湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1懷化永信食品有限公司簡介...........................................1

2懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的現狀...........................1

3懷化永信食品有限公司往來賬管理制度存在的問題.......................2

3.1往來賬款項的催收困難.........................................2

3.2應付賬款支付流程不完善.......................................3

3.3往來賬管理人員少、專業性不強.................................3

4懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的優化設計.......................4

4.1完善應收賬款的催收制度.......................................4

4.2完善應付賬款的支付制度.......................................5

4.3招聘專業的財務人員、完善往來賬的登記制度.....................6

5總結...............................................................6

參考資料.............................................................8

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懷化永信食品有限公司往來賬的管理制度優化設計

1懷化永信食品有限公司簡介

懷化永信食品有限公司，公司地理位置優越，位于湖南省懷化市經開區濱

江北路41號，于2009年2月9日成立，公司經營范圍為預包裝食品批發（含

冷藏冷凍食品）批發及零售，食品添加劑、食品機械、塑料制品、紙制品銷售

（依法須經批準的項目，經相關部門批準后方可開展經營活動）。單位規模為12

人，注冊資本200萬元，法定代表人彭慧，單位性質自然人投資的有限責任公

司或控股是懷化市批發/零售行業的知名品牌。組織架構圖如圖1所示：

圖1-公司組織架構圖

2懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的現狀

懷化永信食品有限公司屬于小型企業，因此企業往來賬賬項不多，主要是

應收賬款和應付賬款兩類。應收賬款和應付賬款主要是財務部管理，公司的財

務部只有一名做賬會計李春燕和一名出納劉蘭蘭，前者有會計從業資格證并且

具有十年從業經驗的會計，后者是剛從大專學校出來實習的，具有一定的專業

理論知識但還沒考過初級會計考試，也沒有相關的從業經驗，兩人都是管理者

的親屬，財務部采取手工記賬和專業軟件記賬。

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應收賬款主要是當客戶在銷售部購買商品產生賒購行為時產生，我們的賒

銷制度是根據客戶曾在我公司交易成功的最高金額劃分信譽等級，具體的劃分

標準如下：交易成功最高金額100000以上的為A等級，賒銷額度為50000；交

易成功最高金額50000以上的為B等級，賒銷額度為10000；交易成功最高金額

20000以上的為C等級，賒銷額度為5000；交易成功最高金額10000以上的為D

等級，賒銷額度為1000。客戶確認賒銷業務時，由銷售主管陳琳與客戶簽訂銷

售合同，確定賒銷期以及信用額度，銷售人員鄧超君則將賒銷業務按照發生的

時間記錄在電腦中，同時注明客戶名稱，發生的金額、客戶聯系電話。李春燕

根據電腦歷史記載可以查出相對應客戶的信譽等級并給出相應的賒銷額度，并

將賒購金額記載在應收賬款的明細賬中，客戶還款時再將其沖銷。每月末，按

照賬齡分析法對應收帳款實際發生和收回款項的時間確認帳齡，超過3個月按

應收賬款金額計提5%壞賬準備；3個月至6個月計提10%；6個月至1年計提

20%，超過1年計提50%。會計春燕會不定期檢查賬款的錄入沖銷情況，每月末

都會用郵件與客戶確認應還的款項并進行對賬，確認還款狀況。對于已到期還

未還款的將會電話催收，由出納蘭蘭一個人打電話催收，經常會存在賬款催收

不到位的情況，也因此經常出現客戶理直氣壯地拖欠賬款，繼而出現壞賬。

應付賬款是企業因采購部門購買半成品食材、包裝物材料和接受運輸搬運

勞務供應時無法馬上支付貨款而產生的賒購賬款，由采購助理王清與財務部相

對接，由會計春燕進行相應的審核通過后錄入應付賬款。有些供貨單位為了快

速回籠資金，與公司定了現金折扣，2/10,1/20，n/30，由采購部主管蔡明進行

付款申請時，財務部審批并進行款項支付。但由于蔡明采購業務檔口繁忙，經

常忘記跟進這些貨款的付款情況，經常錯過現金折扣甚至賬款到期都沒有進行

支付款項，直到供貨方打電話催賬才想起來，這也一定程度上有損于我公司的

聲譽。

3懷化永信食品有限公司往來賬管理制度存在的問題

3.1往來賬款項的催收困難

懷化永信食品有限公司是懷化市批發/零售行業的知名品牌，主要是針對湖

南多地的零售批發，主要面向客戶群體是湖南各地的各大超市和大型商場，這

類客戶消費金額一般較大，相對應的享受到的信用額度也較大，這是公司的主

要收入來源，銷售部將票據對接給出納劉蘭蘭后，由于出納劉蘭蘭一個人進行

登記和電話催收，會出現催收不到位的情況，則會出現款項收回不及時嚴重影

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響資金鏈的運轉；另一部分的客戶群體則是懷化本地的一些規模較小的小型超

