湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介及組織架構(gòu).............................................................................................1

1.1公司簡介......................................................................................................1

1.2公司的組織架構(gòu)..........................................................................................1

2東莞同森印刷有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及要求分析.....................................2

2.1東莞同森印刷有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀..............................................2

2.2東莞同森印刷有限公司辦公用品管理要求分析......................................2

3東莞同森印刷有限公司辦公用品管理EXCEL模型構(gòu)建.....................................3

3.1設計表格框架..............................................................................................3

3.2制作表格......................................................................................................4

3.2.1制作辦公用品清單...........................................................................4

3.2.2制作辦公用品購入表.......................................................................5

3.2.3制作辦公用品領用表.......................................................................8

3.2.4制作11月份辦公用品明細表.......................................................11

4模型驗證...............................................................................................................12

4.1模型驗證....................................................................................................12

4.1.1購入記錄.........................................................................................12

4.1.2領用記錄.........................................................................................13

4.1.3期初數(shù)據(jù).........................................................................................13

4.2數(shù)據(jù)分析....................................................................................................14

5總結(jié).......................................................................................................................14

參考資料.....................................................................................................................16

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

東莞同森印刷有限公司基于EXCEL進行辦公用品

管理的方案設計

1公司簡介及組織架構(gòu)

1.1公司簡介

東莞同森印刷有限公司是一家科技型中小企業(yè)，屬于印刷和記錄媒介復制

業(yè)，成立于2015年09月11日，注冊地位于廣東省東莞市清溪鎮(zhèn)清溪金龍路52

號201室，現(xiàn)已擁有200余人的團隊，擁有14000平米的專業(yè)化廠房。并且使

用erp管理系統(tǒng)，進行一條龍專業(yè)服務，多方面滿足客戶的需求。目前，公司主

要從事包裝裝潢印刷、其他印刷品印刷，并致力于生物降解材料和塑膠制品的

R&D、生產(chǎn)和銷售，以及紙張的銷售和貨物或技術進出口業(yè)務。

1.2公司的組織架構(gòu)

圖1公司的組織架構(gòu)圖

該公司的組織架構(gòu)主要是由董事長、監(jiān)事會、總經(jīng)理、印刷部、騎訂部、

彩盒部、資材部、品質(zhì)部、工程部、管理部、業(yè)務部、財務部等其他部門組成。

該公司的組織結(jié)構(gòu)圖屬于職能制結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)可將具有專業(yè)知識和能力的人歸

類組合到一個團隊的內(nèi)部，可以更有效地開發(fā)和使用技能，提高工作的效率。

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湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

2東莞同森印刷有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀及要求分析

2.1東莞同森印刷有限公司辦公用品管理現(xiàn)狀

該公司對待辦公用品管理采用的是傳統(tǒng)的人工對賬、入賬，包括辦公用品

的購入、領用、分類、回收等所有記錄都是通過人工進行記錄完成的。由于常

用的辦公用品采購比較頻繁且數(shù)量較多，導致記賬人員的工作量很大。常用的

辦公用品依舊存在難以查詢到、庫存數(shù)量不準確、領用時間不準等情況，具體

表現(xiàn)為：

(1)常用的辦公用品種類較多，采購數(shù)量較大，因此導致工作量也增加了。

如有部門反映不及時，會導致采購不及時，容易出現(xiàn)領用數(shù)量多，庫存數(shù)量少

的情況。這樣不僅會加大工作量，還不能及時、準確、真實地反映辦公用品的

庫存情況。

(2)紙質(zhì)領用單不易記錄，購入與領用時，不利于查詢數(shù)量，不能及時準確

地反饋動態(tài)數(shù)據(jù)，容易出現(xiàn)急需的辦公用品存在短缺的情況。

(3)購入與領用時，需根據(jù)辦公用品種類的實際數(shù)量進行人工錄入，耗費人

力大，浪費的時間過多，效率低。容易出現(xiàn)部門來領用時，辦公用品還未錄入

的情況。

（4）由于人工記錄不規(guī)范，大量繁重的工作流程導致記賬人員需要進行高

度密集的對賬，以確保賬目與事實相符。

2.2東莞同森印刷有限公司辦公用品管理要求分析

現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展基本上都是數(shù)據(jù)化發(fā)展，一個好的公司應該與時俱進，將

