湖南商務職業技術學院畢業設計目錄1 公司簡介 湖南若凡家居有限公司存貨內部控制制度優化設計公司簡介湖南若凡家居有限公司始創于2006年，法定代表人為鄧力，公司注冊資本為100萬人民幣，注冊地址為湖南省長沙市岳麓區西城龍庭365號。公司的主要經營范圍為家具的銷售、家具的安裝、家具設計生產、家具和相關物品修理、物業管理、場地租賃、貨物倉儲。我們公司由九個部門組成，分別為采購部、倉儲部、人事部、設計部、生產部、質檢部、營銷部、售后部、會計部，具體的公司組織架構如圖1所示。圖1公司組織架構圖公司存貨內部控制存在的主要問題2.1采購計劃不明確雖然公司有一定的采購計劃，但是可以看出來其采購計劃并不是十分的明確，只是把上季度的一個采購預算稍稍改動就直接作為一個新的采購計劃來實行，有很多方面的因素都沒有考慮，主要是欠缺以下三點考慮：首先沒有和生產部以及銷售部溝通協商公司實際對于原材料的需求，其次是沒有和倉儲部確認上個季度公司留存的存貨從而根據留存貨物做一個詳細的采購計劃，最后是公司沒有考慮市場的變化，當公司因為市場變化要縮小采購量時，這個時候采購部沒有考慮到該因素購買了遠遠超出預算的采購量會導致存貨積壓給公司造成損失。2.2供應商管理制度不健全公司為了減少選擇供應商的成本，就只認定剛開始合作的第一家供應商，雖然這在一定程度上的確減少了選擇供應商的成本，但就因為這舉動也可能給公司帶來無法挽回的損失，當供應商因為自身的原因導致產品出現了問題或者是不能按時交貨等等情況便會弄得公司束手無策。這個時候公司也沒有一個對供應商的考評制度，只是一味地遵循第一選擇，當市場發生變化時，其他的供應商隨之提高了貨物質量，降低了貨物的價格，而公司選擇的這家供應商仗著公司對其的依賴性依然按照原來的供貨價格給到公司，公司這時還被蒙在鼓里，這不僅沒有為公司減少成本反而給公司增加了采購成本，這就是供應商制度不健全造成的后果。2.3存貨驗收入庫安排不合理公司目前的驗收入庫流程是倉儲部直接對即將入庫的原材料進行檢查，檢查認為合格的則留下，認為不合格則退回，倉儲部既要對原材料進行驗收又要保管，自然而然為了節省自身的時間只是敷衍性地按照入庫單大致清點了一下原材料數量就草草地入庫，沒有把不合格的產品篩選出來，這樣子的一個驗收入庫安排實際上是非常不合理的，首先倉儲部的員工并沒有判斷該原材料是否合格的能力，其次當一批不合格的存貨被當作合格品驗收入庫時其后果可想而知，不僅可能會影響后續的生產嚴重的話甚至會影響公司的名譽。2.4存貨倉儲管理不足因為公司是家具類的公司所以盤點成本相對于其他公司來說較高，因此為了節約盤點成本只是在剛入庫時對存貨進行過一次盤點，之后就再也沒有進行過盤點，看似節約了盤點成本實際上導致公司增加了許多其他不必要的成本。當存貨要出庫時發現賬實不符，這時候又要花費比原先高幾倍的價格去采購缺少的那一部分存貨。然后由于公司從招聘到員工上崗只花費了比較少的時間，所以經常會出現員工職責不清的情況，對于存貨的排放各員工也是五花八門沒有一個統一的標準，這給出庫增加了不少成本。公司對員工的入職降低了要求，員工自然而然對自身的要求更低，出庫隨便走個流程便草草讓人領走了存貨，不僅僅如此即使有閑雜人員隨意進入倉庫他們也是無動于衷，有時候甚至出現了貨物丟失的情況，這直接說明了公司倉儲管理存在比較大的問題。3公司存貨內部控制制度優化設計3.1存貨采購環節內部控制制度優化設計3.1.1制定明確的采購計劃鑒于公司采購環節出現了問題，特作出以下優化設計，首先由倉儲部對倉庫的物資進行一個盤點，收集并統計好物料的一個庫存情況，再根據實際需求確定采購計劃，其次是生產部，生產部需要根據本季度的銷售計劃分析存貨需求從而確定好本月的生產計劃，確定好生產計劃后編制一個物料申請單，最后采購部門匯總好各部門的采購需求編制一個采購總計劃，然后經過層層審批最終敲定采購計劃。