市和夫妻經營的零售商店，一般人數較多，數額較雜，出納劉蘭蘭的催收業務

更為繁雜。如：2022年3月末，經營規模較小信譽等級為D級享受信用額度為

1000的客戶就有60位，而賒賬的則有48位，金額都是1000以下的小數額；若

再加上之前有欠款的，則在下次電話催收時則需要向79位客戶進行催收，而只

有一位出納劉蘭蘭進行整理和電話催收，還得與銷售部門人員進行對接，業務

繁雜易出錯出現漏催，則催收不到位，則會導致客戶先還賒在其他公司的賬款

而略過我公司的賬款，還款狀況跟進緩慢，繼而壞賬出現。例如：2021年6月

15日，美儀超市在懷化永信食品有限公司訂購了一批冷凍食品，該項業務為賒

銷，依照合同美儀超市應于7月15日交付貨款25000元，但由于兩家公司經常

合作，美儀超市屬于老客戶且屬于A等級用戶。當月，劉蘭蘭通過電話進行催

款，但美儀超市并未進行付款，但在后期了解到，美儀超市在與我公司發生賒

購業務后還在懷化發源食品有限公司進行了賒購，但在懷化發源食品有限公司

的上門催收下，美儀超市支付了后發生賒購業務的懷化發源食品有限公司的款

項。

3.2應付賬款支付流程不完善

應付賬款因為采購部經常業務繁忙而疏于跟進，經常出現錯過合同中可享

受的優惠和折扣，甚至等到對方上門進行催收時才想起來付款，嚴重影響我公

司的聲譽。例如，2022年3月5日，我公司在萬源制品廠購入一批包裝物，款

項為45000，付款期為30天，萬源制品廠與我公司采購部主管王清合同約定我

公司這批貨可享受比其他公司可享受更高的優惠，約定現金折扣為2/10，1/20，

n/30，但采購主管王清在本月業務繁忙因此疏忽了并沒有向財務部提交支付這

筆貨款的申請，并且財務部當時賬面上有足夠的溢余資金進行該筆賬款的支付

的，等到在4月15日供應商致電催款時才發現該項貨款已經拖欠10天，不僅

沒有提前付款享受現金折扣分別為2%、1%時貨款為44100、44550的折扣，而且

在一定程度上損失了公司信用。

3.3往來賬管理人員少、專業性不強

因懷化永信食品有限公司的資金和規模的限制，專業的財務人員稀缺，且

財務人員都是領導親屬，缺乏對財務專業知識的了解以及對財務專業技能的掌

握，會計李春燕雖取得會計從業資格證但未按時參加繼續教育，沒有扎實的專

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業知識；出納劉蘭蘭既沒有專業資格證書也相關工作經驗，又因為公司的往來

