英文電子郵件的寫作特點(diǎn)和格式

一、主題

主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。

YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太長(zhǎng)）

主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)，

YES：應(yīng)改為Tomorrow'smeetingcanceled。

一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供參考），如：URGENT：Submityourreporttoday!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無(wú)須使用諸如DearMr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者M(jìn)r.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無(wú)須空格。如：

Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

David

3、人家的名字千萬(wàn)不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣,頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

4、多過(guò)一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過(guò)不要跟名字,跟姓就行啦.

YES:Messrs.Smith,Wyatt,andFury。女人呢?YES：用Mesdames,Mmes.,orMses.同樣不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齊呢?弄清楚稱呼就行.例如:Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray

6、職銜短可以一行過(guò),長(zhǎng)就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations

NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有時(shí)有Jr.或Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:

YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.

8、用人家的名字總好過(guò)人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些：

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:

9、有時(shí)見到人家用冒號(hào)就說(shuō)人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看:

YES：DearMr.Jones:(非常正規(guī))DearJoan:

DearJim,Jim,(非正規(guī))

三、拼寫

1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫可以馬虎行事，特別是給長(zhǎng)輩或上級(jí)寫信，或者撰寫業(yè)務(wù)信函更是如此。寫完信后，一定要認(rèn)真檢查有無(wú)拼寫、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的誤。當(dāng)然OutlookExpress等軟件的'拼寫檢查'功能可以助你一臂之力。

2、外國(guó)國(guó)名盡量用大寫.是為尊重,也方便郵差.

3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確

NO：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.

YES：Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

4、大小寫要注意

非必要，不要整個(gè)字都是大寫，除非要罵人。

NO：MUSTchangetoOSimmediately.外國(guó)人就覺得不禮貌和喝令人一樣。

YES：要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

四、結(jié)尾部分

A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子:

1、VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正規(guī)的(例如客戶)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

有時(shí)在we,I,andyou之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果單純說(shuō)你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有時(shí)可以一起用啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?好煩好煩.一般來(lái)說(shuō),收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語(yǔ)氣就一般不會(huì)錯(cuò)了.多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺.

Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一樣)

Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(這就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你來(lái)判斷我呀~~)

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客氣一點(diǎn),人家受落)

總之,語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.

B、信尾客套話（Complimentaryclose）通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。

C、簽名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之類一起簽,人家會(huì)笑你的...簽名也看信件的語(yǔ)氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.

五、其它注意事項(xiàng)：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.

應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We我們是主語(yǔ),不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起。

3、結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。

例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

4、單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。

例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

5、動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：

1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6、時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多。看商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。

7、選詞正確

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

8、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧,除了One,例子:

127NinthAvenue,North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street

B、文體

1、可讀性：對(duì)象是大學(xué)程度的話，用高中的英文就行，不要以為人人都是語(yǔ)言大師，多用短句(15-20字吧)，技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.

2、注意段落的開頭.一般來(lái)說(shuō),重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾.例如:（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.

（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.

3、輕重有分，同等重要的用and來(lái)連接，較輕放在次要的句子里.

4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如:but(相反),therefore(結(jié)論),also(增添),forexample(闡明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5、句子開頭不要含糊不清的主詞。

例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?開頭少用this,that,it,they,或which.

6、修飾詞的位置要小心,

例如:HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.

應(yīng)為HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.

7、用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.

例如:Thefiguresshowasignificantincrease.”怎樣significant呀,

改為:Thefiguresshowanincreaseof19%.

8、.立場(chǎng)觀點(diǎn)一致.少用被動(dòng)語(yǔ).

例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.

改為:YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.

C.格調(diào)

1、式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下.

2、弱軟的詞(e.g.was,were,is,are...)可以加強(qiáng)一點(diǎn).

例如:Pruntonproductsarehighlyeffectivein...

改為:Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.

3、親切,口語(yǔ)化是比較受歡迎!用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落.

例如:（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”

（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地,我們會(huì)喜歡第2句.

D、內(nèi)容與附件

E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了，便于閱讀，太長(zhǎng)的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。知道如何寫英文電子郵件嗎?本文將教給你一些英文電子郵件的格式，供大家參考。英文電子郵件的格式A.文法上1.切忌主客不分或模糊.例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”應(yīng)改為Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We決定呀,不是report.)2.句子不要凌碎.例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起.3.結(jié)構(gòu)對(duì)稱,令人容易理解.例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應(yīng)改為:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4.單眾數(shù)不要搞亂,不然會(huì)好刺眼,看不舒服.例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5.動(dòng)詞主詞要呼應(yīng).想想這兩個(gè)分別:1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.6.時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多.看商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事,不要浪費(fèi)人家的精力啊.7.標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確.例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改為:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.8.選詞正確.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.9.拼字正確.有電腦拼字檢查功能后,就更加不能偷懶.10.大小寫要注意.非必要不要整個(gè)字都是大寫,除非要罵人,:,例如:MUSTchangetoOSimmediately.外國(guó)人就覺得不禮貌和喝令人一樣.要強(qiáng)調(diào)的話,用底線,斜字,粗體就可以了.英文電子郵件的格式B.文體1.可讀性.對(duì)象是大學(xué)程度的話,用高中的英文就行,不要以為人人都是語(yǔ)言大師.多用短句(15-20字吧),技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.2.注意段落的開頭.一般來(lái)說(shuō),重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾.例如:1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了.3.輕重有分.同等重要的用and來(lái)連接,較輕放在次要的句子里.4.意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如:but(相反),therefore(結(jié)論),also(增添),forexample(闡明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.5.句子開頭不要含糊不清的主詞.例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀????開頭少用this,that,it,they,或which.6.修飾詞的位置要小心,例如:HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.應(yīng)為HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.7.用語(yǔ)要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.例如:Thefiguresshowasignificantincrease.”怎樣significant呀,大哥?改為:Thefiguresshowanincreaseof19%.8.立場(chǎng)觀點(diǎn)一致.少用被動(dòng)語(yǔ).例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改為:YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.英文電子郵件的格式C.格調(diào)1.式樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下.2.弱軟的詞(e.g.was,were,is,are...)可以加強(qiáng)一點(diǎn).例如:Pruntonproductsarehighlyeffectivein...改為:Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.3.親切,口語(yǔ)化是比較受歡迎!用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落.例如:1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地,我們會(huì)喜歡第2句.現(xiàn)在大家知道如何寫英文電子郵件了吧，希望這些尤文電子郵件格式對(duì)大家寫作英文電子郵件有幫助。商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作用。商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對(duì)公司的評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過(guò)電子郵件的形式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作越來(lái)越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式常見的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語(yǔ)。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號(hào)碼、傳真等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ)；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫作習(xí)慣，如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用Dear+Title作為稱呼，如只知對(duì)方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語(yǔ)電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對(duì)商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會(huì)糾紛。簡(jiǎn)潔原則簡(jiǎn)潔原則是商務(wù)英語(yǔ)寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。一封拖沓冗長(zhǎng)、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩，故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以簡(jiǎn)明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語(yǔ)簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語(yǔ)，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard。例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShan