如何做好部門規劃薦

2464黃熙華原創|2010/2/2813:26|投票關鍵字：戰略管理

戰略規劃

卓越績效模式

卓越績效管理

部門規劃

如何做好部門規劃新年尹始，許多公司都開始制訂和啟動新年度的戰略規劃，公司的每個部門的規劃也隨之提到日程上來。在以往的咨詢工作中，我發現許多部門的負責人將部門規劃作為走形式的文案工作不予重視。殊不知，一年之計在于春，做好部門的年度規劃工作不僅使部門的工作有計劃、有效率地進行，更主要的是做好我們部門的定位，將部門的工作緊密地與公司的戰略聯系在一起，更容易獲提高層管理者的重視，使部門和我們個人更容易得到發展。同時，我也發現許多卓有成效的經理們都非常注意通過部門規劃提升部門和個人的形象，使所領導的部門成為公司的關鍵部門，個人發展也一帆風順。像公司戰略規劃一樣，部門規劃也有一些可供參考的流程方法：一．設立部門宗旨部門宗旨就是明確我們的部門為什么存在？試想一想，如果我們的部門的存大對公司整體戰略沒有貢獻，對公司其他的部門沒有價值，也就是說公司或相關的部門不需要或不太需要我們，我們的部門存在就沒有意義，就會被裁掉，至少在公司是一個不被重視的部門，那么，這個部門的經理以及員工在公司的前途可想而知。因此，出色的經理人都非常注重自已所管理部門的宗旨，希望將本部門的宗旨與公司的總體戰略的關鍵職能相結合，使之成為公司舉足輕重的部門。明確部門宗旨一般從以下方面考慮：1）闡述部門存在對于公司的核心價值；2）結合部門的核心能力；3）內容包括客戶、產品和服務、地域范圍。部門的宗旨表述的形式一般如下：“在……的指導下/根據…定位/戰略（指導根據），通過……（手段），實現/促進/保證……（存在價值）”。

例如，以下是一個質量部門的宗旨：“在公司的發展戰略和目標指導下，通過對影響產品質量的全過程的監控以及業務流程的不斷優化，保證與質量有關的各環節有效運行，從而保證公司的產品質量的穩定和持續改善，滿足不斷客戶的需要，提高客戶滿意度，在同行中保持高品質的水準，成為公司業務持續發展的有力保證。”二.明確部門職責部門職責就是部門通過哪些方面的活動實現自身存在的價值，可以從以下方面考慮：1）本部門的客戶是誰?客戶的需求是什么？這里所指的顧客既包括外部的客戶，也包括內部的客戶，即需要本部門配合的公司內部的相關部門；2）概括部門為實現價值所履行的主要活動，一般表述為“做什么”；3）應明確界定與密切相關部門(尤其是曾有職責沖突的部門)的職責界限。在界定部門職責時，要注意：1）按職責的關鍵程度自上而下排序；2）不要把兩條以上的職責放在一項描述內；3）建議職責不超過6條，關鍵職責不超過3條，太多了沒有重點。

職責表述的形式一般如下:“負責（主導）……”，或者“協同/配合（參與）……”等。

例如，質量部門的職責：1）ISO9000質量體系的持續改善；2）產品質量控制，注重于重大質量問題的處理和給予產品鏈各環節質控方面的指導和支持；3）客戶質量反饋的協調處理，客戶滿意度的測定和改善；4）供應鏈質量控制，確保采購的材料和產品的質量；5）質量信息系統管理，通過統計分析推動各環節改善；6）文件控制，為各部門業務運作提供規范的文件支持。

三．設立部門目標

部門目標可以參考平衡記分卡的方法，從客戶、財務、流程、學習與成長四個方面兩設立。例如研發部門的目標：

客戶維度：

1）外部客戶：新產品客戶評測一次通過率〉95%

2）內部客戶：營銷立項產品項目完成率＝100%；

技術服務部提交技術解決問題解決率>98%

設計質量缺陷率<3%

財務維度：1）每個研發項目實際費用〈項目預算費用

2）部門每季度實際開支〈預算費用

流程維度：

1）主板項目研發周期〈60天2）每個項目修改版本次數〈3次3）PilotRun（試產）上線直通率〉90%

學習與成長：

1）每年新設計平臺產品數〉6個2）新增技術專利數〉15個

四.部門級的SWOT分析部門級的SWOT分析就是幫助我們認清部門的能力優勢(S)和不足(W),尋找我們部門發展的機會(O),影響我們部門發展的問題(T)。我們可以用傳統的SWOT圖來描述：

