第五章物料采購跟單思考：

作為一名跟單員，你認為在實際工作過程中，需要為企業采購哪些物料？知識目標1.了解物料采購的含義及起因2.熟悉物料采購跟單的含義、內容及容易出現的問題3.掌握物料采購跟單的流程、方法與要求技能目標1.能夠熟練進行物料采購跟單的操作2.能正確處理物料采購中經常出現的問題導入案例中國深圳KK服裝公司在經過多方面地對供給商的考察招標后，最后決定向美國G公司采購服裝面料及輔料。如果你是深圳KK服裝公司的跟單員，你了解物料采購的全過程嗎？在公司采購物料的過程中應該怎樣幫公司把好物料采購關呢？第五章目錄5.1物料采購跟單概述5.1.1物料采購5.1.2物料采購跟單5.2物料采購跟單流程5.2.1物料采購的根本流程5.2.3物料采購跟單中易出現的問題5.3物料采購跟單方法5.3.1物料采購催單的方法5.3.2物料采購催單的規劃5.3.3物料采購催單的工作要點5.1物料采購跟單概述5.1.1物料采購含義：指企業為了完成既定的產品生產的需要，以事先規定的方式、方法和程序，對物料〔包括原材料、設備、儀器儀表、軟件及技術效勞〕的購置。物料采購不僅是指具體的采購過程，而且也是對采購政策、采購程序、采購過程及采購管理的總稱。5.1.1.2物料采購的起因1.生產企業因生產交貨需要2.生產企業因產品〔成套〕配套生產需要3.外貿公司等因來料加工、供料加工需要4.外貿公司因成套出口需要5.外貿公司在物料價格看漲時為鎖定本錢5.1.1.3企業物料采購的內容P711〕原料2〕輔助材料3〕半成品4〕成品5〕固定設備6〕MRO物品5.1.2物料采購跟單5.1.2.1物料采購跟單的定義

物料采購跟單是指外貿跟單員根據外貿合同、訂單所列明的品名、規格、質量、數量及交貨期等，在國內市場采購物料，向生產企業提供制造加工產品所需的原料、零部件或輔料等的采購跟進工作。5.1.2.2物料采購跟單的根本要求1〕適當的交貨時間2〕適當的交貨質量3〕適當的交貨地點4〕適當的交貨數量5〕適當的交貨價格知識鏈接:

為什么交貨不能太早也不能太遲？1．延遲交貨成為增加企業本錢的原因1)由于物料進貨的延誤，出現生產待貨空等或延誤，導致生產效率下降；2)為追上生產進度，需要加班或增加員工，致使人工費用加；3)采用替代品或使用低品質的物料，造成產品質量不符合要求，引起糾紛；4)交貨延誤的頻率越高，跟催工作費用就越高。2．提早交貨增加經營本錢1)不急于要用的貨品提早交貨，會增加物料采購方倉儲費、短途搬運費等費用；2)供給商提前交貨，物料采購方提前付款，增加物料采購方庫存貨物的資金占用時間，導致資金使用效率下降；允許供給商提早交貨，會導致供給商發生其他交貨的延遲。因為供給商為提高自身資金使用效率，會優先生產高價格的貨品以提早交貨，會造成其他低價格產品的延遲交貨。5.2物料采購跟單流程5.2.1物料采購的根本流程〔P73)

確認需求

貨物跟催選擇供應商

支付貨款描述需求

驗收貨物

訂單安排確定價格記錄并維護檔案結案知識鏈接:

