淮南市電子政務協同辦公系統使用手冊系統管理員篇安徽科大訊飛信息科技股份有限公司ANHUIUSTCiFLYTEKCO.,LTD.

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57上報信息 57信息上報 57采編信息 58信息采編 58未定稿期刊 60待審期刊 61已分發期刊 61期刊瀏覽 62信息記錄 62第九章督查督辦 62督查督辦草稿 62新建專項督查 63新建領導交辦 63待審批督查事項 64已審批督查事項 65審批中督查事項 65待承辦督查事項 67待督查事項 67已反饋督查事項 69已辦結督查事項 70第十章公共論壇 70欄目維護 70帖子列表 70第十一章輔助辦公 71個人信息 71修改密碼 71電子郵件 72第十二章電子郵件 72寫郵件 72普通郵件 72語音郵件 76文獻夾 78收件箱 79送件箱 80草稿箱 81垃圾箱 81附錄1：公文模版制作辦法 821. 公文紅頭模板式樣 862. 版記模板式樣 863. 發文稿紙模板式樣： 14. 收文承辦標簽模板式樣： 25. 收文解決標簽模板式樣: 3附錄3：常用問題Q&A 4前言《使用手冊》將向顧客簡介《淮南市電子政務平臺v2.0》，并協助顧客迅速對的地使用該系統。本手冊中所涉及單位和顧客信息僅作示例，與顧客真實使用環境無關。商定本書中所采用商定如下表所示。商定含義“雙引號”在操作環節中，代表顧客鍵入文字或屏幕對象名（例如按鈕）。雙擊是指持續兩次迅速擊打鼠標主鍵（普通是鼠標左鍵）。單擊是指擊打一次鼠標主鍵（普通是鼠標左鍵）。右鍵單擊是指擊打一次鼠標輔鍵（普通為鼠標右鍵）。系統簡介科大訊飛公司從政務辦公應用實際出發，結合淮南市政府辦公特點，推出了淮南市電子政務協同辦公系統。電子政務協同辦公系統是不同政府部門之間交流、協作和協同辦公信息平臺。實現了政府各部門中平級單位、上下級單位間（含部門間）公文解決、信息交流和資源管理，形成了政務辦公管理一體化新局面。本系統涉及如下重要模塊：公文解決、電子郵件、告知管理、部門簡報、領導日程、市民連線、系統設立。本文將針對各模塊，逐個為顧客簡介本系統用法。第一章登錄與退出登錄第一種方式：在IE地址欄中輸入淮南市政務平臺布置時設定系統網址：；在浮現登錄窗口中，鍵入顧客名、顧客密碼和驗證碼后登錄電子政務協同辦公系統。第二種方式：該種方式為快捷登錄方式，適合已經安裝過客戶端控件顧客使用。客戶端控件安裝辦法見HYPERLINK安裝客戶端控件。一方面雙擊桌面圖標，打開協同辦公系統登錄界面；在浮現登錄窗口中，鍵入顧客名、顧客密碼和驗證碼后登錄電子政務協同辦公系統。第三種方式：該種方式為快捷登錄方式，適合已經安裝過客戶端控件（即時通訊工具政訊通）顧客使用。一方面雙擊桌面圖標啟動政訊通軟件；單擊“登錄”，鍵入顧客名和登錄密碼后登錄政訊通通訊軟件。登錄成功后，單擊即時通訊政訊通軟件下方淮南市政務圖標（見右上圖）即可登錄電子政務協同辦公系統。安裝客戶端控件初次登錄系統必須要先安裝客戶端控件，該控件涉及即時通訊工具政訊通軟件和淮南市政務公文系統有關控件。政訊通軟件是政務平臺顧客即時通訊工具，同步還具備待辦公文提示功能。其功能詳細操作見政訊通右上角“協助”菜單詳細簡介。客戶端控件下載安裝環節如下：單擊頁面右上角“客戶端控件下載”按鈕；如下圖：點擊下載客戶端點擊下載客戶端在彈出對話框中單擊“運營”按鈕，下載該控件。操作系統彈出安全警告，單擊“運營”按鈕，進行控件安裝。注意：安裝時要關閉IE瀏覽器和OFFICE辦公軟件。安裝成功后，即可正常使用客戶端控件退出退出淮南市電子政務協同辦公系統有兩種方式：直接關閉系統頁面，點擊系統頁面右上角按鈕，即可關閉。登錄系統后,單擊按鈕，退出該系統。如下圖點擊退出點擊退出第二章首頁信息簡介登錄系統后首頁包括信息有：門戶鏈接、待辦事宜提示（包括待辦發文、待辦外單位來文、待辦本單位來文、未簽收登記、待審期刊、待審簡報、未讀告知、未讀郵件與未讀簡報）、最新公文、最新告知、最新簡報、已發布歸檔公文。待辦事宜待辦事宜提示頁面列出了等待您解決發文、來文以及發送給您告知,如您要查看或辦理這些事宜可以直接單擊待辦事宜列表中各事宜標題，進入該事宜辦理流程.最新公文、最新簡報、最新告知為以便顧客查看最新公文、告知和簡報而設計快捷瀏覽方式。其中最新公文中紅色標題某些是待辦公文，灰色標題是已辦公文，直接點擊公文標題即可進入辦理流程；而最新郵件、最新告知和最新簡報中紅色標題代表未讀某些，灰色標題代表已讀某些，直接點擊標題即可閱讀。歸檔公文歸檔公文是顯示普通顧客收到已發布歸檔公文，當顧客是機要管理員時則顯示所有歸檔公文。草擬公文為了以便顧客起草公文而設立一種快捷方式,草擬公文解決流程詳細操作見背面HYPERLINK公文解決某些。草擬告知為了使顧客更以便更快捷建立告知而設立快捷方式,草擬告知詳細操作見HYPERLINK告知管理某些。新建郵件為了使顧客更以便更快捷新建郵件而設立快捷方式,新建郵件詳細操作見HYPERLINK角色功能授權；授權完畢后，點擊“保存”，角色信息填寫完畢。注：如果在本單位中已經存在“普通顧客”角色，新建角色默認已具備普通顧客角色權限。刪除角色單擊“系統設立”－“角色配備”菜單；點擊本單位角色列表—自定義角色；在自定義角色信息頁面中點擊“刪除”按鈕可刪除該角色。注：秘書長、機要管理員、系統管理員、辦公室主任、單位領導角色不能刪除。角色功能授權配備各角色相應顧客所使用系統功能菜單，由系統管理員通過該操作進行授權與維護。單擊“系統設立”－“角色配備”菜單；選取要授權維護角色，單擊“功能授權”輸入框；點擊輸入框添加功能權限點擊輸入框添加功能權限在彈出功能列表對話框中，依照實際工作需要單擊功能列表中各功能菜單，勾選右側頁面中子菜單；單擊“保存”，即將該功能使用權限賦予該角色。注：每勾選一項菜單須保存一次。為角色添加所屬顧客使用該功能把本單位有關人員分派到相應角色下。在“角色信息”中單擊“設立顧客”；在彈出對話框中選取角色所相應顧客，點擊箭頭移到右邊對話框，點擊“保存”完畢設立。顧客管理該功能用來對顧客信息、所屬部門、相應角色進行維護。更新顧客信息單擊“系統設立”－“顧客管理”菜單；在“顧客列表”中，單擊顧客姓名；編輯顧客信息，設立其所屬部門和角色；注：顧客可以具備多重角色身份，使用多重角色功能。編輯完畢后單擊“保存”。添加顧客點擊所要添加顧客部門名稱；單擊“添加顧客”；填寫顧客信息后，單擊“重名檢測”提示該賬號可以使用，單擊“保存”，系統提示添加成功，新添加顧客自動顯示在默認部門下。初始化密碼顧客在使用過程中也許會丟失或忘掉密碼，使用該功能可以將顧客密碼初始化為原始密碼1111。1．單擊“顧客管理”→“顧客列表”；2．勾選需要初始化密碼顧客；3．單擊“初始化密碼”按鈕；4．單擊“擬定”，密碼即可初始化為1111，如下圖：注：新添加顧客，系統初始化登錄密碼是1111。全市數據維護全市運維管理員有對全市公文進行數據維護功能，單位運維管理員則可以管理本單位公文。管理員可填寫刪除因素后刪除公文數據。第四章公文解決該某些各流程執行人，為本單位內具備不同角色身份人來完畢。為了保證系統可以正常使用，需要管理員把本單位所需公文種類、公文編號、公文模板、公文解決環節等有關信息在系統里面及時更新，并把這些信息根據各自單位特點，定義符合需要系統設立。