企業(yè)慢慢轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)化發(fā)展。由于該公司是中小型企業(yè)，該公司可以使用Excel

表格管理辦公用品，才能實現(xiàn)企業(yè)的長久發(fā)展，提高工作人員的效率。使用Excel

管理辦公用品，可以通過設置不同的表格和公式來管理辦公用品，相比傳統(tǒng)手

工對賬模式下的辦公用品管理方法會更好。利用Excel表格的數(shù)據(jù)分析制作出數(shù)

據(jù)模型更有利于財管工作人員向企業(yè)高管提供更直觀的數(shù)據(jù)。

不同的表格設置在工作簿上，能讓辦公用品的記錄資料在記賬人員眼前呈

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現(xiàn)得很清晰。記賬人員也可以直接點擊查看，需要查詢時查看。你不需要同時

查看多個賬戶，就能得到一個完整的數(shù)據(jù)，就像一個紙質(zhì)賬本；在表格里設個

公式，就能讓雙手解放出來。只需輸入對應的項目代碼，就可以在記錄購入、

領用數(shù)據(jù)時錄入。Excel表格將減輕記賬人員的工作量，提高工作效率，降低企

業(yè)的管理成本，通過設定的公式直接填寫項目名稱、數(shù)量等數(shù)據(jù)。

辦公用品的損耗和浪費，在很長一段時間內(nèi)，都在增加企業(yè)的管理費用，

這對提高企業(yè)的效益是不利的。使用Excel表格管理辦公用品，不僅能夠使管理

辦公用品更加規(guī)范，還能減少因記賬人員失誤而導致的辦公用品損耗。使用

Excel管理辦公用品資料，方便記賬人員對各部門使用的辦公用品進行統(tǒng)計。提

高辦公用品使用率，使企業(yè)辦公用品浪費大幅減少，開支減少，效益提高。

3東莞同森印刷有限公司辦公用品管理EXCEL模型構(gòu)建

3.1設計表格框架

創(chuàng)建一個新的工作簿，命名為“東莞同森印刷有限公司基于Excel的辦公用

品管理方案設計”。首先設置封面，點擊“插入”，選擇“插圖”，選擇所需的

圖形。插入文本，將文本的樣式進行改變，得到所需的樣子，如圖所示。封面

的內(nèi)容包括:辦公用品采購清單表（根據(jù)公司需要設置），辦公用品采購表(根據(jù)

公司采購辦公用品的實際情況設置，如采購日期、金額、數(shù)量等，以及公司各

部門采購辦公用品的日期、辦公用品收集表設置的數(shù)量等條件)，以及根據(jù)公司

期末辦公用品庫存設置的“xx月份辦公用品明細表”表格（此表以11月份為

例），包括四個表格和一個封面，返回首頁鍵，插入鏈接之后，點擊文字即可

跳轉(zhuǎn)到所需表格，方便倉管員查閱辦公用品的庫存數(shù)量，及時采購。

3

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圖3-1封面、返回鍵

3.2制作表格

3.2.1制作辦公用品清單

該表將以“臺式電腦”、“打印機”、“投影儀”、“計算器”、“插座”、“路由器”、

“復寫紙”、“A4打印紙”、“筆記本”、“信紙”、“中性筆”、“鉛筆”、“馬克筆”、“一

次性紙杯”、“洗手液”、“電池”、“文件夾”等常用辦公用品為例。

(1)設計表格

將“物品分類”的表頭設置為“物品類別”、“類別名稱”。

圖3-2物品分類表頭

將“辦公用品清單”的表頭設置為“物品編碼”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”。

圖3-3辦公用品清單表頭

(2)根據(jù)企業(yè)本身的一些情況進行辦公用品清單的設置。將常用的辦公用品

按類分好，這樣方便記賬人員查詢。

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將“臺式電腦”、“打印機”、“投影儀”、“計算器”、“插座”、“路由器”分類為“辦

