第5頁共5頁2024年備品備件采購管理制度范文1.4工程部需在每月特定日期前，對各部門的“備品備件采購計劃表”進行詳細審核，確保無誤后，整合為“公司月度備品備件采購計劃”。此計劃需提交生產部的綜合庫庫管員確認庫存情況，隨后由倉儲部主管部長審批。最后，該計劃的紙質版和電子版需經過主管領導、財務部、總會計師和總經理的簽字批準，交予生產部。3.1.5生產部采購員在完成詢價和比價后，應打印采購計劃并由生產部部長、工程部、財務部、主管領導、總會計師、副總經理和總經理簽字審批。所有流程需在每月特定日期前完成。3.1.6通常情況下，不接受緊急采購計劃。然而，若設備出現意外故障，確實需要緊急采購時，可提交緊急計劃（按照標準模板）。同時，需提交一份緊急計劃申請，經分管領導、副總和總經理簽字后，交由工程部備案，由生產部執行緊急采購。3.2詳細的采購申報流程圖請參考附圖。4、采購管理4.1各部門不得擅自采購備件，如發生此類情況，需自行處理，且月度計劃不得補報。4.2每年初，需與各備件供應商簽訂備品備件采購合同，以規范雙方行為，防范潛在風險。4.3采購計劃確定后，需向合適的供應商進行詢價和比價。4.3.1對于生產運營必需品，應有兩家或以上供應商作為備用，以確保供應渠道暢通。同類型產品的供應商越多，選擇最佳供應商的機會越大。4.3.2從供應商的經營狀況、供應能力、技術能力、品質能力等方面進行年度評估，綜合考慮質量、運輸、價格、逾期率、配合度等因素，確定最合適的供應商。4.3.3對于未通過招標確定價格的物品，單次采購金額超過特定金額，需三家以上供應商提供報價。在評估質量、價格、交貨時間、售后服務、資信和客戶群等因素后，與供應商協商確定最終價格。單價超過特定金額的備件，必須簽訂采購合同。5、交貨驗收及財務5.1采購的備品備件到廠后，生產部需通知相關部門，包括設備工程師、綜合庫庫管員和財務部，要求他們在規定時間內到場驗收。驗收內容包括核對型號、檢查質量，確認與申報計劃是否一致。驗收合格后，需簽字確認。未按時到場的部門，其負責人將被罰款。若備件管理人員不在，可由其他相關人員代替驗收。驗收合格的備件辦理入庫手續，不合格的則退回供應商。5.2收到貨物后，應及時與供應商溝通開具發票，收到發票后立即向財務部報賬。5.3每月根據財務掛賬額和可付額度制定付款計劃，計劃批準后，需填寫付款申請單并提交審批。6、庫房管理6.1貨物到庫后，應立即辦理入庫手續，遵循“先入庫后出庫”的原則。對于已到庫未入庫的備件，將對庫管員進行考核。督促采購員對臨時采購的未下訂單商品及時下訂單，以便完成入庫。6.2根據出庫類別（月度維修、大修和技改）將備件分發至相應賬戶。若需出庫，需及時辦理手續，無出庫單的，綜合庫有權拒絕出庫。對于未下訂單的緊急出庫，需先出庫并隨后補辦出庫手續，以保持賬物平衡。6.3如需領用其他部門的備件，需與相關部門溝通并獲得同意，同時在下月計劃中補充相應備件。6.4綜合庫負責監督備件領用，對質保期短的備件，嚴格控制采購量，防止備件因庫存時間過長而失去價值。相同備件遵循先進先出原則，先采購的備件需在出庫完畢后，才可允許車間出庫后采購的備件。6.5對于需要領用其他部門備件的情況，需與相應部門溝通并獲得許可后方可出庫，并在下月計劃中補充相應備件。7、備件庫存額度規定7.1考慮到榆林市的偏遠地理位置和交通條件，根據各車間的固定資產和設備運行狀況，規定綜合庫備件庫存總額不得超過特定金額，以保證生產的連續運行。7.2各部門需具備經營意識，根據各自備件庫存額制定月度計劃，確保計劃的全面性和2024年備品備件采購管理制度范文（二）第一章總則備品備件的采購工作是采購供應部的核心職責之一，該部門主要負責公司所屬生產企業所需國內外備品備件的全面采購與供應流程，涵蓋申購計劃的系統整理與歸類、采購任務的精細安排、供求信息的廣泛收集與整理，并確保及時、準確地向申購單位、部門經理及分管副總裁反饋與匯報相關信息。同時，負責與供應商進行深入談判、簽訂合同，并全程跟蹤收貨與質量，建立健全的反饋檔案管理體系。第二章崗位設定采購崗位專門負責集團公司生產所需備品備件的采購工作，確保采購流程的順暢進行。采購內業崗位則專注于備品備件申購單的匯總、細致分類與整理，負責備品備件申購臺賬的登記，嚴格審核相關發票，并按時編制采購的月、季及年度報表，為管理決策提供有力支持。第三章工作任務1.采購供應職責：負責備品備件的全面采購與供應工作，密切關注市場動態，廣泛收集并整理供應商信息，不斷拓展供應渠道。同時，建立并維護供應商檔案，以備后續使用。2.專業知識與采購標準：加強學習，深入了解公司各類生產設備及其所需備品備件的功能、物性指標、性能與質量要求，確保采購的備品備件適價、適質且符合設備技術要求。3.申購單審核與供應商選擇：認真審核、匯總、分類各公司遞交的申購單，核對備品備件庫存情況。嚴格按照采購程序查詢申購備品備件的型號、貨期、價格等信息，并及時向申購單位、部門經理及分管總裁反饋查詢結果。在此基礎上，合理選擇合格的分承包方。4.采購審批與備案：嚴格執行備品備件的采購審批及備案程序，確保采購的合法性與規范性。備品備件的型號、貨期需經申購單位確認，價格需經部門經理及分管總裁審批。簽訂的合同需自行建檔并送財務部備案。5.國內外采購策略：根據備品備件的使用功能、設備要求及價格因素等，靈活確定國內采購或國外采購方案。國外采購需按國外采購程序進行，國內采購則按既定程序執行。6.全程跟蹤與質量管理：對已簽合同或已開證的備品備件進行全程跟蹤，包括生產、發貨等環節。配合倉庫清點到貨數量，配合質檢部門進行驗貨。對不合格品按合同規定與客戶協商處理，對合格品則負責向財務部申請對外付款。7.檔案管理與報表編制：及時整理、歸類業務檔案，以備檢查。按時按質地編制采購報表，為管理層提供決策依據。8.跨部門協調與匯報：積極協調與相關部門的工作聯系，主動向部門經理及分管副總裁匯報工作進展與問題，誠懇接受檢查與指導。對重大問題應請示部門經理及分管副總裁核決。第四章權限1.分承包方選擇權：有權選擇合格的分承包方，并送部門經理及分管總裁核定。2.申購單審核與調配權：有權根據備品備件庫存情況對配件進行合理調配。對有疑意的申購單可提出異議，送部門經理及分管副總裁審批后可拒絕采購。3.合同簽訂與審批權：對外簽訂合同金額在一定限額以下由部門經理審批；超過限額需送分管副總裁審批簽名。4.付款審批權：對外付款、承兌貨款時，需附倉庫驗收單和質檢部門檢驗報告單，經財務部審核數量無誤、經辦人確認價格后，報部門經理及分管副總裁簽名批準方可付款。第五章職責1.采購供應責任：對備品備件采購供應不及時導致生產設備故障未能及時維修負責。2.品種規格質量責任