采購管理制度

目錄

1.總則..................................................2

2.采購原則..............................................2

3.采購程序..............................................3

4.違約處理..............................................4

5.審計監督..............................................4

1.總則

1.1為規范公司商務采購工作,特制定本制度。

1.2本制度適用于公司的商務采購活動。

2.采購原則

2.1.嚴格執行詢議價程序

物品采購，必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售

后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最

終價格"臨時性應急購買的物品除外。

22采購會審、合同會簽制度

物品采購，必須經過有關部門參與，調研匯總各方意見，經高管審核6

2.3.職責分離

采購人員不得參與貨物和服務的驗收,采購貨物質量、數量、交貨等問題的解

決，應由商務部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成

24一致性原則

采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號、數量相一致。在

市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門

更改采購單作參考。

2.5.廉潔制度

所有采購人員必須做到：

2.5.1自覺維護企業利益，努力提高采購質量，降低采購成本。

2.5.2加強學習,提高認識，增強法治觀念。

2.53廉潔自律，不能向供應商伸手。

254嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。

255工作認真仔細，不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

2.5.6努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新設備及市場信息。

3.采購程序

3.1供應商的選擇

3.1.1供應商必須證照齊全,具有相關資質。

312對于經常使用的商品或服務,采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀

況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會

同品質部工程部、采購部門對供應商定期進行評估和審計°

324采購過程中發生變化時，工程部/需求部門出具采購變更申請，由主管領導

簽字確認后交商務部執行6

325技術中心、人力資源行政部負責接收報告的出具。

3.3付款程序

3.3.1采購部根據付款計劃提出申請，走付款申請流程，采購主管和總裁簽字，

后附付款明細單，交給財務部辦理付款手續。無論匯款還是支票要求復印存檔。

3.3.2發票：付款時必須索要發票，核對發票內容是否和合同一致，并填寫發票

明細單,將藍綠兩聯分別放在一起，藍聯粘在一起、簽字后交給財務部核銷。

4.違約處理

4.1貨物出現延期后，采購部出具聯絡函給供應商。

4.2貨物出現質量問題后,由使用部門或技術中心，提出意見，報部門經理，交

采購部品質部計劃處理。采購部接到意見后，將情況上報主管副總裁,并按投

訴做緊急處理，將情況發郵件并書面報給供應商，要求供應商換貨或退貨。

4.3采購部與供應商協商不成的，或造成損失的,由財務部核算損失,商務部負

責追索。追索不成，由法院裁決。

5.審計監督

5.1采購全過程進行財務監督和審計。

5.2在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和采購結算過程中，除有業務部

門、銷售及相關領導參與外，財務部門要全程參與6財務部門主要負責價格的核

查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監督和質詢。對采購人員

在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關制度建。

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公司采購內控管理制度

1、目的

為加強采購計劃管理，規范采購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供

應，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優

質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

2、適用范圍

適用于本公司生產用設備、原材料、輔助材料、生產用耗材等公司生產性物資采購過程，包

括出口物資的采購。

3、職責

3.1總經理負責采購管理制度的審批。

3.2采購部負責合格供方的開發和管理,合格供方物資供應能力應涵蓋公司所有生產性物資需

求；對供方在制過程和生產進度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協調與溝通。

3.2工程部和銷售部負責提供詳細的物資的圖紙或參數、材質、規格、工藝等屬性。必、要時由

工程部出圖，并由銷售部門經客戶相認后以請購單的形式提報給采購部。

3.3銷售部負責對物資樣品發出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。

3.4財務部負責對采購物資預付款和貨款的結算和給付。

4、采購南位職責

4.1尋找物料供應來源，并分析相關市場，

42與供貨商洽談，并安排工廠參觀、建立供貨商之數據.

4.3要求報價與進行議價并做出比價分析。

4.4獲取所需之物料.

