ICS03.080.01

A14

備案號：62021-2019DB21

遼寧省地方標準

DB21/T3112—2019

貨運代理企業業務檔案管理規范

Specificationforbusinessfilemanagementoffreightfowards

DB21/T3112—2019

貨運代理企業業務檔案管理規范

1范圍

本標準規定了貨運代理企業業務檔案的建立要求和管理要求。

本標準適用于貨運代理企業業務檔案的建立和管理。

2規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T22154國際貨運代理服務質量要求

3業務檔案建立要求

3.1業務檔案創建時間

自接到訂艙委托時，分配工作號，該工作號即為該票業務的檔案號碼。

3.2業務檔案主要內容

應包括業務流轉單、訂艙委托、提單復印件（簽單章齊全或有電放章或有電放通知）、費用確認單

/賬單、其他相關文件如配艙回執、各類保函、提單確認件、重要往來郵件包括報價及操作指令等打印

文本、箱單、發票、報關單復印件等。

3.3業務檔案裝訂順序

按順序依次為業務流轉單、費用確認單/賬單、正本或電放提單復印件、提單確認件、各類保函、

訂艙回執、訂艙委托書、客戶委托書、報關單復印件等、報價單及重要往來郵件等。

3.4業務檔案歸檔時間

宜在業務完畢后進行，業務完畢的判斷節點以收付款完結、提單簽放、貨物交運為依據。檔案管

理部門應在操作完成后的一個月內將業務檔案歸檔完畢。

3.5業務檔案歸檔要求

3.5.1應按照海運出口整箱、拼箱；海運進口整箱、拼箱；空運出口；空運進口等不同業務類型進行

分類歸檔。當單個業務類型當月票數低于20票，可與同類業務合并歸檔。

3.5.2歸檔順序應按業務日期及如下規則排序：

a)按業務日期由早到晚，由下到上排序；

b）當業務日期相同時，按工作號字頭由A到Z，由下到上排序；

c）當業務日期及工作號字頭都相同時，按工作號尾號由小到大，由下到上排序。

3.5.3每檔案袋宜封存15至40票，可根據具體單據量安排。

3.5.4業務檔案袋外應標注業務類型、業務日期范圍及總票數。

DB21/T3112—2019

示例：海運出口整箱，2018年1月24日至1月30日，共25票。

3.5.5業務檔案袋內首頁應隨附檔案明細，可參見附錄A。

3.5.6檔案明細應保留電子版匯總，以便移交檔案時簽收。

3.5.7歸檔月份周期應與業務周期一致。

3.5.8檔案管理人員應按上述要求及時將檔案文件整理完畢，移交至檔案管理部門負責人審核并簽字

確認，并在標明歸檔時間后進行統一封存保管。

4業務檔案管理要求

4.1檔案封存

檔案管理部門負責人或代為行使檔案管理權限的人員負責檔案整理封存，確保檔案的完整性、歸

檔的及時性。

4.2檔案移交

應符合GB/T22154的要求，檔案留存時間為兩年，宜以季度為單位進行匯總，并定期移交檔案管理

部門。

4.3檔案借閱

檔案借閱由借閱人提出申請，經檔案管理部門負責人批準同意后，向檔案管理人員借閱。檔案管理

人員做好借閱記錄，并按規定填寫留存《檔案借閱記錄表》（可參見附錄B），借閱檔案原件應在當日

內歸還于檔案管理人員，如需繼續參閱，可將原件復印，且借閱人不得隨意傳播借閱內容。

4.4檔案銷毀

4.4.1銷毀范圍

包含下列情況：

a)業務發生日起超過五年以上（含五年）的業務檔案；

b)涉及法律糾紛或訴訟的業務檔案不得銷毀，檔案原件應第一時間交由法務相關部門，與案件檔

案并存，檔案管理部門留存復印件或掃描件；

c)涉及特殊性的業務檔案不得銷毀，檔案原件應第一時間交由檔案管理部門留存，其他部門留存

復印件或掃描件。

4.4.2銷毀流程

4.4.2.1由檔案管理部門按報文模板并隨附《銷毀業務檔案明細》報文提報，可參見附錄C及附錄D，

經檔案管理負責人審批，由法務部門審批后報單位負責人最終批復意見。

4.4.2.2應采用焚燒或粉碎銷毀。

4.4.2.3銷毀檔案時應由兩人或兩人以上同行，原則上經辦人應為業務檔案管理部門相關人員。經辦

人應確保所處理的檔案被徹底銷毀，未向本單位以外泄露任何信息。

4.4.2.4銷毀執行完畢后，檔案管理人員在《銷毀業務檔案明細》中將銷毀經辦人及實際銷毀時間填

寫完整，并將原件與業務檔案一并存檔。

DB21/T3112—2019

AA

附錄A

（資料性附錄）

檔案明細表

______年_____月單單位:部門：

序號業務日期工作號客戶名稱業務員檔案管理人員備注

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交接人:簽收人：日期：

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附錄B

（資料性附錄）

檔案借閱記錄表

______年_____月單單位:部門：

序號檔案借閱人借閱時間借閱事由檔案文件明細檔案管理人員返還時間

1

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交接人:簽收人：日期：

DB21/T3112—2019

BB

附錄C

（資料性附錄）

報文模板

關于XX單位業務檔案銷毀的請示

申請銷毀原因：

申請銷毀范圍：

銷毀辦法：

銷毀擬實施時間：

銷毀經辦人：

申請單位：

申請時間：

DB21/T3112—2019

CC

附錄D

（資料性附錄）

銷毀業務檔案明細表

______年_____月單單位:部門：

序號業務日期工作號客戶名稱業務員檔案管理人員備注

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