第檔案館主題教育調研方案

檔案館主題教育調研方案改革開放以來，調查隊系統電子化建設得到了快速發展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設至今還是一項空白，需引起各級調查隊領導的高度重視，并采取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調查研究，在此談談自己的一些粗淺看法。

一、調查隊檔案電子化建設的必要性

所謂調查隊檔案電子化，是指各級調查隊在工作中，以數形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通訊網絡上傳輸的各種數據、文件、資料，通過整理并直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現階段各級調查隊辦公自動化系統建立的起點和基礎。搞好電子化檔案建設不僅能提高辦公自動化建設水平，也能促進整個調查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調查隊檔案電子化建設已是當務之急，必須引起各級調查隊領導的重視。

二、調查隊檔案電子化建設的現狀及問題

近年來，隨著調查隊系統內聯網、互連網的開發使用，提高了辦公效率，節約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調查數據的管理歸檔工作卻落后于電子化的發展及普及速度，仍停留在紙質檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關注：

1、電子文檔處理軟、硬件難統一。當前我國it行業競爭加劇，不同載體、格式、設備環境的新產品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟件、硬件等環境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現出明顯的局限性。加之計算機更新換代快，對于需要長期歸檔保存的#39;電子數據來說，設備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟盤出現保管完好的電子文件找不到讀取設備的問題。

2、軟件、數據歸檔難成體系。目前，調查隊系統各項業務都實行了電算化、網絡化傳輸管理，由于業務軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發系統軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現突出的問題：一是系統升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒有留下程序檔案，使原始程序與后來程序脫節；二是業務人員經常輪崗，不同人員在不同時期參加程序使用或者升級培訓后，未進行集中統一管理；三是由于業務軟件數據庫文件所占用的磁盤空間大，用一般軟盤難以進行保存，從而使業務軟件和業務數據的歸檔管理不成體系。

3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現有的辦公自動化系統中，電子數據資料的制發、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產生之后進行的，導致電子文件資料的歸檔工作滯后于產生傳播速度；另一方面由于目前調查隊系統的數據資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然打印成紙質的作為執行依據，形成紙質數據資料版本與電子版本同時并存的現象。

4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調查隊業部門的調查數據、調研報告、人事檔案、財務檔案等統計資料來說，電子數據的真實性涉及到國家的宏觀調控、經濟預測、領導決策的重要參考依據，必須十分真實。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。

5、檔案設備和人員素質均有差距。由于電子文件資料的存儲介質如軟盤、光盤屬于高分子化合物，易受外界環境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環境溫度、濕度改變等各種自然現象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質上的信息。目前，調查隊系統有檔案室的隊極少數，基本上是數據、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術、數通信技術等。

三、調查隊檔案電子化建設的對策

面對電子化的飛速發展和普及，各級調查隊領導應以高度的責任感和使命感努力解決電子化檔案建設工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發展奠定堅實的基礎。

一要采用先進技術，確保歸檔電子文件真實性。對電子文件的制發，建議由其上級部門設計出專用程序進行管理，使文件從草擬、審閱到領導簽發，都建立一套完整的可控制系統，建立加密的機內操作日志，監督系統操作。這樣既能保證電子文件的真實性，又可使文件資料形成過程真實記錄下來，展現出歷史原貌。在日常工作中應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。

二要加強部門之間協調配合，確保文件資料收集完整性。調查隊各部門要根據不同業務特點，對各類電子文件格式進行統一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數據的可靠性和通用性。特別是內部之間要加強配合，對自身產生的電子文件資料盡可能地轉換成歸檔所需格式，如word、e_cel文件格式。此外，由科技人員協助負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。

三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統一要求。檔案管理人員應該積極參與辦公自動化系統的設計應用，根據檔案管理的要求提出相應的設計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時，對于檔案重要組成部分的機關文件管理系統設計時，力求使文件資料的形成制發與分類歸檔同步進行，讓系統根據事先擬定的歸檔范圍將有價值的文件自動備份保存下來，避免重復勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業務軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉移丟失。

四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現電子檔案安全性。目前調查隊系統的內聯網與互聯網雖實行了物理隔離，但部分員工從互聯網上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經常檢查，密切監控，定期發布病毒預警公告，防范互聯網病毒在內聯網上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子文件資料歸檔鑒定工作時，要認真進行查毒、殺毒，通過檢測處理后方可歸檔保存。

五要搞好庫房建設，切實提高人員素質。在電子檔案管理工作中應特別注意選用質量好、可靠性高的存貯介質，以延長存儲時間。對存放在存貯介質上的電子檔案資料應寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復制管理制度，轉換載體，以防止信息的丟失。出于風險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數據丟失或單方面修改數據。與此同時，還要全力抓好業務培訓，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術培訓，提高從業人員的素質和責任心，擔負起電子文件資料歸檔工作的重任。

