溝通計劃模版思考一下這些溝通計劃模版：i.一個你溝通目標的儲存庫；ii.你會怎樣實現那些目標；iii.在怎樣的時間框及努力中參與滿足兌現那些目的；以及最后，iv.不管你是否成功的量度標準。在使用你的溝通計劃模版之時，有時會比其它的更好。例如，如果你工作在一個有著很多資源、供貨商、管理者、等等的大型項目中，你就會想有一套較為架構性的溝通方式，這個就是你要確保每個人都需都能達成的方式。非正規溝通的需要，對于項目的成功亦是至為重要的。考慮到那些可以與這溝通計劃模版同樣有用的工具也是很明智的，這就需要有一條線路，讓你能記得與團隊成員、持份者、以及甚至供貨商作出非正規交談。2.怎樣利用這個溝通計劃模版現在你應該已經下載了這溝通計劃卓越的模版，這是把它用在你項目上的時候了。雖然這份檔最理想是用在大型項目中，（作為溝通在小型項目中會少了些復雜性）即使你工作在小型項目中，當你最終會管理大型項目的時候，這在處理怎樣整理及運作溝通上，還是很好的。要開始，先填上模版中以下的部份：a.背景這部份要求你描述一下你的溝通計劃，以獲得持份者及團隊成員兩者的認同，你要在這里解決這些事情：i.愿景及目標要很清晰為甚么要有溝通計劃，這或許有多個理由的—它們是些甚么？要確實注意到那溝通的目標和目的，所以這從一開始就很清楚的了。ii.目的及時間框架在你詳細說明目的時，你亦想要把它們放在某段時間框架中，沒有限期就甚么事都做不成的。iii.溝通的人員及工具為了讓溝通可行，這就需要有一個擁有行為所有權的人或者小組。他們會是誰呢，同時他們會使用甚么工具來分發那些信件、電郵、短信等等呢？iv.回顧有效性如果你沒有量度成果，這就沒有方法了解到你的溝通事實上是否通過了。要有一套到位的量度標準來看看，你的溝通計劃做得有多好，并且為歷史的范例保持這些數據。v.制作計劃如果你不說你必須要有計劃，那就所有都不必說了，但這或許還是應該要清楚及明確說出來的。你一開始沒有作出計劃，你就不會開始項目的了，所以要跟隨你自己的意見，在建立溝通行為之前，先制定計劃。vi.記錄成果作為你量度行為的一部份，在項目結束之后，要花些時間去看看這個溝通計劃整體的效果怎樣。你會學到非常多的：下次會重復些甚么，以及有甚么會改變。b.情況分析在這里你會談論在溝通計劃中內在的強項、弱點、機會、以及威脅。強項包括你團隊在善于溝通的地方，然而弱點就指出溝通不良的地方。對于機會，它們就是你找出可以改善的范圍，威脅就是可以把整個溝通行為搞跨的問題。要確保你清楚這4個范圍，并且在這里件細的記錄它們。c.學到的教訓現在是時候草擬出在你公司中的溝通歷史，以了解趨勢的景像，以及怎樣支持正面的，同時擺脫負面的，以列出那些早已發生的基本溝通來開始。這些溝通是怎樣出現，以及它們的成功達到了甚么程度呢？最后，把在這個調查中所學到的教訓記錄下來。d.目標你已經把背景概括出來了，現在你想轉移到未來中去，并且陳述通過這個溝通計劃，你會達成甚么。以你頂端3件對象的簡單列表來開始，要確保這些都是十分具體（Specific）、可量度（Measurable）、可執行（Actionable）、相關（Relevant）、以及有時限（Timely）的，你可以通過縮寫S.M.A.R.T.來記住這些準則。e.指引現在你有對象了，接著你會怎樣實現它們呢？幫助了解你溝通的指引是很有幫助的。制作出一份你想怎樣把訊息傳播出來的列表，那可以包括常規的反饋或者會議、在發送之前通過了審批、只溝通相關的訊息、等等。f.持份者根據他們的角色，然后是他們需要知道的數據，來制作一份項目中關鍵人物名字的清單。在這之后，你就可以指出應該與他們溝鱊的頻率了。讓這份清單上的人來審批，以確保你能正確得到他們想要的，以及何時他們想要。g.訊息你的關鍵訊息是甚么？對于項目有些常規的溝通包括：項目狀況、項目事件、項目風險、項目交付物、以及項目資源，這些標記都會包括在你大部份溝通訊息中。h.交付管道你會通過甚么機制來散播你要溝通的呢？甚么是你目標受眾的偏好管道呢？這或許會是電郵、或者短訊、或者甚至是印刷品，但要找出這究竟是甚么，并且要利用這個事實上會到達你讀者處的接觸點。i.資料收集一旦你決定了管道，你就會想要建立起一份文件，收集那些你會通過這管道發送的資料。寫上管道的名字、所要求的數據、誰是數據提供者、以及時間框架。j.溝通安排現在你已經準備好以日程來開始的溝通計劃了，你可以在線條圖上建立起一份日程，可視化溝通的頻率，包括會議、新聞稿、小區動態、會議、研討會、提醒、等等。k.溝通事項最后，你想要詳細描述出在你溝通日程中的事項，以幫助團隊成員能按時完成這些事項。所以，把事項編號、為它們命名、描述它們、寫下它們的目的、頻率、然后就是日期。3.完成你溝通計劃的模版溝通計劃會觸及差不多你項目的每個方面，你溝通得越好，你就更有可能帶出成功的交付物。要進一步推動你的溝通計劃，檢查一下那免費的項目管理模版吧。你會找到有助于你在項目中每個階段的工具。這里就是一些能協助你的溝通計劃的東西。a.項目計劃模版這免費的項目計劃模版，會有助于你把所有你項目計劃的部份放在一起，包括列出任務、資源、以及溝通的行為。溝通就是你怎樣把計劃交付給你的團隊，這樣他們就會知道怎樣去執行—而且這對于你的持份者亦至為重要。他們在計劃中有著概得的利益，同時需要保持了解情況（keepintheloop）。b.RACI圖溝通是目標，你可以清晰的在你的措詞中表達出來，但交付給了錯誤的一方，訊息就沒有用了，又或者甚至引起混亂。要知道誰要得到甚么，你就需要利用免費RACI圖的模版了。通過項目中定義為RACI的，或者負責人、咨詢人、知情人，它會有助于你確定誰需要聽到甚么。這模版列出了所有項目的人員，以及他們的部門，然后把他們的需要通過利用RACI圖的彩色編碼，使你的溝通更為精確。c.狀況報告狀況報告在一段特定時間中捕