檔案借閱審批單記錄編號：日期：借閱部門借閱人借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注檔案分類編號表TYYK+部門+類別+年份+編號文件部門類別行政中心XZ財務采購部CW市場運營中心SC客服部KF質管部ZG食品技術部SP環境技術部HJ放射衛生技術部FW職業衛生技術部ZW檢測中心外發公文WFXZWF——————————————————收到公文SDXZSD——————————————————會議資料HYXZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHY發展計劃JHXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJH制度文件ZDXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZD合同協議HTXZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHTZWHTJCHT月度文件YDXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDSPYDHJYDFWYDZWYDJCYD財務檔案CW+賬目名稱前兩個字手寫字母編寫：例如成本——CWCB檔案管理流程：相關部門/部門負責人行政人事部分管總監/總經理審核驗收nshou配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料審核驗收nshou配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收nshou是審核驗收nshou是否第三節檔案管理制度為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：???一、檔案管理的范圍?本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。???二、檔案的管理部門?公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。???接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。三、檔案的分類?在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：（一）行政管理（二）人事管理（三）財會檔案（四）生產經營管理（五）技術質量安全管理（六）基建檔案（七）外來文件（八）聲像檔案（九）實物檔案（十）其他檔案。?財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。?實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。?以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。???四、歸檔要求?（一）歸檔的文件材料要完整、系統、準確。?（二）歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。?（三）存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。?（四）檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。?（五）檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。?（六）文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。?（七）歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。五、檔案的查閱和借閱?（一）查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。?（二）查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。?（三）原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：?1.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；?2.按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；3.要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；4.所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；5.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；?6.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；7.調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。???六、檔案的移交?檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。???七、檔案的保管?要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。百度對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并