對此系統管理員既要理解公文解決流程，更重要是要為本單位使用公文進行配備與維護。發文解決單擊“公文解決”－“公文起草”菜單。系統依照顧客實際狀況，設立了三種不同發文解決流程：普通發文、迅速發文、聯合發文。各流程只是在環節上存在某些差別，各環節詳細操作基本相似。普通發文普通發文合用本單位對外發布公文，完整環節流程為：擬稿、核稿、審核、審視、會簽、簽發、復核登記、整頓排版、校對、印制、用印、分發、待歸檔，各單位依照本單位實際狀況也可跳過某些流程。下面分別簡介各環節詳細操作辦法。擬稿執行角色：各部門單擊“新建公文”菜單，進入擬稿頁面；編輯公文基本信息：起草日期：系統默以為當前日期，可單擊修改；擬稿類型：單擊選取；文種：單擊選取；文獻密級：單擊選取；緊急限度：單擊選取；主題詞：輸入主題詞或者單擊按鈕在彈出頁面中選取；主送機關：輸入主送機關或者單擊按鈕在彈出頁面中選取；抄送機關：輸入抄送機關或者單擊按鈕在彈出頁面中選取；附注：輸入附注信息；擬稿人、擬稿部門：由系統自動提取；單擊“上傳”按鈕，可添加附件。填寫完公文基本信息后，單擊“編輯正文”按鈕，系統打開word，您可以在Word中編輯公文正文，公文必要先編輯正文后才干發送；提示：在Word中編輯公文時要使用OA控件，控件工具欄按鈕闡明如下：：單擊，擬定編輯完畢，將公文保存到服務器上。：單擊，擬定編輯完畢，將公文保存到服務器上并關閉word頁面。：單擊按鈕，選取公文標題，單擊“插入”，將標題插入頁面相應位置。正文編輯好后，單擊按鈕，系統關閉word，返回起草頁面；注：系統中使用word對公文進行編輯后，一定要使用控件中、按鈕。選取下一步相應流程以及該環節執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“保存”按鈕可將公文保存在“擬稿列表”中。核稿執行角色：部門領導單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文打回給起草人。單擊“編輯正文”按鈕，可以查看或編輯該公文正文；單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；填寫審核意見，可手工填寫，也可單擊按鈕選取意見；選取下一步流程以及該環節執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審核人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。審核公文執行角色：分管領導單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面，查看或修改擬稿單各項內容；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。單擊“編輯正文”按鈕，查看或編輯公文正文；單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；填寫審核意見；選取下一步流程以及下一步執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。審視單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審視頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。單擊“編輯正文”按鈕，查看或編輯公文正文；單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；填寫審視意見；選取下一步流程以及下一步執行人。下一流程應為會簽；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。會簽執行角色：單位領導單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文會簽頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。單擊“編輯正文”按鈕，查看或編輯公文正文；單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；填寫會簽意見；選取下一步流程以及下一步執行人。下一流程應為簽發；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“擬稿人代轉”將公文發送給擬稿人，由擬稿人進行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。簽發執行角色：單位領導單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文簽發頁面，查看或修改擬稿單各項內容；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。單擊“編輯正文”按鈕，查看或編輯公文正文；單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；填寫審核意見；選取下一步流程以及下一步執行人。下一流程應為復核登記；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。復核登記執行角色：復核登記員單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入復核登記頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。復核公文審批意見，選取填寫相應發文字號；選取下一步流程以及下一步執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。整頓排版執行角色：整頓排版員單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。選取相應公文模板和公文版記模版；單擊“公文排版”；啟動Word，插入紅頭、版記、秘密級別等內容進行排版；提示：工具欄按鈕闡明：單擊，插入文獻紅頭。單擊，插入文獻版記。單擊“擬定”按鈕，完畢編輯并關閉word；選取下一步流程以及下一步執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。校對執行角色：辦公室人員單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。校對公文；選取下一環節以及下一環節執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作；單擊“打印擬稿單”可將擬稿單打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。用印執行角色：辦公室人員闡明：進行該環節操作時，如本單位使用是電子印章，請將電子簽章KEY插入電腦USB接口上。單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文辦理頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。