優勢（Strength）

不足（Wenkness）機會（Opportunities）

威脅（Threats）

然后，我們對照上圖，列出我們的組合策略：SO:如何運用我們的能力優勢和發展機會使我們的部門發展壯大)？ST:如何運用我們的能力優勢消除對我們部門發展有影響的障礙？WO：如何改善我們的不足，以使我們不錯過這些發展機會？OT：如何改善我們的不足，以使不利的影響降到最少？

在制定我們部門的策略時應該考慮到，我們必須具有哪些方面的能力和條件才能達成部門的規劃目標，即關鍵成功要素有哪些？我們如何提升這些方面的能力？簡而言之，關鍵成功要素就是我們達成目標的必要條件。例如，項目管理必須具備的關鍵成功因素1）具備項目計劃的掌控的能力；2）建立項目風險的規避的機制；3）建立項目質量保障的體系；4）掌握項目成本的控制的方法；

我們利用如下的表格來定義和評測關鍵成功要素：

關鍵成功要素定義KPI指標項目成本的控制方法保證項目在預定的成本之內完成

項目的費用執行率，即費用預算/實際費用的比率。……

KPI指標應該是明確的、可衡量的、可實現的、相關的、以時間為階段的。我們現在關鍵成功要素處在什么水平？我們可以通過以下方式進行評估：

關鍵成功要素

現有水平描述

目標水平描述差距

我們識別了在關鍵成功因素方面的差距后，著手進行關鍵成功因素的建設，例如：

關鍵成功要素

目標舉措資源保障項目計劃的掌控能力

財年所有項目加權延遲率不超過10％

提高項目計劃的可行性，提高項目協調技巧，及時準確通報項目進展，各階段計劃責任人落實到位，建立完善的項目管理信息平臺，對進度計劃的完成情況制定完善的績效考核制度。1.人力資源的保證；2.信息平臺設備及軟件；3.項目進度管理知識培訓。

……

一般描述策略的格式：1）描述原因：?

解釋為什么要采取這一策略?

原因應在前面的SWOT分析中已經得到體現，將相關內容加以提煉和概括就可以了。2）舉措（如何實現）?

解釋通過什么樣的措施、方式或手段來實現這一策略

五.主要風險

在實施規劃的過程中，可能會有一些不確定的因素發生，如果這些不確定因素發生，將會影響我們的目標達成，我們就要在規劃時作好預測和準備，胸有成竹地應對，在規劃中，我們稱之為的風險管理，具體方法：

1）識別主要風險：識別風險，按風險影響程度優先排序；2）識別風險來源：指明風險產生的主體，例如在新產品推向市場時，可能的風險來源：用戶接受程度、銷售渠道支持度、競爭者、供應商、潛在進入者、替代品等等；3）降低風險的舉措：提出明確的、可操作的應對措施。

正如我在《企業戰略規劃的成功模式和案例》一文中引用的：德魯克認為，試圖消除風險是無用的，試圖使風險最小化是值得懷疑的，但是，所承擔的風險是應該承擔的風險，這一點卻是極為重要的。任何成功的戰略規劃其結果必須是提高我們對風險的承擔能力。因為這是提高企業績效的主要途徑。但是，為了提高這項能力，我們必須了解我們所承擔的風險。我們必須能夠在各種承擔風險的行動路線中，合理地加以選擇，而不是以預感、傳聞或經驗為依據而投入不確定性之中。

六.設計部門的組織構圖以及明確每個崗位的職責

部門組織結構設計和崗位設計的目的在于落實部門的職責。要因“責”設崗，非因“人”設崗，崗位設置要保證部門所有職責都有崗位承接，并且保持合理有效的工作量，而且，部門的各項職責全部都能在崗位職責中有體現。值得注意的是：崗位結構圖不局限于現實到崗人員，也可以根據業務發展規劃來設置。

部門的每一項工作都是通過流程完成的，有些工作由部門內部的流程完在，更多的工作是由跨部門流程完成的。如何能讓部門內外能協調完成工作，流程的設計和管理就顯得非常重要。

流程設計和管理的要點：1）對照部門職責，列出各項主要業務活動；2）明確每項業務接口關系和接口部門有哪些；3）確定每項業務和每個接口部門之間輸入輸出；4）審視各項業務的控制方式是否健全；5）建立必要流程、表單或機制對業務進行控制。

七.做好部門預算財務控制嚴格的公司一般都會要求各部