文件控制流程

權責部門體系文4

使用部門

權責部門

行政部

使用部門

使用部門-1----必吏用1運行,L一

行政部一定期檢耳是否作廢

,,是

行政部作廢

行政部

行政部

行政部

浙江長興水泥有限公司對應條款4.2.3

版本/

A/0

文件控制程序修訂狀態

1目的

為確保對質量體系運行起重要作用的有關場所使用的文件和資料均為有

效版本。防止失效或作廢文件的使用，特制訂本程序。

2適用范圍

本程序適用于本企業與質量體系運行有關的所有文件的控制，包括與質量

有關的外來文件。

3職責

a）行政部負責本公司所有質量管理體系文件的管理和控制。

b）各有關部門配合負責本部門的專用文件的管理°

4引用/相關文件

《質量記錄控制程序》

5工作程序

5.1文件的分類及編號

5.1.1文件可分為如下幾類：

1）形成文件的質量方針和質量目標（編在質量手冊內）；

2）質量手冊、程序文件；

3）為確保與質量管理體系有關的過程有效策劃、運行和控制所需的文件，如各

種管理制度、作業指導書、標準、規范等；

4）記錄：

5）外來文件，包括相關的標準、法律法規、行業規范等。

5.1.2文件按層次進行編號

1）第一層次：質量手冊（包括質量方針和質量目標）

=-----------------版號（2006版）

文件層次

手冊類別號：Q：質量手冊E：環境管理體系手冊：

浙江長興水泥有限公司企業標準代號

2）第二層次：程序文件

ZJCXX2-XX——2000版號（2006版）

流水號：01、02……漸進

--------------------------文件層次

---------------程序文件類別號Q：質量手E：環境管理體系手冊

3）第三層次文件

ZJCXX3-X-H一一迺版本號（2（）06版）

?----------------------流水號：01、02……漸進

部門文件代號

-------------------文件層次

_第三層次文件類別號：Q：質量；E：環境；T：質量與環境一體;

作業文件和管理制度按編制（使用）部門分類：

政

a.行政部代號為：

管

b.管理部代號為：

銷

c.銷售部代號為：

供

d.供應部代號為：

生

e.生產部代號為：

化

化驗室代號為：

f.機

g.機械部代號為：電

h.電氣部代號為：

i.內部評審代號為:審

j.計量管理代號為:檢

各部門代號為其簡稱，以此類推。

4）第四層次：記錄

ZJCXXX——XX流水號：00,01,02…漸進

-----------------------------部門簡稱代號（同上）

在記錄中

可省略---------------------------文件層次

-----第四層次記錄類別號：Q：質量記錄：E：環境記錄；T：質量與環境一體

5）質量手冊、程序文件及第三層次文件除編號外，還應有版本和修改次數，版

本以A、B、C…漸進，修改次數以0、1、2…漸進直至9;如:A/1表示A版第一次

修改，B/0表示B版無修改；在記錄省略標注版次。每一版本中經過多次調整或

重大調整應換版，其相對應的記錄格式應換版。

6）外來文件如法律法規、標準、行業統一記錄按原編號執行。

7）光宇集團公司文件和浙江水泥公司文件按原編號執行

8）公司其它各類文件的格式由各制定部門根據需要確定。

5.2文件編寫

5.2.1質量手冊、程序文件及其它質量文件由管理者代表負責組織有關人員進行

編寫。

522管理者代表負責姐織有關人員編制技術文件，包括T藝作業指導書、檢驗

規范等。

5.3文件的審批

文件發布前都應批準，確保其適用性和充分性。

531質量手冊、程序文件由管理者代表審核，總經理批準。

5.3.2管理制度由管理部部長審核，總經理批準。

5.3.3技術類文件由生產副總或總工程師審核，總經理批準。

5.3.4化驗室技術文件由管理者代表審核，總經理批準。

5.4文件的發放

5.4.1所有文件的發放行政部確定發放范圍，總經理批準。

5.4.2文件發放時應在《文件發放登記表》上做好登記簽收蓋“受控”章，每位

領用人都應有不同的分發號，便于追溯。

5.43外來文件由生產副總或總工程師確定發放范圍后由行政部發放。

5.5文件的更改

5.5.1所有受控文件如需更改，應由提出部門填寫《文件更改通知單》，由行政

部負責組織對所有在用的有效版本進行更改。

5.5.2文件更改后的審核、批準應由原審批人進行，當原審批人因某種原因不在

時，可由接替其崗位或經授權的人員審批。

5.5.3行政部負責所有受控文件更改，作好更改記錄和更改標識，采用發放更改

頁或其它方式發放到相關部門，并收回作廢頁。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應進行換版，原版本文件作廢

并加蓋“作廢”章，換發新受控版本。

5.6.2作廢的文件由行政部收回，經總經理批準后統一銷毀。需作資料保留的作

廢文件，由所需部門或人員填寫《作廢文件留用審批表》，不須留用的由

行政部統一受理，并經總經理審批后加蓋“作廢留用”印章方可留用。

5.7文件的保管

5.7.1文件應保持清晰，不能任意涂改，亂畫。

5.7.2行政部編制并填寫企業《受控文件清單》（含外部文件、資料），防止使用

失效或作廢文件。

5.7.3需臨時借閱文件的人員須填寫《文件借閱審批表》，經行政部受理批準后

方可借閱。借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還由行政部負責收回。

5.7.4當文件使用者的文件出現嚴重破損，影響使用時，應到行政部辦理更換手

續，交回破損文件，補發新文件，使用原分發號，破損文件按作廢文件處

理。

5.7.5當文件使用者因某種原因造成文件丟失，應及時通知行政部，重新辦理發

放手續，并使用新的分發號，予以登記。在《文件發放登記表》上做好發

放記錄并備案。

5.7.6人員調離崗位時，由行政部將該員工所有受控文件收回，重新發給接替該

崗位人員繼續使用分發號。

5.8外部文件的控制

5.8.1等同采用的外來文件（國家標準、行業、政府規范等），確認其有效性后可

直接采用，不再另行編號。行政部負責按規定進行發放。

5.8.2行政部負責不定期到有關部門核查本企業使用的外部文件是否為最新版

本，以便及時更換。

5.9文件的復制

所有受控文件和資料的復印均須由行政部統一負責，其它人員無權進行。

5.10公司行政文件的控制

集團公司總公司下發各分公司的行政管理文件（制