在采購實物務中要保存的檔案有1.采購訂單目錄2.采購訂單卷宗3.商品文件4.供給商歷史文件5.合同管理6.投標歷史文件7.工具和壽命記錄。了解：外貿采購技巧

1.談判前要有充分的準備2.只與有權決定的人談判3.盡量在本企業辦公室內談判4.對等原那么5.不要表露對供給商的認可和對商品的興趣6.放長線釣大魚7.采取主動，但防止讓對方了解本企業的立場8.必要時轉移話題9.談判時要防止談判破裂，同時不要草率決定10.盡量以肯定的語氣與對方談話11.盡量成為一個好的傾聽者12.盡量從對方的立場說話13.以退為進14.交談集中在我方強勢點〔銷售量、市場占有率、成長等〕上15.以數據和事實說話，提高權威性16.控制談判時間17.不要誤認為50/50最好價格談判案例店主說，480塊。你說，太貴了，廉價點!店主說，我的價格已經很好了，這樣吧，你誠心要買，那450塊吧。你說，還是太貴了哦，你就讓這么一點點，這個價格我沒法接受的。店主說，好吧好吧，我最多不賺你錢了，420塊，你拿走吧。你說，這樣啊，那我先試穿一下吧。當你試穿過以后，你說，還行，但是肩膀這個地方不是很舒服。店主說，這個是這樣的啦，我們的設計比較獨特的，你可能一下子不太習慣，這個不是問題的。你搖搖頭，還是算了吧，價格太貴了，肩膀這地方也不太舒服，我再看看吧。店主連忙道，那我再給你打個折吧，一口價380塊。你準備走出店門，說我先逛逛，晚點再決定吧。店主急了，立刻說，這樣吧，你說個價錢，我能賣就賣，不能賣我也沒方法。你故作思索，然后說，200塊我就買，反正也不是太喜歡，無所謂啦。店主說，這個價格我要虧的，進價都不夠呢，你再加點吧。你搖頭拒絕，那就算了吧，謝謝你。店主最后說，好吧好吧，拿去吧，我虧就虧一單了，以后再照顧照顧我的生意吧。5.2.2物料采購跟單的根本流程5.2.2.1制作物料采購單制作采購單應注意三點：P751〕審查?采購物料申請單?2〕確認質量標準3〕確認物料采購量小知識:采購單是物料采購跟單的重要內容，主要內容有:１．交貨方式２．驗收方式３．處分條款４．履約保證５．品質保證６．仲裁或訴訟知識擴充：日商物料采購流程簡介

JIT〔ＪＵＳＴＩＮＴＩＭＥ〕物料采購是準時化生產系統〔JIT〕的重要組成局部。JIT是近四十年來由日本企業首創的一種新的生產管理系統，最早使用這一系統的公司是全球知名的豐田汽車公司。JIT系統是指企業在生產自動化、電算化的情況下，合理規劃并大大簡化物料采購、生產及銷售過程，使物料進廠到產成品出廠進入市場能夠緊密銜接，盡可能減少庫存，從而到達降低產品本錢、全面提高產品質量、勞動生產率和綜合濟效益目的的一種先進生產系統。JIT物料采購是JIT系統得以順利運行的重要內容，是JIT系統循環的起點，推行JIT物料采購是實施JIT生產經營的必然要求和前提條件。

日本企業的供給商開拓

(3個月--1年)

5.2.2.2跟蹤物料采購單1〕跟蹤物料供給商的生產加工工藝2)跟蹤物料3〕跟蹤加工過程4〕跟蹤組裝總測5〕跟蹤包裝入庫5.2.2.3物料檢驗跟單對一般物料，采用正常的檢驗程序；對重要物料，或供給商在此物料供給上存在質量不穩定問題的，那么要嚴加檢驗；對不重要的物料，或者供給商在此物料供給上質量穩定性一直較好的，那么可放寬檢驗。檢驗結果：合格材料和不合格材料不合格材料分致命缺陷-----退貨，賠償嚴重缺陷-----換貨輕微缺陷-----協商偶然性質量問題---正式書面通知屢次質量問題-----?質量改正通知書?重大質量問題-----召開會議，解決對策例：5.2.2.4物料進倉跟單1〕檢查即將送達的貨物清單信息是否完整〔包括物料的采購單、型號、數量等〕2〕接受物料，對照物料采購單進行核查3〕檢查送貨單據及裝箱單據4〕檢查包裝與外觀5〕物料檢驗合格后允許卸貨6〕清點物料7〕搬運入庫8〕填寫“物料入庫單〞9〕將物料入庫信息錄入存儲信息系統中5.2.3物料采購跟單中易出現的問題1.供給商方面的問題

2.采購方企業方面的問題1.供給商方面的原因，供應商方面的原因具體表現1．管理能力方面（1）交貨時間計算錯誤；（2）物料采購管理不健全；（3）質量管理不到位；（4）交貨期責任意識不強。2．生產能力方面（1）超過產能接單；（2）臨時插入急單；（3）小批量訂單需要合起來生產；（4）物料采購延誤影響生產量的準確掌握（5）不合格產品過多造成物料用料過多。3．技術能力方面（1）超過本廠生產技術能力接單；（2）對新下單產品不熟悉；（3）機器設備故障率高。4．其他方面原因（1）員工流動性大及員工待遇低對工作的抵制情緒造成產能下降；（2）經營業績不佳需要調整經營方向。2.采購方企業方面的問題1.物料采購方對供給商的生產能力或技術能力調查不深入2.與供給商的溝通與銜接出現問題3.外貿跟單員經驗缺乏5.3物料采購跟單方法物料采購單發送給供給商后，外貿跟單員不能坐等供給商送貨上門。需要在預定的交貨期開始前數天提醒供給商，一方面給供給商適當的壓力；另一方面可及時掌握其能否按期按質按量交貨的情況，從而盡快采取相應措施，即催單。5.3.1物料采購催單方法5.3.2-----------規劃5.3.3-----------工作要點5.3.1物料采購催單的方法P78

