電子期刊編目方法的調整

隨著網絡信息產業的快速發展，圖書館委托的電子資源也在迅速增長。近10年印刷型期刊的訂購量日益縮減,而電子期刊在圖書館資源建設中所占的比例迅猛上升,似乎有逐步取代印刷型期刊的趨勢。以清華大學圖書館(以下簡稱我館)為例,年訂購的中西文印刷型期刊僅為3300余種,而電子期刊則達4.8萬余種。圖書館文獻資源結構的深刻變化,使電子期刊編目成為目前期刊編目工作的重點。如何快速創建大量的電子期刊書目記錄、如何有效維護書目記錄中856字段URL(UniformResourceLocator,統一資源定位符)的有效性,一直是困擾圖書館界的現實問題。本文欲結合清華大學圖書館的最新實踐,探討電子期刊編目的有效方法。1基于之前的電子出版物編目方法的描述和改進的編目方法起源1.1我館現有電子期刊編碼工作模式的現狀清華大學圖書館早在1998年即開始了電子期刊編目工作。前期確定了建立電子期刊書目的指導思想,制定了電子期刊MARC格式著錄細則,并著重對訂購的重點學術數據庫內的全文電子期刊進行了詳細編目。具體的方法是:以信息參考部提供的電子期刊訂購列表(包括刊名、ISSN、來源庫名、期刊收錄范圍和URL)為依據,按照電子期刊的著錄細則逐一對每種電子期刊進行編目,其中URL為電子期刊查閱頁面的地址,直接對應到書目記錄856字段的$u子字段,來源庫名稱對應到856字段的$z子字段。清華大學圖書館原有的電子期刊編目工作模式具有以下幾個特點:(1)對期刊進行詳細編目,有利于完整揭示電子期刊的信息。(2)采取電子期刊獨立編目,區別于不同載體期刊的著錄格式。在對電子期刊進行編目時,我館單獨為其建立書目記錄,不將電子期刊和其母體(印刷型期刊)反映在同一條書目里,這也是當前世界著名編目機構(如OCLC等)普遍采用的原則。(3)如果一種電子期刊隸屬于多個數據庫平臺,則在該電子期刊書目記錄中制作多個856字段,分別指向不同的數據庫平臺,為讀者提供多個選擇。不過隨著圖書館訂購全文電子期刊種數的激增,傳統的編目作業方式已經不能滿足讀者的檢索需求,我館原有的編目工作模式也逐漸顯現出如下不足:(1)數據庫URL的動態不穩定性導致856字段中的鏈接地址維護困難。這是我館遇到的最大的挑戰。近年來因為數據庫商兼并重組的趨勢越來越明顯,且數據庫平臺的升級改造頻繁,造成數據庫收錄的電子期刊的URL變化頻繁,讀者經常反饋電子期刊網絡鏈接無效。在這種情況下,編目員很難及時、主動地跟蹤到這些變化,無法確保書目記錄中856字段的有效鏈接。(2)電子期刊收藏年限變化頻繁,使書目記錄中的相關信息難以及時得到維護。數據庫商不斷回溯期刊數據,使得電子期刊年代范圍不斷擴大,同時因我館訂購經費制約,造成提供可檢索全文期刊種類和范圍增減頻繁,很難通過人工方式逐一排查并及時維護書目數據中的收藏年代范圍。(3)編目速度較慢,造成無法及時在OPAC(OnlinePublicAccessCatalogue,聯機公共目錄查詢系統)中完整揭示訂購的全部電子期刊。巨大的編目業務量難以在短期內完成,據統計,2010年我館訂購中外文電子期刊數量已增至4.8萬余種,而目前的館藏系統中已完成編目的不過1萬種。1.2電子期刊東北部的研究2001年由我館信息參考部和系統部共同建立的電子期刊導航系統經過不斷升級優化,受到越來越多讀者的青睞。2006年以來,我館引進了SFX系統來做期刊的關聯和鏈接服務,并傾入更多人力來維護SFX系統的本地數據庫,使得期刊數據更加規范、準確和有效。新版的電子期刊導航依托SFX知識庫,可抽取包括刊名、ISSN、館藏年限范圍、語種、分類等期刊的基本信息,能做到每周更新數據。在這種形勢下,我館一度產生了是否要繼續在OPAC中揭示電子期刊書目信息的疑問。經過一段時間的思考和討論,我館認為,通過期刊導航系統揭示、查詢電子期刊與利用OPAC對全文電子期刊書目信息進行揭示似乎是重復提供查詢方式,但這兩種方式對讀者和圖書館工作都是不可缺少的,是互相補充的。OPAC作為圖書館館藏資源揭示的重要手段,一直是讀者查詢圖書館各類資源不可缺少的重要途徑和常用的方式。