第5章PowerPoint2003演示文稿

5.1演示文稿的建立5.2演示文稿內(nèi)容的輸入和編輯5.3演示文稿的保存、打包導(dǎo)出和打印5.4演示文稿的動態(tài)控制和放映5.5演示文稿制作案例5.6高級使用功能5.7使用技巧5.1.1新建空白演示文稿

啟動PowerPoint2003后，默認(rèn)已經(jīng)生成了一個如圖5.1所示的空白演示文稿。5.1演示文稿的建立圖5.1新建空白演示文稿要修改當(dāng)前的空白演示文稿，請單擊幻燈片編輯區(qū)的文本框內(nèi)部，然后鍵入相關(guān)文字即可。

要添加文本占位符，最快捷的方法是單擊任意一個文本占位符的邊框，按住Ctrl鍵，然后向其他任意方向拖動鼠標(biāo)，此時被虛線框標(biāo)記的文本占位符就被復(fù)制了一個，這樣就可以在其中輸入或修改內(nèi)容了。

要修改占位符的邊框線樣式，請用右鍵單擊占位符邊框線，在彈出的如圖5.2所示的“設(shè)置占位符格式”對話框中對各項參數(shù)進(jìn)行修改。圖5.2“設(shè)置占位符格式”對話框要添加特定方向的可旋轉(zhuǎn)的文本等內(nèi)容，可在“插入”菜單中選擇“文本框”選項，并根據(jù)需要選擇水平或垂直文本框后，在窗口拖動鼠標(biāo)畫出文本框并在框中輸入內(nèi)容即可。

要添加一張新的幻燈片，可在窗口左側(cè)的幻燈片或大綱的導(dǎo)航面板中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單(如圖5.3所示)中選擇“新幻燈片”選項；也可在“插入”菜單中選擇“新幻燈片”選項，還可以單擊格式工具欄右端的“新幻燈片”按鈕。

圖5.3快捷菜單要刪除某張幻燈片，可在窗口左側(cè)的幻燈片或大綱的導(dǎo)航面板中單擊選定要刪除的幻燈片示意圖，然后按Delete鍵；也可在窗口左側(cè)的幻燈片或大綱的導(dǎo)航面板中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除幻燈片”選項。

說明：按默認(rèn)的方法建立空白幻燈片后，要想中途應(yīng)用設(shè)計模板或配色方案，可單擊“格式”工具欄上的“設(shè)計”按鈕，然后就可在任務(wù)窗格中選擇設(shè)計模板或配色方案了。

要切換普通視圖與幻燈片瀏覽視圖，可單擊窗口左下角的普通視圖按鈕“”和幻燈片瀏覽視圖按鈕“”，也可在“視圖”菜單中選擇“普通”或“幻燈片瀏覽”選項。5.1.2根據(jù)設(shè)計模板創(chuàng)建演示文稿

使用PowerPoint的設(shè)計模板創(chuàng)建演示文稿非常方便快捷。創(chuàng)建步驟如下：

(1)啟動PowerPoint時，程序會自動打開任務(wù)窗格；也可按Ctrl+F1鍵手工打開任務(wù)窗格。

(2)單擊選擇圖5.4所示任務(wù)窗格下邊的“新建演示文稿”選項，在任務(wù)窗格中打開圖5.5所示的“新建演示文稿”任務(wù)窗格。圖5.4任務(wù)窗格圖5.5“新建演示文稿”任務(wù)窗格

(3)單擊選擇“根據(jù)設(shè)計模板”選項，打開如圖5.6所示的“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格面板。拖動“應(yīng)用設(shè)計模板”下面列表中右側(cè)的滾動條，選中其中一個模板并單擊，此時基于該模板生成的幻燈片會立即出現(xiàn)在主窗口中間的幻燈片編輯區(qū)。

(4)單擊選擇圖5.6所示的“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格中的“配色方案”選項，在如圖5.7所示的“應(yīng)用配色方案”欄中選擇合適的配色方案，也可以單擊下方的“編輯配色方案”按鈕設(shè)計自己喜歡的配色方案。圖5.6在“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格中應(yīng)用設(shè)計模板圖5.7應(yīng)用配色方案至此，一個基本的幻燈片就已經(jīng)創(chuàng)建成功，接下來要在幻燈片中輸入文字等內(nèi)容。

注意：選擇設(shè)計模板時，應(yīng)當(dāng)把選擇的重點放在幻燈片的圖案外形上，在隨后選擇配色方案時，再選擇與表達(dá)主題相適應(yīng)的顏色。5.1.3根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)?chuàng)建演示文稿

PowerPoint2003不但有種類豐富的模板，同時也包括了各種常用的應(yīng)用內(nèi)容，因此在創(chuàng)建演示文稿時，只需根據(jù)其大致的類型，按內(nèi)容提示向?qū)У囊龑?dǎo)，完成演示文稿的整體內(nèi)容設(shè)計。下面以創(chuàng)建一個商務(wù)計劃演示文稿為例進(jìn)行介紹。

(1)啟動PowerPoint，打開任務(wù)窗格，單擊其中的“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А边x項，彈出如圖5.8所示的“內(nèi)容提示向?qū)А睂υ捒颉?/p>

圖5.8“內(nèi)容提示向?qū)А睂υ捒?/p>

(2)單擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖5.9所示的界面，選擇演示文稿類型。如果列表中沒有合適的類別，可以單擊“添加”或“刪除”按鈕進(jìn)行進(jìn)一步的設(shè)置。本例單擊“企業(yè)”按鈕，在右側(cè)的列表框中選擇“股票上市公告”選項。

(3)單擊“下一步”按鈕，在如圖5.10所示的界面中選擇輸出類型。本例僅在電腦上使用，按默認(rèn)選擇“屏幕演示文稿”即可。

圖5.9演示文稿類型選擇圖5.10演示文稿樣式選擇

(4)下面設(shè)置演示文稿的標(biāo)題、頁腳，以及選擇是否顯示上次更新日期、幻燈片編號等。如圖5.11所示，在“演示文稿標(biāo)題”欄中輸入“我的商業(yè)計劃”標(biāo)題內(nèi)容，在“每張幻燈片都包含的對象”區(qū)的“頁腳”文本框中輸入“冉教授工作室”。設(shè)置完畢單擊“下一步”按鈕。

(5)最后在圖5.12所示的對話框中單擊“完成”按鈕。即可生成如圖5.13所示的一組標(biāo)準(zhǔn)的幻燈片。左側(cè)的大綱和幻燈片列表中顯示出詳細(xì)的內(nèi)容索引，單擊每個索引項目，就可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的幻燈片。圖5.11演示文稿選項選擇圖5.12“完成”界面圖5.13用“內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建的演示文稿5.1.4根據(jù)現(xiàn)有演示文稿創(chuàng)建演示文稿

以現(xiàn)有的演示文稿為模板，修改演示文稿中的具體內(nèi)容，而版式設(shè)計、配色方案、動態(tài)效果及插入的其他通用對象等都不必修改，以這種方式創(chuàng)建演示文稿可以節(jié)省大量時間。

根據(jù)現(xiàn)有演示文稿創(chuàng)建演示文稿的步驟如下：

(1)啟動PowerPoint后，打開任務(wù)窗格，選擇新建演示文稿后，單擊其中的“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”選項。

(2)打開如圖5.14所示的“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”對話框，從中找到用于創(chuàng)建新演示文稿的現(xiàn)有文稿，選定，然后單擊對話框右下方的“創(chuàng)建”按鈕。圖5.14“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”對話框

(3)現(xiàn)有演示文稿的所有內(nèi)容就會顯示在PowerPoint的主窗口中，可以對其中的幻燈片內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行各種更改。注意：這種情況下的修改與直接打開該演示文稿進(jìn)行修改是不同的，選擇“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿新建”打開的演示文稿，其中的修改一般不會被反映到原文稿中，因為PowerPoint會自動在下一步要求改名存盤。

(4)按“Ctrl+S”鍵，或者單擊工具欄上的保存按鈕“”，或者在“文件”菜單中選擇“另存為”選項，打開如圖5.15所示的“另存為”對話框，為新的演示文稿指定一個保存位置和文件名，然后單擊“保存”按鈕。至此，以現(xiàn)有文稿為模板創(chuàng)建的新演示文稿建立成功。圖5.15“另存為”對話框

PowerPoint中除了文本之外，還可能要大量運用圖片、聲音甚至視頻等多媒體數(shù)據(jù)。另外，在PowerPoint中為了達(dá)到動態(tài)效果，其輸入也有一些特殊要求。5.2演示文稿內(nèi)容的輸入和編輯5.2.1演示文稿內(nèi)容的輸入

1．插入文本框

插入文本框的步驟如下：

(1)在“插入”菜單中選擇“文本框”菜單項中的“水平”或“垂直”選項(根據(jù)需要選擇一種文本框類型)。

(2)按住鼠標(biāo)在幻燈片上拖動，如圖5.16所示，出現(xiàn)一個虛線方框。根據(jù)需要可反復(fù)拖動四周及四角的控制點以調(diào)整文本框的大小。

圖5.16插入文本框

(3)從鍵盤輸入文本，或者從剪貼板粘貼文本到文本框中，如圖5.17所示。

注意：單擊選中文本框后，用鼠標(biāo)按住伸出框外的那個綠色的控制點，然后向任意一側(cè)移動鼠標(biāo)，可將該文本框進(jìn)行任意角度的旋轉(zhuǎn)。效果如圖5.18所示。圖5.17輸入文本內(nèi)容圖5.18文本框旋轉(zhuǎn)

2．插入特殊字符

要在文本框中輸入從鍵盤上無法直接輸入的特殊符號，可在“插入”菜單中選擇“特殊符號”選項，然后在如圖5.19所示的“插入特殊符號”對話框中，根據(jù)類別尋找到所需的特殊符號，單擊選定后再按“確定”按鈕即可。圖5.19“插入特殊符號”對話框

3．插入圖片、影片或聲音

(1)在“插入”菜單中的“圖片”菜單項中選擇“剪貼畫”、“來自文件”、“來自掃描儀或照相機(jī)”、“創(chuàng)建自選圖形”、“藝術(shù)字”或“組織結(jié)構(gòu)圖”等選項中的一項。

如果是首次使用PowerPoint的插入剪貼畫功能，則必須單擊選擇如圖5.20所示的任務(wù)窗格中的“管理剪輯”選項，然后根據(jù)向?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行掃描，PowerPoint會自動將計算機(jī)中所有可用的圖像文件添加到剪輯管理器中。

圖5.20“剪貼畫”任務(wù)窗格

(2)選擇圖像文件。如果選擇了插入剪貼畫，則在任務(wù)窗格中可以看到剪貼畫的縮略圖，單擊并拖動一個縮略圖到幻燈片編輯區(qū)，就添加了這個剪貼畫。效果如圖5.21所示。

如果選擇了“來自文件”選項，則會打開如圖5.22所示的“插入圖片”對話框，從中找到所需的圖像文件后單擊選中，再單擊“插入”按鈕即可。圖5.21插入剪貼畫圖5.22“插入圖片”對話框

(3)調(diào)整圖片。如圖5.23所示，拖動圖片四周或四角的控制點“”，可隨意更改圖片的大小；拖動伸出圖片之外的綠色控制點“”，可對圖片進(jìn)行旋轉(zhuǎn)操作；單擊圖片后，會自動出現(xiàn)如圖5.24所示的“圖片”工具欄，單擊其中的工具按鈕，可對圖片進(jìn)行顏色、對比度、亮度等的設(shè)置。

(4)調(diào)整圖片之間的前后順序。如果同時插入了多張圖片對象，有時可能需要調(diào)整它們的前后次序。用鼠標(biāo)右鍵單擊要調(diào)整的圖片之一，在彈出的快捷菜單中選擇“疊放次序”菜單項，打開如圖5.25所示的子菜單，從中選擇一種疊放次序即可。圖5.23調(diào)整圖片圖5.24“圖片”工具欄圖5.25“疊放次序”子菜單

(5)圖片對象的組合。對于調(diào)整好相互位置的圖片，可能不希望在以后編輯時其相對位置被破壞，此時可以對這些圖片進(jìn)行組合操作。

按住Shift鍵分別單擊多張圖片，可同時選定多個圖片對象。選定后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單的“組合”菜單項中選擇“組合”選項，將這些圖片組合成一個對象。要解除組合，只需用鼠標(biāo)右鍵單擊選定組合的對象，然后在快捷菜單的“組合”菜單項中選擇“取消組合”選項即可。

插入影片或聲音的操作步驟與設(shè)置方法與上述基本一致。

說明：要想在調(diào)整圖片大小的同時保持圖片的長寬比例不變，可按住Shift鍵，然后拖動控制點。

4．插入表格或圖表

要插入表格，操作步驟如下：

(1)在“插入”菜單中選擇“表格”選項，打開如圖5.26所示的“插入表格”對話框，選擇好行、列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕即可。

(2)表格的其他操作與Word中的操作相似，拖動表格線可調(diào)整行、列的大小；拖動四角或四邊的控制點可整體縮放表格。圖5.26“插入表格”對話框

PowerPoint中也可以插入Excel圖表，其操作步驟如下：

(1)在“插入”菜單中選擇“圖表”選項，打開如圖5.27所示的插入“圖表”操作界面。在這個嵌入式工作表窗口中輸入原始的圖表數(shù)據(jù)，輸入完畢請在空白位置單擊鼠標(biāo)，一個Excel圖表就插入到幻燈片中了。

(2)插入圖表后，如果要修改圖表，可在圖表對象上雙擊切換到圖表的編輯狀態(tài)；此時用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表區(qū)域，可彈出如圖5.28所示的修改圖表視圖快捷菜單，用戶可以對圖表的整體或局部元素進(jìn)行更詳細(xì)的設(shè)置。圖5.27插入“圖表”操作界面圖5.28修改圖表視圖快捷菜單

5．插入其他OLE對象

PowerPoint也支持對象的鏈接和嵌入功能，即可以插入OLE對象。凡是系統(tǒng)中已經(jīng)安裝的、支持OLE鏈接嵌入的程序，都可以作為對象插入到PowerPoint幻燈片中。

(1)在“插入”菜單中選擇“對象”選項，打開如圖5.29所示的“插入對象”對話框。

(2)在“對象類型”列表中，找到需要插入的對象，比如“Microsoft公式3.0”，然后單擊“確定”按鈕。圖5.29“插入對象”對話框

(3)現(xiàn)在系統(tǒng)將打開一個所選對象的編輯窗口(比如公式編輯器)，在該窗口中會顯示與所選的OLE對象相關(guān)的菜單選項和工具欄等，只需按編輯相應(yīng)對象的方法進(jìn)行操作，比如使用公式編輯器編輯一個公式，編輯完成后，關(guān)閉這個窗口，則剛才編輯的對象就會插入到PowerPoint幻燈片中。

要修改已經(jīng)插入的OLE對象，只需雙擊該對象，此時就會再次打開這個對象的編輯窗口。

插入后的對象與圖片對象類似，也可以拖動控制點調(diào)整其大小，使用圖片工具欄調(diào)整亮度、對比度，進(jìn)行組合、調(diào)整前后次序等。

6．插入動作按鈕

為了便于在播放時控制幻燈片，可以在幻燈片中添加動作控制按鈕。

(1)單擊“幻燈片放映”菜單中的“動作按鈕”菜單項，打開如圖5.30所示的按鈕類型面板，從中單擊選定一種按鈕類型(比如第二排第一個按鈕)。

(2)在幻燈片中需要放置該動作按鈕的位置拖動鼠標(biāo)，大小合適時放開鼠標(biāo)，將自動彈出如圖5.31所示的“動作設(shè)置”對話框，設(shè)置好“單擊鼠標(biāo)”或“鼠標(biāo)移過”時的動作，比如單擊鼠標(biāo)時鏈接到上一張幻燈片，然后單擊“確定”按鈕即可。圖5.30按鈕類型面板圖5.31“動作設(shè)置”對話框說明：要修改按鈕的外觀，可雙擊已插入的按鈕，打開如圖5.32所示的“設(shè)置自選圖形格式”對話框，對按鈕的顏色等進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置。

要修改按鈕的動作，用鼠標(biāo)右鍵單擊該按鈕，選擇快捷菜單中的“編輯超鏈接”選項，再次打開“動作設(shè)置”對話框，從中就可修改鼠標(biāo)點擊或移過時的動作了。圖5.32“設(shè)置自選圖形格式”對話框

7．錄制旁白

在演示文稿中要插入語音解說內(nèi)容，不需任何其他專門錄音軟件，PowerPoint本身就可以完成旁白的錄制工作。

(1)在“幻燈片放映”菜單中選擇“錄制旁白”選項，打開如圖5.33所示的“錄制旁白”對話框。

(2)在對話框中可以看到當(dāng)前幻燈片所在磁盤的可用空間大小及最大錄制時間等；根據(jù)需要還可單擊“設(shè)置話筒級別”和“更改質(zhì)量”按鈕，以獲得更好的聲音錄制效果。

(3)設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕，然后屏幕將出現(xiàn)幻燈片的預(yù)演畫面，此時就可以直接對著話筒說話了。

(4)錄制完畢，按Esc鍵，當(dāng)屏幕提示是否保存時，選擇保存即可。

注意：由于錄制聲音時占用的磁盤空間較大，因而如果PowerPoint默認(rèn)的磁盤分區(qū)中沒有足夠的磁盤空間，可以采取“鏈接旁白”的方法。在“錄制旁白”對話框中，選中“鏈接旁白”選項，再按“瀏覽”按鈕找到另一個有充足空間的磁盤分區(qū)或文件夾即可。圖5.33“錄制旁白”對話框5.2.2幻燈片的移動、復(fù)制/粘貼和刪除

演示文稿中幻燈片的整體內(nèi)容編輯主要在PowerPoint窗口左側(cè)的“大綱”和“幻燈片”導(dǎo)航面板中進(jìn)行。如果沒有見到左側(cè)的導(dǎo)航面板，可在“視圖”菜單中選中“普通(恢復(fù)窗格)”選項，或者單擊窗口左下角如圖5.34所示的普通視圖按鈕“”。圖5.34視圖按鈕

1．幻燈片的移動

單擊圖5.34所示的幻燈片瀏覽視圖按鈕“”，在如圖5.35所示的幻燈片瀏覽模式下，直接拖動幻燈片到其他位置，即可更改幻燈片之間的順序。圖5.35幻燈片瀏覽模式

2．幻燈片的復(fù)制與粘貼

在圖5.35所示的幻燈片瀏覽模式下，單擊選定要復(fù)制的幻燈片，按“Ctrl+C”鍵可復(fù)制幻燈片到剪貼板；將光標(biāo)移到目標(biāo)位置后，再按“Ctrl+V”鍵可將復(fù)制的幻燈片粘貼到目標(biāo)位置。也可以在普通視圖模式下，用鼠標(biāo)右鍵單擊左側(cè)導(dǎo)航面板中的幻燈片大綱對象，然后在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”選項，在目標(biāo)位置處選擇右鍵快捷菜單中的“粘貼”選項。

3．幻燈片的刪除

單擊選中要刪除的幻燈片，按鍵盤上的Delete鍵，或者單擊鼠標(biāo)右鍵選擇快捷菜單中的“刪除”選項，或在“編輯”菜單中選擇“刪除幻燈片”選項均可。

4．應(yīng)用幻燈片母版設(shè)置所有幻燈片的樣式

演示文稿的風(fēng)格應(yīng)當(dāng)是一致的，幻燈片的背景或標(biāo)題樣式等也應(yīng)基本相同，在PowerPoint中可以應(yīng)用幻燈片母版一次性完成整個演示文稿的樣式設(shè)置工作。

PowerPoint有三種母版類型，即幻燈片母版、講義母版及備注母版，可用來設(shè)置不同情況下的幻燈片樣式，比如統(tǒng)一的背景、統(tǒng)一的標(biāo)題樣式、標(biāo)準(zhǔn)的文本字體字號等。由于母版是對整個演示文稿生效的，因此如果希望更改幻燈片的外觀等風(fēng)格設(shè)置，只需編輯母版的相關(guān)設(shè)置就可以了，而不必對每張幻燈片一一進(jìn)行修改。

(1)在“視圖”菜單中的“母版”菜單項中選擇“幻燈片母版”、“講義母版”和“備注母版”中的一種，比如“幻燈片母版”。

(2)現(xiàn)在幻燈片的編輯區(qū)如圖5.36所示，可像編輯普通文本那樣，對標(biāo)題及各級子標(biāo)題進(jìn)行字體、字號、顏色等的設(shè)置，還可以使用前面介紹過的方法插入圖片等對象。

(3)母版設(shè)置完畢，單擊浮動工具欄上的“關(guān)閉母版視圖”按鈕，即可切換到標(biāo)準(zhǔn)的幻燈片編輯狀態(tài)。

說明：可在母版中添加徽標(biāo)圖案、統(tǒng)一的背景等信息，使制作出來的PowerPoint演示文稿更具專業(yè)化效果。圖5.36“幻燈片母版”編輯界面5.3.1演示文稿的保存

要保存演示文稿，可采用以下任意一種方法：

(1)單擊工具欄上的“保存”按鈕。

(2)在“文件”菜單中選擇“保存”或“另存為”選項，其中后者可換名存盤。

5.3演示文稿的保存、打包導(dǎo)出和打印

(3)按“Ctrl+S”快捷鍵。

(4)直接關(guān)閉活動文檔窗口或關(guān)閉整個PowerPoint程序，當(dāng)程序詢問是否保存文檔時，選擇“是”，然后給出保存的路徑和文件名。

說明：初次使用“保存”選項，或者以后任何時候使用“另存為”操作時，用戶可以在如圖5.37所示的“另存為”對話框的“保存類型”下拉列表中選擇各種文件類型。這樣不僅可以將演示文稿保存為標(biāo)準(zhǔn)演示文稿類型，還可以直接將幻燈片保存為不同格式的圖像文件，甚至可以保存為標(biāo)準(zhǔn)的html網(wǎng)頁。圖5.37“另存為”對話框5.3.2演示文稿的打包導(dǎo)出

并不是必須安裝了PowerPoint程序的計算機(jī)才能打開演示文稿進(jìn)行放映，制作好的演示文稿通過PowerPoint的打包向?qū)Т虬蒀D，或者打包成一個帶有演示文稿查看器的獨立文件夾，就可以在沒有安裝PowerPoint的環(huán)境下放映了。

演示文稿打包導(dǎo)出的操作步驟如下：

(1)在“文件”菜單中選擇“打包成CD”選項，打開如圖5.38所示的“打包成CD”向?qū)υ捒颉?/p>

注意：如果“文件”菜單中看不到“打包成CD”菜單項，請先保證在制作演示文稿的機(jī)器上安裝好PowerPoint的打包組件，其方法為運行MicrosoftOffice的安裝程序，在安裝過程中選擇高級自定義選項，展開PowerPoint的組件列表，單擊“打包成CD和PowerPoint播放器”，然后選擇“從本機(jī)運行”即可。圖5.38“打包成CD”向?qū)υ捒?/p>

(2)根據(jù)需要，單擊“打包成CD”對話框中的“添加文件”按鈕可添加其他相關(guān)文件；單擊“選項”按鈕，可打開如圖5.39所示的“選項”對話框，在該對話框中可進(jìn)行各種選項設(shè)置。打包成CD的輸出目標(biāo)有兩種：一是“復(fù)制到文件夾”，二是“復(fù)制到CD”。如果操作系統(tǒng)是WindowsXP，由于它支持光盤刻錄功能，因此選擇“復(fù)制到CD”后，插入空白光盤就可直接將演示文稿刻錄到光盤中，而不需要任何其他專門的刻錄軟件。圖5.39“選項”對話框

PowerPoint演示文稿打包輸出后，除了可以自動將演示文稿復(fù)制到目標(biāo)位置外，還會在目標(biāo)位置自動生成一個播放文件列表、一個自動運行的Autorun.inf配置文件、一個play.bat自動播放批處理，同時還會將PowerPoint的演示文稿查看程序pptview.exe及相關(guān)的動態(tài)鏈接庫一并復(fù)制到目標(biāo)位置。以后要手工放映，只需執(zhí)行play.bat自動播放批處理文件；要在CD中放映，則使用系統(tǒng)本身的自動運行功能即可；如果執(zhí)行pptview.exe文件，則運行后在打開文件對話框中指定一個演示文稿文檔，也可以進(jìn)行放映。5.3.3幻燈片的打印

幻燈片的打印與普通文檔的打印有一點不同，就是幻燈片往往帶有較多的圖像，有豐富的背景顏色和圖案，這樣打印的效果往往會不太清晰，特別是采用黑白方式打印。另外，幻燈片的張數(shù)比較多，而每張的內(nèi)容又不多，一頁紙打印一張幻燈片未免有點浪費。因此，幻燈片的打印需要一定的技巧。

1．在每頁紙上打印多張幻燈片

(1)單擊“常用”工具欄中的打印預(yù)覽按鈕“”，或者在“文件”菜單中選擇“打印預(yù)覽”選項，打開如圖5.40所示的“打印預(yù)覽”窗口。圖5.40“打印預(yù)覽”窗口

(2)單擊工具欄上的“打印內(nèi)容”下拉列表，在此可選擇每頁1～9張幻燈片的打印方式，還可以選擇是否打印備注頁或大綱視圖的內(nèi)容。

(3)選擇完畢，單擊“常用”工具欄上的打印按鈕“”即可。

2．以不同的配色模式打印幻燈片

(1)打開如圖5.40所示的“打印預(yù)覽”窗口。

(2)單擊工具欄上的“選項”按鈕，選擇“顏色/灰度”選項，如圖5.41所示，在子菜單中根據(jù)實際情況，選擇“顏色”、“灰度”和“純黑白”中的一種。圖5.41“選項”下拉列表“顏色”：即打印帶有各種顏色的幻燈片，可保持設(shè)計幻燈片時的顏色效果，一般適合于彩色打印。

“灰度”：即使幻燈片帶有很多過渡等級的灰度效果，特別適合于黑白激光打印機(jī)打印。

“純黑白”：打印的幻燈片只有黑白兩種顏色，對比強(qiáng)烈，輪廓分明，其優(yōu)點是進(jìn)行黑白打印時可以獲得清晰的線條，同時還可以節(jié)省墨水或墨粉。

5.4演示文稿的動態(tài)控制和放映

PowerPoint的演示文稿與其他文檔相比的最大特色之一就是其生動的演示放映功能。在制作好的演示文稿中添加一些動態(tài)效果和控制功能，然后在各種場合放映，可以獲得很好的播放效果。本節(jié)學(xué)習(xí)有關(guān)演示文稿動態(tài)控制和放映技巧等知識。5.4.1演示文稿的動態(tài)設(shè)置和控制

1．演示文稿的動態(tài)效果設(shè)置

不管使用哪種方法創(chuàng)建演示文稿，為了獲得動態(tài)效果，必須在幻燈片中插入動畫方案。插入動畫方案的步驟如下：

(1)在如圖5.42所示的“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格中單擊選擇“動畫方案”選項，或者在“幻燈片放映”菜單中選擇“動畫方案”選項。

(2)打開如圖5.43所示的任務(wù)窗格，單擊要設(shè)置動畫效果的幻燈片，然后在窗格中的“應(yīng)用于所選幻燈片”列表中選擇一種動畫效果。圖5.42“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格圖5.43“幻燈片設(shè)計”的“動畫方案”任務(wù)窗格重復(fù)上述操作，分別給需要添加動畫效果的對象一一設(shè)置進(jìn)出和演示過程中的動畫方案。

說明：對任意一個對象設(shè)置好動畫效果后，單擊任務(wù)窗格下方的“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，則當(dāng)前演示文稿中的所有幻燈片都會應(yīng)用所選的動畫效果了。當(dāng)然，也可以采取這種方法先對所有幻燈片進(jìn)行設(shè)置，然后再適當(dāng)對部分幻燈片設(shè)置不同的動畫，從而獲得更好的動畫效果。

2．自定義動畫

如果希望對幻燈片中的不同對象設(shè)置不同的動態(tài)效果，則必須進(jìn)行自定義動畫設(shè)置。自定義動畫設(shè)置的步驟如下：

(1)在“幻燈片放映”菜單中選擇“自定義動畫”選項，打開如圖5.44所示“自定義動畫”設(shè)置面板。

(2)單擊選定幻燈片中需要設(shè)置動畫效果的對象，比如占位符、文本框、圖形對象等，然后單擊“自定義動畫”設(shè)置面板中的“添加效果”按鈕，出現(xiàn)如圖5.44左側(cè)所示的添加效果列表。圖5.44“自定義動畫”設(shè)置面板添加效果列表中有“進(jìn)入”、“強(qiáng)調(diào)”、“退出”和“動作路徑”四個動畫類別，分別可設(shè)置對象在不同演示動作下的動畫效果。單擊每個類別，其中又有多個子類別可供選用。選定了子類別中的某種動畫效果后，被選定的對象在演示播放時就會呈現(xiàn)相應(yīng)的動畫效果。

如果單擊效果子類別中的“其他效果”選項，則會有更多的動畫效果設(shè)置供選用。比如選擇“進(jìn)入”子類中的“其他效果”選項，則會打開如圖5.45所示的“添加進(jìn)入效果”對話框。PowerPoint2003中可供用戶自定義的動畫效果極其豐富，恰當(dāng)選用這些動畫效果，會給演示文稿增色不少。圖5.45“添加進(jìn)入效果”對話框

3．幻燈片切換設(shè)置

在相鄰的兩張幻燈片之間也可以添加一些動態(tài)過渡效果，操作方法如下：

(1)在“幻燈片放映”菜單中選擇“幻燈片切換”選項，打開如圖5.46所示的“幻燈片切換”任務(wù)窗格。

(2)選擇要設(shè)置切換效果的幻燈片，然后在“應(yīng)用于所選幻燈片”下拉列表中選擇一種過渡效果，比如“垂直百葉窗”。

圖5.46“幻燈片切換”任務(wù)窗格

(3)根據(jù)需要，再在任務(wù)窗格的“速度”下拉列表中設(shè)置切換速度；在“聲音”下拉列表中設(shè)置是否需要切換聲音以及相應(yīng)的切換聲音，還可以選擇“其他聲音”選項，打開如圖5.47所示的“添加聲音”對話框，從計算機(jī)中選擇需添加的聲音；在“換片方式”區(qū)選擇合適的換片方式。

說明：(1)單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”選項可一次性為所有幻燈片設(shè)置與當(dāng)前相同的切換動態(tài)效果。

(2)建議選中“自動預(yù)覽”，這樣選擇一種效果后可立即看到切換效果的預(yù)覽畫面。但如果計算機(jī)性能較差，則應(yīng)取消自動預(yù)覽，這樣可有效節(jié)約系統(tǒng)資源。圖5.47“添加聲音”對話框

4．幻燈片動作設(shè)置

用戶可以設(shè)置PowerPoint中每張幻燈片的放映動作控制選項，比如單擊鼠標(biāo)或者移動鼠標(biāo)時開始下一張幻燈片、鏈接到另外一張幻燈片等。

單擊選中一個對象后，在“幻燈片放映”菜單中選擇“動作設(shè)置”菜單選項，可打開如圖5.48所示的“動作設(shè)置”對話框，在此可根據(jù)需要選擇鼠標(biāo)單擊或鼠標(biāo)移過時的幻燈片放映動作。

注意：某些類型的對象(如點位符等)可能不支持設(shè)置動作。圖5.48“動作設(shè)置”對話框5.4.2演示文稿的放映

1．幻燈片放映

(1)放映幻燈片有兩種方法：一是在“幻燈片放映”菜單中選擇“觀看放映”菜單選項，或按鍵盤上的F5鍵從第一張幻燈片開始放映；二是單擊窗口左下角的放映幻燈片按鈕“”，或按鍵盤上的Shift+F5鍵從當(dāng)前幻燈片開始放映。

(2)退出幻燈片放映的方法：一是按Esc鍵退出；二是單擊播放畫面左下角的默認(rèn)控制按鈕“”，然后在彈出的菜單中選擇“結(jié)束放映”選項，也可在播放畫面中單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在快捷菜單中選擇“結(jié)束放映”選項。

2．放映控制

放映幻燈片時，除了可以在幻燈片動作設(shè)置中指定一些自動播放的動作外，也可以設(shè)置靈活方便的多種控制方法。

(1)控制按鈕法：開始播放幻燈片后，屏幕左下角會顯示“”、“”、“”和“”幾個播放控制按鈕。單擊向左的箭頭按鈕“”時，返回上一張幻燈片；單擊向右的箭頭按鈕“”時，進(jìn)入下一張幻燈片；單擊筆式按鈕“”時，可以將光標(biāo)設(shè)置為一個彩色畫筆，演示時用畫筆可以在屏幕上圈點。

(2)按鈕菜單法：開始播放幻燈片時，單擊屏幕左下角的方形按鈕“”，可彈出一個菜單，其中有“上一張”、“下一張”等控制選項，在“定位至幻燈片”子菜單中可直接單擊跳轉(zhuǎn)到當(dāng)前演示文稿特定的幻燈片。

(3)右鍵菜單法：開始放映后，單擊鼠標(biāo)右鍵，可彈出一個快捷控制菜單，其中的內(nèi)容與單擊方形按鈕彈出的菜單內(nèi)容完全相同。

(4)鍵盤控制法：按空格或回車鍵，開始播放下一張幻燈片；按↑↓或←→編輯鍵，切換上一張或下一張幻燈片；按PageUp或PageDown鍵，也可切換上一張或下一張幻燈片。

5)鼠標(biāo)滾輪法：如果使用的是滾輪鼠標(biāo)，在放映幻燈片時前后滾動鼠標(biāo)滾輪，也可以快速切換上一張或下一張幻燈片。

3．控制放映效果

演示文稿在大屏幕上投影播放時，如果希望對屏幕內(nèi)容進(jìn)行指點，則可以用鼠標(biāo)臨時添加各種手工標(biāo)記。

(1)選擇標(biāo)記筆類型及墨跡顏色。播放幻燈片時，用鼠標(biāo)右鍵單擊幻燈片的任意位置，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”，然后在如圖5.49所示的子菜單中選擇一種標(biāo)記筆的類型，比如“熒光筆”等；在如圖5.50所示的“墨跡顏色”面板中選擇一種與背景搭配比較醒目的顏色。現(xiàn)在鼠標(biāo)光標(biāo)就會變成所選的標(biāo)記筆的形狀。圖5.49標(biāo)記筆類型菜單圖5.50“墨跡顏色”面板

(2)對幻燈片內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記。拖動鼠標(biāo)，在要提醒或強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容上隨意拖動，此時幻燈片相應(yīng)內(nèi)容上就會加上手繪標(biāo)記，效果如圖5.51所示。這在一邊播放幻燈片一邊人工輔助講解時極其方便。圖5.51手繪標(biāo)記效果

4．自定義放映

一套演示文稿一般包含有許多幅幻燈片，但實際放映時可能并不希望將所有幻燈片從頭到尾一一播放，能不能有選擇性地只放映其中的部分幻燈片呢？能否在放映時更改默認(rèn)的幻燈片放映次序呢？這些問題用自定義放映即可很好地解決。

(1)在“幻燈片放映”菜單中選擇“自定義放映”選項。

(2)在如圖5.52所示的“自定義放映”對話框中單擊“新建”按鈕。

圖5.52“自定義放映”對話框

(3)在彈出的圖5.53所示的對話框中，給出一個自定義放映的名稱(保持默認(rèn)的名稱亦可)，然后分別選中左側(cè)現(xiàn)有幻燈片列表中的特定幻燈片，并單擊“添加”按鈕將選中的幻燈片添加到右側(cè)的自定義放映列表中。

(4)單擊“確定”按鈕后，返回到自定義放映的開始對話框，此時自定義放映列表中就會顯示剛才創(chuàng)建的自定義放映項目。選擇一個項目后，單擊“放映”按鈕即可開始放映；單擊“關(guān)閉”按鈕則回到普通的編輯狀態(tài)。如果下次再次進(jìn)行自定義放映的設(shè)置，則上次創(chuàng)建的自定義放映項目仍然會保留。圖5.53“定義自定義放映”對話框

5.5演示文稿制作案例

前面各節(jié)介紹了PowerPoint2003的基礎(chǔ)知識，本節(jié)將以制作一個實際的演示文稿為例，讓大家直觀地了解PowerPoint演示文稿的制作過程。

閱讀下面的案例時，一定要注意不必拘泥于案例中的操作順序。實際制作過程中，很多操作順序是可以隨時更改的。總之，一要提高效率，二要操作方便。

1．創(chuàng)建空白演示文稿

第一步：啟動PowerPoint后，程序已經(jīng)生成了一個空白的演示文稿，但這是一個完全空白的幻燈片頁面，其后期設(shè)計的工作量太大，因此，直接單擊任務(wù)窗格中的“新建演示文稿”。

第二步：在多數(shù)情況下，可以選擇根據(jù)模板創(chuàng)建新的文稿。因此，單擊任務(wù)窗格中的“根據(jù)設(shè)計模板”。

第三步：所創(chuàng)建的演示文稿為一個向所有員工表示新年祝福的演示文稿，因此在任務(wù)窗格的“應(yīng)用設(shè)計模板”中逐一單擊，找出如圖5.54所示的含有“吉祥如意”圖案的模板。圖5.54應(yīng)用設(shè)計模板單擊該模板右側(cè)帶小箭頭的按鈕，彈出如圖5.55所示的浮動菜單，從中選擇“應(yīng)用于所有幻燈片”。當(dāng)然也可選擇菜單中的“應(yīng)用于選定幻燈片”選項。

注意：如果選擇了“附加設(shè)計模板”，而安裝Office時沒有安裝這些附加模板內(nèi)容，PowerPoint可能會自動啟動Office安裝程序，此時必須根據(jù)提示放入Office安裝光盤。圖5.55“應(yīng)用方式”浮動菜單

2．使用幻燈片母版快速統(tǒng)一設(shè)計風(fēng)格

第四步：不要急于輸入幻燈片內(nèi)容，否則后面可能會因為反復(fù)修改而浪費不少時間，這里使用幻燈片母版快速統(tǒng)一設(shè)計風(fēng)格。

在“視圖”菜單的“母版”菜單項中選擇“幻燈片母版”選項，切換到如圖5.56所示的幻燈片母版視圖。

圖5.56幻燈片母版視圖第五步：先整體確定幻燈片的背景色彩，這樣才方便隨后字體顏色及插畫的搭配。

在幻燈片上的空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“背景”選項。彈出如圖5.57所示的“背景”對話框，單擊顏色下拉列表選擇背景顏色；也可單擊“其他顏色”，在隨后出現(xiàn)的調(diào)色板中選擇一種色彩；最后單擊“背景”對話框中的“全部應(yīng)用”選項。圖5.57“背景”對話框第六步：現(xiàn)在幻燈片整體顏色調(diào)整好了，但“吉祥如意”插圖卻是白色的底色，得讓它與背景色統(tǒng)一。

用鼠標(biāo)右鍵單擊“吉祥如意”圖案，在彈出的快捷菜單中選擇“組合”菜單項中的“取消組合”選項。如圖5.58所示，這個圖案就被拆分為若干部分了。單擊圖案的白色區(qū)域，在繪圖工具欄上單擊填充顏色按鈕“”，再在展開的顏色面板中選擇剛才選定的自定義顏色，于是這個圖案的背景色就與幻燈片的背景色相一致了，效果如圖5.59所示。

注意：如果仍然有少許色塊顏色不一致，可重復(fù)上述操作。圖5.58“取消組合”拆分圖案圖5.59填充圖片背景顏色效果第七步：設(shè)置母版的標(biāo)題及副標(biāo)題的樣式。

單擊標(biāo)題區(qū)，PowerPoint自動將當(dāng)前占位符中的文字設(shè)置為選定狀態(tài)。單擊“格式”工具欄上的字體、字號等按鈕，為標(biāo)題設(shè)置字體、字號、顏色等。如果覺得標(biāo)題的旋轉(zhuǎn)位置不夠美觀，可拖動標(biāo)題區(qū)域的邊框進(jìn)行調(diào)整。

對于副標(biāo)題及幻燈片中的其他對象，如日期區(qū)、頁腳區(qū)、數(shù)字區(qū)等，都可按上述相同的步驟進(jìn)行設(shè)置。第八步：插入特定內(nèi)容。

由于主題是新年祝福，因此最好添加一個日期到幻燈片中。單擊“插入”菜單中的“日期和時間”選項，打開如圖5.60所示的“頁眉和頁腳”對話框，根據(jù)需要設(shè)置日期和時間類型，例如選擇“固定”的日期和時間，并在其中輸入“2007年1月1日”。

其他如插入頁眉、頁腳及插入徽標(biāo)、圖片等的方法與此相似，都是通過“插入”菜單中的相關(guān)選項進(jìn)行的。比如可用自選圖形方式插入一個“福”字，設(shè)置好字體、字號、顏色后，旋轉(zhuǎn)自選圖形，效果如圖5.61所示。圖5.60“頁眉和頁腳”對話框圖5.61插入“自選圖形”并旋轉(zhuǎn)后的效果說明：也可以在網(wǎng)上搜索或者自己設(shè)計一些適合主題的小圖片，插入到幻燈片母版中，以取代默認(rèn)的幻燈片圖案，進(jìn)一步讓幻燈片個性化。

第九步：對幻燈片的公共樣式和內(nèi)容設(shè)置基本完成后，可單擊“關(guān)閉母版視圖”按鈕，返回到標(biāo)準(zhǔn)的編輯視圖。現(xiàn)在所有的幻燈片都擁有了相同的設(shè)計風(fēng)格，下面就可以準(zhǔn)備輸入具體的幻燈片內(nèi)容了。

3．輸入幻燈片內(nèi)容

第十步：輸入幻燈片文本內(nèi)容。

在幻燈片的標(biāo)題和副標(biāo)題區(qū)輸入文本內(nèi)容，不必拘泥于設(shè)置好的母版樣式，可以選定文本后靈活更改字體的各種設(shè)置。

如果要在不同位置再添加文字，可插入文本框，對文本框進(jìn)行格式設(shè)置或移動位置都非常方便。

圖5.62就是一個設(shè)計好了的幻燈片版面效果圖。這里為了保證印刷效果，沒有使用太復(fù)雜的圖案和太多的顏色。圖5.62幻燈片版面效果圖第十一步：添加聲音。

為了同時獲得視覺與聽覺的享受，可以添加聲音到演示文稿中。

在“插入”菜單的“影片和聲音”菜單項中選擇“文件中的聲音”選項，然后在如圖5.63所示的“插入聲音”對話框中查找一個PowerPoint支持的聲音文件(比如“鄭鈞-回到拉薩.mp3”)后，單擊“確定”按鈕插入聲音文件。隨后彈出如圖5.64所示的提示框，根據(jù)需要選擇“自動”即可，這時在幻燈片上會顯示一個喇叭圖像“”，表明已經(jīng)插入了所選的聲音文件。圖5.63“插入聲音”對話框圖5.64提示框

4．添加新的幻燈片

第十二步：添加其他幻燈片。

在“插入”菜單中的選擇“新幻燈片”選項，或者按“Ctrl+M”快捷鍵，一張新的基于幻燈片母版的空白幻燈片就被添加到演示文稿中。

如果新添加的幻燈片中有許多內(nèi)容和設(shè)置可以沿用現(xiàn)有的幻燈片，則可以在左側(cè)的導(dǎo)航面板中選中一張現(xiàn)有的幻燈片，然后通過復(fù)制、粘貼的方法，復(fù)制出一張新的幻燈片，再對這張新幻燈片進(jìn)行必要的內(nèi)容修改。重復(fù)添加新幻燈片、輸入內(nèi)容等步驟，直到演示文稿符合要求為止。本例中搜羅了網(wǎng)上大量的新年祝詞，組成了一套演示文稿。

第十三步：添加其他幻燈片母版，或者其他風(fēng)格的幻燈片。

保持演示文稿內(nèi)容風(fēng)格的一致性可給人整齊、統(tǒng)一的感覺，但有時也可根據(jù)表達(dá)需要制作一些其他風(fēng)格的幻燈片。本例即插入了一幅如圖5.65所示的圖片作為幻燈片背景，并寫上祝福的話語。圖5.65添加新的幻燈片其實，幻燈片的制作并不復(fù)雜，較困難的反而是具體的美工設(shè)計和文本內(nèi)容的組織。要注意的是，形式永遠(yuǎn)都是為內(nèi)容服務(wù)的，在實際工作中必須首先注重內(nèi)容，然后才是努力用最好的形式將內(nèi)容表達(dá)出來。

5．設(shè)置幻燈片動態(tài)效果

第十四步：設(shè)置幻燈片動畫方案。

在左側(cè)的導(dǎo)航面板中單擊一張要設(shè)置動畫方案的幻燈片，單擊格式工具欄上的“設(shè)計”按鈕，或者在“格式”菜單中選擇“幻燈片設(shè)計”選項，保證任務(wù)窗格中顯示“幻燈片設(shè)計”任務(wù)窗格。單擊任務(wù)窗格中的“動畫方案”選項，在如圖5.66所示的動畫效果列表中一一單擊查看，幻燈片編輯區(qū)域會同步顯示選定動畫的實際效果，直到找到滿意的動畫效果為止。

如果不想逐一為每張幻燈片設(shè)置不同的動畫效果，請選定一種效果后單擊任務(wù)窗格下面的“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。圖5.66設(shè)置動畫效果第十五步：設(shè)置單個對象的自定義動畫。

為了能夠讓特定對象具有特定的動態(tài)效果，可對一些典型內(nèi)容設(shè)置自定義動畫。

單擊選定一個幻燈片內(nèi)容對象，比如一個文本框，在“幻燈片放映”菜單中選擇“自定義動畫”選項，打開如圖5.67所示的“自定義動畫”任務(wù)窗格，在該任務(wù)窗格中單擊“添加效果”選項，在子菜單中選擇一種動態(tài)效果或單擊“其他效果”進(jìn)行選擇。

重復(fù)上述操作步驟，為每個需要設(shè)定自定義動畫的對象添加動態(tài)效果。圖5.67“自定義動畫”任務(wù)窗格第十六步：設(shè)置相關(guān)動作。

單擊選中一個頁面對象，在“幻燈片放映”菜單中選擇“動作設(shè)置”選項，打開如圖5.68所示的“動作設(shè)置”對話框，選擇動作類型并輸入必要的參數(shù)。比如選擇“超鏈接到”列表中的“URL”選項，彈出如圖5.68所示的“超鏈接到URL”對話框，輸入鏈接到的網(wǎng)址或IP地址后，單擊“確定”按鈕，返回“動作設(shè)置”對話框后，再次單擊“確定”按鈕即可。圖5.68“動作設(shè)置”對話框

6．小結(jié)

通過上述步驟，一套演示文稿就設(shè)計制作完成了。在操作過程中，要注意以下幾點：

(1)制作過程中可隨時按下F5鍵預(yù)覽設(shè)計效果。

(2)制作了較多頁面后，可單擊窗口左下角的幻燈片瀏覽視圖按鈕“”，以便快速查看整體布局。

(3)為了更好地表達(dá)內(nèi)容，千萬不要忘記讓Office的各個組件相互協(xié)作，比如可以插入一幅直觀的圖表來取代呆板的普通表格等。

(4)制作好的演示文稿，并不一定局限于在電腦上演示放映，也可以使用“文件”菜單中的“另存為網(wǎng)頁”功能導(dǎo)出到單個的網(wǎng)頁文件中，從而方便在網(wǎng)站上發(fā)布，這樣可一舉多得。

(5)如果演示文稿中使用了非系統(tǒng)本身附帶的字體，比如使用了自行安裝的第三方字體，則將演示文稿復(fù)制到其他計算機(jī)中放映時，可能會因?qū)Ψ綑C(jī)器上缺少某種字體而無法得到理想的演示效果。此時應(yīng)當(dāng)選擇“文件”菜單中的“打包成CD”選項，在如圖5.69所示的“打包成CD”對話框中單擊“選項”按鈕，彈出如圖5.70所示的“選項”對話框，從中選中“嵌入的TrueType字體”選項后，單擊“確定”按鈕返回“打包成CD”對話框，再單擊“關(guān)閉”按鈕即可。圖5.69“打包成CD”對話框圖5.70“選項”對話框

(6)?PowerPoint中設(shè)計了較多的幻燈片或添加了較復(fù)雜的內(nèi)容時，一些性能不佳的計算機(jī)可能會因系統(tǒng)資源不足而出現(xiàn)程序中斷現(xiàn)象，因此制作過程中要注意經(jīng)常按“Ctrl+S”鍵保存演示文稿。

5.6高級使用功能

5.6.1動態(tài)流程圖的制作

在演示文稿中可以插入一些如圖5.71所示的流程圖。制作流程圖時，可先在PowerPoint2003中利用“繪圖”工具欄中的“自選圖形”將流程圖中的基本圖形畫出來。折線箭頭是由箭頭和線段組成的，可以先畫出箭頭，再單擊“直線”按鈕，畫出一條直線，再將直線和箭頭連接在一起。如果需要，可畫出多條直線，調(diào)整好位置后，按住“Shift”鍵將它們選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“組合”子菜單中的“組合”選項，則被選中的圖形就組合為一個整體了，如圖5.72所示。圖5.71流程圖

