1機密檔案管理2課程大綱相關法令機密等級解密條件專用封套歸檔點收立案及編目保管原則檢調作業清理作業解降密檢討解降密後續處置移轉及銷毀調離職規定保管不當之處置其他注意事項常見問題及正確作法3相關法令檔案法機密檔案管理辦法國家機密保護法及其施行細則事務管理手冊文書處理部分4機密文書屬性國家機密為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。（國家機密保護法第二條）一般公務機密一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。（文書處理手冊五十）5機密分級國家機密三級制絕對機密極機密機密一般公務機密密法源：國家機密保護法第四條法源：文書處理手冊五十三6一、機密文書區分為國家機密文書及一般機密文書。(一)國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」。(二)一般公務機密文書列為「密」等級。(三)不同等級及機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。

機密文書之區分7

二、應以機密文書處理之國家機密事項如下：(一)軍事計畫、武器系統或軍事行動。(二)外國政府之國防、政治或經濟資訊。(三)情報組織及其活動。(四)政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。(五)外交或大陸事務。(六)科技或經濟事務。(七)其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。三、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。機密文書之區分(續)8解密條件解密條件本件於公布時解密本件至某年某月某日解密本件於工作完成或會議終了時解密附件抽存後解密適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者其他其他特別條件或另行檢討後辦理解密相關法源國家機密保護法第十一條第一．二項；第十三條國家機密保護法施行細則第十七條第三項9保密期限國家機密（國家機密保護法第十一條）絕對機密－不得逾三十年極機密－不得逾二十年極密－不得逾十年法源：國家機密保護法十一條第一及二項；第十三條國家機密保護法施行細則第十七條第三項一般公務機密於主管專業法規中加以規範保密事項，並以內部行政規則規範管制作業程序相關法源：文書處理手冊二十（十六）；三十六（四）；五十二；五十九法務部函文10歸檔點收規定事項使用機密檔案專用封套裝封依實註記封套封面欄位封套封口處簽章檢視封套封面上記載事項與歸檔清單符合與否（不得拆開封套)封套上記載不全者，應退回補正法源：機密檔案管理辦法第四條11機密檔案專用封套規格：36cm╳25cm封面欄位應載項目單位名稱收發文字號．分類號案由或案名頁數、件數、附件數案卷內文件起迄日期保存年限機密等級保密期限或解密條件12機密檔案專用封套樣式分類號

（機關全銜）機密檔案專用封套

收發來文字號

單位名稱

案由（名）

案卷內文件起迄日期

頁數

件數

附件數

機密等級

保密期限或解密條件

保存年限

備註

13機密檔案專用封套參考格式及規格(範例)年度93分類號803.04-01教育部機密檔案專用封套總收文號9300150000承辦單位人事處(創稿號)發文號

案由(名)得以代碼或代名表示案卷內文件起迄時間93.11.25~93.11.30頁數10件數1附件數0機密等級□密□機密□極機密□絕對機密解密條件□公佈時解密□至某年某月美日解密□工作完成或會議終了時解密□附件抽存後解密□其他保密期限至97年6月30日解密備註

