第7頁共7頁2024年公司檔案管理制度模版企業檔案管理制度一、目的為規范全公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、保密性和可追溯性，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的檔案管理。三、管理原則采取分類分部門管理，行政部統一監管的原則，確保檔案管理的有序進行。四、職責與權限1.各部門必須設立兼職檔案管理員，負責部門檔案的規范管理工作。2.行政部負責不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權進行處罰。五、檔案分類與存放1.檔案分類包括證照類、文件類、制度類、合同類、計劃總結類、財務類、圖紙類、人事管理類等。2.公司級檔案存放在行政部，其他檔案由歸口部門負責存放。六、檔案建檔與裝訂1.建立檔案時需有明確的檔案編號和檔案目錄。2.檔案須裝訂成冊保存，特殊珍貴的手稿、照片等采用卷盒、相冊等妥善保管。七、保存年限公司重要檔案原則上永久保存，檔案銷毀需經公司領導批準。八、檔案日常管理1.借閱管理借閱手續：各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，需出示經公司領導批準的《檔案資料借閱登記表》，并在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。檔案歸還時，檔案管理員需填寫歸還日期。借閱審批權限：根據檔案類型，分別由行政部、人力資源部、總經理或其授權人審批。借閱人需遵守借閱規定，不得轉借、拆卸、調換、損壞、復印所借檔案，并在規定期限內歸還。人為丟失或損壞檔案者，將承擔相應責任。2.銷毀管理公司任何個人或部門非經公司批準，不得銷毀公司檔案。銷毀前需按清冊清點，銷毀時由行政部監督，銷毀后相關人員在清冊上簽名，并將監銷情況存檔。《檔案銷毀審批表》由行政部永久保存。3.移交管理需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定監交人后，方可進行移交。移交前后需按清冊清點，并在清冊上簽字。《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各執一份并永久保管。九、違規處理對于違反本制度規定的個人或部門，公司將視情節輕重給予行政、經濟處罰，情節嚴重者將移交司法機關處理。十、附則本制度由人力資源部負責解釋，經總經理審批后執行。2024年公司檔案管理制度模版（二）(三)庫內應配置溫濕度計，并堅持對庫內溫濕度進行定期測量與記錄。同時，庫內應設有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內嚴禁辦公活動，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛生，以維護檔案的保存環境。(五)定期對檔案的保管狀況及“八防”措施進行檢查，每年至少核對案卷數一次，確保數字準確、案卷與目錄相符。對于發現的破損和變質檔案，應及時進行修復和復制，并詳細記錄處理過程。對于發現的問題，應及時報告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經許可不得擅自進入檔案庫房。進出庫房時，應隨手關門，確保庫房安全。(八)當檔案人員調動工作時，必須對所管理的檔案進行嚴格的移交手續。交接雙方及監交人均需在移交記錄上簽名確認，以確保檔案的連續性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者均應嚴格遵守保密規定，不得隨意談論或泄露保密檔案材料的內容。非檔案人員不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關的檔案內容，嚴禁隨意翻閱或摘抄其他檔案內容。(三)查閱或復制機密檔案材料時，必須經分管領導批準，并嚴格遵守相關保密規定。(四)借閱檔案資料時，必須進行詳細登記。歸還時，需核對無誤并及時入庫。(五)借閱的檔案不得隨意轉借他人，也不得將檔案帶至家中或公共場所。(六)檔案室箱柜應加鎖，進出檔案室時應隨手關門、關燈，確保檔案安全。(七)銷毀期滿檔案需經檔案鑒定小組鑒定，并報領導批準后登記造冊，報有關部門備案。在廢紙出售過程中，應嚴格把關，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經分管領導批準，并在一周內歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經分管領導批準后方可借閱。一般情況下，外單位不予外借檔案資料。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案應妥善保管，不得轉借或遺失。如有損壞或遺失，將視情節給予行政處分或罰款；情節嚴重者將追究刑事責任。(四)查閱檔案時必須履行登記手續，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責任制(一)貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法律法規，負責制定本單位檔案工作的各項規章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業務，負責做好各類檔案的分類編號、上架排列及編制檔案目錄等工作；同時建立并維護各種檔案臺帳，認真做好檔案的登記和統計工作。