論文檔一體化與檔案整理

所謂“文件一體化”，是指整個文件流程的計算機控制，包括文件登記和處理、文檔、文檔、日志、搜索、使用和其他鏈接。其高效、快捷、靈活的現代化管理模式對我國幾十年來傳統的文書檔案管理理論和實踐方法產生巨大沖擊和挑戰。簡化整理,深化檢索已成為文書檔案管理工作者進行立卷改革的共識。一、傳統立卷式表達方式導致檔案復雜性辦公自動化使文件跨越到檔案這一步,不再以“立卷”這一形式作為一種標志或分界線。只要文件的實體存在,就可以通過計算機迅速調閱,任意組合。并由計算機來實現邏輯上多途徑的文件級檢索,快速直接地查找到所要利用的文件。而傳統手工下“案卷”的組合,操作程序復雜繁瑣、組卷方法也因人而異。如果運用計算機進行輔助立卷的話,那么僅計算機軟件設計這一項,就將困難重重。若再運用計算機進行檢索,那么傳統的案卷級加文件級檢索方法既增加數據錄入量,又影響檢索速度,使查找和利用檔案變得復雜化。“案卷”作為檔案整理單位,已越來越不適應辦公自動化下文檔一體化的管理模式。取消“案卷”直接以“件”為保管單位進行管理,是現代化管理的必然趨勢,是實現文檔一體化管理模式的前提。二、同一種依據法上的檔案分類取消“案卷”的概念,也就是取消立卷過程中的人為組合等因素,取消卷皮、卷內文件目錄和案卷目錄,使檔案整理工作明顯得到簡化,有利于檔案的檢索和開發利用,加快文檔一體化在文書檔案管理工作中的實現。以“件”為保管單位裝訂:首先歸檔文件按“件”裝訂,一般以每份文件為一件;文件正本與定稿為一件,正本在前,定稿在后;正本與附件為一件,正文在前,附件在后;原件與復制件為一件,原件在前,復制件在后;轉發文與被轉發文為一件,轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文可為一件,復文在前,來文在后;報表、名冊、圖冊(本)等一冊(本)為一件;重要文件的歷次草稿各為一件。歸檔文件的分類:指對全宗內歸檔文件實體分類,即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同分成若干層次的類。機關單位根據自身文件材料形成情況,通常是結合運用保管期限、年度、組織機構和問題分類法對歸檔文件進行分類。下面列舉三種常見結合保管期限的復式分類法。1.年度——機構——保管期限分類法:這種分類方法適用于內部機構較穩定,每個內部機構每年形成的歸檔文件數量較多的立檔單位。尤其適用于推行部門整理歸檔文件的大機關單位。可將同一年度、同一機構的檔案排列在一起,便于文件實體查閱。2.保管期限——年度——機構分類法:這種分類法適用于內部機構較穩定,每個內部機構每年形成的歸檔文件數量較少的單位。可將同一種保管期限的檔案排列在一起,便于檔案移交進館和銷毀保管期滿的檔案。3.年度——問題——保管期限分類法:這種分類法適用于內部機構變化頻繁復雜,機構之間分工不明確或內部機構非常簡單甚至沒有內部機構,并且每年的每個問題形成的歸檔文件數量很多的立檔單位。歸檔文件的排列:指在分類方案的最低一級類目內按照一定的方法確定歸檔文件的先后順序。先按事由原則將屬于同一事由的一組文件集中在一起。一項工程、一次活動、一次會議可以分別看作一個事由;一次會議還可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由;一次請示或報告在批復或批示收到后,可看作一個事由結束。同一事由內歸檔文件可按時間排列還可按重要程度排列。不同事由間歸檔文件的排列可按時間排列,也可按重要程度排列,還可按事由具有的共同屬性:按責任者或承辦部門,比如設司的機關,可將司內不同處室形成的文件分別集中排列;按不同的小問題,比如一個機構內的不同職能可看作是不同的小問題,機關人事處可將干部調配、職稱評定、出國審查等小問題分別集中排列。歸檔文件的編號:歸檔文件按其分類排列次序逐件編號,每份文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,并填寫相關內容。歸檔章上設置必備項:全宗號、年度、保管期限、件號,并可設置機構(問題)等選擇項。其中件號就是文件的排列順序號,分為檔案室編件號和檔案館編件號。歸檔文件的編目:歸檔文件應依據分類方案和檔案室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注項目。歸檔文件的裝盒:文件裝盒時,應嚴格將不同年度、不同保管期限和不同機構(問題)的歸檔文件分別裝入不同的檔案盒。并且按照室編件號順序,一盒裝滿后再順次裝下一盒,不要求將同一事由的所有文件都裝入同一檔案盒。三、規范文件歸檔,確保文書檔案管理正常取消立卷,并不意味著文件就不需要轉化為檔案,辦理完畢后的文件仍然需要歸檔,這是必不可少的環節。隨辦隨歸檔,就是隨著文件的辦理完畢就將其歸入檔案。現階段,文檔一體化管理要求紙質、電子文件實行雙套歸檔制度。文件歸檔有三個條件,一是必須是已經辦理完畢的文件,完成了文書處理程序即可歸檔保存。二是必須有完整、齊全的電子文件相輔佐。三是必須具有一定的保存價值,并嚴格按照不同的保管期限分別歸檔,分盒排列。凡經辦理的文件即使以“件”為單位,仍然需要對其有無保存價值,是否屬歸檔范圍進行鑒定和篩選,如果不考慮其是否有保存價值一律保存起來,那就混淆了檔案與文件的區別。對歸檔文件逐份鑒定并確定保管期限,具體做法是在“歸檔章”上設立“保管期限”這個標識項目,隨辦隨歸檔的同時就進行鑒定并在每份文件上加蓋“歸檔章”戳記。然后按照文件不同的保管期限分別歸檔,分盒排列。當利用者需要借閱某份檔案時,管理人員可以根據文件不同價值方便地查找出來,有利于對重點檔案進行保護和開發利用。在向檔案館移交檔案時,也可以很方便地抽取出“永久”和“長期”檔案。綜上所述,從“案卷”到“件”