金博k6系列—醫藥零售管理軟件《寶芝林》操作說明書金博k6系列—醫藥零售管理軟件《寶芝林》操作 說明書廣州金博信息技術有限公司2018.11前言廣州金博信息技術有限公司十幾年來一直專注于醫藥行業管理信息化，成功地為國內5萬多家醫藥企業提供了信息化管理的解決方案，由此成為國內最具實力的醫藥管理軟件公司之一。我公司開發的智能化醫藥管理軟件也由此成為醫藥行業管理軟件的領導品牌。公司總部設在華南地區的IT中心――廣州市天河軟件園，下設政務軟件事業部、醫藥軟件事業部、市場渠道部、大客戶部、系統實施部、售后服務部、客戶服務部、產品研發部、項目開發部、軟件測試部、人力資源部、行政部、財務部。公司技術力量雄厚，擁有數十名軟件開發工程師和管理咨詢顧問。公司現有員工150多人，在全國范圍內從事金博軟件銷售與售后服務的人員有近1000人，銷售網絡已遍布全國，目前我公司已在全國各地設立了十幾個技術服務中心，此外還有近百家代理機構，代理商遍布各省市。作為中國資深的醫藥行業管理軟件公司、全國最知名的醫藥管理軟件提供商之一、廣州金博長期以來致力于醫藥行業管理軟件的研發，我公司研發的軟件為醫藥行業信息化管理提供了全面的解決方案。非常感謝您使用金博軟件，本操作說明書可以幫助您快速了解金博醫藥零售管理軟件·K8系列產品，主要包含的內容有：系統概述產品安裝創建賬套公共操作初始化入門幫助業務流程說明報表管理系統維護目錄第一章系統概述 8第一節系統介紹 8第二節功能模塊 9第三節軟件操作主流程介紹 10第二章產品安裝 10第一節系統環境要求 10第二節產品安裝步驟 11數據庫安裝 11金博軟件安裝 16第三章創建帳套及傳輸配置 22第一節創建賬套數據庫 22第二節系統初始化設置 26第三節集團設置 42第四章公共操作 45第一節系統界面介紹 45第二節信息界面按鈕功能介紹 46按鈕功能介紹 46信息界面顯示列設置 47第三節單據界面按鈕及快捷鍵功能介紹 48按鈕功能介紹 48快捷鍵功能介紹 50表體列顯示設置 51第五章初始化入門幫助 52第一節基本信息維護及用戶權限設置 53審批部門及崗位設置 53員工信息維護 58用戶及權限管理 58藥品信息維護 70供商信息 86供商業務員信息 90會員信息 93會員等級信息 95廠家信息 96倉庫信息 97類別信息 98區域信息 100藥師信息 101中藥別名信息 101中藥沖突信息 102結算方式信息 103冷庫箱信息 103其他輔助信息 104其它 107單據經手人默認值 108第二節審批管理 109審批流程設置 109流程審批管理 119第三節期初建賬 120期初庫存 121第六章業務流程說明 122第一節進貨管理 123業務流程 123采購計劃 123采購訂單 130采購收貨 134采購驗收 137采購退貨 140數據報表查詢 141第二節POS管理 142模塊功能 142前臺收銀 143POS單據查看 157中藥配方 157第三節促銷管理 158模塊介紹 158促銷設置 159經營類別促銷 162超額獎勵 165AB促銷 166組合促銷 168組合超量促銷 170量大從優促銷 173高買低贈促銷 174滿減促銷 174現金券制作 176現金券設置 177數據報表查詢 179第四節會員管理 181模塊介紹 181會員信息 181會員積分規則設置 183會員積分等級折扣 186會員兌換積分信息 186會員積分調整 188會員換卡 191批量生成會員 192會員日設置 194積分兌換現金設置 195短信平臺 198數據報表查詢 202第五節儲值卡管理 205模塊介紹 205儲值卡POS機登記 205儲值卡管理 208POS前臺使用說明 215數據報表查詢 218第六節庫存管理 220模塊介紹 220庫存調撥 220其它入庫 222其它出庫 222庫存賬本 223數據報表查詢 225第七節疑問藥品管理 226模塊介紹 226疑問藥品控制 226疑問藥品查詢 228第八節盤點管理 