LS-QP-012文件和資料控制程序第1頁(yè)共7頁(yè)文件編號(hào)：LS-QP-012版本：A/0版文件和資料控制程序2011-07-10發(fā)布 2011-07-10實(shí)施程序變更記錄表版本/版次/修訂更改內(nèi)容摘要生效日期修改人審核批準(zhǔn)文件和資料控制程序1目的確保公司所有內(nèi)部文件、外部文件、圖樣與技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，使公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件、圖樣與技術(shù)資料之流通、應(yīng)用、處理等得到有效控制，以控制與本質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的所有文件與資料，使所有持有文件、圖樣與技術(shù)資料的相關(guān)部門(mén)、生產(chǎn)場(chǎng)所能及時(shí)獲得有效的最新版本的文件、圖樣與技術(shù)資料。2范圍本程序適用于本公司質(zhì)量管理體系所涉及到的有關(guān)產(chǎn)品和原/輔材料的采購(gòu)、制造（包括樣件生產(chǎn)、試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等）、檢驗(yàn)和試驗(yàn)及校準(zhǔn)、倉(cāng)儲(chǔ)、包裝到交付各階段作業(yè)的所有文件、圖樣與技術(shù)資料和顧客、供應(yīng)商提供的相關(guān)文件、圖樣與技術(shù)資料及與國(guó)際/國(guó)家政府、安全和環(huán)保法規(guī)有關(guān)的相關(guān)外部文件與資料之控制。引用文件SN-WI-02《文件編號(hào)版本版次和發(fā)放工作指示》4術(shù)語(yǔ)和定義體系管理文件：一階文件、二階文件、三階文件和四階文件之操作說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)/檢驗(yàn)規(guī)程、操作標(biāo)準(zhǔn)/操作規(guī)程等。一階文件：質(zhì)量手冊(cè)；二階文件：程序文件；三階文件：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（包括：作業(yè)要領(lǐng)書(shū)、檢驗(yàn)要領(lǐng)要領(lǐng)書(shū)、操作標(biāo)準(zhǔn)/操作規(guī)程、在過(guò)程中所需使用的工藝文件、生產(chǎn)記錄卡、圖樣與技術(shù)資料等）；四階文件：表單/表格、記錄；外部文件：顧客或公司外所輸入的圖樣與資料或書(shū)籍文件（政府、安全與環(huán)保法規(guī)及國(guó)際/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）等；技術(shù)文件：指本公司內(nèi)部編制的工程規(guī)范、工程標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢查基準(zhǔn)、圖樣、包裝標(biāo)準(zhǔn)、工藝技術(shù)文件等和/或顧客提供的圖樣、工程規(guī)范、工程標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件/協(xié)議、質(zhì)量規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、電腦數(shù)據(jù)軟盤(pán)/軟件、樣品等和/或本公司與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議等。5職責(zé)5.1文件制作、修訂、補(bǔ)發(fā)、廢止之申請(qǐng)：相關(guān)部門(mén)。5.2文件之?dāng)M定、審查、批準(zhǔn)：5.2.1一階文件：質(zhì)檢部主管擬定，管理者代表審查，總經(jīng)理核準(zhǔn)；5.2.2二階文件：各相關(guān)部門(mén)擬定，各部門(mén)主管審查，管理者代表核準(zhǔn)；5.2.3三階文件：各相關(guān)部門(mén)擬定，各部門(mén)主管審查、核準(zhǔn)；5.2.4四階文件：隨二、三階文件一并審核；5.3文件發(fā)行、回收、銷(xiāo)毀、列管：管理部；5.4外部文件與資料由管理部接收并登錄，然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門(mén)，原稿由管理部存檔保管；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時(shí)，其制、修、補(bǔ)、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門(mén)依一、二、三、四階文件之?dāng)M定、審查、核準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行。5.5外部文件與資料由管理部接收并登錄（顧客、供應(yīng)商的圖樣與技術(shù)資料之接收和登錄由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)），然后將其分發(fā)到所需要的相關(guān)部門(mén)，原稿交管理部存檔保存；如需將其轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部文件時(shí)，其修、補(bǔ)、廢等作業(yè)由相關(guān)使用部門(mén)依一、二、三、四階文件之?dāng)M定、審查、核準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行。