單擊“用印”按鈕；系統啟動Word，將鼠標指針插入到加蓋印章位置；單擊“蓋章”；在彈出“選取證書”對話框中選取要使用證書后，單擊“擬定”；在彈出“選取印章”對話框中，選取要使用印章，單擊“擬定”，即在word文檔中加蓋相應印章；闡明：如需調節印章位置可用鼠標進行拖動。蓋章結束后，單擊按鈕，文檔保存并關閉；選取下一步流程以及下一環節執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給所選操作人，由該人執行下一步操作。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦發文”中找到要審批公文。分發公文執行角色：辦公室人員單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面；提示：單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步。選取該公文分發對象，設立辦理時限，與否抄送領導和短信提示；單擊“發送”按鈕，該公文分發到接受單位或部門，由收文單位對該公文進行收文解決，詳細操作詳見收文解決。聯合發文聯合發文流程與普通發文流程基本相似，區別是在發文過程中審核、會簽、簽發、用印、分發這五個環節需要聯合外單位有關人員來共同完畢；當外單位完畢這一環節并提交后，公文就會返回到原單位，由原單位執行下一步操作，這個過程叫流轉。整個聯合發文詳細操作，與普通發文各步操作是基本相似。擬稿單擊“公文起草”－“聯合發文”菜單；編輯公文擬稿單，詳細操作詳見普通發文HYPERLINK擬稿。核稿執行角色：部門領導單擊“待辦公文”－“待辦發文列表”；單擊“公文標題”進入公文審核頁面，詳細操作詳見普通發文HYPERLINK核稿。提示:選取下一步執行人時，就會顯示該地區所有政府單位人員。可選取跨單位人員來進行下一步審核公文。審核公文執行角色：分管領導（可跨單位）詳細操作環節和普通發文中HYPERLINK復核登記。整頓排版執行角色：辦公室人員與普通發文類似，詳細操作請見HYPERLINK校對。用印執行角色：辦公室人員（可跨單位）提示：由于上一環節是發給外單位人用印，因此此時是外單位人在進行這項操作。詳細操作環節和普通發文中HYPERLINK用印同樣，區別是簽發完之后只需“提交”，公文就會流轉給前一環節工作人員。分發公文執行角色：辦公室人員（可跨單位）提示：流轉成功后接下來操作就是分發公文，由于是發給外單位人進行此項操作，因此此時是外單位人在進行這項操作，詳細操作環節和普通發文中HYPERLINK分發公文同樣。迅速發文執行角色：單位領導本模塊重要提供應領導直接起草發送公文所用，領導直接起草發文，分發給各有關單位或部門，然后由各有關單位或部門公文管理員進行簽收登記，再轉入收文解決流程。單擊“公文起草”－“迅速發文”菜單；編輯公文擬稿單，詳細操作詳見普通發文HYPERLINK收文解決。收文解決收文有兩種，分為簽收登記收文和科室收文：簽收登記收文接受是發送到單位公文。科室收文接受是本單位發送到本科室公文，兩種收文解決操作類似。簽收登記執行角色：各單位辦公室指定公文收文員系統提供兩種方式進行操作：一種是在系統中流轉公文，可以直接簽收；一種是紙質流轉公文，可用手工登記方式簽收。直接簽收單擊“簽收登記”－“未簽收列表”；在未簽收列表中選取公文，單擊“公文標題”進入簽收頁面；提示：如回絕簽收公文可在需要退回公文前面打鉤，單擊“退回”按鈕。單擊“保存”按鈕將公文保存在“已簽收列表”中；在已簽收列表中單擊公文標題進入簽收頁面；填寫選取類別、收文號、辦理時限、辦件性質、擬辦意見等信息；依照公文類型，選取相應辦理流程及執行人；提示：如需要將公文導出，可單擊“導出PDF”按鈕單擊“發送”按鈕，將公文發送給選定執行人，由該人執行下一步操作；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來。手工登記單擊“簽收登記”－“手工登記”；登記收文信息；選取下一步辦理流程及下一環節辦理人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給選定執行人，由該人執行下一步操作。擬辦公文執行角色：辦公室主任單擊“待辦公文”－“待辦來文列表”；單擊來文標題進入辦理頁面；提示：需要導出文檔可以單擊“導出”按鈕。填寫擬辦意見；提示：如需要將公文導出，可單擊“導出PDF”按鈕。選取下一步和下一流程執行人；單擊“提交”按鈕發送公文至所選人員；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來。提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦來文”中找到要審批公文。批辦公文執行角色：單位領導單擊“待辦公文”－“待辦來文列表”；單擊來文標題進入辦理頁面。單擊“退回”按鈕可將公文退回到上一步；提示：如需要將公文導出，可單擊“導出”按鈕。填寫批辦意見；提示：如需要將公文導出，可單擊“導出PDF”按鈕。單擊“提交”按鈕，公文發送至簽收登記人員處，由收文人員發送到有關部門人員來承辦該公文；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來；提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦來文”中找到要審批公文。承辦公文執行角色：承辦人員單擊“待辦公文”－“待辦來文列表”；單擊來文標題進入辦理頁面；填寫承辦意見；單擊“提交”按鈕，來文提交給簽收登記人員；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來；提示：審批人還可在首頁“待辦事宜”－“待辦來文”中找到要審批公文。傳閱執行角色：辦公室公文管理員單擊“待辦公文”－“待辦來文列表”；單擊來文標題進入辦理頁面；填寫傳閱意見；單擊“提交”按鈕，來文提交給簽收登記人員；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來。待歸檔執行角色：公文收文員單擊“待辦公文”－待辦來文列表；單擊來文標題進入辦理頁面；選取“待歸檔”流程；單擊“待歸檔”按鈕，將來文轉入待歸檔列表；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來。注：此時待歸檔后文獻是顯示在“歸檔公文”中。公文導出公文導出功能，是為了以便顧客使用和存檔，同步為了保證公文完整性不被修改，該功能導出后文獻格式為PDF格式。“已簽收列表”和“歸檔公文”中公文都可以被導出。單擊“公文解決”－“已簽收列表”或“歸檔公文”；找到需要導出公文，單擊“導出”即可，如下圖：闡明：為了能正常查看導出公文，建議顧客機器安裝AdobeAcrobat。科室收文科室收文接受是單位內部發送到部門或科室公文。執行角色：各部門指定公文收文員單擊“公文解決”－“科室收文””－“未簽收公文”；提示：如回絕簽收公文可在公文前面打鉤，單擊“退回”單擊來文標題進入辦理頁面，填寫有關信息；依照公文類型，選取相應辦理流程及執行人；單擊“發送”按鈕，將公文發送給選定執行人；單擊“打印標簽”可將標簽打印出來。