229模塊介紹 229業務流程 229開始盤點 230點倉單 234漏盤統計 238漏盤點倉 240盤點單 240盤點準備 244數據報表查詢 246第九節輔助管理 247模塊介紹 247藥監本位碼匹配 247單品庫存分析 250藥監接口 251修改申請單 252權限修改申請單 254系統鎖屏 257第十節綜合查詢 258模塊介紹 258數據報表查詢 259第十一節GSP管理 263模塊介紹 263首營品種審批表 264首營企業審批表 266購進驗收管理 268不合格品管理 271陳列檢查管理 278GSP文件管理 290藥品不良反應報告表 290藥房溫濕度記錄 291中藥飲片裝斗清斗記錄 293人員資料管理 294藥品拆零登記表 295處方登記 295設備管理 296藥品召回 296系統修改日志 297質量管理 298數據報表查詢 299第七章系統維護 299第一節系統管理 299系統功能 300系統設置 305POS相關設置 309數據維護 312第二節賬套備份與恢復 321賬套備份 321賬套恢復 323第一章系統概述第一節系統介紹金博K6系列—醫藥零售管理軟件《寶芝林》（以下簡稱：《金博.寶芝林》藥店版），《金博.寶芝林》藥店版（K6.3）軟件采用平臺化的開發技術，已實現“高度靈活，真正實現管理軟件的人性化、個性化需求”，是一套真正實現了業務、財務、GSP及電子監管碼一體化管理的智能化管理系統。系統按藥品的批號、有效期來處理進貨、銷售和庫存。獨具匠心的查詢統計，靈活多變的參數設置以及強大的二次開發平臺是本系統最大的特色。2018年，我公司根據新的質量管理規范要求迅速對原有系統進行了再一次的升級，升級后的系統總結了以往的開發經驗，融合了醫藥行業最新的業態發展需求，同時融匯了現代計算機的最新發展技術與國家藥監局最新GSP認證要求的精髓，將藥品GSP管理完全融入系統的流程控制，幫助客戶加強藥品質量管理，規范操作，輕松達標，是一套集進、銷、存、GSP、藥品電子監管一體化的智能管理信息系統。第二節功能模塊《金博.寶芝林》藥店版主要含有以下功能模塊：進貨管理POS管理會員管理促銷管理庫存管理盤點管理輔助管理綜合查詢GSP管理疑問藥品管理審批管理第三節軟件操作主流程介紹軟件操作流程圖：第二章產品安裝第一節系統環境要求硬件環境最低配置推薦配置服務器內存4G以上、CPU1.8GHz以上、磁盤空間100GB以上內存8G以上，CPU2GHz以上、磁盤空間500GB以上客戶端內存1G以上、CPU1.8GHz以上、磁盤空間50GB以上內存2G以上、CPU1.8GHz以上、磁盤空間200GB以上軟件環境操作系統服務器端:WindowsServer2003(x86,x64),WindowsServer2008(x86),WindowsServer2008(x64),WindowsServer2008R2(x64)，WindowsServer2012客戶端：WinXP(SP2)、Win2003(SP2)、windows7數據庫SQL2000(SP4),SQL2005，SQL2008，SQL2008R2，SQL2012注：服務器配置應隨并發數（站點數）的增加而調整，以便提高軟件訪問性能。第二節產品安裝步驟數據庫安裝1、舉例安裝SQLSERVER2000，將SQL2000安裝光盤放入光驅后，安裝盤將自動啟動安裝程序，進入安裝畫面；也可手動執行光盤根目錄下的Autorun.exe文件，進行安裝，在彈出的窗口中選擇【安裝SQLSERVER2000組件】，如圖:1.1.1圖1.1.12、選擇【安裝數據庫服務器】：如圖1.1.2圖1.1.23、根據提示點擊“下一步”直到出現圖1.1.6所示：圖1.1.3圖1.1.4圖1.1.54、在下圖中將數據文件的目錄C盤改為D盤目錄如圖1.1.6所示，點擊“下一步”圖1.1.65、選擇【使用本地系統帳戶】，繼續點擊“下一步”如圖1.1.7圖1.1.76、選擇SQLSERVER身份驗證模式，選擇第二選項，這樣默認用戶名為SA，再設置登陸密碼或默認空密碼，再點擊下一步如圖1.1.8圖1.1.87、按照安裝程序的提示進行操作，直至完成即可注：WIN7以上版本的操作系統需安裝SQLSERVER2005以上版本才能兼容。