費用報銷制度的設計如何設計一份合格的費用報銷制度？01020304明確費用報銷流程各環節審批問題單據的使用與設計日常費用報銷注意事項Contents目錄/doc/2019/04/18/36832.shtml【華為案例】華為在互聯網上開發了SSE費用報銷系統。能上網的地方華為員工就能登錄SSE系統填寫費用報銷單，填寫完畢后費用報銷單系統會自動提交領導審批。以員工報銷差旅費為例：1、首先上網填報費用報銷信息，信息流轉到主管處；2、主管需確認差旅事項的真實性及費用的合理性；3、主管確認后，再由上級權簽人審批。同時，報銷人員需將費用報銷單打印出來，附上相應發票，提交給部門秘書。華為每個部門都配備有秘書，秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務共享中心。4、財務共享中心簽收后，出納會集中打款，這時，整個報銷流程結束，剩下的就是會計做賬了。在員工費用的過程中，華為財務對幾個環節進行了優化。審批環節，由電子審批代替人工審批。以前報銷員必須找到領導面對面簽字，現在，電子流審批即可。單據流轉環節，實現集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部，現在只需快遞寄至財務共享中心。付款環節，系統批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現在系統能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息，與網銀對接后可批量轉賬，大幅減少出納的工作量。賬務處理環節，由系統自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯。現在，通過SSE費用報銷系統與財務軟件對接可直接生成會計憑證。目前，年平均約120萬單的員工費用報銷，員工在自助報銷的同時，機器根據既定規則直接生成會計憑證。華為費用報銷審批要求：首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。華為的會計人員一般不對費用發票做實質性審核，不審核有幾個原因：第一，費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情；第二，費用審核工作量很大，成本效益上不劃算。譬如，公司全年120萬筆費用報銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計耗時需360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢？有人擔心，有人虛假報銷怎么辦呢？除了前端主管領導的把關，華為在后端通過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事后監控模式，如果抽查發現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。其次，限定領導電子審批的時間。為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意。當然，默認審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。其次，限定領導電子審批的時間。為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意。當然，默認審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。第三，限定員工費用報銷的時限。華為員工費用報銷原則上要在費用發生后三個月內進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的，不能報銷。第四，丟失發票只報銷費用的50%。如果員工不小心將發票弄丟了，只要能證明費用真實發生了，也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。為什么只報銷一半呢？一方面，發票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質，可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。華為內審對員工費用報銷的監督：華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。員工剛入職時初始分為80分，B等。以后每報銷一筆費用，沒有出現差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。誠信分數為80-90分，內審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。分數在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。另外，分數低于70的，每筆費用報銷財務都要事先審核，這將導致費用報銷時限拉長，對報銷人不利。華為的差旅費報銷制度規定，只有病員出差才允許有人陪同，領導出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領導個人負擔。華為內審對領導審批的監督：華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一審核，主要由主管領導把關。如果主管領導把關不嚴怎么辦？華為某位領導對下屬的費用報銷未能認真履責，導致很多不當費用報銷，審計抽查時發現了這一情況。華為是怎么處理呢？第一，要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。第二，停止這位領導費用報銷權簽權力三年。如果這位領導本人希望恢復該項權力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復他的費用報銷權簽權力。首先，自費請兩名注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計；審計如發現還有不當報銷，也像前面那樣承擔連帶賠償責任。

一、明確費用報銷流程費用報銷4大原則1423誰批誰負責原則手續完整原則先審批后支出原則及時結清原則費用報銷原則：費用類別扣除標準/限額比例說明事項（限額比例的計算基數，其他說明事項）職工工資據實任職或受雇，合理加計100%扣除支付殘疾人員的工資職工福利費14%實際發放工資薪金總額，超過部分不可結轉。職工教育經費8%實際發放工資薪金總額，超過部分結轉以后年度扣除全額扣除軟件生產企業的職工培訓費用職工工會經費2%實際發放工資薪金總額，超過部分不可結轉。業務招待費MIN（60%，5‰）發生額的60%，銷售或營業收入的5‰。廣告費和業務宣傳費15%當年銷售（營業）收入，超過部分結轉以后年度扣除。30%當年銷售（營業）收入；化妝品制造、醫藥制造、飲料制造（不含酒類制造）企業不得扣除煙草企業的煙草廣告費捐贈支出12%年度利潤（會計利潤）總額；公益性捐贈；有捐贈票據，名單內所屬年度內可扣，會計利潤≤0不能算限額，可結轉3年。

