第一部分：文檔處理基礎一、文檔基本編輯——Word行動派的行動指南二、圖片的插入與編輯——Word行動派的“內功”1三、表格的插入與編輯——Word行動派的“內功”2四、Word文檔操作進階——行動力提升的法寶五、多人協同和編輯文檔——行動力提升的秘密武器Word文檔操作進階——行動力提升的法寶1、文檔內容分頁與分節（1）分頁當文檔內容滿一頁時，Word將自動插入一個分頁符并且生成新頁。如果需要將同一頁的文檔內容分別放置在不同頁中，可以通過插入分頁符的方法來實現，操作方法如下：①將光標移動到需要分頁的位置。②單擊“布局”選項卡“頁面設置”組中的“分隔符”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“分頁符”，如圖4-1所示，即可插入一個分頁符，實現分頁操作。此時如果切換到“頁面視圖”方式，則會出現一個新頁面，如果切換到“草稿”視圖方式，則會出現一條貫穿頁面的虛線。圖4-1“分隔符”下拉列表1、文檔內容分頁與分節（2）分節“節”是文檔格式設置的基本單位，Word文檔系統默認整個文檔為一節，在同一節內，文檔各頁的頁面格式完全相同。Word中一個文檔可以分為多個節，從而可以根據需要為每節都設置各自的格式，且不會影響其他節的格式設置。Word文檔中可以使用“分節符”將文檔進行分節，然后以節為單位設置不同的頁眉或頁腳。在圖4-1所示的“分隔符”下拉列表中選擇一種合適的分節符類型進行分節操作：

“下一頁”：在插入分節符位置進行分頁，下一節從下一頁開始。“連續”：分節后，同一頁中下一節的內容緊接上一節的節尾。“偶數頁”：在下一個偶數頁開始新的一節，如果分節符在偶數頁上，則Word會空出下一個奇數頁。“奇數頁”：在下一個奇數頁開始新的一節，如果分節符在奇數頁上，則Word會空出下一個偶數頁。如果要刪除分節符，只需將插入點置于分節符之前按“Delete”鍵即可。如果需要刪除文檔中多個分節符，可以使用“替換”功能實現。2、設置頁面邊框在頁面四周可以添加邊框，添加頁面邊框的方法如下：單擊“布局”選項卡“頁面設置”組中的“頁面設置”按鈕，彈出“頁面設置”對話框，單擊“版式”選項卡中的“邊框”按鈕，打開“邊框和底紋”對話框的“頁面邊框”選項卡，如圖4-2所示。在“頁面邊框”選項卡中，可以選擇邊框類型、樣式、顏色、寬度和藝術型等參數，還可以單擊“選項”按鈕，在打開的“邊框和底紋選項”對話框中設置邊距和邊框選項等參數，如圖4-3所示。圖4-2“邊框和底紋”對話框的“頁面邊框”選項卡圖4-3

“邊框和底紋選項”對話框3、設置頁碼、頁眉與頁腳Word文檔中通常都需要插入頁碼，插入頁碼的方法如下：（1）插入頁碼單擊“插入”選項卡“頁眉和頁腳”組的“頁碼”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇頁碼的頁面位置、對齊方式和強調形式。（2）設置頁碼格式在“頁碼”下拉列表中選擇“設置頁碼格式”命令，打開“頁碼格式”對話框，在“編號格式”下拉列表框中選擇一種合適的編號格式，在“頁碼編號”區域選擇“續前節”或“起始頁碼”單選按鈕。然后單擊“確定”按鈕關閉該對話框，完成頁碼格式設置。3、設置頁碼、頁眉與頁腳（1）插入頁眉和頁腳單擊“插入”選項卡“頁眉和頁腳”組的“頁眉”按鈕，在彈出的下拉列表中單擊“編輯頁眉”命令，進入頁眉的編輯狀態，顯示圖4-4所示的“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡，同時光標自動置于頁眉位置，在頁眉區域輸入頁眉內容即可。圖4-4“頁眉和頁腳工具-設計”選項卡3、設置頁碼、頁眉與頁腳（2）設置頁眉和頁腳的格式頁眉和頁腳內容也可以進行編輯修改和格式設置，如設置對齊方式等，其編輯方法和格式設置方法與在Word文檔頁面編輯區中編輯和設置格式的方法相同。