金博軟件安裝1、找到軟件安裝包，雙擊運行安裝。2、按照安裝向導點擊下一步，如圖2.2.1圖2.2.13、圖2.2.1選擇下一步進入許可協議界面，選擇同意，如圖2.2.2圖2.2.24、軟件默認的安裝路徑為D：\KingBos，如圖2.2.3所示,如果用戶需安裝到其它目錄，可點“瀏覽”，選擇新的安裝目錄，再點擊下一步。圖2.2.35、圖2.2.33選擇下一步，進入圖2.2.4，在圖2.2.4界面中可根據實際需要勾選是或否來創建或不創建備份，并選擇備份文件路徑。繼續點下一步圖2.2.46、選擇安裝類型（如圖2.2.5所示）：6.1）加密狗驅動：A.win7以下版本的系統：默認即可。不需手工選擇，直接下一步。B.WIN7系統：請按照系統位數選擇WIN732位或者WIN764位驅動。C.WIN8及以上系統：請按照系統位數選擇WIN832位或者WIN864位驅動。（如何判別系統位數，在此不做額外說明，請自行百度……）圖2.2.57、注冊系統控件（如圖2.2.6）：A、WIN7以下系統版本：默認不注冊，直接選擇下一步。B、WIN7或以上系統版本：默認勾選注冊，直接選擇下一步。圖2.2.68、進入程序安裝界面，如圖2.2.7圖2.2.79、等待程序安裝完成直至出現圖2.2.8提示，點擊完成按鈕。圖2.2.810、如是網絡版用戶，服務器需啟動網絡狗服務，啟動步驟如下：開始→程序→金博寶芝林→點擊啟動網絡狗服務，電腦右下角會顯示網絡狗服務的圖標，并提示服務啟動成功，如圖2.2.9所示圖2.2.9第三章創建帳套及傳輸配置第一節創建賬套數據庫1、打開桌面上的金博后臺圖標，進入圖3.1.1界面圖3.1.1數據庫驗證方式：選擇【使用SQLServer身份驗證】。服務器：安裝數據庫時的服務器IP或者計算機名稱。用戶名：安裝數據庫時的用戶名稱，默認為SA。密碼：安裝數據庫時填寫的密碼，默認為空。2、輸入完上述數據庫信息后，點擊【連接】按鈕，在新建數據名處輸入帳套名稱，如新建數據庫，帳套名稱為KingboxBZL，如圖3.1.2所示圖3.1.22.1）本賬套使用演示數據建議打勾。打鉤表示導入演示數據，否則帳套數據為空，客戶需自行建立基礎資料。2.2）默認小數位數建議默認6位。表示軟件里面的所有數值，比如：數量，單價，金額默認小店后六位，如圖3.1.3圖3.1.32.3）新建已完成，如圖3.1.4圖3.1.43、點【確定】進入帳套管理界面，如圖3.1.5圖3.1.53.1）軟件彈出用戶登錄界面，下拉選擇操作員名稱，操作員口令為空。如圖3.1.6圖3.1.6注意：1、如需修改操作員口令，先選好操作員，再點圖1-2-13右下角的“更改密碼”如圖3.1.7。圖3.1.7第二節系統初始化設置1、新建完帳套后雙擊帳套名稱登陸軟件1.1）點【確定】進入系統，如圖3.2.1圖3.2.12、進入【初始化向導】，點擊下一步；如圖3.2.2圖3.2.22.1）第一步：清除演示數據，然后設置公司架構信息；如圖3.2.3圖3.2.32.1.1）清除演示數據：客戶可根據實際情況選擇清除演示數據內容，建議不處理；如圖3.2.4圖3.2.42.1.2）設置公司架構：建立公司的集團架構信息，注意：代碼縮寫必須是大寫的兩位數，類別代碼如01。如圖3.2.5圖3.2.52.1.3）用戶信息設置：登記企業的注冊信息；如圖3.2.6圖3.2.6第二步：起始會計期間和結構設置，如圖3.2.7圖3.2.7設置初始會計期間：選擇啟動帳套的年月，如圖3.2.8圖3.2.82.2.2）結構設置：設置系統結構內容，結構設置是軟件低層次的二次開發，常用于增加字段、隱藏字段、修改字段名稱、顯示字段長度等。