圖5.72組合選中的圖形還可以利用“繪圖”工具欄上的“”按鈕，畫出一個長箭頭，在箭頭上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“編輯頂點”選項，鼠標(biāo)變?yōu)椤啊毙螤睿鐖D5.73所示，在箭頭要拐彎的地方單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“添加頂點”選項，這時箭頭線上多了一個頂點，如圖5.74所示。拖動箭頭尾部的頂點，逆時針旋轉(zhuǎn)90度，松開鼠標(biāo)后即可看到原來直線的箭頭已經(jīng)變成折線箭頭了，如圖5.75所示。可以無限地拉長箭頭，無限地添加折點，如圖5.76所示。圖5.73線段拐彎處圖5.74添加頂點圖5.75設(shè)置折線箭頭圖5.76在折線箭頭上再添加折點注意：最好不要在Word中畫流程圖，然后復(fù)制到PowerPoint2003中來，這樣可能會產(chǎn)生圖形變形。

如果要使所畫流程圖變成具有動畫效果的流程圖，可利用前面所學(xué)知識給幻燈片上的元素添加“自定義動畫”效果。

在“幻燈片放映”菜單中選擇“自定義動畫”選項，打開“自定義動畫”任務(wù)窗格，分別設(shè)置每一個流程塊和每一條箭頭指示線的進(jìn)入、退出的動畫效果，然后再設(shè)置好播放的先后順序就行了。

注意：這種動態(tài)流程圖要特別注意動畫播放順序的正確。5.6.2Word文檔轉(zhuǎn)為演示文稿

PowerPoint2003可以很容易地將一個Word文檔制作成演示文稿。

制作時，請首先在PowerPoint2003中新建一個文件，然后打開“插入”菜單，選擇“幻燈片(從大綱)”選項，打開如圖5.77所示的“插入大綱”對話框。在“文件類型”下拉列表中可以看到，PowerPoint2003中可以插入多種格式的文件，除Word文件外，記事本、書寫器、Excel、Web文件等都可以插入。選擇“Word文檔”選項，在“文件名”文本框中輸入要轉(zhuǎn)換的文檔全名或從“查找范圍”列表中選中所要轉(zhuǎn)換的文件名，本例選擇“工作報告.doc”文件，單擊“插入”按鈕，Word文件即插入到PowerPoint中。

說明：文字插入后形成的演示文稿比較亂，還有很多空白幻燈片，如圖5.78所示。這是由于在原來的Word文件中沒有設(shè)置好樣式，使PowerPoint2003無法確定在哪里分頁。圖5.77“插入大綱”對話框圖5.78未設(shè)置分頁的文檔這時只要在“大綱”選項卡上進(jìn)行相應(yīng)的修改即可。首先刪除空白頁；然后選中第二頁，單擊“大綱”工具欄上的降級按鈕“”，它就會合并到第一頁上，后面的幻燈片自動上移；再同時選中現(xiàn)在的第二、三頁，單擊降級按鈕“”，將它們也合并到第一頁上。如果文稿內(nèi)容里面還有級別差異，則繼續(xù)升級或降級。整理后的效果如圖5.79所示，現(xiàn)在只要再調(diào)整一下字體、字號，給演示文稿加上背景，或套用一個模板，再加上切換效果，一份漂亮的工作報告就完成了。最終的效果如圖5.80所示。圖5.79整理后的效果圖5.80“工作報告”演示文稿最終效果5.6.3隨時更新數(shù)據(jù)

在PowerPoint2003中，不但可以鏈接Excel文件，還可以使PowerPoint2003演示文稿中的數(shù)據(jù)與Excel工作表中的數(shù)據(jù)保持同步。

首先在PowerPoint2003中新建一個文件。打開“插入”菜單，選擇“對象”選項，打開如圖5.81所示的“插入對象”對話框；選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，打開如圖5.82所示的對話框，輸入或選擇插入的對象文件，單擊“瀏覽”按鈕，打開如圖5.83所示的“瀏覽”對話框，找到事先用Excel創(chuàng)建好的要鏈接的Excel工作表；圖5.81“插入對象”對話框圖5.82單擊“瀏覽”按鈕圖5.83“瀏覽”對話框單擊“確定”按鈕，在圖5.84中選中“鏈接”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。如圖5.85所示，工作表就插入到幻燈片中了。如果需要，可以對表格的大小、位置作進(jìn)一步調(diào)整。

現(xiàn)在打開Excel，對工作表做一點修改，添加一行數(shù)據(jù)，再為表格加上背景色，存盤后關(guān)閉Excel文件。切換回PowerPoint2003，在圖表上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新鏈接”選項。如圖5.86所示，剛才在Excel中編輯存盤的內(nèi)容即會更新顯示在PowerPoint中，實現(xiàn)了同步更新。

注意：如果要在其它計算機(jī)上放映鏈接了Excel工作表的演示文稿，必須將該工作表隨同演示文稿一起復(fù)制到該計算機(jī)中，否則就不能打開和編輯工作表對象了。圖5.84選擇“鏈接”復(fù)選框圖5.85工作表已插入幻燈片中圖5.86同步更新如果被鏈接的那個工作表中的數(shù)據(jù)不再更新了，就沒有必要再鏈接了。這時，可在PowerPoint2003中選中鏈接的工作表，單擊“編輯”菜單上的“鏈接”選項，在“鏈接”對話框中選擇原來所鏈接的文件，單擊“斷開鏈接”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕返回。此時，PowerPoint2003中所看到的數(shù)據(jù)表就只是一個圖形對象，而不再與Excel數(shù)據(jù)表有關(guān)聯(lián)了。5.6.4插入Flash動畫

在PowerPoint2003中，也可以插入Flash動畫，但必須在系統(tǒng)中安裝Flash插件。

安裝Flash插件的方法是：從右鍵單擊工具欄彈出的快捷菜單中選擇“控件工具箱”；單擊“控件工具箱”最下面的其他控件按鈕“”，如圖5.87所示；選擇其中的“ShockwaveFlashObjects”選項，鼠標(biāo)變?yōu)槭中危挥檬髽?biāo)在幻燈片上拖出一個范圍，幻燈片上出現(xiàn)如圖5.88所示的十字框；圖5.87其他控件按鈕列表圖5.88十字框在上面單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”選項，打開如圖5.89所示的“屬性”對話框，單擊“自定義”欄，再單擊右側(cè)的“”按鈕，在如圖5.90所示的“屬性頁”對話框的“影片URL”欄中輸入要插入的Flash文件的路徑和文件名，比如“2.swf”，單擊“確定”按鈕，就在幻燈片內(nèi)嵌入了Flash動畫。

說明：前面講“動作設(shè)置”的鏈接程序時，也插入了Flash文件，不過，那時是彈出新窗口播放Flash動畫，而現(xiàn)在是在幻燈片中直接播放Flash動畫。圖5.89“屬性”對話框圖5.90輸入Flash動畫的路徑和文件名5.6.5發(fā)布為網(wǎng)頁

在PowerPoint2003中，可以很容易地將制作好的演示文稿變