主要內容:流程圖負責人員:秘書部何妮

流程圖設計目的:參觀工廠流程圖能夠讓客戶清楚參觀工廠的整個安排，有

計劃、有目的地進行參觀。

參觀工廠路線圖如下所示:（僅供參考)

圖4參觀工廠路線圖

參觀路線將由何妮設計好后打印成60cm*40cm尺寸的紙質圖,提前一天貼在

工廠宣傳欄張貼處，便于客戶進工廠后能看到宣傳欄處的流程安排。

（2）制作工藝介紹

制作工藝介紹地點:作坊

負責人員:市場部楊歡

介紹目的:制作工藝介紹有助于客戶深入了解我方產品工藝制作細節，感受

我方工廠對傳統手工藝的態度。

制作工藝介紹注意事項:由于旗袍制作工藝繁瑣多樣，在介紹過程中，楊歡

將會把提前打印好的紙質工藝制作流程表發給兩位客戶，人手一份，邊講邊看便

于客戶對旗袍工藝的理解。在講制作流程的時候，楊歡需放慢速度，將每個細節

點詳細的介紹給客戶。

（3）參觀樣品展覽室地點:樣品展覽室

負責人員:市場部楊歡、秘書部何妮

參觀樣品展覽室目的:使客戶欣賞到旗袍成品，感受手工藝旗袍的魅力。旗

7

湖南商務職業技術學院畢業設計

袍上一針一線繡出來的圖案，都傳遞了我方工廠對旗袍的工匠精神，有利于客戶

與其他工廠的旗袍進行比較，體現我方旗袍性價比。

樣品展示效果圖和中式嫁衣成品效果圖如下:(僅供參考)

圖5樣品展覽室效果圖圖6中式旗袍成品效果圖

樣品展覽室布置注意事項:

樣品展覽室的布置將由何妮提前三天將不同的旗袍分類穿在模型上,新品中

式嫁衣則單獨放置一個櫥窗，供客戶欣賞。

以不同系列的旗袍作為分類擺放在櫥窗，每個櫥窗擺放三件旗袍，并在右下

角用名牌標注旗袍名稱。

樣品擺放前，需仔細檢查旗袍樣品質量，不得有任何瑕疵。

（4）產品外包裝雙語介紹

地點:倉庫包裝室負責人員:市場部楊歡

介紹目的:為了向客戶展示我方對出售旗袍整體的美觀要求，體現我方外包

裝的精致。

外包裝介紹如下:

產品外包裝以旗袍的領子樣式為元素，設計成包裝盒形式，采用了紅色和黃

色花式圖案填充整個封面，代表著吉祥，喜慶之意。中間采用了中式盤扣，盡顯

中國風味。外包裝尺寸:30cm*22cm*6cm。外包裝盒分為三層，一個包裝盒可裝

三件旗袍。

圖7旗袍外包裝圖

（5）提問環節

客戶來我方工廠參觀的主要目的是為了尋找一家生產規模大,供貨量大的旗

8

湖南商務職業技術學院畢業設計

袍廠家進行合作，所以在參觀工廠的同時，客戶可能會對我方工廠及產品提出疑

問，根據以往接待經驗，我方需提前整理對方可能會提出的問題。

我方回答設計如下:（僅供參考)

①我方公司相比其他公司的產品優勢特點

回答:我方公司面料均選用上等面料，大部分旗袍的裝飾圖案都由手工藝人

一針一線的縫制，做工細致，外形優美，區別于其他公司的機制品。另外，我方

公司設計師堅持原創、獨特、有個性、的理念，以傳統旗袍為基礎，結合現代女

性的審美方式，設計出的旗袍受很多女性的喜愛。

②我方工廠規模、以及月產量、年產量

回答:我們主要有五個工廠供貨，每個工廠都有1200多名員工，其中有300名是

專業刺繡的手工藝人。我們公司的旗袍大多是手工刺繡旗袍,工藝復雜繁瑣，耗

時長。旗袍月平均產量為4萬件，年產量為48萬件。

3.3會議洽談

會議時間:2021年11月22日下午2:00

會議地點:上海諾富特大酒店8樓888房間會議室會議主題:合作共贏

負責人員:市場部楊歡，總經理羅曉，秘書部何妮，總經理助理胡天會議洽

談目的:雙方達成共識，促進合作

會議洽談注意事項:

提前督促酒店對會議室進行全面消毒,包括會議過程中可能會用到的一些設

備，保持會議室的空氣流通。

所有參會人員需戴口罩，量體溫，參會人員位置需保持一米的間隔。在會議

室桌每個位置備好一瓶免洗消毒洗手液，方便參會人員隨時洗手。

（1）會議流程安排

負責人員:設計部李華

會議流程安排目的:會議流程安排有利于雙方理清會議流程，提高會議洽談

效率。

會議流程安排如下:（僅供參考)