二、各環節審批問題約定審批分權權限各環節申請、審核、復核、審批支付責任界定審批人不在情況下的處理

（一）約定審批分權權限當然公司具備條件的情況下，防止鉆審批分權金額。申請人每項費用應采取一份報銷單，申請人不得分拆報銷單以降低每張報銷單的審批金額和審批層級。

（二）各環節申請、審核、復核、審批支付責任界定

責任的界定給公司造成損失的未給公司造成損失的申請人或部門，申請支付的金額計算錯誤，而審核、復核環節均需要承擔對金額復核責任的，一旦出現支付錯誤。申請人承擔80%的損失，審核人承擔10%的損失，復核人承擔10%。申請人、審核人、復核按各項支付項目處罰金額的8:1:1比例承擔。申請人或部門申請支付的金額計算正確，但不符合真實性，而審核、復核環節均需要承擔對真實性復核責任的，一旦出現支付錯誤。申請人承擔50%的損失；本部門負責人的審核負擔40%的損失。復核人承擔10%的損失。申請人、審核人、復核按各項支付項目處罰金額的5:4:1比例承擔。【示例1】

各環節人員權責部門領導經濟業務發生的真實性；成本、費用結算金額的準確性；報銷單據信息填報的完整性；報銷人選擇單據是否恰當，報銷事項是否在預算范圍內。總經理審批流程及審批權限的準確性；經濟業務的真實性、合法合規性；報銷事項是否在預算范圍內。會計審批流程及審批權限的準確性；報銷單信息填報的準確性、完整性；發票的真實性、合法合規性；經濟業務內容真實性、合理性、合法性；原始附件是否齊全、真實；報銷項與附件所記錄的經濟業務內容和數額是否一致。董事長經濟業務的真實性、合理性。出納審核銀行存款票據真實性；付款憑證審批流程及權限的準確性；憑證附件的完整性；核對報銷單、發票、合同收款單位賬戶、賬號等付款信息的一致性。【示例2】

（三）審批人不在情況下的處理如：總經理外出可以指定授權審批人，規定金額之內由授權審批人審批，超過規定金額由總經理郵件審批。郵件審批須附上總經理審批郵件。簽權人因出差外出、休假等原因不能簽批時，由其直接上級代為簽批或通過微信簽批，申請人需要將微信截圖附在報銷單據后。

明確費用報銷時間規定清楚各層級審批時間規定清楚員工取款時間規定清楚員工各類業務報銷最遲時間明確跨年費用報銷要求

（一）規定清楚各層級審批時間如：1、當月的最后一個報銷日在該月的28日，為了便于財務部集中時間進行月末結賬，該報銷日停止報銷業務。2、財務批單時間：財務部每周一、三、五的早上8:30-12:00為財務接單報銷日期，周二、四、六不辦理任何報銷業務。3、財務批單時間：每周五全天，節假日則提前2-3天審批完。4、報銷接單日期：①財務部每周一、三、五的早上8:30-12:00為財務接單時間，周二、四、六不辦理任何報銷業務。②報銷付款時間：財務部每周周一、三、五的下午14:00-18:00為出納報銷付現時間，周二、四、六不辦理報銷付款。③當月的最后一個報銷日在該月的28日，為了便于財務部集中時間進行月末結賬，該報銷日即停止報銷業務。④公司長期駐外人員，次月3號前必須將合格的報銷單據快遞至財務部辦理報銷業務，否則跨月將不予報銷。（公司報表將盡量提前在8日出具）。5、報銷時間：①每周三、四為財務報銷日，請報銷人員將報銷單遞交至財務部。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。②借支及其他緊急業務不受以上時間限制，可隨時辦理。③審批時間：每周五財務部統一將報銷單遞交至董事長審批。（二）規定清楚員工取款時間如：金額較大是否提前報備。（三）規定清楚員工各類業務報銷最遲時間如：1、員工出差回來的2個工作日內完成出差報銷，逾期每天罰款20元。2、公司長期駐外人員，次月3日前必須將合格的報銷單據快遞至財務部，委托代理人辦理報銷業務，否則跨月將不予報銷。3、本月發生的費用的應當及時報銷，不可超過一個月，除地市物業管理費、水費、電費可按季度報銷。4、經辦人應在獲取發票當月辦理報銷，特殊情況次月20日前應辦理報銷，不允許跨年度報銷。5、凡發票日期與報銷日期相間隔30天以上者，不予報銷，特殊情況，須經公司經理特批。（四）明確跨年費用報銷要求如：各部門費用當月報銷，當月核算，在當月25日后產生的費用或因特殊原因無法報銷的允許在下一個月內進行報銷，超期不得報銷。12月份產生的費用必須在12月25日前報銷并提交財務入賬，12月26日至31日的報銷如遇特殊情況無法報銷的必須在下一個年度1月5日前報銷，否則跨年度提的報銷單不予報銷，提交的做退票處理，責任由經辦人承擔。

