學(xué)校小型會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

（一）為了加強(qiáng)學(xué)校小型會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和實(shí)效性，制定本制度。

（二）會(huì)議室管理應(yīng)遵循高效、節(jié)能、環(huán)保、安全的原則，確保會(huì)議資源得到合理配置和有效利用。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)校小型會(huì)議室的預(yù)定、使用、維護(hù)及其相關(guān)的管理活動(dòng)。

第三條管理機(jī)構(gòu)

（一）學(xué)校設(shè)立會(huì)議室管理部門，負(fù)責(zé)小型會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及監(jiān)督工作。

（二）會(huì)議室管理部門應(yīng)建立健全各項(xiàng)管理制度，提高服務(wù)質(zhì)量，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

第四條責(zé)任分配

（一）會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、調(diào)度、設(shè)備維護(hù)及環(huán)境衛(wèi)生等工作。

（二）會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容的準(zhǔn)備、會(huì)議流程的安排以及會(huì)議紀(jì)要的編寫和落實(shí)。

（三）參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，配合會(huì)議管理部門工作。

第五條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和規(guī)模，小型會(huì)議室分為以下兩類：

（一）日常會(huì)議室：用于日常教學(xué)、科研、管理等各類會(huì)議。

（二）專項(xiàng)會(huì)議室：用于重要接待、專題研討、學(xué)術(shù)交流等特殊會(huì)議。

第六條預(yù)訂與使用

（一）會(huì)議組織者需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息。

（二）會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請進(jìn)行審核，合理安排會(huì)議室資源。

（三）會(huì)議組織者應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間、地點(diǎn)召開會(huì)議，不得隨意更改。

第七條變更與取消

會(huì)議組織者如需變更或取消會(huì)議，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門。會(huì)議室管理部門根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排。

第八條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定，造成會(huì)議室設(shè)施損壞、影響會(huì)議正常進(jìn)行等情況，由會(huì)議組織者及相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第九條制度修訂

本制度根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，定期進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后予以公布實(shí)施。

第十條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校所有。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

（一）會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容，確定會(huì)議議題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

（二）會(huì)議組織者制定會(huì)議議程，并將會(huì)議通知及議程提前發(fā)送給參會(huì)人員。

（三）會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的材料、設(shè)備、茶水等服務(wù)。

第二條會(huì)議簽到

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前設(shè)置簽到臺(tái)，參會(huì)人員需在簽到表上簽字確認(rèn)。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)核對簽到人員名單，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場。

第三條會(huì)議主持

（一）會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員逐項(xiàng)進(jìn)行討論。

（二）會(huì)議主持人需保持會(huì)議秩序，確保會(huì)議討論有序進(jìn)行。

第四條會(huì)議發(fā)言

（一）會(huì)議主持人應(yīng)邀請與會(huì)人員按順序發(fā)言，每人發(fā)言時(shí)間應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。

（二）發(fā)言人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題，簡明扼要地陳述觀點(diǎn)。

第五條會(huì)議討論

（一）會(huì)議組織者應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員就會(huì)議議題展開充分討論，確保各方意見得到充分表達(dá)。

（二）會(huì)議討論過程中，會(huì)議組織者需記錄重要觀點(diǎn)和結(jié)論。

第六條會(huì)議決策

（一）會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

（二）參會(huì)人員對決策建議進(jìn)行表決，達(dá)成共識(shí)。

第七條會(huì)議總結(jié)

（一）會(huì)議主持人對會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作計(jì)劃。

（二）會(huì)議組織者負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

第八條會(huì)議閉幕

（一）會(huì)議主持人宣布會(huì)議閉幕，感謝參會(huì)人員參與。

（二）會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集會(huì)議材料，整理會(huì)議室。

第九條會(huì)議延期與終止

（一）如會(huì)議討論未能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成，會(huì)議主持人可根據(jù)實(shí)際情況決定延期或終止會(huì)議。