檔案館主題教育調研方案

學校檔案作為檔案工作的重要組成部分之一，歷來受到各級檔案行政部門的高度重視。_檔案局早在__年之前就指導、督促了原7所區屬學校的建檔工作，7所學校先后按照區檔案局要求完成了規范化認定和升級工作。__年底，大企業所屬中、小學校移交_政府管理后，區屬學校由原來的7所增加到30所，數量上的變化給學校檔案工作的管理帶來了難度，_檔案局及時調整工作思路，把區屬學校檔案工作列入__年度工作重點，并會同區教育局檔案管理部門，加大對區屬學校特別是大企業移交學校檔案工作的檢查、指導力度。

一、學校檔案工作現狀和存在的問題。

受攀枝花開發建設先生產、后生活的影響，攀鋼、十九冶等轄區大企業長期以來對檔案工作實行內部管理，在管理方法和管理體制上與市、區檔案部門存在著很大差異。原大企業所屬學校由于檔案工作長期接受企業內部檔案部門管理，很多學校實際上并未開展真正的建檔工作，檔案管理離市、區檔案行政部門對學校檔案規范化認定標準的要求還有非常大的差距。因此，區檔案局不得不花費很大精力對大企業移交_學校的建檔工作進行指導、檢查，對發現的問題限期整改。

__年7月至8月，區檔案局和區教育局組織人員對校園檔案規范化建設工作進行了認真的檢查和抽查。通過抽查發現，各學校檔案規范化建設工作開展得還不夠理想：對檔案工作重視和檔案工作人員到位的學校，檔案規范化建設工作就開展得好一些;對檔案工作重視不夠、檔案工作人員配備不合理的學校，檔案規范化建設工作就滯后。這次檢查發現存在的問題具體表現為：

1、部分學校領導對檔案工作重視不夠，主要體現在對檔案工作不理不問，檔案人員待遇難以落實，將一些責任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。從制度、人員、管理上削弱檔案工作。

2、立卷工作不規范。領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊(如：教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等)，沒有形成完整的檔案利用和管理體系。

3、對檔案資料的收集、整理、錄入不規范。主要表現為對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全。(特別是對教學檔案的收集、整理、錄入有些學校還未進行整理)。

4、檔案存放不合理。主要是各種門類的檔案排列順序混亂，永久、30年、__年等不同保管期限的檔案放置混亂，給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難(按照永久、30年、__年排列)。

5、設備、設施難于滿足檔案保管的需要，還需進一步完善。主要是還有少部分學校仍在用木制檔案柜裝檔案，八防和溫濕度計設施欠缺，沒有按規定安裝空調、溫濕度計，不能將檔案室溫度始終控制在一定范圍內。濕度高低波動幅度大，不利于檔案存放，不利于維護檔案的安全。從保護檔案的#39;設備上看，存在單一、老化的問題。

6、檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務的。由于學校工作過分強調為教學服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現在實際行動上就是對檔案工作有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排;小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。

7、學校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓力度不夠。檔案人員參加檔案局組織的檔案培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓相當有限，一些學校檔案人員變動頻繁，身兼數職，很難抽出時間學習檔案業務，往往是剛一熟悉了業務，就被安排到其他崗位上，又重新換人接手檔案工作，新手對檔案工作還一時難于適應，檔案人員如果不隨時補充知識，業務工作將無從談起。

8、檔案專業技術人員缺乏。近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案專業技術人員卻相當匱乏。各區屬學校每年都要新進一大批人員，但基本上都是擔任教學工作，全區學校目前沒有一名檔案專業技術人員從事檔案工作。

二、今后的工作思路和措施。

1、主動向上級主管部門和主管領導匯報工作，力爭得到上級部門從資金、政策等方面對檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學校檔案工作的軟、硬件設施，為檔案人員提供良好的工作環境。

2、提高認識、加強領導。認真組織學校教職工，特別是分管檔案工作的學校領導和檔案工作人員學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》和王剛等領導同志對檔案工作所作的一系列重要指示。通過學習使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學工作同樣是件有意義的事，同樣是構建社會主義和諧社會的有機組成部分。

3、落實科學發展觀，強化檔案業務培訓工作。去年，區檔案局組織了一次學校檔案人員學校檔案管理知識培訓，取得了良好的效果，許多學校的檔案人員基本上掌握了學校檔案管理技能。今年秋季開學后，部分學校的檔案人員由于退休、學校整合等各種原因發生了變動，新接手人員對檔案業務還不熟悉。今后，區檔案局將根據工作需要，在適當的時候再開展一次學校檔案人員培訓活動，著重對學校檔案規范化認定標準和要求進行培訓。

4、繼續加強檔案執法監督檢查，以法制化推動檔案工作健康向前發展。要把進一步提高教育部門特別是各學校領導檔案意識提高到一個極為重要的方面，積極向上級主管領導爭取，力爭把學校檔案工作納入對教育部門的年度考核和教育部門對學校的考核框架內，使其把做好檔案工作的責任落實到具體的責任人頭上，強化日常監督，統籌檔案工作在本單位、本部門的分配布置，確保檔案工作同本部門業務工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對穩定，使其有時間和精力鉆研檔案業務，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項工作服務。把加強日常監管同注重提高質量結合起來，使檔案監管常態化，形成各學校人人支持檔案工作的自覺行動。