頁眉和頁腳設置完成后，在“頁眉和頁腳工具”選項卡“關閉”組中單擊“關閉頁眉和頁腳”按鈕，即可返回文檔頁面。4、創建與應用目錄單擊“引用”選項卡，在“目錄”組中選擇目錄下拉列表，可以選擇目錄的樣式，如圖4-8所示。也可通過“自定義目錄”按鈕打開“目錄”選項卡，對目錄進行自定義設置，如圖4-9。圖4-8引用下的目錄組圖4-9對目錄進行自定義設置5、設置文檔保護Word文檔處于保護狀態時，文檔內容不能復制、粘貼。（1）設置文檔保護打開Word文檔，單擊“審閱”選項卡“保護”組的“限制編輯”按鈕，打開“限制編輯”窗格，如圖4-11所示。圖4-11打開“限制編輯”窗格5、設置文檔保護①格式化限制在該窗格中“格式化限制”區域選定“限制對選定的樣式設置格式”復選框，然后單擊“設置”超鏈接，打開“格式設置限制”對話框中，在該對話框中選擇需要限制的樣式，然后單擊“確定”按鈕即可。然后單擊下方的“是，啟動強制保護”按鈕，彈出“啟動強制保護”對話框，在該對話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認新密碼”文本框輸入強制保護密碼，單擊“確定”按鈕，完成設置格式化限制的操作。②編輯限制在“編輯限制”區域選擇“僅允許在文檔中進行此類型的編輯”復選框，然后單擊下方的“是，啟動強制保護”按鈕，彈出“啟動強制保護”對話框，在該對話框中選擇“密碼”單選按鈕，然后在“新密碼”和“確認新密碼”文本框輸入強制保護密碼，單擊“確定”按鈕，完成設置編輯限制的操作。6、設置文檔保護（2）取消文檔保護打開Word文檔，單擊“審閱”選項卡“保護”組的“限制編輯”按鈕，打開“限制編輯”窗格。在該窗格單擊下方的“停止保護”按鈕，在打開的“取消保護文檔”對話框的“密碼”輸入框中輸入設置的保護密碼，再單擊“確定”按鈕，返回到Word文檔，即可對Word文檔再進行編輯。6、應用樣式設置文檔格式①查看樣式及相關對話框在“開始”選項卡中“樣式”組右下角單擊“樣式”按鈕，在彈出的“樣式”窗格中可以查看樣式名稱，如圖4-5所示。在“樣式”窗格單擊“選項…”鏈接，打開如圖4-6所示的“樣式窗格選項”對話框。圖4-5“樣式”窗格

圖4-6“樣式窗格選項”對話框6、應用樣式設置文檔格式②定義樣式在“樣式”窗格中單擊“新建樣式”按鈕，打開“根據格式化創建新樣式”對話框，如圖4-7所示，在該對話框中即可創建新樣式。③修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開“管理樣式”對話框。在該對話框中單擊“修改”按鈕，打開“修改樣式”對話框，在該對話框中對樣式的屬性和格式等方面進行修改，修改方法與新建樣式類似。④應用樣式選中文檔中需要應用樣式的文本內容，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式即可。圖4-7“根據格式化創建新樣式”對話框7、批量制作文檔（1）初識“郵件合并”什么是“郵件合并”呢？“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信地址資料（數據源有Excel表、Access數據表等），批量生成需要的郵件文檔，從而大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。7、批量制作文檔（2）郵件合并主要過程借助Word提供的“郵件合并”功能，可以輕松、準確、快速地完成制作大量信函、信封或者工資條的任務，其主要過程如下：①建立主文檔“主文檔”就是固定不變的主體內容，如給不同收信人的信函中的落款都是不變的內容。使用郵件合并之前先建立主文檔是一個很好的習慣，一方面可以考查預計的工作是否適合使用郵件合并，另一方面為數據源的建立或選擇提供了標準和思路。