結構設置分公用結構和主要結構，公用結構作用于整個數據庫，而主要結構僅作用于單個表。如圖3.2.9圖3.2.93、第三步：初始化系統參數設置：如圖3.2.10圖3.2.10初始系統參數是指在正式使用本系統前需要確定的參數，用戶需根據實際情況選擇相應的參數內容。參數設置步驟如下：點擊【設置初始化系統參數】進入系統參數配置界面，如圖3.2.11所示。圖3.2.11注：紅色字體的項目表示結束初始化后該參數將不能進行修改。2、根據企業實際情況選擇參數內容。3、點擊系統參數界面上的【退出】按鈕，在彈出的界面（圖3.2.12）選【是】完成初始系統參數的設置。圖3.2.12以下是參數說明：代碼類參數：系統默認每級占2位，即：2，2，2，2，2。可分為五級，在此設置每級類別的代碼所占的位數，并且用逗號隔開。單據類參數：(031)*單據單號格式#：有‘序號’、‘年月日+序號’、‘年月+序號’三種格式可選。A、序號：以開單的順序自動遞增。B、年月日+序號：以開單的當前年月日再加上4位遞增的自然數為單號。C、年月＋序號：以開單的當前年月再加上6位遞增的自然數為單號。(033)在單據中，是否處理多單位或件數#：單位處理分多單位、件數、處理包裝單位。A、不處理：藥品不處理多單位，單據顯示基本單位數量。B、多單位：在藥品信息設置藥品的多單位，單據顯示多單位數量。C、件數：在藥品信息設置藥品的單件數量，單據顯示件數數量。D、處理包裝單位：在藥品信息設置藥品的件數包裝規格、包裝扣率，單據顯示包裝單位數量。(037)*庫存和出入庫單，是否處理庫存批次#：默認值否，該參數內容不能修改。電子監管碼參數:(342)監管碼是否匹對核注核銷#：若用戶沒使用電子監管碼功能，則參數內容按默認否無需修改。若是有啟用電子監管碼功能，則根據實際需求設置參數內容。功能類參數：(072）庫存金額中是否含稅款？#：A、含：庫存金額（包括出庫成本和結存成本）含稅。B、不含：當單據處理稅時，庫存金額（包括出庫成本和結存成本）不含稅。單據處理稅參數設置如下：注：該參數需在結束初始化后進入系統參數界面設置。(076）是否處理應收應付#：默認處理。(078）*是否啟用POS日結？#：默認選否。價格類參數：(146）期初庫存單錄入，單價錄入方式：用戶需根據實際情況選擇期初庫存單據上的單價取價方式。庫存運算參數：(149）*庫存成本核算方式#：默認選擇‘新批次核算法’。(150）*指定藥品信息中哪一個價格作為出庫成本價？#：默認進價一（只有庫存成本核算方式是選擇直接指定成本價時才生效）。(151）*當庫存單價為0，出庫成本決定方式#：默認進價一。(158）核算不改變連鎖發貨單和門店退貨單的成本價？#：默認選否。其它類參數：(163）檢測何種軟件狗？：用戶根據購買軟件狗類型選擇檢測單機狗還是網絡狗。小數位參數：(177）產品結構數量小數位#：取默認值2即可，該參數是針對工業版本有BOM結構的單據，設置產品結構數量小數位生效。設置完后“確定”退出。4、第四步：各種類別信息錄入（客戶可在此錄入基本信息）；如圖3.2.13圖3.2.135、第五步：基本信息的錄入；如圖3.2.14圖3.2.146、第六步：增加登陸軟件的操作員及其權限設置，選擇設置各用戶權限或用戶組權限，用戶可根據實際情況，如人員較少的情況下，可選擇用戶管理，針對不同的操作員設置不同的權限，如果企業人員比較多，可選擇用戶組管理，設置不同角色的員工權限，例如門店權限，系統管理員，倉管員等，設置好后，再倒回用戶管理，把操作員劃分到對應的角色權限組里面，這樣即簡單又方便管理。（注意:權限設置時，打鉤表示禁用的意思）。圖3.2.15圖3.2.16圖3.2.177、第七步：期初數據錄入；圖3.2.18第八步：單據審核流程設置圖3.2.199、以上信息設置完畢后點擊【完成】按鈕，再點擊【結束初始化】按鈕結束初始化的操作，點【是】圖3.2.20圖3.2.20點【是】圖3.2.21點【是】圖3.2.22再按【確定】按鈕備份數據庫，然后退出軟件重新登錄。