注：1.科室收文后，轉入科室來文辦理流程，有關執行人可以從“待辦公文”—“待辦本單位來文”找到需要自己辦理科室來文執行。詳細各環節操作詳見HYPERLINK收文解決中各步操作。2.科室收文待歸檔后文獻在“科室收文”－“所有公文列表”中。歸檔公文待歸檔發文列表單擊“歸檔公文”－“待歸檔發文列表”。單擊公文標題，進入查看公文詳細信息頁面（不可修改公文屬性信息）。提示：可按照發文代字及年份進行查詢。單擊“歸檔”列中“歸檔”按鈕，進入歸檔頁面；單擊保管期限按鈕選取“保管期限”，系統默以為“永久”；單擊“選取”按鈕選取“實體分類”（注：實體分類類型需在“公文配備”—“檔案初始化數據”中先行配備）；單擊“生成案卷檔號”按鈕生成案卷檔號；配備好有關歸檔信息后，單擊按鈕，將公文歸檔；單擊“導出”列中導出按鈕，可將公文導出為PDF格式文獻；單擊按鈕可刪除待歸檔發文。待歸檔收文列表單擊“歸檔公文”－“待歸檔收文列表”。單擊公文標題，進入查看公文詳細信息頁面（不可修改公文屬性信息）。提示：可按照收文類型及年份進行查詢。單擊“歸檔”列中“歸檔”按鈕，進入歸檔頁面；單擊保管期限按鈕選取“保管期限”，系統默以為“永久”；單擊“選取”按鈕選取“實體分類”（注：實體分類類型需在“公文配備”—“檔案初始化數據”中先行配備）；單擊“生成案卷檔號”按鈕生成案卷檔號；配備好有關歸檔信息后，單擊按鈕，將公文歸檔；單擊“導出”列中導出按鈕，可將公文導出為PDF格式文獻；單擊按鈕可刪除待歸檔收文。單位歸檔公文單擊“歸檔公文”－“單位歸檔公文”；單擊公文標題，進入查看公文詳細信息頁面，歸檔公文屬性如保管期限、實體分類、案卷檔號等可以修改并保存；提示：可按照發布狀態及保存期限進行查詢。單擊“導出”列中導出按鈕，可將公文導出為PDF格式文獻；勾選要銷毀檔案公文，單擊按鈕，可以刪除單位已歸檔公文（注：只可以刪除保存期限為檔案）；選取未發布公文，單擊按鈕，可以將公文在本單位內發布，發布后公文可以在首頁“歸檔公文”信息發布列表內查看；選取已發布公文，單擊按鈕，可以取消發布；注：具備機要管理員權限或領導權限顧客才具備發布和取消發布歸檔公文功能。執行監督該功能用來監督公文（涉及發出和接受公文）當前流轉狀態。發件執行狀況單擊“執行監督”－“發件執行狀況”。單擊公文標題，進入查看公文詳細信息頁面（不可修改公文屬性信息）。提示：可按照發文類別及年份進行查詢。單擊“辦理狀況”列中“查看詳細”鏈接。查看接受單位辦理狀況以及承辦意見和本單位各環節執行狀況。單擊“分發”按鈕，選取再分發對象，可以再次分發此公文；單擊“內部抄送”按鈕，選取再次抄送對象，可以查看已抄送對象并實現再次內部抄送；如對方單位未接受公文，單擊“收回”按鈕，可以將公文收回。來件執行狀況單擊“執行監督”－“來件執行狀況”；單擊公文標題，進入來文詳細信息頁面；可查看承辦單位/部門/人員辦理狀況；單擊列表中辦理狀況“查看詳細”鏈接，進入頁面查看本單位詳細辦理狀況。可單擊“催辦”對未辦結公文發送催辦信息；提示：顧客可依照需要設立催辦提示。催辦信息發出后，被催辦人將在待辦列表中看到提示。本單位執行狀況1.單擊“執行監督”－“本單位執行狀況”；2.單擊公文標題，進入來文詳細信息頁面；3.可查看承辦單位/部門/人員辦理狀況。4.單擊列表中辦理狀況“查看詳細”鏈接，進入頁面查看本單位詳細辦理狀況；5.可單擊“催辦”對未辦結公文發送催辦信息；提示：顧客可依照需要設立催辦提示。6.催辦信息發出后，被催辦人將在待辦列表中看到提示。查閱公文查閱公文列表單擊“查閱公文列表”可以查看自己接受到內部抄送公文；注：在發文時選取內部抄送，就會將分發公文抄送給單位內部人員。單擊“擬稿列表”可查看自己所起草公文當前狀態；單擊“已辦發文列表”可查看到自己所有已經辦理過發文；單擊“已辦外單位來文”可查看到自己所有已經辦理過外單位來文；單擊“已辦本單位來文”可查看到自己所有已經辦理過本單位來文；單擊“歸檔公文”可查看到由機要管理員發布公文；具備機要管理員角色人員可以看到本單位所用已經歸檔公文，機要管理員可對公文進行單位內發布。公文配備該某些需要公文管理員把本單位所需公文種類、公文編號、印章、公文模板等有關信息在政務系統里面予以及時更新，并把這些信息根據各自單位特點，定義符合需要系統設立。執行角色：公文管理員單擊“公文解決”－“公文配備”菜單。公文種類公文種類是指：新建擬稿頁面“文種”下拉框中浮現選項。單擊“公文種類”，進行維護單位所需公文種類；輸入公文種類，單擊“”可新建公文種類。在公文種類列表中單擊可刪除公文種類。單擊可以對公文種類進行排序。發文類型發文類型是指：新建擬稿頁面“發文類型”下拉框中浮現選項。單擊“發文類型”；輸入發文類型，單擊可新建發文類型；在發文類型列表中單擊可刪除發文類型；單擊可以對發文類型進行排序。收文類型收文類型是指：簽收登記頁面“類別”下拉框中浮現內容。單擊“收文類型”；單擊；編輯收文類型名稱和類型簡稱，點擊“擬定”按鈕；在收文類型列表中單擊可刪除收文類型；單擊可以對收文類型進行排序。公文編號公文編號是指：本單位所用發文字號。單擊“公文編號”；單擊“新建”；編輯公文編號，編號名普通為機關代字，編號模板自動生成；單擊“擬定”；在公文編號列表中單擊編號名稱可對編號進行編輯；在公文編號列表中單擊可刪除公文編號。電子印章設立各單位到有關部門領取本單位所報送電子印章或證書。電子印章分為硬件key加密版和證書版兩種。硬件key加密版使用，需下載驅動程序安裝到用印電腦上。當公文流轉到用印這一步時，印章管理員把硬件key插入電腦，就能使用電子印章工具進行蓋章了。安裝電子印章驅動客戶端辦法如下：在系統首頁下載協助文檔，雙擊協助文檔里“印章KEY客戶端驅動”；在彈出安裝向導對話框中按照提示進行安裝。證書版簽章使用，需把該證書安裝到用印電腦上，當公文流轉到用印這一步時，印章管理員就能使用該證書進行蓋章了。模板管理系統中模版有如下分類：公文模版、版記模版、發文稿紙、收文解決標簽、收文承辦標簽。公文模版和版記模版是在原則發文流程中整頓排版操作需要；發文稿紙是在原則發文流程中打印擬稿單時需要；收文解決標簽是在簽收登記來文時打印解決標簽時需要；收文承辦標簽是在收文解決承辦過程中需要。每類模板均需要添加。單擊“模板管理”；單擊“新建”；編輯模板名稱，選取模板種類，上傳事先做好相應模版，單擊“擬定”按鈕。提示：公文模版和版記模版必要是*.doc格式；發文稿紙、收文解決標簽和收文承辦標簽必要是*.xml格式。模版制作辦法請見《附件：公文模版制作辦法》。在模板列表中選取模板，單擊可將模板刪除；在模版列表中，單擊“模版名稱”可以修改模版名稱、類型，重新上傳模版；單擊“下載”鏈接可以將既有模版下載到本地計算機上。選取環節該功能用來配備公文執行流程。這里環節是指在發文擬稿、審批頁面中或者收文登記、審批頁面中，“選取下一環節”下拉框中浮現內容。單擊“選取環節”；單擊復選框，選取需要環節，單擊“擬定”按鈕。注：發文解決環節中擬稿、核稿、簽發、復核登記、簽收登記為必選環節；收文解決環節中簽收登記為必選環節。關聯配備公文關聯配備用于設立發文部門進行發文所相應用到發文類型、發文稿紙、解決標簽等有關信息。闡明：可以在發文類型中選取發文類別，有X政府文獻、X會議紀要、X文獻等，在下方勾選當前發文類別發文稿紙。