公設備”，設置分類編碼為“1”；按照分類的順序及規(guī)律分別設置為“1001”，

“1002”，“1003”，“1004”等。

“復寫紙”、“A4打印紙”、“筆記本”、“信紙”分類“辦公用紙”，設置分類編碼

為“2”；按照分類的順序及規(guī)律分別設置為“2001”，“2002”“2003”，

“2004”等。

“中性筆”、“鉛筆”、“馬克筆”分類為“辦公用筆”，設置分類編嗎“3”；按照

分類的順序及規(guī)律分別設置為“3001”，“3002”，“3003”等。

“一次性紙杯”、“洗手液”、“電池”、“文件夾”分類為“日用勞保”，設置分類

編碼為“4”；按照分類的順序及規(guī)律分別設置為“4001”，“4002”，

“4003”，“4004”等。

填入“物品分類”表中。后續(xù)購入的辦公用品也可以此分類編號。可將公司常

用辦公用品規(guī)格列式在“辦公用品清單”中，用以規(guī)范辦公用品的采購規(guī)格并方便

后續(xù)表格制作取值。

3.2.2制作辦公用品購入表

(1)設計表格

為了公司方便對辦公用品采購詳情的記錄和管理，設置“辦公用品購入表”

的表頭為“購買日期”、“物品編碼”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”、“單價”、“數(shù)

量”、“總金額”。

圖3-4辦公用品購入表表頭

(2)引入數(shù)據(jù)

按照辦公用品購入的日期依次填進“辦公用品購入表”中，“物品編碼”、“物

品名稱”等清單中出現(xiàn)過的數(shù)據(jù)可通過表格公式取得；“單價”、“數(shù)量”和“總金額”

按照購買發(fā)票單進行填列。

(3)公式設置

①錄入物品編號

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a.錄入辦公用品清單中物品編號的名稱

選中辦公用品清單中“物品編號”欄，單擊【公式】選項卡，單擊【定義名稱】

打開“新建名稱”對話框，設置名稱為“物品編號”，范圍為“工作簿”，引用位置默

認為“=辦公用品購入表!$B$2”。

圖3-5定義名稱

②使用“數(shù)據(jù)驗證”錄入“物品編號”

設置“物品編號”列數(shù)據(jù)有效性，點擊【數(shù)據(jù)】，找到【數(shù)據(jù)驗證】，在

“辦公用品清單”中，選中“物品編號”，在數(shù)據(jù)來源處選擇“辦公用品清單”

中的“物品編號”數(shù)據(jù)。

如圖所示：

圖3-6“物品編號”數(shù)據(jù)驗證

③錄入物品名稱

為了便于企業(yè)記賬人員的錄入，可以通過VLOOKUP函數(shù)從辦公用品清單

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中尋找相對應的數(shù)據(jù)進行設置。VLOOKUP函數(shù)在Excel表格中是一個縱向查找

函數(shù)，在企業(yè)工作中都有廣泛使用。

VLOOKUP函數(shù)用于表格數(shù)組的首列查找值，并由此返回表格數(shù)組當前行

的對應列的值。

表3-7vlookup函數(shù)一覽表

參數(shù)簡單說明輸入數(shù)據(jù)類型

Lookup-value要查找的值數(shù)值、引用或文本字符串

Table-array要查找的區(qū)域數(shù)據(jù)表區(qū)域

Col-index-num返回數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)正整數(shù)

Range-lookup精確匹配/近似匹配FALSE(或0)/TRUE(或1或不填)

a.物品名稱”列的取值公式設置

單擊C3單元格，點擊【fx】插入VLOOKUP函數(shù)，點擊打開【函數(shù)參數(shù)】

對話框，在“Lookup-value”欄，輸入$B3單元格，按F4鍵固定（表示絕對引

用）；在“Table-array”欄，選中“辦公用品清單”中的內(nèi)容E3:H19,按F4鍵固定；

在“Col-index-num”欄，輸入“辦公用品清單”中“物品名稱”所在的列數(shù)，即2；在

“Range-lookup”欄，輸入FALSE(精確查找)，再將鼠標放置單元格右下角，變成

填充柄，雙擊填充柄，將公式填充到其他單元格中。

圖3-8設置VLOOKUP函數(shù)

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a.“物品名稱”列的取值公式=VLOOKUP($B3,辦公用品清單$E$3:$H$19,2,

