單位人事檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強單位人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效利用，依據國家有關法規、政策以及組織內部相關規范，特制定本制度。人事檔案是記錄員工個人經歷、思想、能力和表現的重要文件材料，是了解和任用員工的重要依據。因此，建立健全人事檔案管理制度，有助于提升人事管理的科學化、規范化和透明化。第二條適用范圍本制度適用于本單位所有員工的人事檔案管理，包括但不限于新員工入職檔案、在職員工檔案及離職員工檔案的管理。第三條法規依據本制度依據《中華人民共和國勞動法》、《企業人事檔案管理暫行辦法》、《勞動合同法》等相關法律法規制定。第二章檔案管理的工作任務第四條檔案管理任務人事檔案的管理任務包括：1.檔案的收集、整理和歸檔。2.檔案的保管和維護，確保檔案的完整和安全。3.受理檔案的查閱和借用申請，提供相關信息服務。4.定期對檔案進行審核和更新，保持檔案的時效性。5.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的流轉情況。第三章檔案的收集與歸檔第五條收集材料檔案材料的收集由人事部門負責，具體包括但不限于：1.員工登記表2.個人簡歷3.考核材料4.學歷和職業資格證書復印件5.獎懲材料6.兼職情況7.承諾書8.勞動合同9.其他相關文件材料第六條歸檔標準歸檔材料應遵循以下標準：1.字跡工整、內容完整，信息準確。2.每位員工的檔案材料應逐一編號，并建立檔案清單。3.不符合要求的材料由人事部門進行糾正和完善。第四章檔案的保管第七條保管責任人事檔案由人事部門專人負責保管，應存放在專用檔案室或保險柜中。檔案室需符合防火、防潮、防盜等要求。第八條保管措施為確保檔案的安全，采取以下措施：1.定期檢查檔案的完整性和安全性。2.建立檔案出入登記制度，所有進入檔案室的人員需登記。3.對檔案進行分類存放，便于查找和管理。第九條檔案交接檔案交接需填寫交接清單，并由雙方簽字確認，確保檔案的安全流轉。第五章檔案的查閱與借用第十條查閱申請員工或外單位人員需查閱檔案時，需向人事部門提出書面申請，審批后方可進行查閱。第十一條借用規定1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經單位負責人批準。2.借用檔案的人員需填寫借用登記表，明確借用時間及用途。3.借用期間應妥善保管檔案，嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案內容。第六章檔案的轉遞第十二條轉遞流程檔案轉遞工作需認真負責，具體流程如下：1.人員內部調動時，檔案隨人轉遞，由人事部門負責密封轉遞。2.轉遞檔案需填寫轉遞通知單，并通過機要途徑進行轉遞。3.對轉進的檔案應及時核對無誤，并辦理通知單回執。第十三條轉遞安全轉遞檔案時，應確保檔案的安全性，禁止個人攜帶檔案，避免信息泄露。第七章檔案的審核與更新第十四條定期審核人事部門每年應定期對員工檔案進行審核，確保檔案材料的完整性和準確性，并根據員工的職務變動、培訓經歷等進行及時更新。第十五條更新流程檔案更新需由人事部門提出方案，經單位負責人審批后進行更新，并做好更新記錄。第八章監督與評估第十六條監督機制1.設立檔案管理監督小組，負責對檔案管理工作的監督和檢查。2.定期組織檔案管理培訓，提高相關人員的檔案管理意識和能力。第十七條評估機制1.對檔案管理工作進行定期評估，收集反饋意見，發現問題及時改進。2.建立檔案管理績效考核機制，將檔案管理工作納入部門考核指標。附則第十八條解釋權限本制度由人事部門負責解釋，若有未盡事宜，按照相關法律法規及公司制度執行。第十九條生效日期本制度自發布之日起實施，所有員工需遵守執行。第二十條修訂流程本制度如需修訂，需由人事部門提出修訂意見，經單位負責人審核同意后方