三、單據的使用和設計

明確公司各種資金支付單據的樣式

原始單據要求單據粘貼

（一）明確公司各種資金支付單據的樣式

單據種類適用業務類型《費用報銷單》1、各類員工先墊款，后報銷的情況（差旅費報銷除外）。2、各類小額付現采購支付，后期辦理報銷手續時填具。《付款申請單》1、各類由公司出納統一打款支付，非員工先行支付的用于采購及其他款項支付。2、各類由公司出納統一打款支付的固定資產、材料、辦公用品、低值易耗品采購項目。3、各類應付款結算。《差旅費報銷單》1、各類員工先墊付的各項出差費用。《借款單》1、公司職工因公暫借款項；2、備用金借款。

《費用報銷單》XXXXXXXXXXXXXXXXXX此處填寫用途￥XXXXXXXXXXXXXX銀行付訖董事長簽字223568

《付款申請單》《差旅費報銷單》

《借款單》

（二）原始單據要求原始單據分為：外來原始憑證和內部自制原始憑證外來原始憑證自制原始憑證

外來原始單據的總體要求：基本要求：日常經營活動中應取得合法的發票或者收款收據。1、收款收據主要用于行政事業、行業協會收費、代收（暫收）款項、交付押金等；2、除上述情況，其他經濟業務均應提供規范的稅務發票。3、行政事業、社會團體組織收費、行業協會收費收據應具備財政部門監制印章。

會計法要求：原始記賬憑證記載的各項內容均不得涂改，原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

會計基礎工作規范上的規定原始單據：（一）原始憑證的內容必須具備憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經濟業務內容；數量、單價和金額。如：原始單據（發票、財政票據）背面要求必須有經辦人在背面簽名或蓋章（發票必須由經手人簽字，簽字必須使用鋼筆或簽字筆，用圓珠筆或鉛筆簽字無效，簽字應簽在發票反面的右下角，以防止粘貼裝訂時被覆蓋）。

（二）從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定人的簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。

【示例1】外來發票的要求：（一）原始憑證的內容必須具備：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人姓名；經辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經濟業務內容；數量、單價和金額。如：原始單據（發票、財政票據背面必須有經辦人在背面簽名或蓋章），發票必須由經手人簽字，所以的簽字必須使用鋼筆或簽字筆，用圓珠筆或鉛筆簽字無效，簽字應簽在發票反面的右下角，以防止粘貼裝訂時被覆蓋。（二）從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制

原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定人的簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。（三）凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。（四）一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途，只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙（發票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。（五）發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須缺對方收據或者匯款銀行的憑證，不得

以退貨發票代替收據。（六）職工出借憑據，必須附在記賬憑證之后，收回借款時，應當另開收據或者退還借據副本，不得退還原借款收據。（七）經上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的額，應當在憑證上注明批準機關名稱，日期和文件字號。原始憑證不得涂改、挖補，發現原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正，更正出應當加蓋單位的公章。自制原始憑證的基本要求：（一）經濟業務事項發生完成時，除了取得的外來憑證外，有時還需由本單位內部經辦部門或人員填制的憑證（例：會議紀要、會議名單、證明、出入庫單等）（二）自制原始憑證必須由填制人簽字，同時由經辦部門領導簽字。

