湖南商務職業技術學院畢業設計目錄1 公司簡介 惠州市博美化妝品有限公司管理費用報銷審批流程優化設計公司簡介惠州市博美化妝品有限公司（以下簡稱博美化妝品有限公司）位于廣東惠州博羅石灣永石大道科技產業園。公司于1995年成立,公司注冊資金為200萬元，現有員工95人，工廠生產規模每年逾萬噸,銷售網絡覆蓋全國各地,也有出口到東南亞、南非等海外國家。博美化妝品有限公司是一家綜合性強的高新技術企業。主要生產經營化妝品、餐具洗滌劑、消毒劑（不含危險化學品）、衛生用品、醫療器械、清潔用品、合成洗滌劑、芳香劑等產品。旗下主要有“詩朗”、“美之侶”、“碧妍”三大品牌，其中的詩朗品牌更是廣東地區的知名品牌,深受廣大人民的喜愛。公司的組織結構圖具體如下圖1-1所示：總經理總經理市場部人事部物控部研發部財務部副經理采購部貨倉部行政部圖1-1博美化妝品有限公司組織結構圖公司管理費用支出情況表2-12017-2020銷售收入和管理費用支出明細表單位：萬元年份/項目2017201820192020銷售收入2679.863341.853873.073658.61人工費用419.66534.71624.52768.55業務招待費20.1924.5227.1931.97差旅費21.0825.0726.7528.43訴訟費10.9013.5816.0118.00董事會費2.452.693.083.04辦公費17.1119.8524.1828.92折舊費40.5047.0651.8058.05維修費20.0923.5127.6030.44存貨損耗4.705.907.889.54其他費用21.5524.6027.3129.28管理費用合計578.23721.49836.321006.22由表2-1可知，該公司管理費用占比逐年上升，尤其是差旅費、業務招待費以及辦公費的支出增長最快，若不加以控制，將會使得企業出現收不抵支的情況。公司現行管理費用報銷審批流程存在的問題實習期間，我主要負責整理和裝訂公司的憑證、賬簿以及編制會計報表等工作,在翻閱會計憑證及原始單據時，公司管理費用報銷中主要存在以下三個問題：公司業務人員缺少必要的財務知識、管理費用支出過大以及管理費用報銷審批流程不完善。以上三種問題導致了該公司的管理費用逐年增加，我們可以從日常工作中了解到管理費用報銷的憑證占到會計憑證量的60%以上，若不加以控制，必定會影響公司往后的長遠發展。公司業務人員缺少必要的財務知識通過與業務人員的日常接觸中，我發現業務人員與財務人員之間存在嚴重的溝通障礙，業務人員認為報銷單據與其所附原始單據填寫要求繁瑣，只要有單據就可以進行費用報銷，而財務人員因為報銷單據與所附原始單據不合格而做了許多無用功。正因為業務人員對財務知識這一方面的缺少，導致他們不能夠理解財務人員的工作，覺得財務人員不好溝通，為人死板，要求多，這才拖慢了業務處理的進度，往往一次簡單的差旅費報銷都需要雙方唇槍舌劍許久。出現這種對立的狀態，我覺得是公司的業務人員缺乏相關財務知識的學習，不了解管理費用報銷的規定，不熟悉差旅費報銷單、借款申請單、項目審批表、管理費用明細等單據，所以在進行費用報銷時就容易出現各種細節上的錯誤。業務人員在財務報銷中的常見問題主要表現在以下幾個方面:第一、差旅費原始單據的取得。所取得大部分的差旅費相關憑證都不符合乘機標準、住宿費超出標準范圍、計程車的發票連號以及同時取得出差補助與住勤補助；第二、借款審批單的使用。主要體現在還款不及時，與備用金的管理規定相違背;費用報銷單據的填制。業務人員經常在需要開具增值稅專用發票時卻沒有開具，采購材料物品時種類填寫籠統，如只寫“辦公用品”，沒有附帶明細清單或是清單有涂改痕跡，報銷事由里有“煙、酒、禮品”等敏感字樣。第三、正是由于業務人員對財務知識的缺少，不但會給財務人員組織增加工作量，雙方進行溝通不但耽誤了工作時間，還降低了工作效率，更嚴重的還會影響同事之間的感情。管理費用無預算控制在博美化妝品有限公司的工作期間，我發現管理費用支出過大主要體現在博美化妝品有限公司的管理費用沒有進行預算控制，特別是在疫情期間公司的銷售量有所下降，而公司的管理費用支出仍然不斷增加。據我了解，公司的管理費用支出只有一個大概的支出限額，各項明細支出沒有一個確切的預算支出限額，費用控制力度不大。