9

湖南商務職業技術學院畢業設計

圖8會議流程安排圖

流程圖將由設計部設計并打印成尺寸為60*4Ocm的彩色紙質版,在布置會

議室的時候，貼在會議室門口，供客戶會議前參考。

（2）會議雙語簽到表

負責人員:秘書部何妮設計要求:簡潔，明了

設計目的:準確統計到會人數，更好地安排會議工作簽到表設計如下:(僅供參

考)

表3會議簽到表

簽到表

姓名公司職位

簽到表將由何妮設計好后打印成紙質版（2張），在會議開始之前讓到會人

員在會議室門口簽到。

會議前期準備工作:

胡天應提前十天左右預定酒店會議室;何妮應在會議前，調試好投影儀和音

響，準備好講臺、檢查麥克風、電腦、投影儀等設備儀器是否正常，確保會議洽

談工作順利進行;會議開始之前備好茶水(6杯)、紙（6張)、筆(6只)、簽到表（2

張)

（3）談判

會議中期，客戶可能作為我方代理商對產品價格與我方進行談判,我將安排

羅曉和楊歡作為公司談判代表，以公司對代理商的產品價格規定為基礎，提前準

備好談判資料，以及回答。

設計回答如下:（僅供參考)產品價格問題談判

10

湖南商務職業技術學院畢業設計

回答:我方公司旗袍價格在旗袍市場上，產品質量上等，價格適宜。公司內

部會給代理商統一的價格表。對代理商的價格優惠問題，我方會根據代理商的預

訂數量決定產品價格，給出一定的折扣。

會議洽談后期,根據會議記錄對客戶在談判中所提及到的內容及重點進行整

理，以及分析我方在此次談判中有欠缺的地方，并進行歸檔，做成文件，以便后

期的跟進工作。

談判注意事項:

①提前了解談判對方的相關資料，性格，愛好，特點等，有利于談判中抓住

客戶弱點。準備好價格談判的邏輯思路，循序漸進的開展談判工作。

②確定理想的成交價格，不得輕易對價格做出改動，但同時要考慮到長遠利

益，在適當的時機，可以適當對價格上讓步。

③保持好的心態，不要輕易被別人所干擾。

④獲取信息是價格談判的基礎保證，把所有問題都得到明確后，再進行價格

較量。

⑤做好全程會議記錄，了解客戶想法，分析我方在談判中有欠缺的地方。

3.4游覽觀光

游覽時間:2021年11月23日上午9:30游覽地點:東方明珠廣播電視塔

負責人員:總經理羅曉、總經理助理胡天

游覽觀光目的:游覽、觀光意在讓客戶放松心情，感受上海的風土人情，加

深客戶對上海的印象。

游覽觀光注意事項:

出門前負責接待的人員需給客戶每人分發一瓶迷你免洗消毒洗手液便于攜

帶，讓客戶隨時進行手部消毒，多準備幾個口罩，防止口罩有丟失弄臟的情況

避免帶客戶到人群過于密集的地方，避開人流高峰期，疫情原因，為安全起

見，此次游覽觀光的時間不宜過長。

負責人員:總經理助理胡天，介紹人員總經理助理胡天

東方明珠介紹如下：

東方明珠廣播電視塔是國家首5A級旅游景區，位于浦東新區最繁華的金融

地帶，塔內有上海城市歷史發展陳列館、太空艙、旋轉餐廳等景觀和設施。該建

筑建于1911年，有一百多年的歷史傳承，是上海最有標志性的建筑之一。

11

湖南商務職業技術學院畢業設計

圖9東方明珠風景圖

4接待后期安排

4.1送機與贈禮

送機時間:2021年11月24日上午10:00

送機地點:上海浦東機場

負責人員:總經理助理胡天，秘書部何妮

贈禮與送機目的:表達對客戶的尊重以及希望能達成合作的美好愿望。贈禮

與送機注意事項:

送機人員應提前一小時去酒店幫客戶辦理退房手續，然后送客戶去機場。贈

禮應提前五天左右準備，需挑選有中國文化特色的禮物，意在搭起中英雙方公司

的合作的橋梁。

贈禮:景德鎮瓷器茶具

景德鎮瓷器茶具參考圖如下:（僅供參考)

圖10景德鎮茶具圖

4.2客戶郵件跟進

(1)主要內容:郵件跟進

12

湖南商務職業技術學院畢業設計

(2)負責人員:秘書部何妮

(3)郵件跟進目的:客戶郵件跟進設計表達對對方公司親切的問候，進一步拉

近跟客戶的距離，及時了解對方公司對我方公司產品的看法和疑問，促進交易達

成。

(4)客戶郵件設計如下:(僅供參考)

DearJohn,

Thankyouforyourvisitingtoourcompanylasttime.Weknowyouareinterested

inournewChineseweddingdress,andI'msurethatthisproductwillbeingreat

demandinyourcountry.Besides，aslongasyouplaceanorder，wecanofferyou

themostfavorablepriceandquality.Bytheway,ifyouhaveanyquestionaboutour

product,youcancontactmedirectly.

lamlookingforwardtohaveagoodcooperationwithyou.Hope