按物料采購單跟催聯單法統計法跟催箱法計算機提醒法定期跟催5.3.2物料采購催單的規劃5.3.2.1一般監控5.3.2.2預定進度管理時間5.3.2.3生產企業實地考察5.3.3物料采購催單的工作要點1.事前規劃

2.事中執行

3.事后考核包括確定交貨日期及數量、了解供給商生產設備利用率、要求供給商提供生產方案表或交貨日程表、提高供給商的物料及生產管理、貯備替代來源等。包括了解供給商備料情況和生產效率、提供必要的材料模具或技術支援、加強交貨前的催單工作、盡量減少規格變更、及時通知交貨期及數量的變更等。包括對交貨延遲的原因進行分析并做好對策措施準備、分析是否需要更換供給商、執行對供給商的獎懲方法、完成物料采購交易后對余料、模具、圖紙等收回處理、做好考核結案記錄和歸檔工作。補充1：服裝面料采購跟單實例圓圓小姐寄送詢價表

補充1：服裝面料采購跟單實例2.圓圓小姐填寫原材料供給商登記卡3.圓圓貿易公司簽訂面料采購合同補充1：服裝面料采購跟單實例圓圓貿易公司檢驗面料

補充1：服裝面料采購跟單實例5.圓圓趕寫原材料確認樣卡物料采購跟單綜合測試P81實務操作題(1)ORDERNO.:040426訂單號：040426DATE:14Dec,2024簽訂合同日期：2024年12月14日(2)SUPPLIER:HangzhouMoonCo.Ltd.賣方：杭州月亮有限公司ADDRESS:No.118XueyuanStreet,Hangzhou,China地址：中國杭州學院路118號(3)DESCRIPTIONOFGOODS:貨物描述

LADIESJACKET,woven,furatcollar,withbronzecoloredbuttons,

梭織女式夾克，取消原樣中的胸袋，其他同原樣，領子上裝1個假毛，采用古銅色紐扣，

2pocketsatfrontand2pocketswithoutflapsatchest,insidepocket&-insidemobilephonepocket,likeoriginalsamplebutwithoutflapsatchest.衣服前面2個插手口袋，2個無袋蓋胸袋，里面1個暗袋和1個手機袋。(4)COUNTRYOFORIGIN:China原產地：中國HSCODENO.:6202920000貨號〔HS編碼〕：6202920000DOCUMENTS:CertificateofOrigin單據：原產地證(5)QUALITY:質量Shell:100%cottontwill20sXl6s/l28X60,reactivedyed,stonewashed面料：石磨洗、活性印染的斜紋全棉，經紗20支，緯紗16支，經、緯密度為128和60Lining:100%polyester230T里布：230T全滌綸〔6〕Padding:100%polyester,bodyl40g,sleevel20g襯棉:全滌綸，大身的克重為l40g/m2,袖子的克重為l20g/m2(7)UNITPRTCE:USD7.10perpieceFOBSHANGHAI單價：7.10美元每件FOB上海QUANTITY:l4400pcs數量：14400件AMOUNT:USDl02240.00總金額：l02240.00美元Moreorless1%ofthequantityandtheamountareallowed.數量和總金額都允許有1%增減(8)TERMSOFPAYMENT:L/C60daysafterB/Ldate支付條款：采用信用證結算方式，海運提單日后60天付款(9)DATEANDMETHODOFSHIPMENT:裝運方式和裝運日期20Jun.,2024-30Jun.,2024bysea;otherwise1Jul.,2024-l5Jul.,2024onseller'saccountbyair.在2024年6月20日至2024年6月30日期間裝運，采用海運；否那么的話，假設在2024年7月1日至2024年7月15日期間裝運，要采用空運，且空運費由賣方承擔(10)PORTOFLOADING:SHANGHAI裝運港：上海

PORTOFDESTINATION:HAMBURG目的港：漢堡

PARTIALSHIPMENT：PROHIBITED分批裝運：禁止FORWARDINGAGENT：KuehneandNagel船運代理：KuehneandNagel(11)PURCHASECONDITIONS:購置條款Attn.-AZOandNickel.關于偶氮和鎳〔12〕TheimportandsaleofproductswithAZO-colorsandnickelaccessoriesintoGermanyisstrictlyforbidden..德國禁止進口和銷售含有偶氮染料和鎳輔料的產品〔13〕Thesupplierwarrantsthatthemanufactureofthedeliveredgoodshasnotinvolvedworkbychildreninandexploiting,health-endangeringorslave-likemanner,forcedlabororexploitativeprisonwork。生產企業不允許使用童工，不允許采用剝削性、危及工人健康、奴役式的用工，不允許強迫性勞動，不允許使用囚工。〔14〕Thematerialcompositionofeacharticlehastobeadvised;forgarmentsonthesew-inlabelinfollowinglanguages:German,English,SpanishandFrench;fornon-textileso