具體的流程如圖2所示。倉儲部生產部采購部物料總監財務部倉儲部生產部采購部物料總監財務部統計好物料庫存情況確定生產計劃統計好物料庫存情況確定生產計劃確定采購計劃編制物料申請單確定采購計劃編制物料申請單匯總各部門采購計劃匯總各部門采購計劃審批審批審批審批編制采購總計劃編制采購總計劃圖2采購計劃制定流程圖3.1.2制定合理的供應商管理制度針對公司在供應商管理方面出現的各問題特作出以下優化設計方案，公司應減少對原有供應商的依賴，積極開拓新的供應商。首先應由生產部確定一個供應商的選擇范圍，其次由采購部、質檢部和生產部共同制定一個供應商考評標準（如表1所示），主要是對供應商的供貨質量、供貨速度、供貨價格這三個方面進行考評，對于一些各方面都能達到優秀的供應商，比如湖南紅木有限公司，我們應該與該公司保持良好的合作關系，對于一些貨物質量高但是可能發貨速度相對慢、價格較高的供應商應保持著觀望的態度，比如蘇州萬森木材有限公司我們應該與其維持著一般的合作關系，對于一些貨物質量一般，價格較低的供應商應謹慎合作，比如武漢實業有限公司這類公司。然后那些雖然價格低發貨速度快但質量完全得不到保證的供應商就可以直接篩選出局了，比如湖南建材有限公司，因為這種質量得不到保證的貨物買過來只會增加公司的倉儲成本完全起不到任何的作用，而且一旦這種產品流入到市面上只會影響公司的品牌形象，然后質檢部將通過考評制度的供應商名單上交到副總經理，由副總經理審核是否通過，最后由總經理簽字通過與公司合作的供應商。表1供應商考評表供貨質量供貨速度供貨價格措施湖南紅木有限公司高快合適保持良好的合作關系廣東佳木有限公司高中等合適蘇州萬森木材有限公司高中等較高維持一般合作關系上海木材有限公司中等快合適武漢實業有限公司一般快較低謹慎合作湖南啟明木材有限公司中等慢較高湖南建材有限公司差快較低不合作3.2存貨驗收與倉儲環節內部控制制度優化設計3.2.1規范化存貨驗收入庫流程針對驗收入庫環節存在的問題，特作出以下的優化流程設計，首先是供應商根據合同將貨物發出，然后由采購部門對其貨物進行入庫檢查從而確保即將入庫的貨物數量與采購單一致，檢查后，如果沒有問題則交由質檢部進行質量檢測，如有問題及時發現是哪一個環節出現了問題，如果是本企業在運輸過程中發生了差錯及時詢問相關負責人員，如果是供應商的問題則在采購部經理審批后交由總經理審批，然后由供應商提出解決方案，其次質檢部對這批存貨進行質量檢測，同上，如果檢查有問題由供應商提出解決方案，沒有問題填寫好質量合格單之后可送往倉儲部，最后倉儲部辦理好入庫手續，這樣一環扣一環的入庫流程能夠很好地明確各單位的業務職責，在一定程度上也起到了相互監督的作用，一旦哪一環節出現了差錯只需要追蹤到相關負責人即可。具體的流程如圖3所示。倉儲部質檢部采購部總經理供應商倉儲部質檢部采購部總經理供應商檢查數量是否一致辦理入庫手續檢查是否合格發貨檢查數量是否一致辦理入庫手續檢查是否合格發貨有問題時分析原因供應商原因經理審批提出解決方案有問題時分析原因供應商原因經理審批提出解決方案自身原因內部解決自身原因內部解決圖3存貨驗收入庫流程圖3.2.2嚴格管理盤點工作因為公司對存貨的盤點少之又少，所以有以下對盤點工作的優化設計，首先公司應把對存貨的盤點頻率設置為一季度一次，然后規定盤點工作主要由倉儲部負責，每次進行盤點工作時，財務部需要委派一名財務人員去進行監督，具體的盤點流程應該是倉儲部制定一個科學的盤點計劃，然后上報財務部門批準實施，當盤點工作結束后，及時填寫好盤點記錄表一式兩份，由負責監督的財務人員拿走一份上交給財務總監。