【示例2】外來發票要求：①發票必須合法、真實、有效。②發票不得涂改、挖補、大小寫金額必須相符，字跡清楚。發現發票有誤，應當重開或更正，更正處應加蓋發票單位公章。③發票用交稅分類、整齊的粘貼在報銷粘單上，防止原始憑證在傳遞過程中丟失。④財務部門有權拒收不合法的票據，應當扣留虛假票據，并及時通報相關責任人。⑤發票抬頭與公司名稱應一致，并具有規定的印章（公章或財務專用章或發票專用章）。⑥增值稅發票的抵扣聯不需粘貼與報銷單一起交給財務人員。

【示例】①發票開具的單位、日期、數量、單價、金額填寫齊全、準確，不應有漏項，大小寫金額必須一致，無挖補、涂改痕跡；②發票項目名稱應具體、規范，一般經濟事項要在發票上詳細體現，不得直接籠統寫上“辦公費用”、“食品”、“修理費”等，應按商品及項目的明細填列，發票欄目填寫不下的，可后附詳細清單，詳細清單必須有發票開具單位印章；③發票開具內容要與蓋章單位經營范圍一致；④印章必須清晰，一般為開票單位的發票專用章，不允許有一張發票多個印章的情況；⑤辨別發票真偽，可上國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺查詢，網址：/index.html費用支出金額達到萬元以上的，需要提供合同，并通過銀行轉賬付款。除發票（收據）外，報銷通常根據不同經濟活動還需要相關附件，所有相關附件隨同粘貼的發票形成紙質報銷資料。相關附件中的合同，報銷人應持原件備審核，同時復印關鍵頁作為報銷附件；相關附件還包括如出入庫單、領取登記表、驗收證明、審計報告等。項目內容原始單據要求差旅費用（指市外出差）1、外來：車票（火車、出租車、長途汽車）、機票及保險、住宿費發票、出差中就餐發票2、自制：出差申請單、出差行程單、出差總結報告交通費（指市內出差）1、外來：市內乘車發票2、自制：無業務招待費用1、外來：餐飲發票2、禮品購買發票3、自制：業務招待費申請單辦公用品和辦公費及地址易耗品采購1、外來：供貨方銷售發票（專用/普通）、修理費發票、送貨單、裝箱單、收據（僅做證明收款用，不能代替發票）2、自制：采購或修理申請，驗收入庫單，檢驗單廣告費用1、外來：廣告發票、合同、收款收據（僅做證明收款用，不能代替發票）2、自制：涉及購買、合同、廣告發布證明

單據粘貼要求：1、報銷單據的填寫樣式，可以附件形式體現粘貼要求示例：①

所有發票和票據應干凈整潔的沿裝訂線依次粘貼在《單據粘貼單》

上，小型發票及單據粘貼時應注意左邊單據在上，右邊單據在下，循序漸進的粘貼，單據不能超出粘貼單的邊緣。粘貼時，不得把報銷憑據的主要內容粘上，否則視為無效，不予報銷。

（三）單據粘貼②發票和票據需按報銷憑證上的項目殊勛分項歸集粘貼，例如報銷單上的報銷項目快遞費，辦公費；發票和票據按填寫報銷項目順序歸集粘貼。③增值稅發票必須單獨粘貼報銷，不能與普通發票一起報銷；合同復印件需粘貼在發票后面。④增值稅發票抵扣聯和銷貨清單抵扣聯不能粘貼，用回形針串別即可。⑤票據粘貼請將不用發票類別分開粘貼于發票粘貼上（如交通費、住宿費、餐飲費等不同類型發票），并在發票粘貼單上注明發票張數及金額，每張粘貼單不能粘貼超過15張發票，相關票據的填寫和粘貼規范請參考財務部粘貼范本。

2、粘貼規范不要用大量的文字描述如果真要用，建議配圖，并進行相應的培訓。3、明確附件張數、明確附件合計金額的填寫并標明報銷附件張數，一張報銷單填寫不下的情況，可填寫多張報銷單，這種情況下需將報銷單的張數寫在報銷單的右上角，并將合計金額填寫在最后一張報銷單上。4、各類報銷單據，一律用膠水進行粘貼，不準用訂書機裝訂，否則財務一律不予報銷。5、各類報銷單據，必須嚴格按報銷單據粘貼單格式進行粘貼，單據一律朝上，整齊粘貼，否則財務一律不予報銷。票據粘貼：緊靠粘貼單的左上端，從左橫向以魚鱗式粘貼。要求每張票據均保證貼在粘貼單上，不得以票粘票，不得集中在中間粘貼，不得將票據粘到粘單外。（車輛通行費發票的粘貼）