②準備好數據源數據源就是含有標題行的數據記錄表，其中包含相關的字段和記錄內容。數據源表格可以是Word、Excel、Access，或Outlook中的聯系人記錄表。③在實際工作中，數據源通常是現成的，如要制作大量客戶信封，多數情況下，客戶信息可能早已做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”“地址”“郵政編碼”等字段。在這種情況下，將這些字段直接拿過來使用就可以了，不必重新制作。也就是說，在準備自己建立數據源之前要先考查一下是否有現成的數據源可用，如果沒有現成的數據源，則要根據主文檔的要求，使用Word、Excel、Access建立數據源。實際工作時，常常使用Excel制作數據源。7、批量制作文檔（3）把數據源合并到主文檔中前面兩個步驟都完成之后，就可以將數據源中的相應字段合并到主文檔的固定內容之中了，表格中的記錄行數，決定著主文件生成的份數。利用圖4-10所示的“郵件”選項卡中各項命令完成郵件合并的相關操作。圖4-10“郵件”選項卡【任務描述】打開Word文檔“關于舉辦青春健康?生命之舞選拔項目的通知.docx”，按照以下要求完成相應的操作：（1）創建以下各個樣式①通知標題：字體為宋體，字號為三號，字形為加粗，居中對齊，行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級別為1級，自動更新。②通知稱呼：字體為宋體，字號為小三號，行距為固定值28磅，無縮進，大綱級別為正文文本，自動更新。③通知正文：字體為宋體，字號為小三號，首行縮進2字符，行距為固定值28磅，大綱級別為正文文本，自動更新。④通知署名：字體為宋體，字號為三號，行距為1.5倍行距，右對齊，大綱級別為正文文本，自動更新。⑤通知日期：字體為宋體，字號為小三號，行距為1.5倍行距，右對齊，大綱級別為正文文本，自動更新。⑥文件頭：字體為宋體，字號為小初，字形為加粗，顏色為紅色，行距為單倍行距，居中對齊，字符間距為加寬10磅。【任務描述】打開Word文檔“關于舉辦青春健康?生命之舞選拔項目的通知.docx”，按照以下要求完成相應的操作：（2）應用自定義的樣式①文件頭應用樣式“文件頭”，通知標題應用樣式“通知標題”。②通知稱呼應用樣式“通知稱呼”，通知正文應用樣式“通知正文”。③通知署名應用樣式“通知署名”，通知日期應用樣式“通知日期”。【任務描述】（3）制作文件頭在文件頭位置插入水平線段，并設置其線型為由粗到細的雙線，線寬為4.5磅，長度為15.88厘米，顏色為紅色，文件頭的外觀效果如圖4-12所示。（4）制作印章在“通知”落款位置插入圖4-13所示的印章，設置印章的高度為4.05厘米，寬度為4厘米。圖4-12文件頭的外觀效果

圖4-13待插入的印章【任務描述】（5）創建模板利用Word文檔“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”創建模板“通知模板.docx”，且保存在同一文件夾。完成以上操作后，打開Word文檔“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”，然后加載模板“通知模板.docx”，利用模板“通知模板.docx”中的樣式分別設置通知標題、稱呼、正文、署名和日期的格式。Word文檔“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”的最終設置效果如圖4-14所示。圖4-14【任務實現】（1）打開文檔打開Word文檔“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知.docx”。