保存年限

1014案件內文件起迄日期填寫說明發文：1、1來1發：起：只註記本機關發文日期。2、多件1發(只同一主旨)：起：只註記本機關發文日期。存查：1、1件：起：只註記對方來文發文日期2、多件(主旨相同)：起：第一件公文(對方機關來文發文日期或簽)。迄：最後一件公文(對方機關來文發文日期或簽)。簽呈：長官核判日期15立案及編目依專用封套所載項目著錄檔號著錄16機密檔案目錄公布原則檔案目錄彙送公布之目的機密檔案目錄，不予彙送公布法源：機密檔案管理辦法第五條17保管原則保管原則專人管理與一般檔案分別存放分級保管：區分國家機密與一般公務機密，並依機密等級分別保管備保險箱或其他具安全防護箱櫃；保險室或密室人員、物品進出管制使用專用封套裝封法源機密檔案管理辦法第六條及第八條國家機密保護法第十九條國家機密保護法施行細則第二十八條18保管原則（續）機密檔案複製原則絕對機密不得複製機密檔案之複製，屬國家機密者，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核準；屬一般公務機密者，除辦理該機密業務者外，應經單位主管以上人員核準以微縮、電子等儲存者，應指定專人辦理；其複製儲存，應與一般檔案分開辦理。惟基於安全考量及減少資源浪費，應減少複製應視同原件保管；複印者用畢歸還後銷毀法源機密檔案管理辦法第十六條及第十七條國家機密保護法第十五條國家機密保護法施行細則第二十五條19檢調作業檢調類別機關內部借調填具調案單核定層級一般公務機密業務承辦單位主管國家機密原核定機關或上級機關借調期限機關逕訂期限屆期如需繼續使用，應提出展期申請，展期以三次為限（展期核定層級同調案申請之核定人員）借出之檔案如有必要，得隨時催還法源機密檔案管理辦法第九條及第十條20檢調作業（續）檢調類別機關間借調書面申請借調期間、承辦單位、承辦人員姓名及有關聯絡資料經機密核定機關首長或其授權人員核準屆期如需繼續使用，應提出展期申請借出之檔案如有必要，得隨時催還法源機密檔案管理辦法第十一條21檢調作業（續）檢調類別依法有權調用備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料法源：機密檔案管理辦法第十二條22檢調作業（續）機密檔案之提供應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務得提供複製品機密檔案之歸還借調或調用機關用畢後，應即歸還（如屬複印之複製品，應即銷毀）法源機密檔案管理辦法第十三條、十四條及第十六條23清查作業每年至少清查檢討一次法源檔案法施行細則第八條機密檔案管理辦法第二十二條文書處理手冊七十機密檔案清查目的辦理解降密檢討已辦理解密者，定期者屆滿年限銷毀永久保存屆滿移轉年限者移轉24解降密檢討辦理解降密人員承辦人員檔案管理人員251、發文：1、處理意見表(含轉發文)2、註銷紀錄單3、通知原受文機關2、存查文：1、處理意見表2、註銷紀錄單解降密檢討(續)26解降密檢討(續)解降密權責（口訣：解鈴仍須繫鈴人）本機關為原核定機密等級之機關業務單位應主動辦理（檔案管理單位清查送辦）填具機密等級變更或解密之處理意見表陳核通知前曾受文機關他機關為原核定機密等級之機關由原機密等級核定機關通知辦理受文機關擬具機密等級變更或解密建議單，建議原機密核定機關辦理27解降密檢討(續)解降密權責（口訣：解鈴仍須繫鈴人）已標示保密期限或解密條件者保密期限屆滿者：由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理解降密事宜（國家機密保護法第二十七條；國家機密保護法施行細則第三十三條；機密檔案管理辦法第二十二條）解密條件成就者：屬國家機密者，仍應由原核定機關或其上級機關有核定權責人員核定後解密（國家機密保護法第二十八條）；屬一般公務機密者，依照標示自動變更或解密（文書處理手冊七十五．（三））非機關之來函其上訂有機密等級者函知來文者後，即依程序辦理28解降密檢討(續)法源機密檔案管理辦法第二十二條，第二十二條之一國家機密保護法第十條第一項；第十一條第三項至第六項國家機密保護法施行細則第十三條；第十四條第二．三．四項；第十五條；第十七條第四項文書處理手冊七十四．七十五29機密等級變更或註銷建議單主旨：有關（來文機關）０年０月０日００字第００００號（文別），建請惠予（變更或註銷）其機密等級。說明：有關前述文之（案由）一案，原為（原機密等級），因（建請再分類理由），建請惠予（建議再分類等級）。30