單擊選取發文類型，單擊選取發文稿紙；單擊上方“保存”按鈕；單擊選取收文解決標簽和收文承辦標簽；單擊上方“保存”按鈕。代填權限設立代填權限就是給單位領導設立在來文批辦環節中可以代其填寫批辦意見人，這些人從秘書、辦公室主任、機要管理員中選取。1.單擊“公文配備”—“代理權限”；2.要為某個領導配備代理人，單擊其后“選取代填人”按鈕；3.在彈出對話框中選取人員后單擊“擬定”；4.設立結束后，單擊“保存”。主/抄送單位該處添加主/抄送機關，相應為公文起草時供選取主/抄送機關單擊“主/抄送單位”。單擊“”，添加新主/抄送單位。編輯單位名稱，單擊“擬定”。慣用意見該處添加慣用意見，是為了在公文審批過程中以便領導和顧客迅速選取填寫意見而做設立。1.單擊“慣用意見”。2.單擊“”，添加新慣用意見；3.填寫意見名稱，單擊“擬定”。第五章告知管理該模塊功能是用來發送某些尋常告知。在系統中支持單位級、部門級以及個人級三種級別告知。新建告知起草完畢后，發送到相應單位、部門或個人即可。新建告知單擊“告知管理”－“新建告知”；單擊“接受人”框后“選取”按鈕；在彈出窗口中選取接受對象，使用向右按鈕或直接用鼠標拖動將被選取對象移動到已選取對象框中；提示一：接受對象可以是部門、顧客。提示二：使用向右按鈕或直接用鼠標拖動可以將已選取顧客移動到待選對話框；提示三：選取接受對象后可以單擊鼠標右鍵移除所選中接受對象。在“標題”框中，鍵入告知標題。在內容框中，鍵入告知詳細內容；單擊“發送”按鈕，告知發送給指定接受人；單擊“保存”按鈕，可以暫不提交告知，將告知保存至草稿列表中。查看告知單擊“我撰寫告知”可查看到尚未發送告知；提示：單擊“告知標題”可重新編輯告知。單擊“選取”按鈕選取發送對象。單擊“發送”可將告知發送給指定接受人。單擊“我接受告知”可查看到所有您已經接受告知。單擊“轉發告知”可查看到所有發送給您所在單位告知，單擊告知標題進入可轉發告知。刪除告知您可刪除“我接受告知”、“我撰寫告知”及“轉發告知”中告知。選中告知標題前復選框；單擊“刪除”按鈕；轉發告知單位告知轉發人具備轉發告知權限。點擊需要轉發告知標題，在彈出窗口點擊轉發按鈕，彈出轉發窗口，選取轉發對象，點擊完畢轉發。第六章領導日程該模塊功能是用來記載領導工作日程安排，領導日程草擬可以由領導自己來進行，也可以由為其配備秘書來代為草擬。領導可以查看自己以及別領導日程安排，秘書可以查看其所相應領導日程安排。草擬日程該功能用來添加領導日程。1.單擊“領導日程”－“草擬日程”；2.從頁面中日歷選取需要起草日程月、日；3.在頁面中編輯日程有關信息以及詳細內容。注：“與否隱藏”指與否把您起草日程對外公開，如選取為隱藏，則該條領導日程信息只有領導本人和她秘書可以看到，別領導不能看到。“共享給”是指把添加領導日程共享給有關人查看。4.單擊“擬定”，領導日程信息添加成功。領導日程該功能用來查看領導日程，領導可以查看自己以及別領導日程安排，秘書可以查看其所相應領導日程安排。單擊“領導日程”；在領導列表中，單擊領導姓名，頁面顯示其相應本周日程安排狀況；單擊日程安排可以查看該日程詳細狀況；單擊“上一周”、“下一周”可以查看此前、后來日程安排；系統可以對領導日程進行匯總，選取領導，設立匯總時間段，單擊“匯總”。配備秘書該功能由系統管理員來使用，用來為領導配備秘書。1.單擊“領導日程”—“配備秘書”；2.選取領導，頁面顯示單位所有秘書。3.勾選為領導配備秘書，單擊“保存”,完畢秘書配備。第七章部門簡報運用該模塊功能，各部門可以將本單位每天重要工作狀況以及效能建設狀況進行發布，既可以提供應相應領導查閱，也可以共享給有關人員查閱。分類管理該某些由管理員為上報材料設立分類，并進行維護。注：只有設立好分類，才干上報材料。進入“部門簡報”—“分類管理”；點擊組織構造中機關部門名稱，下面會展開顯示該單位簡報分類；可以添加新分類或編輯、刪除既有分類。起草簡報可以按照如下環節查看、或起草上報材料：進入“部門簡報”—“起草簡報”，點擊詳細分類，然后點“起草”按鈕即可；點擊組織構造中機關部門名稱，下面會展開顯示該單位簡報分類，直接點擊一種分類名稱，右邊顯示出這個分類下所有上報材料；點擊材料名稱，查看材料詳細內容；單擊“起草”，可以添加新簡報材料；5.編輯好材料信息后，選取有關單位、部門或人員發送簡報材料。簡報列表可以按照如下環節查看簡報：進入“部門簡報”—“簡報列表”；點擊組織構造中機關部門名稱，下面會展開顯示該單位簡報分類，直接點擊一種分類名稱，右邊顯示出這個分類下所有簡報列表；點擊簡報標題，查看簡報詳細內容。最新簡報該某些為關注和查看上報最新簡報信息，并可以進行批示。1.單擊“部門簡報”—“最新簡報”，顯示最新上報簡報信息列表；2.單擊簡報標題，查看簡報詳細信息，并可以進行批示；3.單擊“我關注”顯示我已經添加關注類別中上報信息狀況；辦公室主任關注，從該菜單下可以查看本單位具備辦公室主任角色人員所關注信息。添加關注該功能是為了使顧客可以更便捷查看所需要關注信息，而設立添加關注項功能。單擊“部門簡報”→“簡報列表”，顯示已經上報簡報列表；單擊需要加入關注單位名稱，再單擊該單位需要加入關注簡報列表；單擊“加入關注”按鈕，即可加入“我關注”，如下圖：單擊“最新簡報”→“我關注”即可查看到剛剛加入關注信息；取消已經加入關注環節同上，進入相應簡報列表，單擊“取消關注”即可，如下圖：第八章信息上報信息上報模塊是《淮南市電子政務協同辦公系統》重要模塊之一。重要功能是信息上報、采編信息、生成期刊、信息記錄等功能。以便信息部門將各單位提交有價值信息采編成期刊發布，供各單位瀏覽，做到信息共享。系統設立在使用信息上報模塊之前，需要對該模塊進行系統設立，增長信息上報基本屬性，才可以使用。執行角色：期刊管理員單擊“信息上報”－“系統設立”菜單。期刊類別單擊“期刊類別”，顯示期刊類別列表。單擊系統顯示新建期刊類別頁面，可以新建類別；填寫類別名稱；下載原則模版，修改名稱和單位，之后上傳模版，再點擊保存，新期刊類別新建成功。選取，可以將下載該類別模版，下載后可以查看；選取期刊類別名稱，可以進入期刊類別修改頁面，可以對期刊進行修改；如果類別內沒有信息，可以刪除。選取好類別前，然后點擊可以將類別刪除。如果類別中已存在信息，該類別將無法刪除。期刊欄目每個期刊類別可以建立各種欄目。選取期刊欄目，顯示期刊欄目列表，這里可以查看每個欄目信息；在期刊類別下拉框中，選取你需要添加欄目類別名稱，然后點擊，系統顯示新建期刊欄目頁面。填寫欄目名稱，之后點擊,可以保存新建欄目；選取欄目名稱，可以進入欄目詳細信息頁面，可以修改欄目有關信息；選取好欄當前，然后點擊可以將欄目刪除。評分設立對于被采編信息，可以設立分數，為單位打分。選取評分設立，系統顯示評分設立列表，可以查看各個類別分數設立；單擊，系統顯示新建評分頁面，可以評分項目，填寫評分名稱和分數，之后點擊，新建評分項目。選取評分名稱可以進入該評分項目編輯頁面，可以修改有關信息；選取好評分名稱前，然后點擊可以將該評分項目刪除；選取，可以對已建評分項目進行排序。上報信息各個單位都可以將自己信息上報，選取“上報信息”可以將信息上報。信息上報選取“信息上報”，可以查看本單位上報信息；點擊，系統顯示新建信息頁面；選取信息類型，“專報”是將信息直接上報到上級單位；“共享”是各單位共享信息。填寫信息有關內容。點擊，將信息上報。