第4章總賬核算處理學習目標知識目標：了解賬務核算處理的基本內容了解總賬系統(tǒng)與其他業(yè)務管理系統(tǒng)的關系掌握總賬系統(tǒng)初始化的方法掌握填制憑證、審核憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等憑證處理方法掌握記賬的方法掌握查詢賬簿的方法掌握定義期末轉賬憑證的方法和生成自動轉賬憑證的方法掌握期末總賬系統(tǒng)結賬的方法學習目標能力目標：能夠根據(jù)業(yè)務資料完成以下操作能夠根據(jù)業(yè)務要求設置總賬系統(tǒng)參數(shù)能夠根據(jù)業(yè)務資料錄入總賬系統(tǒng)期初余額能夠根據(jù)業(yè)務資料進行憑證填制、審核、修改和刪除等憑證處理能夠將已審核憑證進行記賬處理能夠根據(jù)業(yè)務需要查詢憑證和賬簿能夠根據(jù)業(yè)務要求定義期末轉賬憑證能夠根據(jù)業(yè)務要求和已定義的轉賬憑證自動生成相應憑證能夠進行期末總賬系統(tǒng)結賬本章內容4.1總賬核算處理概 述4.2總賬系統(tǒng)初始化

4.2.1設置總賬系統(tǒng)參數(shù)

4.2.2錄入科目初始數(shù)據(jù)

4.2.3結束初始化4.3憑證處理

4.3.1錄入憑證

4.3.2修改憑證

4.3.3刪除憑證

4.3.4審核憑證4.4憑證過賬

4.5查詢賬表4.6期末處理

4.6.1定義自動憑證

4.6.2生成自動憑證

4.6.3期末調匯

4.6.4結轉損益

4.6.5結賬代表難點代表重點4.1總賬核算處理概述4.1.1賬務核算概述

會計賬務處理工作的主要任務是要根據(jù)業(yè)務發(fā)生過程中所形成的單據(jù)，準確、完整、及時地以會計憑證和賬表的形式將經(jīng)濟業(yè)務記錄下來，以便對經(jīng)濟業(yè)務活動進行監(jiān)督、核算和分析。電算化會計的賬務核算處理包括三方面內容:

系統(tǒng)初始設置日常賬務處理期末處理4.1.1

賬務核算概述賬務核算處理的基本流程4.1.2

總賬系統(tǒng)簡介總賬系統(tǒng)是用友財務軟件的核心，是計算機財務核算體系中最為重要的內容。總賬系統(tǒng)的主要功能是進行憑證管理、賬簿處理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等。4.2總賬系統(tǒng)初始化總賬系統(tǒng)的初始化包括兩個方面的內容:總賬系統(tǒng)參數(shù)設置

基本業(yè)務信息輸入

系統(tǒng)的初始化是系統(tǒng)開發(fā)運用初期的工作，必須由系統(tǒng)管理員組（administrators）的操作員負責完成。4.2.1

設置總賬系統(tǒng)參數(shù)設置總賬系統(tǒng)參數(shù)的目的是為總賬系統(tǒng)配置相應的系統(tǒng)控制功能。這些參數(shù)的設置決定著系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的內容和形式。設置總賬系統(tǒng)參數(shù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)在總賬系統(tǒng)設置了業(yè)務控制參數(shù)后，還必須把用戶的實際財務業(yè)務數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)。科目初始數(shù)據(jù)的輸入，標志著總賬系統(tǒng)已建立了完整的核算基礎。例題輸入“1001.01，庫存現(xiàn)金——人民幣”的期初余額5000元。1、錄入一般會計科目的初始數(shù)據(jù)錄入一般會計科目初始數(shù)據(jù)操作說明將光標定位在白底期初余額欄，可直接輸入期初余額。4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會計科目涉及往來業(yè)務核算，則不能直接在期初余額欄輸入金額，系統(tǒng)會要求輸入輔助賬下的各項目余額。例題輸入應收票據(jù)科目的期初余額。2、錄入設置有往來業(yè)務核算的會計科目的初始數(shù)據(jù)表4-1應收票據(jù)客戶往來輔助賬客戶期初余額（元）業(yè)務發(fā)生時間業(yè)務編號02001-國香公司1000002009-09-01S150錄入設置有往來業(yè)務核算的會計科目的初始數(shù)據(jù)操作說明單擊單擊4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會計科目涉及數(shù)量核算，則在輸入初始數(shù)據(jù)時需同時輸入數(shù)量和金額。例題錄入“原材料——面料001”的初始數(shù)據(jù)，期初余額300000元，數(shù)量6000米。3、錄入涉及數(shù)量金額核算的科目的初始數(shù)據(jù)錄入涉及數(shù)據(jù)核算的科目的初始數(shù)據(jù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)如果會計科目涉及外幣核算，則在輸入初始數(shù)據(jù)時需同時輸入外幣金額。例題錄入“銀行存款——中行美元戶”的初始數(shù)據(jù)，中行美元戶期初余額為10000美元，換算為本位幣為68277元。4、錄入涉及外幣核算的科目的初始數(shù)據(jù)錄入涉及外幣核算的科目的初始數(shù)據(jù)操作說明4.2.2