FALSE),即對照“物品編號”，在“辦公用品清單”第二列中獲取相應的“物品名稱”。

再雙擊向下填充其他單元格。

b.“規(guī)格”列的取值公式=VLOOKUP($B3,辦公用品清單$E$3:$H$19,3,

FALSE)、“單位”列的取值公式=VLOOKUP（$B3,辦公用品清單$E$3:$H$19,4,

FALSE）。

c.“單價”列需根據(jù)發(fā)票單直接錄入。

c.“數(shù)量”列需根據(jù)發(fā)票單直接錄入。

d.“總金額”列的取值公式=F3*G3,即總金額=單價*數(shù)量。再雙擊向下填充其

他單元格。

3.2.3制作辦公用品領用表

(1)設計表格

為了對各部門的辦公用品領用情況進行詳細的記錄，便于公司統(tǒng)計各部門

的辦公費用，將“辦公用品領用表”的表頭設置為“序號”、“領用日期”、“領用部

門”、“物品編碼”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”、“領用數(shù)量”。

圖3-9辦公用品領用表表頭

(2)引入數(shù)據(jù)

按照各部門的領用日期和數(shù)量，使用表格公式依次填列“辦公用品領用表”中，

“序號”、“領用日期”、“領用部門”、“物品編碼”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”、

“領用數(shù)量”按照購買發(fā)票單填制。

(3)公式設置

①設置“領用部門”的數(shù)據(jù)驗證

單擊“辦公用品領用表”，點擊【數(shù)據(jù)】，單擊【數(shù)據(jù)驗證】打開“有效性”對

話框，輸入驗證條件，設置允許框選擇為“序列”，來源設置為“印刷部，騎訂部，

彩盒部，資材部，品質(zhì)部，工程部，管理部，業(yè)務部，財務部”，同時選中“忽略

空值”和“提供下拉箭頭”復選框。如圖所示：

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圖3-10“領用部門”數(shù)據(jù)驗證

②設置“物品編碼”的數(shù)據(jù)驗證

單擊“辦公用品領用表”，點擊【數(shù)據(jù)】，單擊【數(shù)據(jù)驗證】打開“有效性”對

話框，輸入驗證條件，設置允許框選擇為“序列”，來源設置為“=辦公用品清

單!$E$3:$E$19”，同時選中“忽略空值”和“提供下拉箭頭”復選框。如圖所示：

圖3-11“物品編號”數(shù)據(jù)驗證

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③錄入物品名稱

為了記賬人員在制作表格時減少漢字輸入，以簡化工作，可設置“辦公用品

領用表”中“物品名稱”、“規(guī)格”、“單位”和“領用數(shù)量”列的取值公式，只要輸入

物品編碼，系統(tǒng)就會自動填入相應的物品名稱、規(guī)格、單位。可以使用VLOOKUP

函數(shù)進行錄入。

圖3-12設置VL00KUP函數(shù)

所以“物品名稱”列的取值公式=VLOOKUP($D3,辦公用品清單$E$3:

$H$19,2,FALSE),即對照“物品編號”，在“辦公用品清單”第二列中獲取相應的“物

品名稱”。再雙擊向下填充到其他單元格。

b.“規(guī)格”列的取值公式=VLOOKUP($D3,辦公用品清單$E$3:$H$19,3,

FALSE)、“單位”列的取值公式=VLOOKUP($D3,辦公用品清單$E$3:$H$19,4,

FALSE)，

c.“數(shù)量”列根據(jù)發(fā)票單直接錄入。

3.2.4制作11月份辦公用品明細表

(1)設計表格

“11月辦公用品明細表”，將整個月內(nèi)所有的辦公用品期初及出入庫的數(shù)據(jù)

全部匯總在一起了，是該公司辦公用品管理的重要表格，為了方便企業(yè)管理者

對內(nèi)部數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計。將表頭設置為“物品編號”、“物品名稱”、“規(guī)格”、“單

位”、“單價”等表辦公用品的基礎信息。

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為了更加清晰明了地表現(xiàn)辦公用品的庫存情況以及各部門對辦公用品的領

用情況，還設置了期初、本期入庫、期末的數(shù)量、單價、金額以及各部門的領

用數(shù)量。

(2)引入數(shù)據(jù)