對于盤點過程中出現的存貨積壓情況，應及時查清原因，與各部門積極溝通到底是哪一方面出現了問題，對于殘次品應及時報廢處理，對于還可以補救的產品及時與生產部溝通解決方案，確保公司承擔最小的損失。具體的流程如圖4所示。盤點表上交財務總監倉儲部填寫好盤點表倉儲部制定盤點計劃財務部門批準實施盤點表上交財務總監倉儲部填寫好盤點表倉儲部制定盤點計劃財務部門批準實施圖4盤點工作流程圖3.2.3嚴格制定員工考核制度倉儲人員在入職之前必須參加公司對于倉儲相關制度的培訓，培訓通過后才可以順利入職，培訓不通過則一直培訓直到通過培訓為止，培訓是否通過直接與員工的績效考核相關，第一次培訓沒有通過則進行二次培訓，二次培訓后仍然沒有通過考核的員工本月的績效工資減半，三次培訓之后依然沒有通過直接取消本月的績效工資，最后一次培訓依然沒有通過則進行辭退處理。（具體的流程如圖5所示）。不僅僅如此，公司還要確保員工所適用的倉儲規章制度是最新的規章制度，所以公司要每月定期進行倉儲知識考試，倉儲考試會有獎金的激勵當然也會有扣工資的懲罰，以此來避免員工順利入職之后便開始渾水摸魚的情況，考試分為理論和實操兩部分，滿分為一百分，在知識大賽中兩部分的分數總和加起來達到八十分及八十分以上則算順利通過考核，分數在九十分以上的超過一分則可以獲得五十元的獎金，以此類推。獲得一百分的可以拿到八百元的獎金，而低于八十分以下的，低于一分將扣本月工資二十元，依次類推，四百元封頂。未參加考核者除有特殊原因否則視為棄權直接扣工資四百元。具體的倉儲知識大賽標準如表2所示。通過培訓順利入職入職培訓通過培訓順利入職入職培訓未未通過培訓直到通過培訓順利入職，四次機會后依然沒有通過則進行辭退處理直到通過培訓順利入職，四次機會后依然沒有通過則進行辭退處理指導圖5員工入職考核圖表2倉儲知識考試標準分數獎金數額扣工資數額80分以下020元*（80-分數）80-90分0091-99分50元*（分數-90）0100分800元0備注：滿分為100分，扣工資400元封頂，未參加考核者除有特殊原因否則視為棄權直接扣工資400元。3.2.4完善出入庫制度鑒于公司出現了丟失貨物的情況特對出入庫制度作出以下優化設計，每一個進入倉庫的人員都要憑借本公司的員工牌才能進入，進入之后進行信息登記，不是本公司的員工禁止進入倉庫。貨物出庫流程應該更加的嚴格，首先要有客戶相關訂單，然后由銷售部審核是否無誤然后開具發貨單，倉儲部檢查是否無誤開具出庫單然后登記，最后出庫時必須由銷售人員與倉儲人員同時在場并且共同在提貨單上簽字確認。具體的流程如圖6所示。銷售人員與倉儲人員同時在場簽字確認倉儲部檢查無誤開具出庫單訂單無誤則開具發貨單銷售部審核訂單銷售人員與倉儲人員同時在場簽字確認倉儲部檢查無誤開具出庫單訂單無誤則開具發貨單銷售部審核訂單圖6存貨出庫流程圖4評價存貨對任何一個公司而言都是不可或缺的一部分，對于家居企業來說更是重中之重，通過一系列對公司存貨內部控制制度的優化設計不僅僅保障了存貨的安全完整，更加速了存貨資金周轉，提高了存貨資金使用效益，在一定程度上也預防了某些漏洞的發生。優化后的采購環節結合各個因素提高了采購效率，優化后的供應商管理制度對各個部門進行了相互制約從而減少了內部人員想要徇私舞弊從中獲取私利的可能性，優化后的盤點工作在一定程度上給公司降低了不少成本費用，優化后的制度也保證了業務活動的有效進行，保證了會計資料的真實性、合法性、完整性。

參考資料[1]樊旭倩.