（出租車發票的粘貼）業務招待費差旅費福利費及其他費用報銷

日常費用報銷規定墊付現金的要求：明確額度如：墊付現金回單位報銷適用范圍：①1000元以下小額零星個人勞務報酬（搬運、裝卸、保潔、其他勞務等）；②出差人員必須隨身攜帶的差旅費（為了采購業務出差時，采購支出需要轉賬支付；③經營過程中發生的1000元一下（含1000元）的日常辦公費用支出（如：招待費、通訊費、郵寄費、出租車費等）；

（一）業務招待費報銷1、必須先申請后開支；2、明確哪些人可報業務招待費；3、明確陪同人員要求，如：公司陪同人員不得超過2人，超過2人，按2人標準報銷。4、明確招待客戶的不進行伙食補貼，如：宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時扣減出差人當餐的伙食補貼。5、明確分崗位的報銷標準，如：宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時扣減出差人當餐的伙食補貼。業務招待費事項申請范圍申請/報表審核復核批準備注說明審批標準及依據交際應酬費用申請申請額≤50元/人各部門行政部總經理或中心負責人1、申請部門負責人評估交際應酬的必要性及應酬方式，確保應酬、公關、送禮能達到預期的目的與效果。2、財務中心提供可用費用的數據作為決策參考依據。3、由營銷總負責人全年統籌調控，并將費用控制在預算范圍內，超出部分由銷售部承擔。50＜申請額≤70元各部門行政部總經理/或中心負責人行政部財務部主管70元＜申請額≤100元/人各部門行政部總經理/或中心負責人行政部財務部主管財務中心負責人申請額＞100元/人各部門行政部總經理/或中心負責人行政部/財務部主管/財務中心負責人董事長或授權人員6、明確出差在外發生業務招待費如何處置如：出差在外因工作需要發生交集應酬費，需要以電話的形式向相關審批人員申請，經批準后方可執行；出差返回公司后補齊《業務招待申請表》經權責主管批準后方可申請報銷。7、嚴禁以個人消費的費用冒充招待費用報銷8、明確多少金額以上提供流水明細，明確禮品統一購買①宴請類：宴請類費用申請原則上不進行款項預付，由申請人使用信用卡或現金先行墊付結算，取得發票后報銷。宴請類單次消費滿500元以上的在報銷時要求提供飯店流水單（餐廳用餐明細），刷卡結算的要求提供POS單復印件留存聯作為附件。②禮品類：禮品采購統一由公司采購，不得個人自行購買。申請人提交申請報告，由行政比價、采購、統一結算。若行政按申請單需求采購后期財務結算時需提供業務招待申請單，若前期公司已采購申請人可憑業務申請單直接到行政專員處領取。采購入庫時行政應辦理入庫手續，領取時行政專員需辦理出庫手續。差旅費報銷的控制點：①規定職位的報銷標準；②明確出差管理；③定義清楚差旅費的差旅費包含內容；④明確出差標準；⑤明確出差天數計算；⑥明確出差時間由對反單位或我方辦事處，有相應食宿條件的，不辦理報銷手續；⑦規定出差期間中途回家的如何報銷；⑧明確乘車標準；⑨明確對短途出差的交通費控制方法；⑩出差期間的業務招待費如何的報銷；規定公務雜費的報銷標準；規定長期出差如何控制；國外出差標準明確等。（二）差旅費報銷（1）規定職位的報銷標準（2）明確出差管理出差前：出差人員出差前應填寫《出差申請單》，注明路線、事由、計劃及費用預算，經區域營銷管理中心負責人批準方可出差。報銷差旅費時粘貼到差旅費報銷單后。經濟出差可由第一職務代理人代為填寫《出差申請單》并辦理審批、備案手續。要點：行政人事部備案。提前安排好工作：所有出差人員出差前必須做好工作安排、交接，如因沒有做好工作交接給公司造成損失或影響的，其后果增韌由出差人員自行承擔。