線上會議室預約管理制度第一章總則

第一條目的與意義：為確保線上會議室預約管理的規范化、有序化，提高會議效率，保障信息溝通的及時性與準確性，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司內部所有通過線上會議室進行的會議預約及管理活動。

第三條原則：

-公平公正：線上會議室資源分配應公平合理，確保各部門需求得到均衡考慮；

-高效利用：提高會議室使用效率，避免資源浪費；

-靈活調整：根據實際需求，適時調整預約規則，確保會議需求得到及時滿足；

-信息保密：會議內容及相關資料應嚴格保密，防止信息泄露。

第四條責任主體：

-會議室管理部門負責線上會議室的日常管理與維護工作；

-各部門負責人應確保本部門會議預約的合規性，并對會議結果負責；

-員工應遵循本制度規定，合理使用線上會議室資源。

第五條制度修訂：本制度將根據公司業務發展及實際運作情況適時進行調整和完善。

第六條制度生效：本制度自發布之日起生效，原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。如遇特殊情況，需經公司領導層審批后，方可進行調整。

第二章會議流程

會議預約流程：

1.需求提出：各部門在召開會議前，需提前向會議室管理部門提交會議需求申請。申請內容包括會議主題、參會人員、會議時間、預計時長、所需設備等。

2.預約審核：會議室管理部門收到會議需求后，應在1個工作日內完成審核。審核內容包括會議室可用性、會議時間沖突、參會人員數量與設備需求等。

3.預約確認：審核通過后，會議室管理部門將向申請部門發送預約確認信息，包括會議房間號、會議密碼等。申請部門收到確認信息后，需在規定時間內確認收到，如有問題應及時反饋。

4.會議變更與取消：若需變更或取消已預約的會議，申請部門應至少提前2個工作日通知會議室管理部門。會議室管理部門根據實際情況調整會議安排。

會議召開流程：

1.會議準備：會議負責人應提前10分鐘進入會議室，檢查網絡、音視頻設備等是否正常運行，確保會議按時開始。

2.會議簽到：參會人員應在會議開始前5分鐘完成簽到，會議負責人確認參會人員到齊后，宣布會議開始。

3.會議議程：會議主持人按照預定議程逐項進行，確保會議內容全面、緊湊。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄內容包括會議主題、討論內容、決策結果等。

會議結束流程：

1.總結發言：會議主持人對本次會議進行簡要總結，明確下一步工作安排及責任分工。

2.會議資料歸檔：會議結束后，會議記錄人需在1個工作日內將會議紀要整理歸檔，并發送至相關部門及參會人員。

3.會議室整理：會議負責人應確保會議結束后，會議室恢復原狀，關閉設備，確保會議室整潔、安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要的編制與發布：

1.紀要編制：會議記錄人應根據會議內容，詳細記錄會議討論的重點、決策結果、待辦事項及責任分工等，確保紀要內容準確無誤。

2.審批流程：會議紀要編制完成后，需提交給會議主持人或負責人審批。審批通過后，會議紀要正式生效。

3.紀要發布：會議紀要應在審批通過后的1個工作日內，通過公司內部通訊系統或郵件發送給所有參會人員及相關部門。

會議決議的跟蹤執行：

1.責任到人：會議紀要中明確的待辦事項及責任分工，應具體到個人，確保每一項任務都有明確的責任人。

2.執行進度報告：責任人需定期向會議負責人匯報待辦事項的執行進度，會議負責人應監督各項任務按計劃推進。

3.問題反饋與協調：在執行過程中遇到的問題，責任人應及時反饋給會議負責人，由負責人協調資源，協助解決問題。

會議紀要的閉環管理：

1.跟蹤檢查：會議負責人應定期對會議紀要中列出的決議執行情況進行跟蹤檢查，確保各項任務按時完成。

2.結果評估：待辦事項完成后，會議負責人應組織評估執行結果，對未按預期完成的任務，分析原因并制定改進措施。

3.反饋機制：建立會議紀要執行情況的反饋機制，鼓勵員工提出意見和建議，持續優化會議管理流程。

會議紀要的歸檔與查閱：

1.歸檔保存：會議紀要應按照公司檔案管理規定進行歸檔，方便日后查閱。

2.查閱權限：會議紀要的查閱權限應按照公司信息保密規定執行，確保信息安全。

3.信息共享：在確保信息安全的前提下，會議紀要可在公司內部適當共享，以促進信息交流與協作。

第四章會議室管理規定

會議室使用規范：

1.預定使用：會議室使用需提前預約，未經預約不得隨意占用會議室。

2.準時使用：預約部門應嚴格按照預定時間使用會議室，不得提前或延遲占用，以免影響其他會議的進行。

3.愛護公物：使用會議室時，應愛護室內設施設備，不得隨意搬動或損壞，如遇問題應及時告知會議室管理部門。

會議室設備管理：

1.設備檢查：會議室管理部門負責定期檢查會議室內的設備設施，確保設備正常運行。

2.技術支持：會議期間，技術支持人員應隨時待命，及時解決可能出現的技術問題。

3.設備維護：會議結束后，使用部門應確保設備關閉，并放回原位，協助維護會議室的整潔與秩序。

會議室清潔與安全：

1.環境衛生：使用會議室期間，應保持室內整潔，禁止在會議室內進食，會后需清理垃圾。

2.安全檢查：會議室內應定期進行安全檢查，包括消防設備、電線電路等，確保安全無隱患。

3.應急預案：會議室管理部門應制定應急預案，應對突發情況，如火災、設備故障等。

會議室預約權責：

1.預約權限：各部門擁有會議室預約權限，但需遵循公平公正原則，不得長期占用或惡意搶占會議室資源。

2.權責明確：預約部門應對會議的順利進行負責，包括會議前準備、會議中管理和會議后的整理工作。

3.違規處理：對違反會議室管理規定的部門或個人，會議室管理部門有權進行提醒、警告甚至限制其會議室使用權限。

會議室資源優化：

1.資源調配：會議室管理部門應根據實際使用情況，合理調配會議室資源，提高使用效率。

2.反饋機制：鼓勵各部門提出會議室使用中的問題和建議，持續優化會議室的管理與分配。

3.定期評估：會議室管理部門應定期評估會議室使用情況，根據評估結果調整管理策略。

第五章附則