選取信息名稱，可以查看該信息詳細內容；選取信息名稱前，然后點擊可以將該信息刪除。采編信息選取采編信息可以將單位上報信息采編下來，加入到期刊當中，供各單位瀏覽，做到信息共享。信息采編選取“信息采編”，可以查看到各單位共享信息，在編制期刊時可以采編這些共享信息。●采編信息采編信息可以分為兩種，“手工編輯”和“選取編輯”。手工編輯選取,系統顯示“生成期刊”頁面。選取期刊類別，填寫期刊編號和標題，點擊，系統回彈出word模版，將期刊內容添加到模版內容中。完畢后選取，生成期刊。選取編輯選取需要共享文獻，然后點擊，將已選信息添加到以選取信息文本框中。選取錯誤，可以選取該信息，然后點擊，將錯誤信息刪除；選取完畢，點擊，系統顯示“選取編輯期刊”頁面。選取好期刊類別和已選信息順序，填寫期刊標題，選取已選信息欄目，點擊，系統彈出word模版，編輯期刊有關信息和內容，完畢后點擊，生成期刊。未定稿期刊1．選取“未定稿期刊”，可以查看所有未定稿期刊；2．選取“編輯”，系統彈出word，可以編輯期刊有關內容；3.選取“送審”，可以將該期刊發送有關人員審核、簽發、分發。待審期刊在待審期刊中，點“辦理”可編輯期刊并選取可瀏覽人和可瀏覽單位；已分發期刊選取“已分發期刊”可以查看已經分發期刊；選取下載，可以將期刊下載保存到本機；選取期刊，然后點擊，將期刊刪除。期刊瀏覽1．選取“期刊瀏覽”可以查看到已經發布期刊；2．點擊期刊標題，可以查看期刊詳細內容；3．點擊領導批示，可以查看領導批示內容。提示：如果顧客具備“市領導”權限，可以對期刊進行批示。信息記錄選取“信息記錄”，系統顯示各單位信息上報和信息被采編狀況，系統還依照設立評分項目，對各單位進行評分；2．選取單位類型和時間，然后點擊“查詢”，可以精準記錄。第九章督查督辦督查督辦模塊重要功能是對特殊事項以及領導批示事項進行督查督辦，以保證事項順利并及時辦理。此模塊涉及督查督辦草稿、待審批督查事項、審批中督查事項、已審批督查事項、待督查督辦事項、待承辦督查事項、已反饋督查事項、已辦結督查事項。督查督辦草稿此模塊功能是新建和查看督查督辦事項。執行角色：督察員1．單擊“督查督辦”－“督查督辦草稿”菜單，可以查看督查事項草稿列表；2．選取標題可以查看督查事項詳細內容；3．選取詳細事項，點擊，可以將不需要督查事項草稿刪除；4．督查事項建立分兩種，專項督查和領導交辦。新建專項督查單擊，系統顯示專項督查新建申請頁面；填寫新建專項督查內容和被督核對象，選取督查事項審批人；選取，可以新建專項督查保存到督查督辦草稿中；選取，可以新建專項督查發送給領導審批。提示：督查事項審批人可以選取各種領導。新建領導交辦單擊，系統顯示領導交辦新建申請頁面；填寫領導交辦公文信息和領導批示，選取承辦單位；選取，可以新建領導交辦督查保存到督查督辦草稿中；選取，可以新建領導交辦督查發送給承辦單位。提示：專項督查是新發起，需要領導審批后才可以發送給承辦單位承辦。領導交辦督查是依照領導批示公文進行督查，不要再通過領導審批，直接發送承辦單位承辦。待審批督查事項此模塊功能為審批新建專項督查。執行角色：督查事項審批人單擊“督查督辦”－“待審批督查事項”菜單，可以查看需要您審批專項督查事項列表；選取督查事項，系統顯示領導審批頁面；查看督查內容，填寫意見，然后點擊，提交意見。已審批督查事項此模塊重要供督查事項審批人查看自己已審批專項督查。執行角色：督查事項審批人1．單擊“督查督辦”－“已審批督查事項”菜單，可以查看您已經審批專項督查事項列表；2．選取督查事項標題，可以查看該督查事項詳細內容和領導批示。審批中督查事項此模塊功能為督查員查看領導批示，生成督查編號，并發送給承辦單位。執行角色：督察員單擊“督查督辦”－“審批中督查事項”菜單，可以查看督查事項列表；選取督查事項標題，可以查看督查事項詳細內容和領導批示；點擊督查事項背面，系統顯示督查事項編號分發頁面；查看督查事項內容和領導批示，系統生成編號，可以依照實際狀況修改；選取承辦單位，點擊，將專項督查發送給承辦單位；點擊“提交領導”可繼續執行領導批示環節。注：規定每個審批環節審批人角色必要具備督查室主任、辦公室主任、市領導角色待承辦督查事項此模塊功能為查看本單位需要承辦督查事項，并填寫事情辦理成果。執行角色：督查事項承辦員單擊“督查督辦”－“待承辦督查事項”菜單，可以查看本單位需要承辦督查事項列表；查看需要承辦督查事項，開始解決，解決結束后，點擊督查事項標題，系統顯示承辦頁面；填寫辦理成果，然后點擊，將成果提交給督察員。待督查事項此模塊功能是查看承辦單位辦理成果，向領導報告辦理成果，并擬定與否結束督查。執行角色：督查員單擊“督查督辦”－“待督查事項”菜單，可以查看待督查督查事項列表；選取詳細督查事項標題，系統顯示反饋頁面；查看辦理成果，填寫督查辦理成果；選取，系統顯示報告領導頁面，可以將督查事項督查成果報告給領導；選取需要報告領導，然后點擊，發送給領導審批成果；如果承辦單位解決成果未達到督查規定，選取，可以發送給承辦單位繼續解決；如果承辦單位解決成果已達到督查規定，選取，結束該督查事項。提示：判斷督查與否結束，可以直接擬定，也可以依照領導對督查成果審批意見來擬定。已反饋督查事項此模塊功能為領導查看和審批督查事項督查成果。執行角色：督查事項審批人單擊“督查督辦”－“已反饋督查事項”菜單，可以查看已反饋督查事項列表；選取督查事項標題，可以進入領導審批頁面，查看督查事項詳細內容；查看內容和辦理成果，填寫批示意見，然后點擊，將審批意見提交給督察員，督察員依照領導成果，可以擬定與否結束督查。已辦結督查事項此模塊功能為查看已辦結督查事項，查看督查成果。執行角色：督查員、督查事項承辦員單擊“督查督辦”－“已辦結督查事項”菜單，可以查看已辦結督查事項列表；選取詳細督查事項標題，可以查看該督查事項詳細內容，涉及督查內容、領導批示和督查成果等。第十章公共論壇公共論壇模塊重要用于顧客內部信息交流。欄目維護重要用于管理維護該論壇信息類別等欄目維護：論壇管理員單擊“欄目維護”→“所有信息”，可新建論壇信息分類；帖子列表帖子列表：普通顧客單擊“帖子列表”中詳細論壇信息類別進行發帖。跟帖辦法：可點擊詳細標題，在“評論內容”中輸入內容，然后點擊“評論”，即可跟帖成功。第十一章輔助辦公個人信息單擊“輔助辦公”→點擊系統“個人信息”。查看并編輯個人信息。編輯信息后，單擊“保存信息”按鈕，即可更新您個人信息。提示：為保證短信會議告知功能正常使用，您必要輸入對的手機號碼或小靈通號碼（加區號）。修改密碼1.單擊“首頁”→點擊系統頁面右上角“修改密碼”菜單，可修改顧客登錄密碼。單擊“保存密碼”密碼修改成功，下次登錄淮南市政務平臺時需使用新密碼。電子郵件淮南電子政務協同辦公系統集成了第三方電子郵件系統，詳細操作闡明見下一章電子郵件附錄內容。第十二章電子郵件附錄：EYOU電子郵件使用闡明寫郵件普通郵件信頭在如圖IV.1-4所示界面中，系統為顧客提供了如下信息：圖IV.1-4發件人