出差中：出差人員應按《出差申請單》中著名的時間進行業務活動，如需調整行程的，必須按審批要求重新申請或補充申請。出差期間應與公司保持通訊暢通，出差前備好手機電池電量充足，離開前以短信的形式告知公司相關領導出發時間、到達時間，到達目的地以后電話、短信的形式給公司相關領導及相關部門報送平安。并隨時向相關領導報告工作進展情況，若因個人原因無法聯絡給公司造成損失或影響的，其后果一概由個人承擔，且失去聯絡期間按曠工計算。出差后：出差人員返回公司以后，編寫本次出差的《工作總結》報送給區域營銷管理中心負責人審閱。區域營銷管理中心負責人審閱后，方可簽批《差旅費報銷單》。出差停留地點超過5天的，要填寫《出差費用匯總表》，詳細反映出差各個地點和項目的費用開支。明確出差返回報銷時間。如：員工出差回公司后，必須在5個工作日內報銷差旅費，及時了解出差事務。返回后及時報到。如：員工出差返回公司，必須在第一時間知會有關負責人、行政人事部。員工在規定返回時間內無特殊原因未按時間返回或未以書面或電子文檔形式知會負責人，超出時間視為事假，按事假處理且規定以外的差旅費不予報銷。（3）定義清楚差旅費包含內容差旅費是指員工在出差期間繁盛的與工作有關的費用，包括住宿費、交通費、餐費、其他公務雜費等四項。（4）明確出差標準①住宿標準如：因招投標及參加會議需要或其他原因需入住指定酒店的，需經區域營銷管理中心最高負責人同意，可按實際發生費用實報實銷，報銷時以實際住宿發票為準。住宿發票上必須注明住宿起止時間。（其中定額發票由報銷人在背面注明，非定額發票由報銷人在收取發票時，通知開票方注明起止時間。）兩人（同性別）一起出差，應同住一間雙人標準房間。低級別員工與高級別員工一起出差，可住與高級別員工同檔次賓館。②出差補助標準報銷補貼政策的時間包含路途時間。一定要考慮你當地稅務機關稅前扣除標準。出差人員伙食補助費按出差自然（日歷）天數計算，按規定的出差目的標準包干使用。在途期間的伙食補助費按當天最后到達的目的地標準使用，超支部分個人自理。出差期間，因違反公司有關規定的，除按規定處罰外，其出差費用一律不予報銷，且取消其出差補貼。出差期間因個人原因無法正常抵達目的地，除非個人原因外，超出公司正常規定時間之外產生的一切費用由個人自行承擔，且取消其出差補貼。另外公司將追究其延誤期間給公司造成筍絲的相關責任。3、不用級別的人員出差通行，兩人以下的（含）按照就高不就低的原則報銷；兩人以上（不含）按照各自的標準報銷。（5）明確出差天數例如：實際出差天數的計算以所乘坐交通工具出發時間到返回時間為準，12:00以后出發（或12:00以前到達）以半天計算；12:00以前出發（或12:00以后到達）以一天計算。出差時間的計算包括來回路程時間，出差天數是以差旅費報銷單中填寫的天數為準，以中午12點為劃分，最小時間為半天，具體時間節點的選擇、判斷以往的報銷的時間為準。乘坐飛機出發時間以起飛時間提前1.5小時計算，乘坐火車出發時間以開車時間提前1小時計算。出差當日往返只提供中餐誤餐補貼20元/頓，當日20:00以后返回的提供晚餐誤餐補貼，一律不提供早餐誤餐補貼，當日出差的交通費實報實銷。（6）明確出差期間由對方單位或我方辦事處，有相應食宿條件的，不辦理報銷手續。例如：出差時由對方接待單位提偶感餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。員工出差由接待單位免費接待或住在親友家的，不報銷住宿費；參加各類會議（含培訓費）、會務費（培訓費）、包含住宿費的，不在單獨報銷住宿費。出差人員有接待單位（含本公司的經銷商、供應商、服務商、本公司所屬駐外機構、會務組織單位等）提供交通、住宿、膳食等招待費項目的，相關交通、住宿、餐費等一律不得再行報銷。