培訓需求分析的方法和工具培訓需求分析是企業培訓的出發點，也是最重要的一步工作。如果需求分析不準確，就會讓接下來的培訓偏離軌道，做無用功，浪費企業的人力、物力和財力，卻收不到應有的效果。企業要進行有效的需求分析，就必須采取合適方法和工具，本文全面介紹了通常情況下培訓需求分析使用的方法以及對應的工具。一、需求分析的方法和工具1.1

調研問卷法調研問卷法是最普遍也最有效的收集資料和數據的方法之一。一般由培訓部門設計一系列培訓需求相關問題，以書面問卷的形式發放給培訓對象，待培訓對象填寫之后再收回進行分析，獲取培訓需求的信息和數據。調研問卷法進行培訓需求分析，可以遵循以下五個步驟，見表1：表1

調研問卷法的實施步驟步驟內容說明1制定調研計劃明確調研目標及任務，并具體化，調研才能緊緊圍繞目標展開2編制問卷調研問卷（表）是調研問卷分析法的基本工具，通常采用選擇題和問答題的方式（如表3-6所示）3收集數據發放調研問卷（表），并組織回收、整理4處理數據統計數據，將問題進行匯總、分析5得出結論根據分析結果得出結論，編寫調研報告，提交調查結果在設計調研問卷的問題時，應該注意下幾個問題：1、問題盡量簡短，并注意使用簡單的、固定用法的術語，避免使用讀者不了解或者容易引起歧義的名詞；2、一個問題只涉及一件事，避免“結構復雜”的問句；3、題目設計要簡單，不要使作答者作計算或邏輯推理；4、避免出現誘導答案的問題，保證作答者完全陳述自己觀點。表2

培訓需求調研問卷例表姓名：部門：崗位：您對現在崗位的工作程序非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉您對本行業的新知識非常熟悉比較熟悉一般不太熟悉很不熟悉以您現有的知識，您對您現在的工作非常勝任比較勝任一般不大勝任很不勝任備選課程培訓需要程度很高高中低不需要專業知識專業技能創新性思維目標管理成本管理時間管理溝通與表達技能會議管理與技巧團隊領導與協作商業禮儀辦公室自動化心態培養和壓力管理潛能開發年

月

日備注：填表時在對應的內容下面用“√”標明。1.2

訪談法表7

觀察記錄表觀察對象：部門：崗位：觀察地點：觀察時間：觀察內容記錄評價工作態度

工作方法

工作熟練程度

工作制度遵守

工作溝通與協作

靈活性與創新性

工作效率

工作完成情況

時間管理

突發事件應對

備注：記錄人：

記錄時間：1.5小組討論法小組討論法是指從培訓對象中選出一部分有代表性且熟悉問題的員工作為代表，通過討論的形式調查培訓需求信息。小組討論法的形式比較靈活，可以是正式的也可以是非正式的，可以通過頭腦風暴、組織對照等多種方式進行。在小組討論開始之前，會議的組織者或主持人要事先確定討論的形式和內容，以便有效地控制討論的方向和進度。會議一般會形成一份討論記錄表，如表8所示：表8

小組討論記錄例表討論時間：

討論地點：討論形式：主持人：小組成員：討論主題：討論項目內容結論問題一：

問題二：

問題三：

問題四：

備注：記錄人：

日期：1.6

檔案資料法檔案資料法即利用現有的有關企業發展、組織目標、崗位工作、人員分析等方面的文件資料，對培訓需求進行綜合分析的方法。由于檔案資料信息紛雜，通常需要利用表格工具進行提煉歸納，如表9所示：表9

資料信息歸納例表歸納人：歸納時間：歸納方式（用“√”標出）：

□資料收集

□資料整理資料份數：資料完整情況：資料信息分類內容企業信息

外部信息

管理層信息

部門信息

崗位信息

個人信息

備注：整理人：

日期：1.7

關鍵事件法關鍵事件法是指通過分析企業內外部對員工或者客戶產生較大影響的事件，以及其暴露出來的問題，確定培訓需求的一種方法。常見的典型事件如顧客投訴、重大事故等。表10給出了關鍵事件法的工具示例。表10

關鍵事件收集例表員工姓名：

部門：崗位：訪問者：訪問時間：訪問地點：訪問背景陳述：訪問內容及其描述工作中遇到哪些重要事件

事件發生的情境

采取了怎樣的應對行動

事件結果

經驗教訓

分析及評價導致事件發生的原因和背景

員工的特別有效或多余的行為

關鍵行為的后果

員工自己能否支配或控制上述后果

員工事件處理欠缺的方面備注：制表人：

日期：1.8

自我分析法自我分析法即通過培訓對象的自我評價，比如對崗位知識、技能、掌握程度等內容的分析，來判斷個人培訓需求的一種方法。表11為一份自我分析例表。表11

自我分析例表姓名：部門：崗位：項目分析崗位任務所需條件

崗位工作勝任情況

工作成績

工作失誤及遇到問題

自身優點

個人不足

應加強哪些方面的學習

學習目標及學習標準

學習方式

部門主管意見：備注：

年

月

日二、需求分析方法的使用2.1

各方法優劣比較上面提到的培訓需求分析的這些方法各有優劣（如表12所示），企業可以根據自身狀況自由選擇。表12

培訓需求分析方法對比表方法說明優點缺點調研問卷法將有關事項轉化成問題以問卷形式進行調查成本低；信息比較齊全；可大規模開展針對性強；很難收集具體信息；難保證回收率訪談法可根據訪談的對象和內容靈活變換形式方式靈活；信息直接；易得到支持和配合主觀性強；分析難度大；需要高水平訪談員現場取樣法包括拍攝和取樣資料直觀、真實實施設備成本高；可能以偏概全；觀察法到員工的工作崗位上了解員工的具體情況可以得到有關工作環境的信息；所得資料與培訓需求相關性較高可能會影響觀察對象的行為方式；觀查結果只是表面現象小組討論法選擇有代表性的成員組成小組進行討論全面分析；允許當場發表不同觀點持續時間長；討論需要保證組織性和結構性檔案資料法利用現有文件資料綜合分析培訓需求耗時少；成本低；信息質量高不能顯示解決辦法；需要分析專家關鍵事件法以影響較大的事件來收集培訓需求信息易于分析和總結事件具有偶然性；易以偏概全自我分析法通過個人情況來判斷自己的培訓需求信息真實、直接只代表個人情況2.2

確定需求分析方法培訓需求分析方法的選擇主要取決于培訓本身的要求，企業必須首先依據自身條件，再結合各方法的優點和缺點，最后確定培訓需求的分析方法。這里給出三個建議，見表13：表13

確定培訓需求分析方法的三點建議建議說明多種方法混合使用選擇兩種或多種方法進行組合，可以彌補缺點，提高效果允許自由意見允許培訓對象就他們認為重要的問題自由發表意見做好充分準備分析進行之前一定要明確目標，找準關鍵數據和關鍵人不同的企業使用調研分析方法的側重點也有所不同，例如：一個20人的小企業通過訪談就可以知道每個員工的基本培訓需求和崗位差距；而一個2000人的企業的培訓需求調查靠訪談卻很難實現，而用調研問卷法則更容易，也更能了解到普遍情況。又例如在具體方