PAGE\*Arabic\*MERGEFORMAT7/7檔案管理實施細則目的為加強公司的檔案管理，規范檔案的收集、整理、保管、借閱等工作，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》，制定本細則。適用范圍本細則適用于股份公司和各分子公司在生產經營活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等形式的歷史記錄。職責與權限公司按照“統一管理、分級保管、分級查閱”的原則，財務部是檔案管理的歸口部門，確保檔案的完整、準確、安全、系統和有效利用。內容檔案的分類按內容分:文書檔案、圖書檔案、人事檔案、銷售檔案、會計檔案、審計檔案、工程檔案、設備儀器檔案、合同檔案等。按載體形式分:聲像檔案、實物檔案、盤片檔案等。歸檔管理要求歸檔的文件材料必須完整，內容真實，準確系統地反映各項活動的歷史過程；歸檔的文件材料必須是原件，文字圖表必須清晰，不得用鉛筆或圓珠筆書寫，文件資料上不得亂涂亂畫。產品試制、設備、土建工程或其他技術項目，在任務完成或告一段落后，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后向財務部歸檔；各項管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由職能部門負責人審定后，向財務部歸檔；凡本公司在管理生產各項活動中形成的照片、錄音等，須三天內向財務部歸檔；在歸檔移交資料時，須履行移交手續并有移交目錄單；人事檔案按國家有關部門《關于人事檔案的立卷規定》，隨時歸檔。財務部的會計檔案，設專（兼）職人員負責資料檔案的管理工作。設備到貨時，所在部門要指派專業人員參與開箱驗收，1個工作日內隨機文件資料向財務部歸檔。工程建設項目，在項目竣工驗收后，結算工程費用之前，由相關部門將應歸檔的文件材料及技術資料整理立卷,移交財務部存檔。財務部應做好日常文件的預立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前將上年度需歸檔的預立卷的文件整理成冊，移交檔案室，任何人不得據為己有。檔案材料的歸檔應完整、準確、系統，立卷根據其特征，相互聯系和保存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要工作情況，建立“文件登記薄”或“立卷類目”，便于保管、查找、利用。立卷整理規定立卷應遵循文件材料的形式規律和特點，可按同一時間、同一發文單位、同一文件類型等特征組卷。保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。檔案立卷的整理應以檔案分類為主，立小卷，一事一卷。。文書檔案于當年立前一年的卷，并預立當年的卷；工程檔案立當年竣工工程卷，并將未竣工工程資料整理成冊。文件一般按年度分開立卷。報告、規定等按簽發年；年度計劃、總結、預算、決算按針對年；長遠規劃按開始年；多年總結按最后年；批轉、批復按批轉、請示、批復時間進行組卷卷內文件同一作者、同一問題、同一文種文件，按時間順序排列；同一問題的文件，須區別不同情況依序排列，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后，非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，依據材料在后。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在批復年內立卷，未批復的放在請示年內立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷，跨年度的規劃放在第一年立卷，跨年度總結放在最后一年立卷，案件文件放在結案年立卷；卷內文件材料應按時間順序排列，收文歸檔應公文處理單在前，收文在后；公司內部發文，發文正稿在前，公文處理單附后，最后是發文底稿；案卷裝訂的尺寸采用國內標準A4型，裝訂時應拆掉文件上的金屬物。卷內文件標注頁碼，每卷不超過200頁，超過200頁的另組一卷；案卷封面應填寫立卷單位、案卷類、案卷標題、卷內件數、頁數、起止時間、保管期限、案卷編號；卷內目錄應按文件排列順序填寫序號、責任者（發文單位）、文號、文件標題、發文時間、頁號等。使用棉紗線裝訂，力求裝訂整齊美觀；檔案保管員應按規定的格式，用電腦輸入卷內文件目錄，卷內目錄應放在卷首，沒有文件題名的，要根據其內容，擬寫標題，會議紀錄應填寫主要內容；卷；檔案保管部門應逐項填寫《案卷備考表》，寫明立卷人、檢查人、時間，案卷封面要逐項填寫，字跡工整、清晰，題名要簡明，準確反映卷內文件材料內容。