收發文管理制度收發文管理制度是指單位或組織對收到的文件、信函、資料等文書的接收、登記、分發、傳閱、清退、銷毀等環節的規范管理。它的主要目的是確保文件信息的及時傳遞和正確處理，保證文件的完整性和安全性，避免信息遺漏或泄露。以下是有關于收發文管理制度的有關內容，歡迎大家閱讀！

收發文管理制度11.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

3.職責

3.1董事長負責批準企業綜合管理手冊。

3.2總經理負責批準各系統管理分手冊。

3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的’適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

收發文管理制度2第一章總則

第一條為了規范公司對收發文的管理，提高文件的利用效率，進而提高公司工作質量和工作效率，特制定本規定。

第二條公司文件是傳達方針政策，發布公司規章制度、請示、指示和答復問題，指導工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認真做好文件收發的管理工作，有效地為公司服務。

第三條公司所收發文件由綜合部行政科統一簽收、發放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政科指定專職人員負責收文和發文管理工作。收發文人員必須根據有關文件資料，如實填寫收文登記表和發文登記表。行政科必須按照準確、及時、安全、統一的原則做好公司的收發文管理工作。

第二章發文辦理

第四條發文，發文辦理是指公司對外發出的公文，首先要擬稿，稿子寫好后要送部門負責人審核，然后報請有關領導人簽發，簽發后送印，印制好校對后發出。發文辦理主要包括以下幾個工作程序：

1、擬稿：擬稿是指把領導人或公司的發文意圖條理化、顯物化，是發文處理的關鍵程序之一。公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

2、核稿：核稿是指由擬稿部門負責人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

3、會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送綜合部負責人對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

4、簽發：工程部、總工辦的一般事務性公文送分管領導簽發。其他文件如重要請示、報告、制度及辦法等一律送總經理簽發。

5、發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，并對待發文稿進行編注發文字號、設計版面格式等。

6、繕印：繕印是指按已簽發的文稿進行繕寫或打印，并由相關人員負責校對。

7、用印：用印是指綜合部對已繕印號的公文進行蓋章。

8、發文登記：發文登記是指由綜合部行政人員將待發公文登記造冊，以備存查。

9、分發：分發是指由綜合部行政人員把用過印并已登記過的公文通過適當的方式（如郵寄、傳真、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞給收文單位。

10、注發：注發是指由綜合部行政人員對發文辦理結果予以注明。如誰經手，發了一份什么文件，經由什么渠道發出等。

11、存檔：在發文辦理流程結束后，綜合部行政人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。

第三章收文辦理

第六條收文是指外部機關送達公司的’公務文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來自公司外部的文件所實施的處置與管理。工程管理類收文暫按工程部有關規定辦理，行政科定期對工程部的收文進行備份存檔。收文辦理主要包括以下幾個程序：

1、簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。收到來文，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點，核實來文數量、封皮編號與投遞是否相符，檢查文件裝封是否破散，密封條是否被拆等情況，檢查無誤后，方可簽字、蓋章、注時。

2、收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

3、擬辦：在收文登記后，由綜合部行政人員送綜合部負責人審核，符合有關規定的，綜合部應及時提出辦理意見和建議，送請主要領導人批示后交有關部門辦理。

4、批辦：批辦是指主要領導人對收文的辦理寫出指示性意見。

5、分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送有關部門或承辦人員辦理。

6、傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應先送主要領導和分管領導閱：各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領導同志的意見，做好補辦工作。文件傳閱前，要認真登記，閱完后進行檢查，隨時掌握文件的去向

7、承辦：承辦是指按照領導人的批辦意見，由相關的業務主管部門或負責人具體承擔收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文—4—

件，主辦單位要主動會同有關單位協商辦理，并負責回復辦理結果。

8、催辦：催辦是指根據領導人的批辦意見，由行政科督促承辦部門盡快上報辦理結果。

9、注結：文件辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

第四章公文管理（立卷歸檔）

第七條無論是收文還是發文，都要按檔案管理有關規定進行科學管理。已發出的公文，要把定稿、存本管理好，以備查考或歸檔；收進辦結的公文，也要妥善保管，以備隨時調用。

公文管理主要包括以下幾個程序：

1、制定立卷類目表：按照檔案管理的有關規定結合公司的實際情況制定公司立卷類目表。

2、歸卷：按立卷類目表上規定的項目準備卷夾或櫥柜，并隨時把已辦完的公文歸到相應的文件夾或類目里面。

3、調用：對已經歸卷的任何一份公文要能隨時調出，以便為公司工作服務。

4、立卷：按公文立卷的有關規定把已歸入卷夾的公文立成合乎規范的公文案卷。

收發文管理制度31.目的:

為完善公司文件收發管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

2.適用范圍:

適用本公司所有文件。

3.職責:

文件收發管理由行政辦公室統一負責。

工作內容

公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經理簽發。

業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

屬于秘密以上的文件，核稿人應注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定，由專人印制、報送。

已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。

文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的’范圍報送。

經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送。

文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向行政辦公室說明原因。

收發文管理制度4一、檔案歸檔制度

（一）文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

（二）歸檔范圍及保管期限

（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

（三）歸檔、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

1、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

2、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

3、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

4、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

1、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

2、、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

3、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

4、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

5、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

6、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

7、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