由表2-1銷售收入和管理費用對比表我們可以知道該公司的業務招待費、差旅費、辦公費的支出明顯過大，2019比2020年費率增加了20%，若任其繼續增長，企業將面臨虧損的情況。管理費用報銷審批流程不完善博美化妝品有限公司采用的是傳統的紙質報銷模式，每次費用報銷時都需要報銷人員手動填寫報銷單并粘貼原始憑證交部門經理審核，然后由財務會計審核、財務主管復核報銷單據，再由財務主管填制付款申請單并審核，由總經理或副經理審核批準，之后由出納員報銷，最后財務會計根據相關票據和原始憑證填寫記賬憑證。但是由于是傳統的手工報銷模式，所以在時間上就會比較緩慢。費用報銷手續繁雜，有時還會遇上領導出差或是太忙忘記審核簽字的情況，業務人員就要再跑一趟，如果是碰上法定假期和輪休還得等上幾天，這樣一圈下來就有半個月過去了，不僅降低了工作效率，還影響財務人員審核記賬，而且員工自己墊付的錢總是報銷不了，會令員工對企業逐漸失去信任，從而產生負面情緒影響工作積極性。管理費用報銷審批流程優化設計為解決公司員工缺乏財務相關知識、企業管理費用無預算控制以及費用報銷審批流程中出現的問題，我的建議如下：定期進行員工財務知識的培訓博美化妝品有限公司非財務人員缺少必要的財務知識，可以通過定期對業務人員進行財務知識的培訓學習改善。對于公司的基層員工來說，主要從以下方面展開培訓：(1)報銷單據填寫規則①內容填寫完整；②簽字蓋章應當清楚明了；③金額的大小寫相等；④報銷單據上的金額應與發票金額一致。(2)報銷票據粘貼規則①票據不得使用其他方式裝訂，必須使用膠水、膠棒粘貼；②票據應先進行分類，再按時間順序均勻地粘貼；③票據應當粘貼在單據的左邊，實際報銷金額與日期等不得被粘貼封住；④不能拆單或代替他人報銷費用。對于不符合規則要求的“費用報銷單”，財務部不予受理；(3)其他規范①票據與實際支出相符；②附件能夠有力支撐費用發生的真實性；③取得的發票類別應符合稅法要求；④涉及增值稅專用發票報銷應該盡可能價稅分離填寫。讓基層員工了解了這些知識，在日常的工作中，才能提升工作效率，減少不必要的錯誤，減輕財務人員的壓力，對公司未來的發展也更加有利。但是作為公司的管理層領導和部門經理則需要了解國家相關的稅收優惠政策、工資薪金制度以及費用報銷流程。知道怎么從財務數據中獲取對自己有用的信息，知道自己每天從事的工作與企業經營的聯系，知道自己在業務上出現的錯誤會給企業造成什么影響。加強預算控制由于疫情的影響，我國制造業將面臨大量人員辭職、停產、銷售訂單減少以及資金無法周轉等問題。在這種背景下，我們應該盡量地控制費用支出，為企業保存周轉資金，否則企業將面臨虧損（即收不抵支）。我建議公司可以根據本季度的銷售收入額按一定比例預算下一季度管理費用總額，再根據以前年度的管理費用各項支出明細來確定下一季度各項明細支出所占的比重，制定下一季度可控管理費用明細支出預算。表4-12021年第一季度管理費用預算表單位：萬元項目合計市場部財務部研發部人事部行政部物控部人工費用212.820.0030.460.8033.1733.1755.28業務招待費7.600.950.951.900.950.951.90差旅費6.640.830.831.660.830.831.66訴訟費4.400.550.551.100.550.551.10董事會費0.800.100.100.200.100.100.20辦公費6.000.750.751.50.750.751.50維修費6.480.810.811.620.810.811.62存貨損耗2.500.000.000.000.000.002.50其他費用6.160.770.771.540.770.771.54合計266.926.4536.8573.739.6239.6270.68如表4-1所示，每個部門的每項管理費用支出明細都設置了預算限額，這樣就能極大的避免管理費用過大的情況。完善管理費用報銷審批流程將公司的管理費用報銷審批流程分為日常費用報銷和專項管理費用報銷的分類報銷審批模式，不僅簡化了管理費用的報銷審批流程，提高財務人員的工作效率，還可以更精確控制預算，避免不必要的支出。圖4-1日常管理費用報銷審批流程圖4.3.1日常費用的審批流程優化對于差旅費、訴訟費、辦公費、業務招待費、租賃費、維修費、水電費等日常管理費用報銷我們可以采用網絡終端報銷審批的模式。