（二）會(huì)議延期或終止，會(huì)議組織者需及時(shí)通知參會(huì)人員。

第十條會(huì)議反饋

會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員征求會(huì)議效果反饋，以便于改進(jìn)會(huì)議組織工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制

（一）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

（二）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、全面地反映會(huì)議內(nèi)容，避免個(gè)人觀點(diǎn)的干預(yù)。

（三）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成，最遲不超過兩個(gè)工作日。

第二條會(huì)議紀(jì)要的審批

（一）會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人或主要參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（二）審批通過后的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

第三條任務(wù)分配

（一）會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任，應(yīng)由會(huì)議組織者及時(shí)分配給相應(yīng)的責(zé)任人。

（二）責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成分配的任務(wù)，并向會(huì)議組織者報(bào)告進(jìn)展。

第四條跟蹤監(jiān)督

（一）會(huì)議組織者應(yīng)對會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決策得到有效落實(shí)。

（二）對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保工作順利進(jìn)行。

第五條進(jìn)度匯報(bào)

（一）責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，會(huì)議組織者匯總后向主要領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)定期組織會(huì)議，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行全面評估，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作計(jì)劃。

第六條效果評估

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在任務(wù)完成后進(jìn)行效果評估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施。

（二）效果評估結(jié)果應(yīng)作為今后類似會(huì)議決策的參考。

第七條檔案管理

（一）會(huì)議紀(jì)要作為重要檔案資料，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管。

（二）會(huì)議紀(jì)要的保管期限應(yīng)符合學(xué)校檔案管理規(guī)定，便于日后查詢和利用。

第八條信息公開

（一）根據(jù)學(xué)校信息公開規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要中涉及公開事項(xiàng)的部分，應(yīng)適時(shí)向全校或相關(guān)人員公開。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)確保信息公開的及時(shí)、準(zhǔn)確，接受全校師生的監(jiān)督。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

（一）預(yù)訂會(huì)議室應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交申請，并提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

（二）會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請的先后順序和會(huì)議性質(zhì)進(jìn)行合理安排，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知申請者。

第二條會(huì)議室使用

（一）會(huì)議組織者應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室，不得隨意更改或占用他人預(yù)訂的會(huì)議室。

（二）使用會(huì)議室期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或有其他不當(dāng)行為。

第三條會(huì)議室設(shè)施

（一）會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（二）會(huì)議組織者在使用前應(yīng)檢查設(shè)施是否完好，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)告。

第四條會(huì)議室安全

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會(huì)議室使用期間的人身和財(cái)產(chǎn)安全。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)了解并遵守會(huì)議室安全規(guī)定，如有緊急情況，應(yīng)及時(shí)采取措施并報(bào)告相關(guān)部門。

第五條會(huì)議室清潔

（一）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，確保會(huì)議室的整潔。

（二）會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和消毒，保持會(huì)議室環(huán)境的衛(wèi)生。

第六條會(huì)議室保密

（一）涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)采取必要措施，確保會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

（二）會(huì)議室管理部門應(yīng)配合會(huì)議組織者做好保密工作，對會(huì)議室進(jìn)行必要的保密檢查。

第七條會(huì)議室調(diào)度

（一）會(huì)議室管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對會(huì)議室使用進(jìn)行調(diào)度，以優(yōu)化資源分配。

（二）調(diào)度決定應(yīng)及時(shí)通知受影響的會(huì)議組織者，協(xié)助解決因調(diào)度產(chǎn)生的問題。

第八條違規(guī)處理

（一）違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評、罰款等處理。

（二）造成設(shè)施損壞的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第九條反饋與改進(jìn)

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)設(shè)立反饋渠道，收集用戶意見和建議，不斷改進(jìn)會(huì)議室的管理服務(wù)。

（二）會(huì)議組織者和參會(huì)人員應(yīng)積極參與反饋，共同提高會(huì)議室的管理水平和使用效率。

第五章附則

第一條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校所有。

第三條補(bǔ)充規(guī)定

本制度