圖3.2.23圖3.2.24圖3.2.25第三節集團設置圖3.3.1集團初始設置建議在系統初始化階段設置本店的架構。如圖（3.3.2）圖3.3.2注：藍色項及代碼縮寫必填。代碼縮寫：必填，必須是大寫的兩位數，門店在下載初始化數據時需要正確填寫對應門店的代碼縮寫才能正常下載。證照信息：除了基本架構設置外，集團架構還需設置總部與門店的營業執照、經營許可證、GSP證照等，用于控制門店或加盟店證照報警及經營范圍。設置步驟如下：1、啟用公司證照報警參數，參數如下：2、打開集團架構初始設置，錄入本店的相關證照信息，如圖3.3.3圖3.3.3會計期間設置會計期間設置是用來記錄每月結轉的日期。設置步驟如下：1、打開會計期間設置，選擇設定年份，如圖3.3.4所示。圖3.3.42、設置每月的結轉日期，如圖3.3.5所示。圖3.3.5第四章公共操作第一節系統界面介紹1、系統主界面介紹，如圖4.1.1主菜單賬套信息模塊功能報表查詢模塊導航條主菜單賬套信息模塊功能報表查詢模塊導航條圖4.1.1單據狀態2、單據界面介紹，如圖4.1.2單據狀態工具條單據表尾單據表體單據表頭工具條單據表尾單據表體單據表頭圖4.1.2A、對于過賬后的單據，在單據的左上角會出現標志。B、對于結算完畢的單據，在單據的左上角會出現標志。C、對于復核完畢的單據，在單據的左上角會出現標志。第二節信息界面按鈕功能介紹按鈕功能介紹在系統操作時，可以通過鼠標移動到按鈕上，系統會自動提示出該按鈕的功能及快捷鍵。以下是基本信息界面按鈕的功能介紹：：新增一條新的基本信息。：刪除所選的本行據。也可刪除多行，只需按住Shift鍵，選擇多行再進行刪除。：以卡片的形式顯示基本信息的內容。：用于查找。：設置顯示列的欄寬大小，記憶或取回默認欄寬。：按設置的項目從大到小或從小到大排序顯示。：按照指定模板打印基本信息。：將基本信息導出excel表。：在全部信息中查找滿足查詢值的基本信息。：恢復顯示所有基本信息。：可按照多個搜索條件查找過濾基本信息。：設置基本信息顯示字體大小，點擊按鈕右邊的倒三角選擇界面顯示的字體大小。：用于儲存或下載基本信息相關文件。：退出當前操作界面。：在全部信息中查找滿足查詢值的基本信息。：在上一次查詢結果中進行更進一步的查詢。信息界面顯示列設置用戶可在基本信息界面點擊鼠標右鍵，出現界面，點擊‘顯示列設置’按鈕，進入圖4.2.1圖4.2.1打勾√：表示在基本信息界面顯示該列信息。取消打勾：表示在單據界面不顯示該列信息。全選：表示顯示全部字段。反選：將打勾的字段取消，未打勾的字段打上勾。第三節單據界面按鈕及快捷鍵功能介紹按鈕功能介紹在系統操作時，可以通過鼠標移動到按鈕上，系統會自動提示出該按鈕的功能及快捷鍵，或者在單據界面上按快捷鍵Ctrl+A也可查看到。以下是單據操作界面按鈕的功能介紹：：轉到前一張單據。：轉到后一張單據。：以卡片形式顯示表體藥品信息。：記憶和恢復單據界面顯示列寬。：在本單的明細記錄中進行定位查找。：查找當前會計期間的單據。：增加一張新的單據。：用于修改已保存未過賬的單據。：用于單據間的流轉，建立單據間的關聯。：當單據處于編輯狀態時，用于向單據表體增加記錄。：在當前行記錄前插入一條新數據。:當單據處于編輯狀態時，用于刪除表體選中的記錄。：當單據處于編輯狀態時，用于將選中的記錄分拆成兩條記錄。：當單據處于編輯狀態時，用于取消對本張單據所做的操作。：用于保存當前單據所做的修改。：對本張單據進行過賬生成有效單據，注意經過過賬的單據不能再進行修改。：查看單據表體選中藥品的庫存情況。：查看所選藥品的進貨和銷售價格。:對本張單據的打印模板進行預覽。：點擊按鈕右邊的小倒三角選擇打印模板打印本張單據。：將本張單據按照指定模板導出excel表。：用于文件儲存和下載。：退出當前單據操作界面。：當單據設置了審批流程，并且參數‘多級審批流程是否執行草稿確認’選擇‘是’時，單據需點擊草稿確認后才進入審批流程。：用于進入單據審批界面對單據進行審批、查看單據審批狀態及審批詳細情況。