賬業務繁雜，因此往來賬的賬務工作在處理時，經常出現賬務處理不夠及時、

規范、正確，導致賒賬時出現混亂進而出現壞賬。例如，2022年3月12日，添

添源小賣鋪到懷化永信食品有限公司進行批發，購買的商品總金額為1868.96

元，會計李春燕填制記賬憑證的時候就將應收賬款的金額寫成1868元，沒有將

九角六分記進去，覺得者九角六分反正也不重要。2022年3月18日，添添源小

賣鋪將貨款1868.96元全部付清，在登記入賬的時候，銀行存款也只寫了1868

元，沒有去管這個五角六分。2022年3月25日，采購人員蔡明去李潤批發市場

去進貨，進貨的總價款為5776元，簽訂完合同后預付了總價款百分之十五的金

額866.4元做為定金。28日，貨物送達，將剩余貨款4909.6全部付清，但是會

計做賬的時候，又將預付賬款的866.4寫成866，銀行存款4909.6寫成4909。

月末做賬的時候發現，賬實不符，實際上的錢比賬面上少了四分錢，一直都沒

有找出什么原因，沒有什么帳上有四分錢的，最后一筆一筆的對賬才發現是添

添源小賣鋪批發商品是付的錢九角六分沒有記進去導致實際的錢多出了九角六

分，在李潤批發市場進貨時，少計的一元與九角六分沖銷導致實際的錢少了四

分錢。

4懷化永信食品有限公司往來賬管理制度的優化設計

4.1完善應收賬款的催收制度

在公司經營過程中，業務完成時間和收款時間往往存在差異，致使我們不

能定期與客戶進行對賬，所以我們可以按照業務內容分類列出清單，并進行定

期催收。安排專職人員對客戶進行往來賬的管理和清賬，強化責任，將責任落

實到相對應的人身上。例如，老板可以負責各大商超的款項的清理結算，因為

老板與各大超市和商場負責人熟悉，更方便對這方面欠款的催收與聯系，對這

些大型超市和商場的款項，可以以一個月為催收的周期，可以與各大商場和超

市財務部門中的對接人員約定一個固定的時間用于定期結清貨款；在其他小金

額的方面采用“誰經辦，誰催收”的處理原則。比如說，誰來批貨是誰的親屬，

那么客戶在誰的經辦下進行了賒購，該筆業務就由經辦者負責催收，對于這方

面的業務，可以以一個月為一個催收周期，第一次催收是合同約定到期前5天

進行短信確認款項并催收；第二次是合同約定到期日前一天，由經辦人打電話

進行催收；第三次是超過到期日第十天，經辦人打電話催收并進行上門催收。

在應付賬款形成以后，經辦的銷售人員要持續跟蹤后續款項，直到款項及時結

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清。例如，銷售人員鄧超君在他手下向華萊銷售了一批貨，那就需要鄧超君去

與春燕對接，并且日后要鄧超君去確認貨款是否結清或者什么時候可以結清。

及時清賬和結賬減少資金的占用率，如果沒有及時清賬和催收，往來賬堆積過

多，就會造成往來賬賬目不明確，清理往來賬更加困難，造成賬目混亂，會給

企業帶來一定的財務損失。

表1-應收賬款催收一覽表

業務內容催收人員催收周期

各大型商場和超市管理者30天

小數額批發（有擔保人）30天

誰經辦，誰催收

小數額批發30天

4.2完善應付賬款的支付制度

采購主管要做好付款規劃，告知會計人員，供應商名稱，采購了什么商品，

有無現金折扣，需要在多長時間內付款，付款金額。財務人員做一張付款規劃

表，這樣財務人員才能明確自己要什么時候將這筆應付賬款付清，做好財務規

劃。因為每次采購的數量都比較多，金額也比較大，供應商為了加速資金回籠

會給予一些現金折扣給我們，所以會計李春燕要統計一下，哪些訂單有現金折

扣，并且盡量先償還有現金折扣的，在最大優惠期間將應付賬款還清。如果沒

有優惠力度，那么就在他約定好的最晚付款時間付款。這樣可以大大節省成本。

付完款后，及時登記入賬，更新應付賬款。我們一定要在供應商約定好的時間

內付款，不可以失信與供應商，這樣不僅會導致我們產生虧損，還會對我們企

業的信譽產生影響，導致供應商覺得我們信譽有問題而不予我們合作。付款規

劃表如下：

表2-付款規劃表

供應商商品種類采購時間送達時間現金折扣最晚付款時間

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4.3招聘專業的財務人員、完善往來賬的登記制度

（1）就懷化永信食品有限公司的往來賬在賬務處理上的問題，主要是由于

缺乏專業財務人員，所以首先在財務崗位上，需增加兩名財務人員，自選拔開

始就應從他們的硬軟實力兩方面考慮，應招聘財務相關類專業的畢業生或是有

從事財務類工作經驗的社會人員。同時也要考慮他們是否能吃苦耐勞，處理事

情是否靈活。通過招收專業人士，來減少往來賬在賬務處理上的一些基礎問題。

發布的招聘信息可以如下：

懷化永信食品有限公司財務人員招聘信息

招聘崗位：會計

工作職責：1、完成會計原始憑證錄入

2、完成月度財務報告與分析

3、完成會計核算方案、現金流量表、財務報表的編制

4、完成原始憑證的整理與歸檔

5、完成上級交代的其他任務

任職要求：

1、財務、會計、金融相關專業，2年以上會計工作經驗，有建筑施工行業

經驗優先，大專以上學歷；

2、熟悉使用office辦公軟件、精通Excel、熟悉會計準則以及相關的法律

法規、政策、能夠吃苦耐勞。

福利待遇：

1、假期福利：國家法定節假日及帶薪病假、年假、婚假、產假、（春節假

期半個月帶薪）；

2、薪酬福利：底薪+績效獎金+年終獎+年底雙薪+高溫補貼+包餐等；

3、社會保障：為員工購買五險；

4、工作時間：9：00-12：00、14：00-18：00,月休6天。

工作地點：湖南省懷化市經開區濱江北路41號

聯系電話先生

截止于2023年1月31日

5總結

經過上文一系列的往來賬優化設計，根據時間業務等分類，安排專門的負

責人員，制定了對該客戶的催收制度，當年懷化永信食品有限公司的應收賬款