6工作流程和內(nèi)容工作流程工作內(nèi)容說(shuō)明使用表單6.1體系管理文件體系管理體系管理文件編制、修訂/廢止申請(qǐng)6.1.1質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)檢部組織編制；程序文件由質(zhì)檢部組織，與質(zhì)量體系要素有關(guān)的各職能部門(mén)分別負(fù)責(zé)編寫(xiě)；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由各業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合作業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)和程序文件的控制要求，負(fù)責(zé)組織人員編制。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的修訂/廢止由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的修訂/廢止由編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)。更改單審查審查NOYES6.1.2質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核；程序文件由職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核。編號(hào)編號(hào)6.1.3體系管理文件文號(hào)的編制按文件編號(hào)管理執(zhí)行；發(fā)行編號(hào)由質(zhì)量部順序編寫(xiě)。核準(zhǔn)NO核準(zhǔn)YES6.1.4質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由管理者代表批準(zhǔn)；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。體系管理文件批準(zhǔn)后頒布。注：四階文件隨一、二、三階文件審批、頒布。文件的修訂重復(fù)6.1.1分發(fā)回收分發(fā)回收銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀AA6.1.5A．分發(fā)：質(zhì)量手冊(cè)和程序文件按質(zhì)量保證部批準(zhǔn)的發(fā)放清單簽發(fā)；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)按文件編制部門(mén)批準(zhǔn)的分發(fā)部門(mén)簽發(fā)，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；并在所發(fā)放的文件上加蓋“受控”印章，管理部應(yīng)確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時(shí)相關(guān)部門(mén)應(yīng)確保所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識(shí)別。B．回收：將作廢的體系管理文件簽收，并在所回收的文件上加蓋“作廢”印章。C．銷(xiāo)毀：將簽收的作廢體系管理文件銷(xiāo)毀。資料發(fā)放清單資料回收清單工作流程工作內(nèi)容說(shuō)明使用表單AA歸檔保存歸檔保存6.體系管理文件一份作為檔案保存，兩份作為資料保存供借閱；對(duì)已作廢尚有查考作用的文件需加蓋“作廢”、“保留”章保存停用歸檔備查。6.2技術(shù)文件技術(shù)文件的制/修訂、廢止申請(qǐng)技術(shù)文件的制/修訂、廢止申請(qǐng)6.2技術(shù)文件由主管技術(shù)人員編寫(xiě)。技術(shù)文件的修訂和廢止由技術(shù)人員提出修訂/更改和廢止申請(qǐng)；設(shè)計(jì)文件和工藝文件的更改執(zhí)行。當(dāng)影響顧客的裝配、成型、功能、耐久性或性能的要求時(shí)，要辦理顧客批準(zhǔn)手續(xù)，必要時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)件批準(zhǔn)。為確保能按顧客要求的時(shí)間表對(duì)其所有的工程規(guī)范得到有效管制，公司技術(shù)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)必須在二周內(nèi)對(duì)顧客所有的工程規(guī)范進(jìn)行評(píng)審（評(píng)審的結(jié)果由相關(guān)評(píng)審部門(mén)將其記錄于“設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)評(píng)審記錄表”內(nèi)）、分發(fā)和實(shí)施/執(zhí)行及其變更通知，并對(duì)在生產(chǎn)過(guò)程中實(shí)施日期的每項(xiàng)記錄按時(shí)間進(jìn)行保存、歸檔等作業(yè)，包括對(duì)所有有關(guān)文件的更新（如：當(dāng)這些工程規(guī)范的更改影響PPAP時(shí)，技術(shù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)PPAP相關(guān)資料和記錄進(jìn)行更新）。