歸檔資料的范圍：（公司需保存歸檔的所有資料）以公司文下發的各種正式文件。如決定、年度工作計劃、工作總結、生產經營等業務性文件，行政工作文件，干部任免、獎懲、崗位職責、規章制度、組織機構、通報、通知，以及經濟責任制考核等文件材料；國家頒發的法律、法規，以及上級機關發布的各種規定、標準；企業召開的重要會議材料（如董事會等）和各類專題會議紀要（如總經理辦公會議、生產例會、生產經營總結會、生產質量分析會、設備檢查總結及設備管理會、經濟責任制考核會等）；各種信息資料、學習材料、企業內部報刊、學習資料等；各部門有關年度工作計劃、總結及公司規劃；公司印模啟用文件；上級機關召開的重要會議文件材料及上級領導在本公司視察、檢查工作時形成的題詞、講話等重要文件材料；公司各項管理獲獎材料（獎狀、證書、錦旗、獎杯、獎品、照片）以及企業生產經營活動中工商、稅務、礦產、土地等各類證冊。反映本公司發展情況及重大活動的影片、錄音帶、照片、底片、文字材料；上報的各類統計數據存根；經濟史、組織沿革、經濟年鑒、廠史、大事記、匯編等；生產、經營中產生的經營合同、協議，以及重要的記錄和報告；職工體檢材料（只包括入職前的體檢），反映后勤管理、生活福利方面的重要文件材料企業技改項目可行性研究、環境評價等工作中形成的全部文件材料公司機構設置、名稱更改、人員編制、有關文件材料員工花名冊、工程技術人員、管理干部名冊、黨員、團員、工會會員名冊等職工錄用、辭退、職務聘任、死亡、勞動保險等工作中形成的文件材料干部、專業技術人員職務（職稱）評聘的文件材料職工教育工作中形成的文件材料工藝圖紙和資料，顧客提供的圖樣喂料等生產計劃、生產統計工作中形成的文件材料項目開發工作中形成的文件材料司產品制程有關的技術資料、圖紙、檢驗標準、檢驗規范、試驗程序、操作規程、材料技術標準、作業指導書、工藝卡、CAD資料、情報資料20) 設備、基建圖紙和資料生產計劃、生產統計工作中形成的文件材料上級對本公司能源、環保、安全消防工作的指示要求和有關文件材料公司編制的能源、安全、環保、消防規劃、年度工作總結、統計報表、管理制度、規定、重要會議記錄及文件材料上級及公司有關勞保的規定、決定，勞保登記表及本公司有關勞保方面的文件材料安全檢查、整改措施執行情況，開展安全生產競賽活動、材料、安全教育方面的材料及安全生產工作經驗材料重大傷亡事故的請示、報告、調查報告、現場照片、管理處理意見和批復消防工作中形成的有保存價值的文件材料公司編制的設備規劃、年度訂貨計劃、測量設備周檢計劃表、總結設備管理制度、規定、重要會議記錄及有關材料設備訂購合同，評標記錄、招標記錄反映公司設備擁有量、完好率、固定資產管理材料設備開箱記錄、隨機材料，設備圖紙設備調試驗收記錄及設備維修計劃、記錄設備技術操作規程及改進、改裝總結設備報廢、申請、報告、鑒定、證書、批復工程項目的申請報告、批復土地征用批復、國有土地使用權證、紅線圖、灰線圖、建設用地規劃許可證建設工程規劃許可證、建筑施工許可證、施工設計委托書項目可行性論證材料、工程定位測量記錄、施工圖紙會審記錄工程項目招、投標的有關文件材料、工程施工合同、協議裝飾工程許可證及消防合同，建筑工程質量監督委托書工程預算表開工申請、竣工報告施工組織設計或施工方案結構工程中間驗收記錄，技術復核記錄，技術、質量、安全交底記錄，隱蔽工程驗收記錄工程質量事故處理記錄材料構件合格證，部分工程技術資料、質量評定、單位工程質量評定材料混凝土施工日記、工程變更設計聯系單、技術聯系核定單停工、復工報告；竣工報告竣工驗收會議紀要或文件、質量等級證書。工程決算表全套竣工圖紙倉庫管理統計報表；經濟合同顧客資料倉儲物資管理的措施、制度規定清倉核庫、物資節約方面的文件材料檔案保管條件存放檔案須有專用柜架，設置專門的庫房、閱覽室和辦公室，便于保管和閱覽；須定期進行庫存檔案的清理核對，做到賬物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。檔案室管理檔案室應做好檔案的防火、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防盜、防光、防污染工作；檔案室柜架排列整齊、保持清潔，檔案裝具要放置有序；檔案室為機要重地，無關人員不得擅自進入，管理人員不準私自帶人入室；檔案室內嚴禁存放易燃易爆物品及其他雜物，嚴禁吸煙。檔案資料查閱查閱檔案要按規定辦理審批手續，并填寫借閱登記，如因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，用畢即歸還。