論信息系統項目的風險管理【摘要】2013年2月，我公司成功中標了“某企業信息化建設系統”的建設項目，我擔任項目經理一職。該項目建設造價600萬，工期為一年。該企業希望通過本項目的建設，實現企業整體協調優化，提高其整體效益、市場競爭力和適應能力，為企業的決策提供依據，實現企業全方位信息化管理目標。本文結合作者實踐，以該項目為例，討論了風險管理過程。通過風險識別與評估確定了需求不明確、用戶不配合、系統使用不當三個高優先級風險，針對不同的風險制定了相應的措施，并詳細說明了“需求不明確”風險的應對過程。在風險跟蹤和監控過程中，詳細說明了“系統使用不當”處理過程。通過這些方法，有效地控制了項目的風險。此外，本文也討論了該項目中風險管理存在的缺陷及其造成的影響，期望能給同行有所借鑒。正文：2012年2月某大型綜合性企業為實現信息管理，準備開發一套企業信息系統，主要包含了客戶關系管理，項目管理，庫房管理，財務管理，消息管理，工作流管理等模塊功能，其中以項目管理為核心，實現對項目整個生命周期各個環節進行有效監控，實時動態反應項目各階段執行情況，進行控制和分析；同時對工作流程進行可配置化管理，實現任務督辦，消息提醒，協同辦公等功能，計劃投資520萬，工期10個月，項目采用B/Ｓ架構，后臺數據庫采用sqlservice2012，中間件技術采用CORBA,主要用java語言開發。該企業總部對該項目特別重視，對項目提出了很高的要求，成立了以企業公司副總為組長的領導小組，負責整個項目的領導工作，指定信息技術服務中心為甲方的主要聯系部門，所以我公司中標后對此項目非常重視。由于前期項目招標過程中我也是主要的參與人之一，對項目情況比較了解，通過公司領導發布<<項目章程>>，我有幸獲得了公司領導與用戶的信任，成為該項目的項目經理，全面主持項目的管理工作。為了按照既定的進度、成本和質量，完成項目的目標，在該項目中，我充分重視了風險管理。按照項目風險管理理論，結合自己的項目實踐，有條不紊地完成了該項目。具體來說，我是按照以下基本的管理過程來進行風險管理的。1、風險管理計劃編制在項目初期，我組織有關人員用會議的方法編制了風險管理計劃。因該項目投資規模比較大，所有項目干系人代表都被邀請參加了風險管理計劃會議，全面地考慮了風險對項目的影響，制定充分的風險管理計劃。在計劃編制過程，我確定了基本的風險管理活動（如每15天召開一次風險評估會議），根據項目管理理論和我公司的項目實踐，定義了項目中的風險管理過程，估計了風險管理的時間表和費用，并把風險管理活動納入了項目計劃，把風險管理費用納入了成本費用計劃。2、風險的識別風險識別就是要識別出可能會有哪些風險會對項目產生影響。我采用了頭腦風暴法和風險清單，識別出了十一個風險，利用風險優先矩陣，我們識別出了三個高優先級的風險：A:需求不明確的風險：由于項目干系人眾多，如果需求開發不全面，很有可能遺漏重要需求。B：用戶不配合的風險：由于項目涉及到業務配套流程改造，因此用戶的配合至關重要，否則極有可能無法按期交付。C：系統使用不當的風險：系統的最終用戶很多，知識水平參差不齊，部分用戶可能不會正確的使用系統，從而導致系統不能發揮應有的作用，甚至會對生產造成嚴重影響。對風險進行識別完成后，需要對風險進行定性和定量風險。3、定性風險分析我根據風險管理計劃中的定義，確定每一個風險的可能性和對項目的影響，包括對時間、成本、范圍等各方面的影響。其中不僅僅包括對項目的負面影響，還分析了風險帶來的機會。在風險分析的會議中，除了有關項目干系人外，我還邀請了相關領域的專家參加，以提高分析結果的準確性。例如，對于技術類風險的分析，我們就邀請了業內著名的架構專家參與評估。在確定了風險的可能性和影響，我采用了風險優先級矩陣來評定風險優先級的。最后得出的結果是“系統使用不當的風險”風險排在第一位，該風險的可能性很高，影響也很大。4、定量風險分析對已知風險進行定性分析后，我們還進行了定量分析了各風險對項目目標的影響。在這個過程中，我們采用了專家評估的方法，并組織相關成員對項目進行樂觀、中性和悲觀估計，同時，也利用了我公司歷史項目的數據，用來輔助評估。進行定量分析之后，更新了風險記錄列表。5、風險應對計劃編制根據定性和定量分析的結果，我們對已識別的風險，制訂了應對計劃。對不同的風險，采取了不同的措施。針對“需求不明確的風險”，我們給用戶搭建了一套原型演示系統，目的是為用戶提供直觀的感受，啟發用戶，以便于需求的獲取。另外，我們還使用公司模板編制了需求調查表，在會議之前發給與會人員，讓用戶事先做好準備。由于事先準備充分，通過幾次會議，獲取了大量第一手的用戶需求。針對“用戶不配合的風險”，我們識別項目干系人，把用戶進行分類，對用戶提出的需求和問題派人逐一進行跟蹤。對不同性格的用戶我們采用不同的方式和方法，都取得了良好的效果。針對“系統使用不當的風險”，首先，我們對不同崗位的用戶分別進行培訓，著重培訓他們進行操作的部分。其次，對不同崗位，制作簡明的操作流程，各崗位操作流程一目了然。同時，在培訓的時候設定獎金制度等一系列措施。通過這些措施，明顯提高了培訓的效果。6、風險跟蹤與監控風險分析與應對計劃完成后，在項目的進行過程中，我們還持續的對風險進行跟蹤與監控。根據項目管理計劃，我們在每周一的項目例會中，都要對風險進行評估，確認已識別風險的狀態，并檢查是否有新出現的風險。在每個階段的管理評審中，還要對本階段的風險管理作出評價。例如，在系統試運行的過程中，某操作員沒有嚴格按照規程操作，沒有按照規程把控制系統“控制模式”切換為調度員控制，導致調度無法下發指令。通過這次事件的分析，我們認為“系統使用不當的風險”已經發生，原因是用戶不理解“控制模式”的意義。對此風險，我們制定了應對措施，完善軟件提示功能、完善用戶手冊、對用戶進行深度培訓。通過以上措施，用戶的誤操作率大為減少，項目的推進速度得到了保證。經過我們團隊不懈的努力，歷時1年，本項目終于在2014年1月，通過了業主方組織的驗收。本項目的成功得益于我成功的風險管理。當然，我們的風險管理工作也有不足之處。例如，在項目實施階段，有位同事突然由