顯示發件人郵件地址，也可顯示顧客別名，顧客可在個人設立－設立別名中創立顧客別名，詳細操作請參閱設立別名闡明。收件人在“收件人”處寫入收件人電子郵件地址，如要給各種顧客發送郵件，郵件地址中間以空格、分號或者逗號隔開。收件人地址個數受到“單封并發”參數限制，該參數由管理員添加顧客時設定。地址簿為了便于顧客發信，本系統為顧客提供使用地址簿功能。點擊地址簿鏈接，進入如圖IV.1-5所示頁面，顧客可以通過個人地址列表或者組地址列表，選取收件人地址、抄送地址或者暗送地址，點擊【擬定】后，選取信息會自動添加到收件人、抄送、暗送輸入框內。圖IV.1-5也可以不寫主題，主題長度限制為100個字符。抄送暗送系統提供抄送、暗送功能。當需要發出一封多人收取信件，就可以在該欄中填寫其她顧客E-mail地址，顧客所寫郵件會抄送一份給別人，對方可以看見該顧客E-mail地址。暗送功能與抄送功能相似，也是給多人發信，只是在其她收信方不會顯示暗送收信顧客E-mail地址。信件內容如圖IV.1-11所示為“普通郵件”信件內容某些，顧客可以進行如下設立：圖IV.1-11信件優先級在顧客寫郵件時系統提供信件優先級功能，顧客寫完郵件后，可以選取普通或緊急方式標注信件級別狀態。需要注意是，顧客設立郵件級別只有在客戶端軟件（如outlook）中才會自動顯示出來。使用信紙系統提供獨特信紙功能，勾選“使用信紙”，然后在其后下拉菜單中選取信紙，發送信件后，信紙會自動作為背景加載到信件中。保存到送件箱顧客可在發信同步保存信件到送件箱，這樣設計以便顧客與朋友再次聯系，可保持信件收發連貫性。預覽/打印系統提供信件預覽與打印功能，顧客寫完郵件后，點擊【預覽/打印】按鈕，系統會自動彈出一種窗口顯示信件效果，顧客可以通過點擊【打印此預覽頁面】，將預覽信件打印。信件內容編輯本系統為顧客提供兩種信件內容編輯方式：普通編輯方式超文本編輯方式針對互聯網上顧客交流多媒體文獻需要，開發出遵循MIME（MultipurposeInternetMailExtension）合同解碼器，支持郵件內嵌多媒體格式信息解決，同步開發出顧客在線編寫HTML格式信件功能，顧客可以編寫具有段落、字體、顏色、超鏈接等豐富格式文檔，并且完全所見即所得，在如圖IV.1-14所示界面中，顧客可以進行如下編輯操作：圖IV.1-14保存草稿本系統設有信件草稿存儲功能，暫時保存已寫完/未寫完郵件，以便顧客再次編輯郵件。對于一封書寫一半信件，如果顧客需要保存草稿，只需點擊【保存草稿】就可以留待日后繼續編輯，顧客在“草稿箱”中點擊信件“收件人”相應鏈接就可以打開信件繼續編輯。粘貼附件如果顧客需要發送具有別格式文獻信件，如*.zip*.html等，可以選取粘貼附件，一次可以上傳3個附件，粘貼附件可以多次上傳（最多可以上載十個附件），如果域管理員沒有修改可以傳送附件大小，則系統默承認以傳送附件大小為4兆，如圖IV.1-17所示界面。圖IV.1-17

顧客可以按照界面中提示完畢粘貼附件操作，“發送郵件”頁面最下方會顯示顧客與否已經粘貼了附件，如果粘貼了附件，會顯示出該附件大小和文獻名，如果在粘貼附件時候顯示文獻過大，超過容許文獻長度時，請與管理員聯系。簽名檔如圖IV.1-18所示，選取“簽名檔”，寫郵件時在其信件正文中會即時顯示，發送郵件后，系統將粘貼發件人簽名信息。顧客可以設定不同簽名存儲到簽名檔中（最多可以創立十個個性化簽名），使信件更具個人風格，詳細操作請參閱郵箱設立中簽名檔闡明。圖IV.1-18語音郵件插件安裝語音郵件對您系統硬件和軟件有一定規定，簡述如下：必要有一塊聲卡和一種可供錄音輸入設備(一種麥克風)，并且要確認聲卡已經較好安裝并且驅動程序安裝成功。顧客當前操作系統使用瀏覽器若是InternetExplorer，需要安裝我司插件來協助您進行語音信息錄制和回放。語音郵件發送當您對的安裝了插件(plug-In)之后，就可以運用【錄音】、【停止】、【回放】三個按鈕進行語音信息有關操作。錄制語音信息：進入發送語音郵件頁面時候，狀態欄中沒有信息，單擊【錄音】就可以進行語音信息錄制，此時狀態欄信息為“正在錄音...”，如圖IV.31所示，可用麥克風重復錄制要發送語音信息，在錄音時候，應當盡量避免在嘈雜環境下進行，以免收信人收聽時產生雜音，影響音質。（注意：本郵件語音系統容許錄制90秒語音信息，超過90秒鐘，系統將會提示錄音時間到，最佳在90秒時間內把所有語音信息都錄制完，避免發送不完整語音信息。）圖IV.31回放語音信息：當結束錄音時候，單擊【回放】就可以播放剛剛錄制聲音，檢查錄音效果，進行發送前語音預聽，此時狀態欄信息為“正在回放”，如圖IV.32所示，播放完畢后，狀態欄信息恢復為空。如果不滿意，可重新錄制，辦法是重新點擊【錄音】即可。圖IV.32對的填寫收信人地址、主題、抄送、暗送以及信件正文。單擊【及時發送】按鈕發送信件。語音郵件讀取收件人可以在任何郵件系統上收聽您語音郵件。打開信件，會顯示“這是一封來自您朋友語音郵件，點擊下面連接即可訪問”，單擊下面超鏈接，將會浮現一種播放器。如圖IV.33所示：圖IV.33單擊【播放】鍵，收信人就可以收聽到您語音了。（注：如果您是第一次接受語音郵件，語音播放器打開時會有一種對話框，詢問顧客與否下載安裝語音插件，這時您必要選取“是”，此外，在收聽語音信息時候，不能同步運營其他語音軟件，否則該播放器不會起作用。）圖VI-2回答點擊【回答】將切換到“發送郵件”頁面，如圖VI-3所示，“收件人”和“主題”已自動填好，收件人為原信發件人，主題為“Re：+原主題”，來信內容也自動填寫在信件中，但是回答時并不包括附件，關于寫郵件操作請參閱普通郵件闡明。圖VI-3全回【回答】與【全回】功能類似，只是收件人不同，一封郵件如果有抄送人，“全回”會給原郵件發件人和抄送人都發送回答信件，而“回答”則只給原郵件發件人發送回答郵件。注：若發件人或抄送人中包括顧客本人郵件地址，點擊【全回】，顧客本人郵件地址將不會出當前回答郵件界面“收件人”處。轉寄轉寄方式涉及兩種模式：一種為修改后轉發模式；另一種為以附件方式轉發模式，在郵箱設立參數設立里面可以對轉寄模式進行設立。下面簡介修改后轉發信件詳細操作：點擊轉寄將切換到“發送郵件”頁面，如圖VI-4所示，主題和信件內容已自動填好，主題為“Fwd：+原主題”，關于寫郵件操作請參閱普通郵件闡明。圖VI-4刪除點擊【刪除】按鈕便可以刪除閱讀信件，如果顧客刪除信件后，發現刪除錯誤，不要緊張，可以到垃圾箱中找回。徹底刪除點擊【徹底刪除】按鈕便可以在閱讀信件時直接刪除信件，執行【徹底刪除】操作信件不會被保存到“垃圾箱”內，請謹慎操作。原文

本電子郵件系統提供閱讀信件原文功能，供高檔顧客使用。在閱讀郵件頁面點擊【原文】，顧客可以在一種獨立窗口看到信件原文，信中注明了該信件發信時間、發信人和發信人地址等信息。文獻夾顧客點擊左側導游欄內文獻夾即可進入“郵件數目記錄”頁面，如圖VII-1所示，在該界面中，顧客可以看到郵箱使用狀況，涉及信箱總計和單個文獻夾下郵件數量，未讀信件數目和空間占用率，利于顧客直觀記錄，合理運用剩余空間。圖VII1本郵件系統提供文獻夾中涉及收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱，顧客可以建立自己文獻目錄（本郵件系統規定最深目錄為2層，顧客最多可以擁有20個文獻夾），垃圾箱下不容許建立新文獻夾。創立文獻夾在如圖VII-2所示界面【新建文獻夾】后輸入框內輸入但愿建立文獻夾名，通過下拉菜單選取上級目錄，點擊【新建文獻夾】即可。圖VII-2刪除文獻夾點擊文獻夾所在行相應刪除即可刪除相應文獻夾，若刪除文獻夾內具有信件，這些信件會被刪除至“垃圾箱”內。查看信件與其他文獻夾同樣，可以在左側導游欄內點擊文獻夾名或在“郵件數目記錄”頁面點擊文獻夾名，進入該文獻夾，操作同其他文獻夾，詳細操作請參閱收件箱闡明。