借閱前不準翻閱或摘抄與查檔無關的檔案內容，不得對檔案勾畫、拆散，查閱檔案時要注意保守公司秘密。借閱審批流程：借閱人填寫《檔案借閱審批單》→部門經理→檔案管理員。檔案備份：公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等電子文檔必須備份，備份盤與原盤應分開存放。檔案管理員工作發生崗位調整時，要做專項審計，并做好移交和監交工作。檔案的銷毀沒有存檔價值的和到了保存期限的文件和資料，以及廢止文件，經有關部門鑒定，報公司負責人批準，由財務部參與，兩人以上在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀秘密公文由專人監督。銷毀工作原則上一年一次。報告和記錄：《檔案借閱(復制)登記薄》、《文件銷毀清單》、《檔案移交(接收)登記簿》等記錄，由行政人資部收集、整理、保存，保存期為長期。檔案銷毀流程：檔案管理員→財務部經理→總經理。考核歸檔的文件材料不完整，則扣罰責任人100元/次。各項目責任人在任務完成后，未及時后向財務部歸檔，造成資料遺失的，則扣罰責任人500元/次。資料歸檔移交時，檔案管理員不履行移交手續，無移交目錄單，則扣罰50元/次。設備到貨時，相關技術人員未參與開箱驗收的，扣罰200元/次，相關技術人中在1個工作日內未將隨機文件資料向行政人資部歸檔的，則扣罰200元/次，造成資料遺失的則扣罰1000元/次。財務部在每年5月底未整理上年度需歸檔的資料，財務部該項的績效考核得0分。相關文件《保密管理制度》記錄:《卷內目錄》《卷內備考表》《檔案借閱審批單》《銷毀審批單》《檔案借閱(復制)登記薄》《文件銷毀清單》《檔案移交(接收)登記簿》

檔案分類編號規則一級類目名稱及標識二級類目名稱及標識符號基本范圍(或三級類目)1行政管理(01)黨群工作類黨務工作、工會工作、共青團工作、協會工作(02)行政事務公司文件、企業綜合性行政事務工作、會議記錄、廠部辦會會議、通知、方針、政策、總結、企業大事記、行政合同(03)人事教育管理在職職工檔案、離職人員檔案、專業技術教育、上崗教育、崗位培訓，高等、中專和職業教育等(04)保衛消防工作社會治安、保衛、民兵工作、消防、刑事案件、人防工作等，法律事務、政紀監察、違紀案件審理等。(05)醫療衛生后勤福利衛生監督與管理，職工防病治病、體檢，計劃生育，職工生活福利、食堂、職工住房，企業第三產業等。2經營管理(01)企業管理計劃管理工作、經濟責任制管理、合理化建議、企業榮譽升級(02)財務統計管理資金管理、價格管理、會計管理、企業綜合性統計分析、資金流通、財務審計等(03)物資管理物資供應、倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等(04)產品銷售市場分析、用戶調查、產品銷售、廣告宣傳、市場預測、產品經銷中各種合同、協議、來往電函、售后服務工作等3生產技術管理(01)生產管理生產組織、調試指揮工作、會議紀要、技術改造等(02)質量管理質量體系文件資料（含質量、工藝、生產、設備、機構設置與規章制度及外來文件、法律法規等）、產品質量檢測和質量控制工作等(03)能源管理能源消耗管理、節能降耗工作等(04)安全管理安全生產、工傷事故處理、職工安全教育、勞動保護等（05）環境保護環境保護檢測與控制、污染治理等（06）計量工作各種計量檢測工作、計量體系管理等4設備儀器設備管理設備購置合同、安裝、調試、運行、維修等記錄和圖紙說明書、安裝說明書等、技術革新、成果報獎5基本建設工程建筑(按工程項目或建筑項目設置)廠總平面圖、土地征用資料、土建及工藝設計圖、水電竣工驗收資料，基礎性文件、項目建議書、環評報告、初步設計方案、總體規劃、綠化、辦公、生產生活設施等同一項目內，包含工程勘探測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創優的全過程。土建合同。6會計檔案01憑證各種會計憑證02帳簿各種財務帳簿03報表各種財務報表04其它7聲像檔案（01）錄像帶按內容分（02）錄音帶按內容分（03）照片001領導視察、002土建類、003設備安裝、004技改、005生產技術、006產品類、007考察8榮譽實物檔案（01）黨工團工作黨支部、紀檢、工會、共青團、宣傳文件、內刊資料（02）協會工作協會、黨派（03）企業管理企管、綜合、商標、升級（04）行政管理各類榮譽證書卷內目錄編卷年號：年序號文件字號責任者文件材料題名日期頁次備注12345678910卷內備考表編卷年號：年本卷情況說明：立卷人______