主要采用的VLOOKUP函數(shù)和SUMIF函數(shù)、SUMIFS函數(shù)。

表格中的期初數(shù)據(jù)是通過上月領用數(shù)量月末結(jié)存得知。

本月購入數(shù)量是通過發(fā)票單和實際入庫數(shù)量得知，運用SUMIF函數(shù)取得。

領用數(shù)據(jù)通過運用SUMIFS函數(shù)在“辦公用品領用表”中取得。

(3)公式設置

按照辦公用品清單的“物品編號”依次填入“11月份辦公用品明細表”中，“物

品編號”的數(shù)據(jù)=VLOOKUP($A5,辦公用品清單!$E$3:$H$19,2,FALSE)、“物品名

稱”=VLOOKUP($A5,辦公用品清單!$E$3:$H$19,3,FALSE)、“單位”=

VLOOKUP($A5,辦公用品清單!$E$3:$H$19,4,FALSE)“數(shù)量”和“單價”按照發(fā)票單

錄入，期初總金額=F5*E5。

本期入庫數(shù)量和單價可以采用SUMIF函數(shù)，單擊單元格H5輸入函數(shù)

=SUMIF(辦公用品購入表!$B$3:$B$15,$A$5:$A$20,辦公用品購入

表!$G$3:$G$15)，并向下填充到其他單元格。單擊單元格I5輸入函數(shù)=SUMIF(辦

公用品購入表!$B$3:$B$14,$A$5:$A$21,辦公用品購入表!$H$3:$H$14),并向下填

充到其他單元格。

各部門的領用情況也可以采用SUMIFS函數(shù)，單擊J5單元格輸入

=SUMIFS(辦公用品領用表!$H$3:$H$29,辦公用品領用表!$C$3:$C$29,J$3,辦公

用品領用表!$D$3:$D$29,$A$5:$A$21)，雙擊填充柄，填充到其他單元格。

4模型驗證

4.1模型驗證

將獲取的數(shù)據(jù)帶入模型中進行數(shù)據(jù)驗證，查看模型是否合理。下表僅代入了

部分購入數(shù)據(jù)和領用數(shù)據(jù)。

4.1.1購入記錄

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①2022年11月1日購入路由器20個，單價199元/個。

②2022年11月2日購入臺式電腦20臺，單價5429元/臺。

③2022年11月5日購入復寫紙50盒，單價5.8元/盒、插座30個，單價

46.5元/個。

④2022年11月7日購入電池20盒，單價16.9元/盒。

⑤2022年11月8日購入計算器40個，單價23.9元/個。

⑥2022年11月13日購入一次性紙杯100包，單價10.9元/包。

等

代入數(shù)據(jù)：

圖4-1辦公用品購入表

4.1.2領用記錄

①2022年11月2日騎訂部領用臺式電腦10臺。

②2022年11月3日彩盒部領用復寫紙3盒，工程部領用計算器10個，電

池10盒。

③2022年11月5日品質(zhì)部領用路由器5個。

④2022年11月7日業(yè)務部領用A4打印紙6箱，中性筆2盒。

⑤2022年11月9日彩盒部領用洗手液6瓶，財務部A4打印紙2箱。

⑥2022年11月12日財務部領用中性筆5盒，鉛筆5盒，計算器10個。資

材部領用復寫紙10盒。

⑦2022年11月14日業(yè)務部領用一次性紙杯20包等。

代入數(shù)據(jù)：

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圖4-2辦公用品領用表

4.1.3期初數(shù)據(jù)

由上月結(jié)余可知本期期初辦公用品剩余數(shù)量為：

臺式電腦0臺，金額0元；辦公座機2臺，金額118.00元；投影儀4臺，

金額15596.00元；計算機5個，金額119.50元；插座1個，金額46.50元；路

由器0個，金額0元；復寫紙3盒，金額17.40；A4打印紙10箱，金額990.00

元；筆記本30本，金額237.00；信紙20本，金額53.20元；中性筆10盒，金

額388.80元；鉛筆10盒，金額45.00；馬克筆5盒，金額78.00；一次性紙杯2

包，金額21.80元；洗手液6瓶，金額59.88；電池6盒，金額101.40元；文件

夾2本，金額11.00元。

期末數(shù)量=期初數(shù)量+本期入庫-各部門領用數(shù)量。期末金額=期末數(shù)量*單價。

將上述數(shù)據(jù)代入模型，將以復寫紙為例，該公司上月剩余復寫紙3盒，在11月

5日購入復寫紙50盒。在11月份，彩盒部3