業務人員通過公司內部財務系統填制費用報銷單，交由部門經理對報銷單的合理性、真實性進行審核，再由線上傳遞給相關會計人員審核、財務經理復核，總經理審批，業務人員進行報銷單的打印并將相關的原始票據按規定附在費用報銷單后交由財務人員審核制單，最后由出納員報銷費用。這樣的審批流程既節約了時間，也提高了工作效率，而且通過線上費用報銷還避免了領導外出不能審批的問題。日常費用報銷由于是經常發生的業務，所以我們更應該了解所附原始單據種類，確保報銷單以及所附原始單據的真實性和合理性，并且提高報銷審批流程的及時性。（1）確保報銷單以及所附原始單據的真實性和合理性為確保報銷單以及所附原始單據的真實性和合理性，可以檢查責任人員是否簽字蓋章，填制單位的公司名稱是否正確，從外單位取得的原始憑證上有無填制單位公章，金額的大小寫是否相等。（2）各類費用報銷單所附原始單據種類表4-2各類費用報銷單后應附票據明細費用類別后附單據董事會費會議通知、會議費發票、會議簽到表差旅費出差的人員名單、出差費用明細表、往返車票、機票，以及住宿、餐飲、交通費、各種雜支費用的發票訴訟費訴訟費交款通知書、訴訟費發票、銀行回單辦公費辦公用品采購清單、相關的采購發票業務招待費招待人員名單、工作內容、各種消費清單以及相應的發票維修費維修費發票（盡量取得增值稅發票）、維修清單、維修費用申請單水電費水電費發票、水電明細表（3）提高報銷審批流程的及時性為確保費用報銷審批流程能夠順利進行，可以在網絡終端設置審批時限，若領導未在規定時限內進行審批，則系統會在逾期的第二天默認審批通過，傳遞到下一環節，事后若出現問題由直接責任人與審批人共同承擔；其次，限制業務人員費用報銷的時限，超過規定時限則需要申請特批或不予報銷。4.3.2專項費用審批流程優化專項管理費用主要是指公司管理費用中支出較高、比較特殊的費用，如管理人員工資、設備維修費等，此類費用應采用線下報銷審批流程。（1）工資審批流程在公司的工資審批中，財務部、研發部、人事部、行政部、物控部的職工工資計入管理費用。工資審批流程主要為三部分組成：考勤審核、績效審核以及匯總審批。考勤審核：各部門根據員工的應出勤天數、實出勤天數以及未出勤天數（事假、病假）編制《考勤匯總表》，由各部門負責人審核簽字后傳遞給人事部，人事部根據相關原始資料審核考勤匯總表數據是否正確；績效審核：各部門負責人根據公司績效考核標準對比員工工作目標完成情況編制《團隊績效考核表》和《個人績效考核表》，再根據實際指標完成情況編制任務完成匯總表和業務提成表，財務部根據各部門提供的績效考核表、相關原始資料和指標實際完成情況確定各項績效系數，交由人事部審核；匯總審批：人事部根據各部門的績效考核表等相關資料以及公司工資薪金標準確定實發工資，然后根據相關原始資料編制工資匯總表，總經理通過后交考勤審核績效審核匯總審批每月1-3號，各部門根據員工的應出勤天數、實出勤天數和未出勤天數編制《考勤匯總表》，交由部門負責人審核簽字考勤審核績效審核匯總審批每月1-3號，各部門根據員工的應出勤天數、實出勤天數和未出勤天數編制《考勤匯總表》，交由部門負責人審核簽字每月3-6號，人事部根據相關原始資料審核考勤匯總表每月10-12號，人事部根據各部門的績效考核表等相關原始資料以及公司工資薪金標準編制工資匯總表每月12號人事經理審核每月13號財務部審核每月14號總經理審批每月15號財務部發放工資每月2-4號，各部門負責人編制《團隊績效考核表》和《個人績效考核表》每月3-6號，編制任務完成匯總表和業務提成表每月6-8號，財務部根據各部門提供的績效考核表、原始資料和指標實際完成情況確定各項績效系數每月7-9號，人事部審核匯總表4-2工資審批流程圖（2）維修費報銷審批流程博美化妝品有限公司支出的維修費用主要是辦公設備、生產設備、廠房的維修，財務部、研發部、人事部、行政部、物控部發生的固定資產日常維修、保養費用都計入“管理費用”，但固定資產發生的以及后續支出則應根據情況分為資本化支出和費用化支出分別核算。而企業所發生的金額較大（大于或等于2萬元）的維修費用都應該總經理審核簽字才可以進行維修。部門經理填寫維修申請單（是否大于2萬）部門經理填寫維修申請單（是否大于2萬）業務員聯系