5、深入各區屬學校，聽取基層檔案人員的合理化建議。很多基層檔案人員身兼多項工作(如教學、后勤、校醫等工作)，承擔的工作任務繁雜，壓力很大，每天工作時間疲于應付學校領導交辦的各項工作，很難有時間坐下來整理和錄入檔案，有些事情僅僅依靠基層檔案人員的努力是很難辦到的。區檔案局作為全區主管檔案工作的行政管理部門，要深入一線，了解檔案人員的工作情況，對于能辦到的事情，要及時向學校領導通報，為基層檔案工作營造一個寬松的環境，對于不能辦到的事情，要主動和教育部門協調，向政府匯報，盡量把檔案管理中出現的問題解決在基層。

三、區檔案局通過對部分區屬學校檔案工作的檢查、指導，發現_學校在檔案管理工作中取得了一定成績，主要體現在：

1、檔案意識進一步提高，檔案法制建設得到加強，沒有發現違反《檔案法》事件。《檔案法》的宣傳、貫徹、實施力度在加大，全區大部分學校都能做好檔案資料的收集、整理歸檔、管理和開發利用工作。除加強文書、教學檔案的收集外，開始逐步重視科技、聲像、照片等不同類型、不同載體的檔案材料收集、整理，盡量做到檔案集中統一管理，逐步走上依法治檔的發展軌道。

2、學校檔案工作進一步規范。隨著我區學校檔案工作規范化認定的開展，學校檔案工作已開始走向規范化、現代化管理的發展軌道。學校檔案工作的管理體制得到加強，硬件設施得到更大投入，檔案管理更規范，檔案資源進一步得到開發利用，檔案工作已由傳統管理模式向現代化管理方向發展，檔案工作層次得到提升，越來越發揮出檔案為學校工作提供服務的作用。

3、檔案人員注意提高自身素質，鉆研檔案業務，檔案人員責任心日漸增強，檔案資料收集齊全完整，能夠按照檔案規范化建設需要進行檔案管理。__年10月，_檔案局在區教育局等職能部門的配合下，完成了對市9小、14小、16中等區屬學校的檔案規范化認定工作，初步實現了年初制定的學校檔案管理目標。剩下的2個月時間里，區檔案局將一如既往，堅持高標準、嚴要求，對還未認定的學校逐一地開展檔案規范化認定工作，為__年學校檔案管理工作畫上一個圓滿的句號。

檔案館主題教育調研方案

檔案信息化是檔案管理發展的必然方向，也是檔案工作適應信息化社會的必然要求，而檔案信息化最基礎性的工作就是檔案信息數據庫的建設。為推動我縣檔案信息化發展，順利開展館藏檔案信息數據庫建設，我局組織業務人員，多次到省、市檔案局及兄弟縣市參訪，專項調研館藏檔案信息數據庫建設具體做法及進展情況。現將相關情況報告如下：

一、檔案信息數據庫概念

檔案信息數據庫是指將檔案案卷目錄信息、文件目錄信息、文件全文內容及相關檔案管理信息進行數字化處理形成的檔案信息集成，主要包括案卷目錄數據、文件目錄數據與文件全文數據，而檔案目錄數據庫只是檔案信息數據庫其中的一小部分，主要包括案卷目錄數據與文件目錄數據，只是檔案管理過程中檢索工具的信息化。

二、工作任務與現狀

檔案信息化是檔案管理工作的必然要求，全國、全省、全市的#39;館藏檔案信息數據庫建設工作從十一五期間開始啟動，我縣目前只是進行了目錄數據采集錄入之前檔案的規范整理工作，目錄數據采集錄入工作至今尚未啟動，在全省、全市處于落后位置，欠賬大。根據上級檔案部門工作部署，要求我縣20__年以前必須完成檔案目錄數據庫建設，時間非常緊迫，任務十分艱巨。

三、省、市檔案局及兄弟縣市的做法

通過對省、市檔案局及此項工作完成較好的、、、等兄弟縣市的參訪學習，歸納其做法主要為以下幾點：

1、本局指定專門人員負責組織實施；

2、聘請電腦錄入人員進行數據錄入；(如省檔案局將全文掃描業務外包公司；市檔案局及、、、等將目錄數據電腦錄入工作聘請電腦熟練人員完成。)

3、設立專門場所，購置專用電腦及相關設備，制定相關管控制度；

4、財政專項投入，保障館藏檔案目錄數據電腦錄入經費。（市檔案局及、、、等電腦錄入工資均以錄入條目數量計算，每條0.3元，縣最少，為50萬，其余縣市都在上百萬元，所需經費均為財政專項投入）

四、主要工作內容及我縣工作量、經費概算

（一）、檔案目錄數據庫建設工作主要包括以下內容：

1、目錄數據采集錄入前館藏檔案的規范整理工作；

2、檔案案卷目錄數據的采集錄入工作；（每一案卷條目采集錄入內容包括檔案館代碼、案卷級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、責任者、起始時間、終止時間、保管期限、文件數量、頁數、控制符等13個項目）

3、文件目錄數據的采集錄入工作；（每一文件條目采集錄入內容包括檔案館代碼、文件級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、起始頁號、責任者、文件編號、文件題名、文件件號、文件時間、文件稿本、控制符、密級