4.5查證購進物料之數量與質量。

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4.6建立采購業務進行順遂所需要之數據和合格供應商名錄。

4.7了解市場趨勢，搜集市場供給與需求價格等適時數據加以成本分析。

4.8呆料與廢料之預防與處理。

5、物資采購工作程序

5.1采購工作耀圖

銷售部工程部采購部財務部

注：工程部門提報的請購單，則由工程部

直接提交采購部進入采購流程6

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5.2新供應商開發評定工作流程圖

如請購的項目在《合格供應商名錄》中沒有找到合適的供方，需開發新供應商。新供應商開

發評定工作流程如下圖：

銷售部工程部采購部財務部

5.3樣品管制流程圖

銷售部工程部采購部財務部

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y______________

《顧客簽評記?二＞樣品保管與記錄

6、請購及其規定

6.1請購的定義

請購是指某人或者某部門根據業務需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求

獲得這些物料的單子的整個過程。

6.2《請購單》的要素

完整的請購單應包括一下要素：

(1)請購的部門；

(2)請購物品所屬項目；

(3)請購的用途；

(4)請購的物品名；

(5)請購的物品數量;

(6)請購的物品規格；

(7)請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；

(8)請購的物品的需求時間；

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(9)請購如有特殊需要請備注；

(10)請購單填寫人；

(12)采購負責人；

6.3《請購單》及其提報規定

(1)請購單應按照要素填寫完整、清晰,由請購部門領導審核批準后提報工程部；

(2)請購人應及時與客戶溝通確認圖紙參數等要素盡可能詳細地提供給工程和采購部門；

(3)工程部進行審核，如需要圖紙,工程部要附上審核后的圖紙和《請購單》一起返給請購

人；

(4)請購部門確認無誤后把請購單與確認后的圖紙一起提報給采購部門；

(5)請購人在提報請購單后是應要求采購部請購單接收人簽字回執；

(6)涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也

需一并提交；

(7)遇公司業務急需的物資，部門領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后

提報采購部門，簽字確認手續后補。

(8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品,請購部門必須作出書面說明.

(9)請購單的更改和補充應以書面形式由部門領導簽字后報采購部。

6.4公司物資請購單的提報部門

(1)公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由工程部門提報；

(2)公司銷售業務物資或樣品由銷售部門提報s

6.5請購單的接收及分發規定

6.5.1《請購單》的接收要點

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(1)采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢直請購

單是否經過部門領導審批，圖紙是否經過確認，有無確認簽字；

(2)接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料

不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

(3)聯系供應商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認庫存數量；

(4)對于不符合規定和已經撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

6.5.2《請購單》的分發規定

(1)對于《請購單》采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

(2)對于緊急請購項目應優先處理；

(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門，溝通變更供貨日期；

(4)重要的項目采購前應征求公司相關領導的意見。

6.6采購周期的規定

(1)單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物

資及產品的采購周期不應超過5天；

(2)單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天

(3)按訂單生產的公司業務性物資銷售部門應在充分考慮供應商生產能力的前提下請購部門

與采購部門共同制貨日期；

(4)新產品研發及樣品采購部門應特別注意溝通跟進確保生產進度和交期。

(5)請購部門應按照上述條款中規定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任

務時應向公司領導說明原因；

(6)遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；

7供方開發和選擇的規定

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7.1采購部開發新供應商要通過各種渠道對其進行調查摸底，通過情況匯總認為可以進行合

作,將供應商的情況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進行供應商資格評定.

7.2工程部應對選出的重點供方進行培訓和溝通，讓對方理解我公司的產品結構、工藝和理

念6

Z3工程部對評定合格的供應商弊《合格供方登記表》上簽字確認，由采購部錄入《合格供

應商名錄》與《合格供方登記表》一起存檔。

8樣品管制的規定

8.1采購部門要及時跟蹤供應商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應給銷售和工程部門,避

免因各方溝通不及時造成的樣品生產錯誤。

8.2采購部門對供應商生產產品質量、數量和工期負有跟蹤和管制的責任。

8.3取得樣品后采購部門要進行自檢并在《樣品評測表》簽字確認,再與樣品實物一起提交給

工程評測確認簽字，最后交由銷售和客戶進行確認，由采購對本單進行存檔備查。

9詢價及其規定

9.1詢價比價原則

除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元

以上的所有項目都應要求至少對三家以上的供應商進行詢價；由三家以上供應商提供報價，在

權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供

應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

9.2低價搜索原則；

采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態及最低價格，實

現最優化采購6所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則能不通過其代理或各

種中介機構詢價；

9.3詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，對請購產

品的規格型號、產品工藝、及表面處理等各種信息進行了解,迅速由外行變為內行。遇到問題

應及時的與請購部門溝通；

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9.4屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類如果采購周期相差不多應集中打包采購；對

