辦公用品管理制度

第一章總則

為了確保公司辦公用品的正常使用，規范辦公用品管理、嚴格控制成

本、合理節約開支減少浪費，從而使行政部工作系統化，提高工作效

率，特制定本制度。

第二章辦公用品管理范圍

根據辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：

2.1耐用品：

2.1.1辦公家具，如：各類辦公桌、空調、微波爐、電視機、椅子、

檔案柜、沙發、茶幾、保險柜等；

2.1.2辦公設備，如：電話、電腦、傳真機、復印機、碎紙機、攝像

機、投影儀、數碼照相機、音響器材、移動硬盤、U盤等。

2.2易耗品：

2.2.1文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回

形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書

釘、插線板、大頭針、報紙、雜志等紙類印刷品。

2.2.2生活類辦公用品，如：飲用水、衛生紙、洗手液、紙杯、垃圾

桶、抹布、洗衣粉等。

第三章辦公用品采購

3.1申請范圍：

(1)辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的

采購申請計劃到行政部，便于行政部根據申請計劃統一安排采購，預

期不報視為無需求，屆時行政專員有權拒發；

(2)部門采購申請內容主要為耐用品。

3.2審核及審批：

(1)由申請部門填寫《辦公用品采購計劃單》報行政部經理審核簽

字后，提交分管副總、總經理批準后方可購買。

3.3采購安排：

(1)各部門所需辦公用品，需經行政部統一購買，其它部門不得擅

自購買。辦公用品購買實行兩人以上共同負責制。

(2)采購分為定期采購和臨時應急采購。行政部根據批示意見，在

規定時間內完成采購。

(3)由于營銷現場距離公司較遠，營銷部可根據批準的申請單在當

地購買辦公用品和設備，同時需要向行政部存根備案。

(4)行政部根據公司需求和市場情況，選擇固定辦公用品合作商，

采取上門送貨、定期結算的合作方式。部門特殊物品或專業物品采購，

由行政部派專人負責采購，使用部門派專業人員協助采購。行政部會

定期對辦公用品市場價格進行調查、核實，隨時與合作商根據市場情

況，對供貨價格進行調整。

第四章辦公用品入庫

4.1入庫登記

辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，

建立辦公用品采購臺賬，對年度辦公用品采購情況進行整體統計。

4.2入庫物品明細單

每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細單，行政部經理簽字確認,

明細單備案存檔。

第五章辦公用品領用

5.1耐用品于每月初由行政部一次性發放各部門上月申請采購的物

品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領用，如領用人更改，由部門

經理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統一領用，除特殊情

況，其他時間不發放或領用辦公用品。

5.2耐用品的領用、管理實行部門負責制。耐用品由部門負責人指定

專人或使用人領取，部門負責人需簽字確認，行政部存根備案。

5.3新員工入職后，行政部統一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽

字領取，部門負責人簽字確認，行政部存根備案。

第六章辦公用品借用與歸還

6.1辦公用品/設備的借用

凡個人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫《辦

公用品借用單》，并由部門經理簽字確認。

6.2辦公用品的歸還：

(1)借用辦公用品超時未還的，行政部有責任督促歸還。

(2)借用辦公用品發生損壞或者遺失的，視具體情況照價或折價賠

償。

(3)員工工作變動或者離職，應及時到行政部辦理領取物品的歸還

手續，營銷部物品歸還手續交由營銷部經理負責。工程部物品歸還手

續交由工程部綜合管理人員負責。

第七章辦公用品日常管理

7.1易耗品統一由行政部負責申請、采購、發放。行政部會定期進行

盤點(每季度一次)、整理、成本核算，做出后期調整計劃。

7.2耐用品的管理，主要是指辦公用品/設備的報修：

(1)耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設備、網絡

設備、通訊設備等，報修人到行政部詳細描述并登記故障現象，行政

專員統籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，故障解決后

填寫《設備報修記錄單》并由報修申請人簽字確認后行政部歸檔保存，

作為日后保養維修費用結算的憑據，此費用納入辦公物品耗損維修保

養費預算內。

(2)各部門耐用辦公用品的保養，主要由各部門專人進行維修保養

登記并跟蹤維護情況，行政部將不定期檢查。公共設施或設備，由行

政部統一管理。

(3)其他辦公設備(辦公桌、沙發)等出現故障，各部門應及時與

行政部聯系，由行政部負責協調廠家維修解決。在保修期內不能維修

解決的，憑購買發票、保修單退、換給廠家。

7.3辦公用品領用必須認真履行手續，應填寫《辦公用品領用單》后

領用和發放，嚴禁先借后領的行為。

7.4各類辦公用品應愛惜使用、節約能源，打印或復印資料時，如非

正式或非對外文件可使用背面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。

7.5禮品的購買、管理與贈送（或發放）類同易耗品，由行政部統一

辦理。

第八章辦公用品費用成本控制

8.1各部門需做出年度預算，并且分解個人指標。

8.2行政部需嚴格控制辦公用品的申請、領用、使用過程等。

8.3辦公文具實行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240

元，特殊情況超過限額的，需寫書面報告說明情況，并報分管領導審

批。除辦公文具以外的辦公用品采購按規定時間和流程提交采購申請,

經分管領導審批后，行政部安排采購。

8.4各部門電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機等辦公設備的耗

材及維修費用，由行政部統一管理，年終計入各部門辦公用品總費用

當中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數進行分攤。

8.5辦公用品采購費用實行分部門核算，并計入各部門月計劃費用內,

由行政部統一核算控制。

8.6核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費

用由行政部根據人員變動情況進行調整。

8.7凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時，應將所領用的辦

公用品（一次性消耗品除外）如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不

予辦理有關手續。

8.8公司辦公用品應做公用，私用或帶出公司者應按辦公用品兩倍的

價格從當月工資中扣除。員工應自覺愛護各類辦公用品，如因不正當

或不合理使用而損壞物品應照價賠付。

第九章辦公用品管理流程與工作標準

（一）辦公用品管理工作流程圖

部門

行政部流程名稱（一），

名稱

層次2任務概要辦公

單位總經理上級主管行政部經理行政專員申請部門經

節點ABCDE

企業名稱共頁

編制單位簽發日期：

（二）辦公用品管理流程與工作標準

任務名備

責任標準時限相關資料

稱注

1、除易耗品外，部門所需物品每月1《辦公用品管理

采購

每月25日提交采購申請單。次制度》

2、易耗品由行政部統一提交采

購申請單。

3、急需物品或專業性物品，由

主辦人提采購申請單，行政部協

助采購。

1＞每次采購物品后，所有物品

必須登記入庫。每月《辦公用品管理

入庫

2、所有入庫費用、物品須經行一次制度》

政部經理簽字審核。

1、部門月末申請物品，于次月

每周

初領用。《辦公用品管理

領用三下

2、易耗品由部門專人于每周三制度》

午

下午領用。

1、借用物品由主辦人到行政部

填寫借用登記表，并在規定時間

《辦公用品管理

借用內歸還。

制度》

2、如需延期借用，主辦人應到

行政部辦理延期手續。

1、公司設備/網絡等的報修時間

每周

報修、為每周二下午之前。