錄入科目初始數(shù)據(jù)試算平衡是會計核算的基礎，期初余額錄入后必須進行試算平衡檢查。5、試算平衡注意：如果總賬系統(tǒng)試算不平衡，則可以填制憑證但不能記賬。已經(jīng)記賬后不能再對期初余額進行修改。試算平衡的操作說明4.2.3

結束初始化在初始數(shù)據(jù)錄入完成后，開始日常業(yè)務核算之前，必須先進行結束初始化的操作處理。在進行結束初始化時，系統(tǒng)會自動檢查初始數(shù)據(jù)的試算平衡和現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)的勾稽關系，只有初始數(shù)據(jù)符合基本核算要求后，才能完成初始化的工作。結束初始化的操作說明4.3憑證處理憑證處理是進行日常賬務處理的起點，只有輸入正確的憑證，總賬系統(tǒng)才能準確地進行記賬和賬簿登記等日常的核算工作。憑證處理的內容:

錄入憑證

修改憑證刪除憑證審核憑證4.3.1填制憑證憑證的錄入與手工會計類似，從內容上可分為憑證頭和憑證體兩部分。憑證頭包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附單據(jù)數(shù)等內容。憑證體則包括摘要、科目、輔助信息、方向和金額等內容。例題采購部業(yè)務員陳炎向新新公司購進輔料002共10000套，單價15元/套，價款150000元，增值稅率17%，稅額25500元，貨款以轉賬支票付訖，結算號12345。會計分錄：借：原材料—輔料002150000

應交稅費—應交增值稅（進項稅額）25500

貸：銀行存款—中行人民幣戶175500

錄入憑證的操作說明4.3.2

修改憑證在輸入的會計憑證尚未被審核前，憑證的修改可以直接由操作員在【填制憑證】窗口自行完成。例題將轉字-1憑證的摘要修改為“賒購原材料面料002”。1、未經(jīng)審核的憑證修改未經(jīng)審核的憑證修改操作說明4.3.2

修改憑證已經(jīng)通過審核但尚未記賬的錯誤憑證，不能直接由操作員完成修改。在程序上必須先由審核員對錯誤憑證取消審核，然后再由操作員按上述“未經(jīng)審核的憑證修改”的方法，在【填制憑證】窗口修改內容。例題將已經(jīng)審核的付-2憑證的金額修改為30000元。在上海市AAA公司中，李明負責日常的憑證錄入工作，憑證的審核由吳浩負責。

2、已經(jīng)審核的憑證修改已經(jīng)審核的憑證修改操作說明——取消審核4.3.2

修改憑證已記賬的憑證有錯誤，不允許直接修改原憑證內容，這一類憑證的修改應遵照《企業(yè)會計制度》中會計差錯更正的有關規(guī)定，通過重新填制新的憑證來修正原有錯誤。3、已記賬的憑證修改在計算機處理方式上，與傳統(tǒng)會計類似，可分為兩種：

補充登記法

紅字沖銷法

適用于會計科目正確但輸入金額小于實際金額的情況適用于會計科目錯誤；或者會計科目正確但輸入金額大于實際金額的情況4.3.2

修改憑證例題假設例4-6中采購業(yè)務憑證“轉字-1”中的“應付票據(jù)”應記入“應付賬款”，并已經(jīng)過審核和記賬。現(xiàn)需用“紅字沖銷法”將該憑證沖銷。