收件箱收件箱中存儲顧客收到郵件。在如圖VII.1-1所示“收件箱”頁面中，系統會顯示顧客有幾封郵件沒有閱讀，并顯示出郵件各種屬性，如發信人地址、日期、主題和郵件大小。在頁面頂端有對信件數目記錄，頁面頂端右側有分頁瀏覽控制符，即上一頁和下一頁便于分頁瀏覽（由于圖中列表只有一頁，因此無法看到分頁瀏覽控制符）。注：通過pop3收取信件，日期顯示是信件日期而不是當前系統收取信件時間。圖VII.1-1送件箱送件箱用來存儲發送出去信件。如圖VII.2-1所示為“送件箱”頁面，關于界面中詳細操作請參閱收件箱闡明。圖VII.2-1注：對于送件箱中信件，本系統為顧客提供了“再次發送”功能，如圖VII.2-2所示，顧客查看送件箱中信件，通過【再次發送】功能，可將信件再次發送給“收件人”，以便顧客操作。圖VII.2-2草稿箱草稿箱存儲顧客寫過或未寫完信件，在“寫郵件”頁面中，顧客可以點擊【保存草稿】，將其放到草稿箱，在空閑時候可以直接使用已經完畢郵件或接著完畢未寫完郵件。如圖VII.3-1所示為“草稿箱”界面，關于界面中詳細操作請參閱收件箱闡明。圖VII.3-1垃圾箱垃圾箱存儲顧客已刪除信件，如圖VII.4-1所示為“垃圾箱”頁面。當顧客刪除郵件時，這封郵件會自動轉移到垃圾箱中，等待顧客進一步解決，如果是誤刪除，顧客還可以從這里恢復或直接查看其內容，同步也可以把信件【移動】到其他文獻夾，如果顧客想徹底刪除，選取信件，點擊【刪除】即可，關于界面中其她操作請參閱收件箱闡明。圖VII.4-1圖VIII.77附錄1：公文模版制作辦法公文紅頭模版制作辦法設立頁面格式新建一種word文檔。設立頁邊距，上3.6cm，下3.6cm，左2.7cm，右2.7cm。在設立網格界面進行字體設立，3號仿宋字體。設立文檔網格。指定行和字符網格，每頁22行，每行28個字符。制作發文機關標記和眉首反線紅頭模版分為兩個某些：發文機關標記、眉首反線。插入一種文本框，輸入發文機關標記文字，然后進行字體和顏色設立，使之和紙質紅頭相似。如下圖：移動文本框，將文本框移動到對的位置。在文本框下面插入自選圖形中直線。然后對格式進行設立，線條：顏色為“紅色”；粗細為“2磅”；版式為“其她方式”。如下圖：將文本框和直線選中，進行組合。如下圖：收文解決標簽制作辦法制作空白解決標簽新建一種word文檔。在word中編輯表格，按照單位實際收文解決標簽樣式制作一種空白標簽，如下圖所示。添加數據標簽收文解決標簽在打印時，需要在相應空白表格中打印出相應內容，例如，來文標題背面單元格內需要系統自動填寫上來文標題。因此，在制作解決標簽時，需要在來文標題相應空白單元格中添加一種數據標簽，以便不同來文，系統能自動替代成來文標題。同樣，其她屬性也是如此，每一種屬性都相應一種數據標簽，依次將每一種需要填寫屬性地方添加上數據標簽。屬性和數據標簽相應關系如下：收文類型：DocTemp_DocType收文號：DocTemp_ReceiveNum來文單位：DocTemp_SendOrg來文文號：DocTemp_DocID來文標題：DocTemp_DocTitle來文密級：DocTemp_SecretLevel來文份數：DocTemp_Copys來文日期：DocTemp_SendDate分辦領導批示：DocTemp_LeaderMind辦理時限：DocTemp_TransactDate當前日期：DocTemp_Now添加后解決標簽如下圖所示：保存成xml文獻單擊word中“文獻”——“另存為”。選取文獻保存類型為“XML文檔”，保存即可。收文承辦標簽制作辦法收文承辦標簽制作辦法和收文解決標簽基本相似，不同點在于數據標簽相應關系不同，收文承辦標簽相應關系如下所示：收文類型：%DocType%當前日期：%Now%收文號：%ReceiveNum%來文單位：%SendOrg%來文文號：%DocID%來文標題：%DocTitle%來文密級：%SecretLevel%來文份數：%Copys%來文日期：%SendDate%處室承辦意見匯總：%HuiZongYiJian%處室負責人擬辦意見：%BanLiYiJian%領導批示：%LeaderMind%辦理時限：%TransactDate%附錄2：公文模板參照式樣公文紅頭模板式樣××單位辦公室文獻××單位辦公室文獻版記模板式樣主題詞：發：抄送：××單位辦公室年月日印發共印份發文稿紙模板式樣：XX單位擬稿單起草日期：DocTemp_CreateDate發文字號:DocTemp_SendNumber文種：DocTemp_DocType密級：DocTemp_SecretLevel緩急：DocTemp_IsUrgent公文標題：DocTemp_DocTitle主題詞：DocTemp_DocKeyword主送機關：DocTemp_MainCorp抄送機關：DocTemp_CopysCorp擬稿人：DocTemp_CreateUser擬稿部門：DocTemp_CreateDept核稿意見：DocTemp_CreateMind審核意見：DocTemp_AuditingMind審視意見:會簽意見：DocTemp_SubscriptionMind簽發意見：DocTemp_ViseMind附注：DocTemp_AddComment共印DocTemp_Copys份校對人:DocTemp_CheckUser 印發日期：DocTemp_PublishDate收文承辦標簽模板式樣：xx單位收文承辦標簽%DocType%%Now%收文號%ReceiveNum%來文單位%SendOrg%來文號%DocID%標題%DocTitle%密級%SecretLevel%份數%Copys%來文日期%SendDate%處室綜合意見%HuiZongYiJian%處室負責人意見%BanLiYiJian%領導批示%LeaderMind%辦理時限%TransactDate%收文解決標簽模板式樣:XX單位收文解決標簽DocTemp_DocTypeDocTemp_Now收文號DocTemp_ReceiveNum來文單位DocTemp_SendOrg來文號DocTemp_DocID標題DocTemp_DocTitle密級DocTemp_SecretLevel份數DocTemp_Copys來文日期DocTemp_SendDate分辦DocTemp_ZSOrg領導批示DocTemp_LeaderMind辦理時限DocTemp_TransactDate附錄3：常用問題Q&A注：依照顧客使用電子政務系統過程中提出常用問題，以FAQ形式補充，供客戶、顧客使用參照Q: 使用平臺對計算機有哪些規定？A：系統對計算機有如下幾點規定：a) 操作系統為Windows及以上b) 瀏覽器版本為IE6.0c) Office版本必要為XP、及以上版本d) 關閉網頁攔截功能公文解決Q: 打開IE瀏覽器，輸入電子政務平臺網址，為什么登錄不上？A：請依照如下幾點進行檢查：1、檢查下系統登錄地址與否對的。2、擬定本機網絡與否接入到政務專網環境中？可以測試本單位其她機器與否可以登陸，同步也可以征詢電信人員。3、如果本機操作系統為windows，由于操作系統自身安全設立，請將系統網址加入到可信任站點中，再重新登陸政務系統。Q: 顧客密碼如何修改？如果密碼忘了，如何初始化顧客密碼？A：