在OPAC中整合電子期刊書目信息能極大地方便讀者使用,為讀者使用電子期刊增加有效的檢索途徑;同時,從MARC數據的內容看,OPAC能提供多個檢索點,其書目信息也比其他形式豐富;另外,如果電子資源的數據都能整合在OPAC中,對圖書館內部業務工作也非常有益,如采訪人員查重時不必分別在多個檢索系統中查詢,等等。明確了依然使用MARC編目電子期刊的思路后,如何處理書目系統中電子期刊MARC數據與期刊導航系統中電子期刊數據的關系成了考慮的重點。筆者認為,如果書目系統中的電子期刊記錄與期刊導航系統中的數據相互獨立地進行創建和維護,其中部分工作內容將是重復的;同時,圖書館必須有一個最新的訂購期刊的列表作為對電子期刊進行編目的依據,電子期刊導航系統數據及時更新可以為編目員提供所需的期刊列表,但這并不能解決逐條編目速度慢與電子期刊數量大、變化快的矛盾。因此可以嘗試調整原有的編目方法。如果能將電子期刊書目記錄和每周更新的電子期刊導航系統有效關聯,實現書目系統中電子期刊856字段鏈接地址的自動維護,保證鏈接的有效性,并充分利用電子期刊導航系統的期刊基本信息,這將大大減輕編目的壓力。實踐證明,我們可以充分利用電子期刊導航系統的數據來解決目前遇到的問題。2改進電子資源集合方法2.1電子期刊編碼筆者認為,對于電子期刊編目,基于SFX的導航系統有兩類數據可以利用。一是電子期刊導航系統中每種電子期刊的URL。SFX知識庫負責追蹤、維護、更新來自數據庫平臺、電子期刊網頁地址的各種變化,但依舊保持電子期刊導航系統中URL鏈接地址相對穩定。如果書目記錄中856字段著錄這個地址,讓鏈接指向電子期刊導航系統中的這種期刊,再由導航系統指引到集成各個數據的同名電子期刊所在的閱讀頁面,那么電子期刊書目中856字段的$u子字段的URL基本不需要通過編目維護更新。另一類可用數據是SFX知識庫中各種電子期刊的基本信息,包括刊名、ISSN、隸屬數據庫平臺、館藏年限范圍、期刊縮寫及期刊的URL等。如果將這類基本信息經過數據處理軟件批量轉換,生成MARC簡編記錄導入書目系統,則有助于讀者在OPAC中查詢到所有訂購的電子期刊的信息,從而緩解電子期刊編目跟不上訂購變化的壓力。因此,我館改變原來的工作思路,對電子期刊編目作出兩個方面的調整:(1)對已編目的電子期刊,將其856字段$u子字段中的URL全部轉換為指向電子期刊導航系統中該刊的地址,如例1。(2)對未編目的電子期刊,用SFX知識庫的數據生成簡編MARC數據后導入書目系統。在保證讀者使用的基礎上,再由編目員逐一對這些簡編記錄進行詳細編目。2.2電子期刊使用情況建立工作思路明確之后,具體實踐由編目部和系統部的館員配合完成。編目部的館員需要從書目系統中提取出所有已編目電子期刊的主要信息:ISSN、刊名、書目記錄號。系統部負責從SFX知識庫中導出所有訂購的電子期刊的數據,將已編目期刊與所有電子期刊列表的ISSN進行比對,匹配成功的利用書目記錄號作為對照參量,將書目記錄號對應的MARC記錄中的URL批量替換為從SFX知識庫導出的期刊的URL,即替換為“清華大學電子期刊導航系統”中的期刊URL。匹配不上的未編目期刊則由編目員根據SFX知識庫中導出的含有期刊刊名等信息的Excel列表,經過批量處理,利用冠景公司數據處理軟件Marcpro中的DBF2ISO數據轉換程序轉換成ISO文件,然后導入圖書館書目系統,完成電子期刊書目記錄的創建。具體工作流程如圖1所示。讀者從OPAC查詢并獲取電子期刊的過程如圖2所示。3對期刊名義的熱碼更新和更新我館在改進電子期刊編目實踐的處理過程中發現有如下幾個需要注意的問題:(1)從SFX知識庫中導出的電子期刊數據的分類整理一方面,需要區分期刊語種,以便于在后續工作中制訂不同的MARC記錄數據處理規則。各數據庫收錄的電子期刊涉及了中文、西文、日文、韓文等多語種的期刊,在實際處理時,需要按語種分成中文、西文、日文、韓文及中版外文期刊等幾個細分表分別處理。另一方面,生成簡編MARC記錄之前,為使這些數據在形式上盡量符合書目著錄的規則要求,還要對來自SFX知識庫的數據進行必要的修改。主要修改內容有:●原始Excel列表的西文期刊題名部分是全大寫形式,依照書目著錄規則,正題名需要批處理修改為僅首字母大寫的形式。●中文版外文期刊英文題名和中譯名對照處理。