（2）定義樣式在“開始”選項卡“樣式”組中單擊右下角的“樣式”按鈕，彈出“樣式”窗格，單擊其中的“新建樣式”按鈕，打開“根據格式設置創建新樣式”對話框，按以下步驟創建新樣式：【任務實現】①在“名稱”文本框中輸入新樣式的名稱“通知標題”。②在“樣式類型”下拉列表框中選擇“段落”。③在“樣式基準”下拉列表框中選擇新樣式的基準樣式，這里選擇“正文”。④在“后續段落樣式”下拉列表框中選擇“通知標題”。⑤在“格式”區域設置字符格式和段落格式，這里設置字體為“宋體”、字號為“小二號”、字形為“加粗、對齊方式為“居中對齊”。⑥在對話框中單擊左下角“格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在該對話框中設置行距為最小值28磅，段前間距為6磅，段后間距為1行，大綱級別為1級。”。然后單擊“確定”按鈕返回“根據格式設置創建新樣式”對話框。⑦勾選“添加到樣式庫”復選框，將創建的樣式添加到樣式庫中。然后勾選“自動更新”復選框，這樣如果該樣式進行了修改，則所有套用該樣式的內容將同步進行自動更新。⑧單擊“確定”按鈕完成新樣式定義并關閉該對話框，新創建的樣式“通知標題”便顯示在“樣式”列表中。⑨應用類似方法創建“通知小標題”“通知稱呼”“通知正文”“通知署名”“通知日期”和“文件頭”等多個自定義樣式。【任務實現】（3）修改樣式在“樣式”窗格單擊“管理樣式”按鈕，打開“管理樣式”對話框。在“管理樣式”對話框中單擊“修改”按鈕，打開“修改樣式”對話框，在該對話框中對樣式的屬性和格式等方面進行修改，修改方法與新建樣式類似。（4）應用樣式選中文檔中需要應用樣式的通知標題“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知”，然后在“樣式”窗格“樣式”列表中選擇所需要的樣式“通知標題”。（5）應用類似方法依次選中通知稱呼、通知正文、通知署名、通知日期和文件頭，分別應用對應的自定義樣式即可。【任務實現】（6）在文件頭位置插入水平線段在“插入”選項卡“插圖”組單擊“形狀”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“直線”，然后在文件頭位置繪制一條水平線條。選擇該線條，在“繪圖工具-格式”選項卡“大小”組中設置線條寬度為15.88厘米。在該線條上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置形狀格式”命令，在彈出的“設置形狀格式”窗格“線條”組下將“顏色”設置為“紅色”，“寬度”設置為“4.5磅”，“復合類型”設置為“由粗到細”，如圖4-16所示。（7）在通知落款位置插入印章將光標置于通知的落款位置，在“插入”選項卡“插圖”組單擊“圖片”按鈕，在彈出的“插入圖片”對話框中選擇印章圖片，然后單擊“插入”按鈕，即可插入印章圖片。選擇該印章圖片，在“繪圖工具-格式”選項卡“大小”組中將“高度”設置為“4.05厘米”，“寬度”設置為“4厘米”。圖4-16【任務實現】（8）創建新模板選擇“文件”選項卡中的“另存為”命令，單擊“瀏覽”按鈕，打開“另存為”對話框。在該對話框將保存位置設置為“模塊3”，在“保存類型”下拉列表框中選擇“Word模板（*.docx）”，在“文件名”下拉列表框中輸入模板的名稱“通知模板.docx”，如圖4-17所示。然后單擊“保存”按鈕，即創建了新的模板。圖4-17“另存為”對話框【任務實現】（9）打開文檔與加載自定義模板①打開Word文檔“關于舉辦青春健康·生命之舞選拔項目的通知2.docx”。②在“文件”選項卡中選擇“選項”命令，打開“Word選項”對話框，在該對話框中選擇“加載項”選項，然后在“管理”下拉列表框中選擇“模板”選項，單擊“轉到…”按鈕，打開“模板和加載項”對話框。③在“模板和加載項”對話框中的“文檔模板”區域單擊