集中采購環境下的供應商篩選策略

當前，國內石油石化行業的迅猛發展，中國海油基本實現了從淺水到深水、從國內到國外、從上游到上中下游一體化的“三大跨越”發展。伴隨著油氣業務的拓展，對企業管理模式的研究和創新成為新的課題，具體到采購管理領域，不僅要有采購方式的創新，而且在采購質量上要有質的提升。供應商管理作為采購質量提升的重要載體，貫穿了整個采購流程的各個環節，越來越受到關注。其中，通過公開資格預審和實地考察結合進行供應商篩選成為了一項重要工作。一、供應商篩選的意義2012年3月國資委對采購管理提出了降低采購成本、消除采購中不健康現象、構建一套具有國有企業特色采購管理體制和運行機制的要求，把采購集中度作為衡量央企采購管理的重要指標，對集中采購的覆蓋面和提升率提出了要求。供應商資源作為采購的基礎環節，對集中采購工作的效果具有非常重要的影響。由于缺乏規范的供應市場管理，導致供應商的規模和產品質量參差不齊。有的廠家通過多年來技術研發和生產能力的提高，逐步從低端產品向高端制造延伸，個別產品甚至已經趕超世界先進水平。然而多數廠家由于設備陳舊、技術工藝落后、自主創新能力差，生產水平仍較低下。另外，部分企業誠信度不高，弄虛作假，偷工減料或外購貼牌現象較嚴重。因此，對供應商資源進行全面調查，并對供應商能力進行分類評估，確定各類產品供應商評定等級，既是企業內部管控的需要，也是行業發展現狀的要求。通過供應商篩選，可以獲取綜合實力較強、產品質量和技術性能較好的供應商資源，為開展集中采購奠定良好基礎。二、供應商篩選的原則供應商篩選工作需要把握以下原則：公開：通過公開方式，充分挖掘行業內的優秀供應商資源，歡迎符合采購要求、有參與意向的供應商加入合作，進一步發展戰略合作關系。合理：評價體系和標準，既要滿足采購需要和采購特點，也要符合行業發展現狀，不得采用不合理條款和排他性要求限制有效競爭。效率：供應商篩選工作應符合效率原則，科學設置評價體系和流程，達到“優中選優”的目的。三、供應商篩選的方法與措施由于供應商篩選工作專業性強、涉及面廣，為便于工作的開展，可通過組建專業工作小組的方式來牽頭組織供應商篩選的全過程。專業工作小組應由主要需求單位、第三方專業機構的商務、技術人員組成，負責公開資格預審文件的編制、書面審查標準的制定、供應商實地考察和評價，以及考察報告的編制、供應商篩選結果的推薦等。供應商篩選工作主要包括公開資格預審、實地考察、篩選結果應用和動態調整三個方面。同時，還應充分考慮技術方面的因素，以滿足用戶的各項需求。1、公開資格預審面對數量眾多的供應商，可采用公開資格預審的方式，主要審查供應商商務、技術的“門檻”條件，通過初選達到“大浪淘沙”的目的。一方面要吸引行業內優秀供應商的積極參與，另一方面也要淘汰行業內發展水平低下的供應商。主要涉及以下環節：（1）應依據集中采購的產品目錄，確定供應商篩選的產品。（2）調查內部需求，編制資格審查文件。在制定相應資審標準時應結合以往采購歷史，對內部采購需求和以往合作供應商進行調查分析，制定科學合理的評價標準。（3）發布公開資格預審公告。通過公開發布資格預審公告的方式，邀請供應商參與，告知資格審查的目的、程序和方式，列明供應商所需具備的資質證書、基本生產能力和履約能力等審查內容。（4）評議供應商：根據資格預審文件列明的評議內容、流程，按照供應商的資格預審投標文件對供應商的商務、技術能力進行評議。一般采用合格制或有限數量制，確定合格投標人，形成實地考察名單。2、實地考察針對實地考察供應商名單，組織考察專家組到供應商生產現場進行考察，審核供應商綜合管理能力、工藝流程控制能力、設備維護、工人實操能力等，并對資格預審中提供的資料真實性進行現場核實。在實地考察工作中，首先，需要有一套科學合理的評價標準，采用定性評價與定量打分相結合的評價體系，全方位反映供應商的水平。通過對財務、商務、生產、質檢、研發、倉儲等各流程進行打分評價，評定供應商的綜合實力。其次，為了避免不同評價人員打分尺度不一致問題，在啟動實地考察工作時，應做好統一打分尺度的培訓。一是針對具體打分項對應審核內容和評價依據進行講解，統一審核內容與方式；二是針對不同審核人員尺度松緊問題，應采取對標方式，選取1~2家進行模擬打分，通過比較，統一把控松緊程度。再次，由于實地考察供應商數量較多，需制定嚴格的行程和計劃，控制考察完成進度，做到考察一家、完成一家，當天出具分項打分和匯總得分。對于持續兩周以上的考察計劃，應安排考察中期總結會，便于考察組內部經驗交流和進度把控。3、篩選結果應用和動態調整根據公開資格預審和實地考察兩個環節的評審結果，按照產品類別和供應商綜合得分確定供應商認可的產品范圍和等級，形成分級分類的供應商短名單。供應商短名單的形成，直接確立了企業與短名單供應商的戰略合作關系，對集中采購工作具有積極的促進。首先是篩選出了合格的供應商資源，鎖定了供應商范圍。在發生采購需求時不再需要對供應商的生產水平和履約能力進行重復審查，只需要按照采購產品的類別選取對應的供應商進行采購，簡化了采購流程。與此同時，短名單供應商也將更重視這一長期合作關系，為采購人提供更多優惠待遇，如優先保供、服務質量提升、降低庫存、緊急供貨等，有利于集中采購的招標和后續合同執行。短名單供應商在集中采購全流程的合作情況，將作為供應商考核的表現，成為供應商動態管理和今后短名單調整的依據，對供應商形成正面激勵。4、篩選供應商時應考慮的技術因素在供應商的篩選過程中，還應結合公司對產品的需求情況、產品的應用環境及技術特點，充分考慮以下技術因素，確保篩選出符合要求的供應商。（1）供應商對于產品在海洋石油勘探、開發和鉆采的運營環境中應用的技術特蝕等環境特點突出，對各類產品的規格尺寸、性能要求都與常規的陸地環境應用產品有所不同。（2）供應商的產品應在海洋石油環境有一定的成功應用業績，以最大限度地降低中國海油的應用風險。海洋石油的行業特點決定了新產品應用的難度和復雜性，只有成熟的、經過應用和實踐檢驗的產品才有可能進入海洋石油行業。（3）供應商應充分重視新產品的研發，具備一定數量的開發人員，能夠在科研開發方面進行持續投入，并取得一定成績。應用國產化的發展要求。四、進一步改進的措施1、引入“外腦”，增加專業化程度。在篩選工作中，應充分利用獨立第三方專業機構的力量，提供行業信息咨詢和專業技術建議，彌補對生產領域專業技術的不對稱，優化考核評價指標和標準。2、培育供應商，形成充分競爭。針對部分技術要求特別、市場上合格供應商數量較少的情況，應對有發展意愿的供應商加以引導，允許供應商在一定期限內達到標準后視為合格，自動列入供應商短名單。通過對潛在合格供應商的培育，在激發供應商滿足采購方積