紅字沖銷憑證的操作說明4.3.3

刪除憑證只有未經(jīng)審核和記賬的憑證才能被刪除。如果憑證已經(jīng)審核，則需先取消審核。如果憑證已記賬，則不能被刪除。例題刪除一張已填制但尚未被審核的憑證。

刪除憑證操作說明4.3.4

審核憑證憑證的審核是指由具有審核權限的操作員對制單人填制的憑證從業(yè)務內容的真實性、會計分錄的合理性和數(shù)據(jù)的準確性等方面進行的檢查。目的是避免手工操作中可能出現(xiàn)的錯誤，并通過審核防止舞弊行為的發(fā)生。例題上海市AAA公司操作員吳浩對所有已輸入憑證進行審核簽字。審核憑證操作說明——逐張審核審核憑證操作說明——成批審核4.4憑證過賬憑證過賬也稱為登賬或記賬，是指依據(jù)記賬憑證將會計分錄的有關內容登記到有關會計賬簿的過程。在進行記賬前，要檢驗以下事項：上月如果未結賬，則本月不能進行記賬處理在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)不允許記賬憑證未經(jīng)審核不能進行記賬處理注意：由于憑證一旦進行記賬處理，將不能被修改，為預防萬一，在記賬前，要做好硬盤的備份，以保存記賬前的數(shù)據(jù)。憑證過賬操作說明——使用憑證過賬引導系統(tǒng)憑證過賬操作說明——在憑證查詢窗口過賬4.5查詢賬表基本核算賬簿往來核算項目賬簿會計賬簿內部核算報表查詢數(shù)量金額明細賬的操作說明如果有憑證尚未過賬，可勾選該選項。4.6期末處理4.6.1定義自動憑證自動憑證定義就是將有關憑證的摘要、會計科目、借貸方向和金額公式輸入計算機系統(tǒng)。在此基礎上，可以由系統(tǒng)自動取數(shù)計算，按要求生成相應的憑證。定義自動憑證的類型包括：自動轉賬憑證憑證攤銷憑證預提4.6.1定義自動憑證

1.定義自動轉賬憑證例題計提本月應交所得稅。

定義自動轉賬憑證是指用戶根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務情況和成本計算的需要，對計提、結轉事項所進行的憑證內容設置和數(shù)據(jù)公式定義。定義自動轉賬憑證操作說明拖動滾動條。4.6.1

定義自動轉賬憑證

2.定義憑證攤銷例題上海市AAA公司租入經(jīng)營用鋪面一間，上月預付了半年的租金12000元，從本月起每月攤銷租金2000元。

憑證攤銷是用來幫助用戶處理期末攤銷事項的。此類事項的特點是前期已經(jīng)預先支付了款項，但支付的款項不能計入當期費用，而是按權責發(fā)生制原則，先確認為資產(chǎn)項目，如其他應收款、低值易耗品、無形資產(chǎn)等，前期所發(fā)生的支付費用需在以后各期逐期分攤。定義憑證攤銷的操作說明

3.定義憑證預提例題上海市AAA公司短期借款年利率為6%，每月預提利息1000元（200000*0.06/12）。

憑證預提是用來幫助用戶處理每期對租金、保險費、借款利息、固定資產(chǎn)修理費等的預提事項。此類事項的特點是費用發(fā)生在前，款項支付在后，按照權責發(fā)生制原則，每期不論款項是否支付，都必須實際業(yè)務發(fā)生情況，確認本期應承擔的費用。4.6.1

定義自動轉賬憑證定義憑證預提的操作說明4.6.2

生成自動憑證例題生成本期計提企業(yè)所得稅的記賬憑證。自動憑證定義完成后，每月月末只需利用系統(tǒng)自動生成憑證的功能，就可有選擇地將已定義的自動憑證生成相應的憑證，并自動追加到未記賬憑證中去。

用戶在執(zhí)行月末自動轉賬時，必須遵循這樣一個原則，即轉賬業(yè)務相互之間無關聯(lián)性時可以同時轉賬并生成記賬憑證，有前后關聯(lián)性的轉賬業(yè)務則應嚴格按順序結轉。生成自定義憑證的操作說明4.6.3

期末調匯期末調匯功能主要用于對外幣核算的賬戶在期末自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉賬憑證及期末匯率調整表。例題進行期末調匯。本月末美元匯率為1美元=6.8247元人民幣。

生成期末調匯憑證的操作說明