(機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷處理意見表

檔號

原機密案件日期

文號

文別

案由

受文機關

抄送副本機關

原機密等級

新機密等級或註銷

變更機密等級理由

備考

陳核

機密等級變更或註銷處理意見表31機密文書機密等級變更或註銷處理意見表(範例)說明：一、已辦之機密文書資料，已失保密時效，或因有關機關之建議，其機密等級應予註銷或變更者，先提出審查後，填此表陳核。二、國家機密之變更或解密者，依國家機密保護法第十條第一項規定為之。一般公務機密文書，由原核定主管核定之。教育部機密文書機密等級變更或註銷處理意見表691/1/0/0

檔號

原機密案件日期

60.10.1文號

臺(60)文字第00000文別

函

案由

留學生公費事宜

受文機關

外交部

抄送副本機關內政部原機密等級

機密新機密等級或註銷

註銷變更機密等級理由

應00部建議備考

陳核

32教育部機密文書機密等級變更或註銷建議(處理)表

33機密等級變更或註銷通知單主旨：（原發文機關）０年０月０日００字第００００號（文別），有關（案由）一案原為（原機密等級），請惠予（變更為新機密等級或註銷）。34(機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷紀錄單通知機關(原機密案件核定機關)

發文日期

發文字號

原機密案件發文日期

發文字號

新等級或註銷

登記人(職

稱)(姓

名)(日

期)機密等級變更或註銷紀錄單35

說明：一、機密文書機密等級奉準變更或註銷時先調出原卷核對。二、將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去，再於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單。三、原案照變更之等級或非機密文件保管機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(範例)教育部機密文書機密等級變更或註銷紀錄單通知機關（原機密案件核定機關）

外交部發文日期

93.08.05

發文字號外檔資一字第0930100000號原機密案件發文日期

83.05.20發文字號

外(83)歐四字等83330000號新等級或註銷

註銷登記人（職稱）科員（姓名）000(或蓋職章)（日期）93.10.1836解密後續處置解密後相關作業填具註銷紀錄單案卷封面及文件機密等級欄雙線劃除註銷紀錄單浮貼於原件上以上三項作業，權責人員請依機關權責分工逕為決定前曾完成複製儲存者，應重行辦理複製作業目錄補正處理案名．案由．密等．解降密附註說明等依一般檔案管理之37銷毀與移轉機密檔案非經解密，不得銷毀(機關檔案保存年限及銷毀辦法第十四條第一項者及十五條除外)機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密；經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉法源機密檔案管理辦法第十八條：第二十三條38管理人員調離職職務移交或人員離職時檔案法第十三條應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失機密檔案管理辦法第二十一條點交機關首長指定之人或檔案單位主管罰則檔案法第二十四條第三項處二年以下有期徒刑拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金39保管或使用不當之處置疏失情事遺失污損抽換拆散相關處置查明責任，依規定議處涉及法律責任，依法辦理（如刑法132條）40其他注意事項一般公務機密事項行政程序法第一百七十四條之一之規定，國家機密保護辦法失效各機關應於主管專業法規中加以規範保密事項，並以內部行政規則規範管制作業程序依法務部91.6.14及91.10.9通函辦理41其他注意事項（續）原機密核定機關組織調整原核定機關裁併或職掌調整由承受其業務之機關辦理無業務承接機關者由原核定機關之上級機關或主管機關為之法源機密檔案管理辦法第二十二條之一國家機密保護法施行細則第九條42常見問題及正確作法文書機密等級之變更或解密，受文機關得否逕予辦理依文書處理手冊七十四．國家機密保護法第十條規定，解降密權責在於原核定機密等級之機關，受文機關不得擅自更改43常見問題及正確作法(續)機密文書解密條件為附件抽存後解密，得否依一般檔案辦理歸檔適用範圍附件抽存後解密，適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者解密作業附件抽存後解密後，歸檔時當以一般檔案辦理歸檔作業，惟仍應填寫註銷單浮貼於原件之明顯處及劃去案卷封面及文件上之機密等級欄位44常見問題及正確作法(續)不同等級之機密文書合併使用或處理時，應如何認定其機密等級以其中最高之等級為之法源國家機密保護法第十七條文書處理手冊五十一45常見問題及