原始Excel列表對中文版外文期刊拼寫不統一,有的是中文題名加“(英文版)”字樣,有的是英文題名,編目員需要核對每種期刊主頁上的題名,將正題名改為英文題名,并列題名改為對應的中文題名加“(英文版)”字樣。●原始Excel列表中期刊題名中的亂字符處理。例如,韓文、西文小語種電子期刊名稱中帶有發音符的字母等,從SFX知識庫導出時不能正常顯示,需要編目員逐一核對電子期刊主頁信息并加以修改,以確保數據轉換后生成的正題名的字符準確。●重名期刊去重處理。期刊重名的原因之一是SFX知識庫的期刊ISSN有誤,出現重名,需刪除錯誤ISSN的鏈接,如例2;其二是部分期刊改名后,SFX知識庫鏈接始終指向最新題名的期刊,故出現了改名前的題名也用新名的重復現象,編目員需核對每種不同ISSN重名期刊信息,重新修正期刊前身、后繼不同題名,如例3。還有不同版本、責任者、出版地區的同名期刊,需修改題名的區分信息,以便今后詳細編目,如例4。例2:成都行政學院學報1008-5947成都行政學院學報1008-5974(錯誤的ISSN,需刪除該記錄)例3:廣西熱帶農業1003-4323(改名之前的題名為:廣西熱作科技)廣西熱帶農業1672-3449例4:大氣科學(臺灣)0254-0002大氣科學(北京)1006-9895(2)確定SFX知識庫導出數據項對應到MARC數據的字段、子字段中、日、韓文數據可對應轉換出MARC數據的011字段$a子字段中的ISSN、200字段$a子字段中的正題名、517字段$a子字段中的其他題名信息、712字段$a子字段中的隸屬數據庫、712字段$f子字段中的年代范圍、856字段$u子字段中的URL。西文期刊數據對應轉換出022字段$a子字段中的ISSN、222字段$a子字段中的縮略題名、245字段$a子字段中的正題名、246字段$a子字段中的其他題名信息、730字段$a子字段中的隸屬數據庫、730字段$g子字段中的年代范圍、856字段$u子字段中的URL。利用冠景公司的Marcpro數據轉換處理功能,按書目著錄要求批添加了多個字段的指示符代碼,同時,對一些在書目記錄中需重復出現的信息也進行了相應的處理,如中文版外文期刊的并列中文題名入245字段$b子字段和246字段,見表1。(3)添加電子期刊書目記錄所需附注說明項為了使批處理生成的MARC記錄更詳盡,除了利用SFX知識庫中導出的電子期刊的數據項目題名、ISSN、縮寫題名、來源數據庫名稱和URL之外,我館還針對中西文電子期刊MARC著錄要求增加了一組相應的附注字段,詳見表2。(4)期刊更名變化當期刊名稱發生變化時,導航系統中總是指向最新的刊名,因此書目系統中改名前后的不同MARC記錄可能存在相同的856字段$u子字段。期刊改名的歷史沿革需要在編目員進行詳細編目時逐一予以補充揭示。(5)一種期刊隸屬于多個數據庫平臺書目記錄中只給出一個URL,通過這個URL進入導航系統后由導航系統揭示各數據庫平臺收錄的情況及起始年代范圍。如圖2所示。4電子期刊數據庫的更新通過上述電子期刊書目記錄中URL指向期刊導航系統的處理方式,使原來很難處理的書目記錄URL無法與電子期刊數據庫URL同步更新的問題得以較為徹底的解決;通過利用SFX知識庫數據轉換生成簡編MARC數據的方式,解決了無法在短時間內完成大量電子期刊書目記錄創建的難題。不過,對于轉入系統的簡單書目數據還需要編目員進行大量的補充修改,只是緩解了時間上的壓力。此外,當圖書館停訂或增訂某個電子期刊數據庫或訂購的電子期刊數據庫中期刊品種發生增加或減少時,仍然需要對電子期刊書目數據進行更新維護。(1)電子期刊數據庫更新品種和收藏范圍當電子期刊訂購數量發生變化時,需要重復2.2節的工作流程進行更新維護。這時,書目系統中所有電子期刊書目數據(含簡編數據)均作為已編目期刊看待,與最新的SFX知識庫導出電子期刊列表比對,生成對應有匹配結果表和對應無匹配結果表。有匹配結果的列表中的期刊即為無變化期刊,無需做任何處理。無匹配結果的列表又分為兩個列表:一個列表是書目系統中有記錄但導航系統中無數據,通常說明這種電子期刊已刪除(如期刊停訂等),對于這種情況,需要核對后刪除書目系統中的相應記錄;另一個列表則是書目系統中無記錄但導航系統中有數據,通常說明是新增的電子期刊品種或期刊更名等,經核對后需要將這部分數據轉換