于緊急請購項目應優先處理；

9.5對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請

購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；

9.6詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

9.7比價采購所詢問的單位均應具備一定資質和實力，并能提供三證合一的資質證明具有提供

或完成我公司所需物資和項目的能力；

9.8比價采購應按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內容與請購人進行溝

通，并存檔備查；

9.9在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

10比價、議價

10」對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

10.2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合

條件更加突出；

10.3收到供應單位第一次報價后應向請購部門領導匯報情況，設定議價目標價格；

10.4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審壹，如通過進行實

地考察了解供應商的各方面的實力等；

10.5參考目標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。

10.6廉潔原則：

（1）自覺維護企業利益，努力提高采購物品質量，降低采購成本。

（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。

（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。

（4）加強學習，廣泛掌握與采購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。

（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

11比價、議價結果匯總

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11.1比價、議價結果匯總應按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報價、工期、付款方式

及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

11.2如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

1L3供應商選擇：

(1)具有合法經營主體者。

(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。

(3)信譽良好者。

(4)客戶認可的供應商。

12合同的簽訂及其規定。

12.1合同

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律

保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及

工礦產品買賣合同。

12.1.1合同正文應包含的要素

(1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

(2)采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件

與確認圖紙是合同不可分割的部分；

(3)包裝要求；

(4)合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

(5)付款方式；

⑹工期；

(7)質量保證期；

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（8）質量要求及規范；

（9）違約責任和解決糾紛的辦法；

（10）雙方的公司信息；

（11）其他約定6

12.L2合同簽訂及其規定

供應商經送樣審查合格后，經總經理批準，由采購部門與選定的供應商簽訂合同。

交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。具體要求如下：

1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據,打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

5）質保期一定要明確從什么時候升始并應盡量要求廠商延長產品質保用；

6）詳細約定發票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式,如設備類的含同一般應分按照預付款、驗收款，調

試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

9）違約責任一定要詳細、具體；

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應按照《合同范本》的格式對合同初稿進行巡簽審直；

12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字,加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。并將合同原件及掃描件分別進行存檔。

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13付款及合同執行

13」付款規定

1）所有已簽訂合同付款時應參照公司財務中的相關規定執行；

2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；

3）按照公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫（資金支出審批單）或（付

款審批單）,該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；

4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊

情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。

13.2合同執行

13.2.1已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，若采購物品（物

資）無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供

應商確定新的交貨期，并知會需求部門。

1322已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤

并督促其保質保量，按時履約；

13.2.3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合

同；

14報驗與入庫

14.1報驗

（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知工程部門共同進行驗收；

（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質量標準的相關規定執行；

（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請工程部門進行質檢、驗收；

（4）工程部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具《采購物品驗收單》，對于質檢

不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況工程部門應負主要責任；

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（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

14.2.AW

1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；

2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知清購部門,由清購部門及時安排卸貨與搬運；

3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；

4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫,并及時出具《入庫單》；

5）外協加工件應按照原材料入庫；

6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

7）如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內辦理換（退）貨手續。

15、考核：

凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。

16、本制度解釋權歸人力資源行政部，自公布之日起執行。

17、本制度附件；

1、《采購申請單》

2、《詢價對比分析表》

3、《合格供應商名錄》

4、《合格供方登記表》

5、《樣品評測表》

6、《合同范本》

7、《入庫單》

8、《采購物品驗收單》

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一般采購流程表:

流程作業要求記錄表單責任單位/人

1、物資需求部門根據生產或經營實際需請購單需求部門

采購申請—?

要填與請購單6

!1、采購接收請購單，直接采購或轉給工請購單采購員

接收請購單程出圖出參數，完成后附圖返回請購部門工程部

__]X__確認，完成確認后將資料返給采購。請購部門

詢價比價議價一1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史詢價對比采購員

記錄或供應商所提供的資料，至少精選三分析表

1,家以上供應商進行比價和議價。

樣品提供確認\

―?1、以滿足需求部門所提出的性能、指樣品評測采購員

1標、品質為驚則。記錄表工程部

供應商選擇f

1、依優質低價原則進行選擇詢價對比請購部門/工

1分析表程部/采購員

簽訂采購合同一

1、依據供需雙方確定的條件簽訂合同采購合同采購員

進度跟催-fe1、依據合同或約定的交貨期進行跟蹤確采購合同采購員

驗收入庫精品文檔可編輯的精品文檔

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認，發生異常及時處理

申請部門：交表日期：年月日

庫管員

1、按采購簾求進行驗收，辦理入庫手續入庫單

/請購部門

1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整送貨單庫亡肯g貝口

]理匯總發票采購員

2、采購員根據庫管員提供的相關資料進支付憑證

對帳/整理付款

資料—?行對帳，到財務部辦理付款手續,