醫院文件與檔案管理制度第一章總則第一條目的為了有效管理醫院文件與檔案，確保醫院運行的數據真實、完整、可靠，提高文件與檔案的利用價值，規范文件與檔案的管理流程，保障醫院信息資源的保密性、完整性和可用性，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于全體醫院工作人員，包含醫生、護士、行政人員、技術人員等。第三條定義文件：指醫院在開展工作中形成的各類文字、電子或紙質記錄，包含公文、報告、通知、請示、函件、決策備案等。檔案：指醫院生產、經營、管理活動的記錄載體，經過鑒定、整理、匯編和加工后保管的記錄。第二章文件管理第四條文件的分類與編號文件依照功能分類，分為機關文件、科室文件和個人文件。文件依照公文類型分類，分為公文、報告、通知、請示、函件等。文件依照內容分類，分為規章制度、工作報告、會議紀要、工作計劃、人事檔案等。每份文件都應有統一編號，編號應包含文件的類別、日期和編號，例如：機關文件編號為GZ20220101001，科室文件編號為KS20220101001，個人文件編號為GR20220101001、第五條文件的起草與審批文件的起草應由責任人或指定人員完成，起草時必需明確文件的目的、內容和要求，并注明起草日期和起草人。文件的審批應依照規定的流程進行，責任人應對文件內容進行審查，并簽字確認。如涉及緊要問題，應經過上級主管部門審定后方可發布。第六條文件的分發與傳閱文件的分發應依據接收方的職責和權限進行，確保文件的傳遞及時、準確。文件的傳閱應在文件上標明傳閱范圍，接收人應依照要求及時傳閱，并在文件上簽字確認。第七條文件的保管與銷毀文件的保管應依照文件的保管期限進行，保管期限依據文件的緊要性和需要確定，一般分為永久保管、長期保管和短期保管。文件的銷毀應嚴格依照規定的程序進行，銷毀時應填寫銷毀登記表，并由責任人簽字確認。第八條文件的電子化管理醫院應建立完善的文件電子化管理系統，實現文件的電子化存儲、檢索和管理。文件的電子化管理應確保文件的安全性和完整性，對緊要文件應進行備份和加密。第九條文件的保密文件的保密應依照醫院的相關規定執行，對于涉及患者隱私、醫療技術、商業機密等內容的文件必需嚴格保密。文件的傳閱和復制應嚴格掌控，未經許可，嚴禁私自外傳文件。第三章檔案管理第十條檔案的鑒定與整理檔案在產生后應經過鑒定，確定是否具有檔案價值，然后進行整理和歸檔。檔案的整理應依照規定的程序進行，確保檔案的完整性和準確性，并編制檔案目錄。第十一條檔案的保管與利用檔案的保管應設立特地的檔案室，采取安全措施保護檔案的完整性和安全性。檔案的利用應依照規定的程序進行，檔案只能在規定的場合和范圍內使用，并在使用過程中做好記錄。第十二條檔案的移交與借閱檔案的移交應依照規定的流程和程序進行，移交時應填寫移交登記表，并由責任人簽字確認。檔案的借閱應依照規定的程序進行，借閱人應填寫借閱申請表，并經過審批后方可借閱。第十三條檔案的保管與銷毀檔案的保管應依照規定的保管期限進行，確保檔案的安全和完整。檔案的銷毀應依照規定的程序進行，銷毀時應填寫銷毀登記表，并由責任人簽字確認。第十四條檔案的電子化管理醫院應建立檔案電子化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索和管理。檔案的電子化管理應確保檔案的安全性和完整性，對緊要檔案應進行備份和加密。第十五條檔案的保密檔案的保密應依照醫院的相關規定執行，尤其對于涉及患者隱私、醫療技術、商業機密等內容的檔案必需嚴格保密。檔案的借閱和復制應嚴格掌控，未經許可，嚴禁私自外借檔案。第四章監督與責任第十六條監督機制醫院應建立健全的文件與檔案管理監督機制，設立特地的監督部門負責監督和檢查文件與檔案的管理工作。監督部門可以通過抽查、檢查、核實等方式對文件與檔案的管理情況進行監督。第十七條違規處理對于違反文件與檔案管理制度的行為，醫院將依照相關規定進行相應的紀律處分。第十八條責任追究對于因文件與檔案管理欠妥造成的損失或其他不良后果，將依法追究相關責任人的法律責任。第五章附則第十九條本制度的解釋權歸醫院管理負責人全部。第二十條本制度自發布之日起施行，并作為醫院管理的基本制度。以上