(三)集中統一管理本單位的各種門類和載體的檔案材料；開展檔案史料的編研工作；積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記等檔案資料；并主動提供檔案利用服務以支持各項工作。(四)負責收集并歸檔本單位各部門的文件材料；并對各部門的立卷歸檔工作進行監督和指導。(五)根據檔案工作統一領導、分級管理的原則對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規章制度并積極宣傳檔案工作的重要性；為領導決策提供有力的檔案支持。(七)負責對本單位到期檔案進行鑒定工作；并按規定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規定向檔案館移交應進館的檔案材料。檔案統計制度(一)檔案統計工作應遵循國家統計工作的要求；采用科學的標準和方法進行檔案統計和分析；為領導決策提供可靠的數據支持。(二)建立并完善各種統計臺帳；及時做好檔案收進、移出、整理、鑒定、保管和利用等方面的登記工作；確保檔案數據的準確性和完整性。(三)根據原始記錄及時準確地填寫檔案工作統計報表并報送檔案行政管理部門。(四)在進行檔案統計工作時2024年公司檔案管理制度模版（三）二、檔案管理規定(二)為確保檔案的安全與高效利用，必須設立專用的檔案庫房與箱柜，并對檔案進行科學分類、排列與編目，以便于快速準確地查找。(三)庫內應配備溫濕度計，并堅持定期測量與記錄庫內溫濕度，同時配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案保存環境的穩定與安全。(四)庫內應保持整潔，禁止辦公與雜物堆放，并定期進行清潔維護。(五)需定期檢查檔案的保管狀況及“八防”措施的執行情況，每年核對案卷數量，確保數字準確、案卷與目錄相符。對于破損或變質的檔案，應及時進行修復與復制，并詳細記錄處理過程。發現問題時，應立即報告并妥善處理。(六)建立全宗卷，以全面記錄與存儲本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關材料。(七)庫房鑰匙應由綜合檔案室的檔案員妥善保管，非檔案人員未經許可不得擅自進入庫房，且進出庫房時應隨手關門。(八)檔案人員在調動工作時，必須嚴格辦理檔案移交手續，交接雙方及監交人均需簽名確認。三、檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者均不得隨意泄露保密檔案的內容，非檔案人員嚴禁私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者僅可查閱與本單位或本人工作相關的檔案內容，其他檔案內容不得隨意翻閱或摘抄。(三)查閱或復制特定檔案材料時，必須經分管領導批準。(四)借閱檔案資料需進行登記，并在歸還時核對無誤后及時入庫。(五)嚴禁將所借檔案轉借他人或帶至家中、公共場所等非工作場所。(六)檔案室箱柜應加鎖，并養成隨手關門、關燈的良好習慣。(七)銷毀期滿檔案需經檔案鑒定小組鑒定并報領導批準后，方可登記造冊并報有關部門備案。同時，應嚴格把控廢紙出售環節，防止泄密。四、檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經分管領導批準，并在一周內歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經分管領導批準后方可借閱。一般情況下，檔案不予外借。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上涂畫、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案應妥善保管，不得轉借或遺失。如有損壞或遺失情況發生，將依據情節輕重給予行政處分或罰款；情節特別嚴重者將依法追究刑事責任。(四)查閱檔案必須履行登記手續，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。五、檔案人員崗位責任制(一)檔案人員應貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律法規，負責制定本單位檔案工作的各項制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業務流程，負責檔案的分類編號、上架排列及目錄編制等工作；同時建立并維護各類統計臺帳與檔案目錄；認真履行登記與統計職責。(三)集中統一管理本單位各類檔案材料；積極開展檔案史料的編研工作；配合相關部門編寫全宗介紹、沿革、大事記等材料；并主動提供檔案利用服務以支持各項工作。(四)負責收集并歸檔本單位各部門的文件材料；同時監督與指導各部門的立卷歸檔工作。(五)依據檔案工作統一領導、分級管理的原則對所屬單位的檔案工作進行監督與指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規章制度并積極宣傳檔案工作的重要性；為領導決策提供有力支持。(七)負責本單位到期檔案的鑒定工作并按規定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規定向檔案館移交應進館的檔案材料。六、檔案統計制度(一)檔案統計工作應遵循國家統計工作的要求與標準；采用科學方法開展