發(fā)出單更改單、更改申請(qǐng)表審查審查NO6.2設(shè)計(jì)文件按《產(chǎn)品過(guò)程開(kāi)發(fā)》執(zhí)行編號(hào)編號(hào)BB6.2技術(shù)文件編號(hào)按《文件編號(hào)版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。工作流程工作內(nèi)容說(shuō)明使用表單BBNO批準(zhǔn)批準(zhǔn)YES6.2技術(shù)文件批準(zhǔn)按《產(chǎn)品過(guò)程策劃程序》執(zhí)行；頒布頒布6.2技術(shù)文件經(jīng)批準(zhǔn)后歸檔。分發(fā)回收分發(fā)回收6.2新發(fā)技術(shù)文件按分發(fā)通知單指定的單位發(fā)放技術(shù)文件并登記；按附表的分發(fā)定額分發(fā)并登記，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別和確保在使用處可獲得適用文件的最新有效版本，同時(shí)要求相關(guān)部門(mén)對(duì)所發(fā)放的所有文件保持清新和易于識(shí)別。試制、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)使用更改單。更改單和更改后的技術(shù)文件，發(fā)送至更改單持有該技術(shù)文件的部門(mén)和單位。同時(shí)收回舊的或作廢的技術(shù)文件，并辦理交接簽字手續(xù)（即在所回收的文件上加蓋“作廢”印章），確保更改的有效實(shí)施。外協(xié)、外購(gòu)用技術(shù)文件的發(fā)放：產(chǎn)品外協(xié)、外購(gòu)需用技術(shù)文件時(shí)，由負(fù)責(zé)產(chǎn)品外協(xié)、外購(gòu)的主管人員提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核，技術(shù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；復(fù)制完成的技術(shù)文件加蓋“訂貨用圖”或“協(xié)調(diào)用圖”章后發(fā)申請(qǐng)部門(mén)，并登記。產(chǎn)品外協(xié)、外購(gòu)用技術(shù)文件涉及更改時(shí)，如果需要，由外協(xié)、外購(gòu)部門(mén)提出申請(qǐng)，技術(shù)管理部檔將“更改單”和更改后的技術(shù)文件發(fā)“申請(qǐng)單位”，由該部門(mén)將其發(fā)送給供應(yīng)商。資料發(fā)放清單資料回收清單鑒定鑒定銷(xiāo)毀CC6.2對(duì)于作廢文件，回收后除查考或憑證作用加蓋“作廢”“保留”章保存外，其余銷(xiāo)毀；對(duì)保存到期的文件和資料在銷(xiāo)毀前應(yīng)重新鑒定，對(duì)尚有保存價(jià)值的要延長(zhǎng)一個(gè)保管期。銷(xiāo)毀清單工作流程工作內(nèi)容說(shuō)明使用表單CC歸檔保存歸檔保存6.2長(zhǎng)期對(duì)公司生產(chǎn)和管理具有指導(dǎo)和查考、憑證作用的文件和資料，各有關(guān)職能部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理編目，不定期向管理部歸檔移交，建立文件和資料檔案。檔案資料清單6.3電子文件、檔案的管理：電子文件、檔案的管理按《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。文件登記帳6.4外來(lái)文件:外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)的控制按《文件編號(hào)版本版次和發(fā)放工作指示》執(zhí)行。外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)的更新應(yīng)由公司標(biāo)準(zhǔn)化人員根據(jù)“科技新書(shū)目”、“標(biāo)準(zhǔn)目錄”和技術(shù)人員根據(jù)顧客提供的有關(guān)信息及時(shí)進(jìn)行更新。其他對(duì)影響公司產(chǎn)品質(zhì)量的外來(lái)文件(如協(xié)調(diào)圖樣等)的管理按6.2執(zhí)行。當(dāng)顧客之工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)格變更或其它外來(lái)圖樣與技術(shù)資料有變時(shí)更，相關(guān)部門(mén)必須至少在6個(gè)工作日內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部與顧客或其它外來(lái)圖樣與技術(shù)資料相對(duì)應(yīng)的相關(guān)圖樣與技術(shù)文件、工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、檢驗(yàn)、標(biāo)準(zhǔn)/檢驗(yàn)規(guī)范、相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、程序文件等進(jìn)行修訂/變更作業(yè)。為確保外來(lái)文件得到識(shí)別，各部門(mén)使用的外來(lái)文件由其自行建立管理清