（7）明確出差期間中途回家的如何報銷例如：中途回家，再回公司的額，只能報銷公司規定的路程，回家路段不能報銷，金額按公司標準報銷。出差人員在出差期間如需繞道回家省親辦事的，在其《出差申請單》中須特別注明在家的天數，報經上級逐級至部門最高負責人批準后方可回家，省親產生的相關費用由個人自理；行政部直接扣除回家的基本日薪。出差人員趁出差之便，未向公司申請就近回家探親辦事的，一律按事假辦理，且探親期間產生的一切費用由個人自行承擔，且取消其出差補貼。（8）明確乘車標準例如：公司總經理、高級管理人員（含）以上出差，可乘坐火車軟臥、飛機普通艙、輪船二等艙。出差期間市內交通以公共汽車、地鐵為原則，未經所屬部門的權責主管批準不得乘坐出租汽車。低級別員工與高級別員工同時出差時，低級別員工可按高級別員工標準乘坐交通工具。各級員工出差，在不影響工作的情況下，應選擇夕發朝至的列車，減少乘坐飛機費用。區域營銷管理中心人員出差，可乘坐活策硬臥、高鐵二等票（路程5個小時以上）。乘坐火車從晚上8點至次日早7點間，在火車上超過6個小時的或連續乘坐火車超過12個小時的額，可購同席臥鋪。出差人員乘坐火車，從晚8時至次日晨7時乘坐6個小時以上的額或連續乘坐超過10小時的，可購買硬臥票，憑票據報銷。（9）明確對短途出差的佳通費控制方法1、出差當地原則上報銷公交車交通費，特殊情況下要先和主管口頭申請，專程其他交通工具。2、出差或加班當晚以后可根據具體情況打車回家。例如：因業務較急并經部門經理同意；財務人員存取現金時；開會、加班時間超過晚間9點后；外出攜帶公司證照原件等重要資料時；報銷標準：綜合部人員報銷的出租車費用總額不得超過沒人150元/月。市內交通費的報銷：根據工作需要在市內乘車的，原則上要搭乘公交車貨地鐵；特殊情況可乘坐出租車但是需要注明事由、行車路線，特殊情況如下：因業務較急經部門經理同意后打的，需在出租車票后面詳細注明日期、工作事由和起始時間；持現金較多的情況下經部門經理同意后；開會、加班時間超過晚間10點后；倉庫物流人員、工廠工人、直營終端員工除年終大盤。新店開業加班需要打車的外（需經部門批準后報銷，來公司開會原則上只予報銷市內公交車票。非公事交通費用一概不得報銷）；后勤（財務、行政）整個部門（6人以上）的打車費用總額不得超過400元/月，6人以下的市內接送客戶打車費不得超過150元/月。（出差在外的打車費用含在差旅費補貼中）。市內交通費一個月報銷一次的，在釘釘系統提交申請時，請在“費用明細”描述處寫明：某年某日，外出起止時間地點發生費用額，如9月11日，去稅務局，來回車費5元等等，或在附件上填寫明細，未按上述要求填寫，只是籠統填寫合計金額，財務部有權拒絕申請，請報銷人重新按要求提交申請。區域營銷管理中心人員出差期間在出差地發生的市內公共（含出租車費）交通費限額30元/天，但是須提供與行程相關的合理票據，有特殊原因超過規定標準需報銷的，需經區域營銷管理中心負責人批準或自行補貼差價。由于工作原因需外出辦事的，原則上乘坐公交車、地鐵等交通工具，在帶較重物品、事情緊急/重要借貸或當地無相關公交工具的情況下方可乘坐出租車，出門經部門負責人簽字同意后期作為報銷的附件。（10）出差期間的業務招待費如何報銷出差期間的業務招待費等，應單獨填單報銷，按公司招待費有關規定簽批，不得與差旅費同單報銷，未征得總經理同意發生此類費用不予報銷。如：上級公司員工出差去下級公司，下級公司不得用公款招待。（11）規定公務雜費的報銷標準。因購票引起的相關雜費，如候車空調費、保險費、機場建設費，訂票費等雜費，公司準予按法定有效票據實報實銷，因個人原