快捷鍵功能介紹F1:顯示藥品的往來業務查詢。F2：當按F10進入價格和庫存查看界面時，用于修改單價。F3：新增一張單據。F6：進入藥品質量外觀驗收記錄界面。F8：查看藥品庫存信息。F9：快速打印。F10:當單據處于編輯狀態時，用于查看、修改藥品價格和查看庫存。F12:當單據處于編輯狀態時，用于查看選中藥品的批號信息。PgUp:在表頭中上移一項。Atl+A:返回單據表頭位置。Atl+B:返回單據表體位置。Atl+Q：查看選中貨品記錄的價格信息。Atl+G：快速打開【GSP管理】模塊下拉菜單。Atl+F：整單驗收。CTRL+F10：查看單據字段和報表語句。Ctrl+A:查看單據按鈕功能和快捷鍵。在單據表體調藥品信息時，在彈出的藥品信息界面可以用快捷鍵選條件：ctrl+1選代碼，ctrl+2選名稱，ctrl+3選條形碼，ctrl+4選助記碼，ctrl+5批準文號。表體列顯示設置用戶可在單據表體點擊鼠標右鍵，出現界面，點擊‘顯示列設置’按鈕，進入圖4.3.1圖4.3.1打勾√：表示在單據界面顯示。取消打勾：表示在單據界面不顯示該列信息。全選：表示顯示全部字段。反選：將打勾的字段取消，未打勾的字段打上勾。第五章初始化入門幫助該章節主要介紹系統基本信息維護及用戶權限設置、單據審批流程設置、期初數據錄入。第一節基本信息維護及用戶權限設置建立正確的基本信息是進行系統操作的第一步，基本信息在整個系統操作過程中是作為公共信息使用的。根據新GSP要求，基本信息必須通過首營審核才允許發生業務，因此初始帳套需先建立部門審批流程及崗位權限設置，然后再做首營資料審核，審批通過后生成對應信息庫信息。審批部門及崗位設置檢查相關參數是否啟用。如下：設置審批流程部門。設置步驟如下：1、打開【信息】→【類別信息】，如圖5.1.1所示。圖5.1.12、點擊【審批流程部門類別信息】，進入選擇操作界面,如圖5.1.2。圖5.1.2數據查看：用于查看已設置的審批流程部門信息。數據編輯：用于編輯審批流程部門信息。3、選擇【數據編輯】，進入審批流程部門編輯界面，根據企業實際情況設置審批流程部門，如圖5.1.3所示。圖5.1.3注：部門代碼按圖5.1.3中左上角顯示的規則設置。類似于樹狀結構，如01總經理為大類，0101、0102...為01部門管轄下的小部門，01和02是平級部門。4、設置完畢后點擊界面上方的【退出】按鈕。設置審批流程崗位信息。設置步驟如下：1、打開【信息】→【類別信息】，如圖5.1.4所示。圖5.1.42、點擊【審批流程崗位類別信息】，進入選擇操作界面,如圖5.1.5。圖5.1.5數據查看：用于查看已設置的審批流程崗位信息。數據編輯：用于編輯審批流程崗位信息。3、選擇【數據編輯】，進入審批流程崗位編輯界面，根據企業實際情況設置審批流程崗位，如圖5.1.6所示。圖5.1.6崗位代碼：按圖中左上角顯示的規則設置。管轄部門（如圖5.1.7所示）：圖5.1.7A、勾選：該崗位可以審批勾選部門的單據。B、未勾選：該崗位無法審批未勾選部門的單據。注意：管轄部門是指單據表頭上的‘經手人’所在的部門。以首營品種審批表舉例說明：經手人‘采購員’在員工信息中的部門設置為采購部，若單據需經過質管主管審批，則質管主管的管轄部門要勾選‘采購部’，否則質管主管無法審批該單據。員工信息維護員工信息用來記錄本企業的員工資料。審批部門和崗位設置好后，接著新增員工信息及完善員工相關資料信息。1、打開【信息】→【員工信息】→【員工信息編輯】。新增或編輯員工信息，設置員工所屬部門、崗位、公司等相關信息。如圖5.1.8圖5.1.8是否復核人：默認值為否，主要用于倉庫管理模塊的揀貨復核。所屬公司、公司名稱：選擇該員工是屬于哪個公司。已停用：主要針對已離職員工，當已停用選擇‘是’，該員工信息將不能顯示在單據及登錄界面。用戶及權限管理用戶新增了員工信息后，需要根據各員工崗位職責設置相應的操作權限。員工只有設置了權限后才能登錄系統進行操作。注：這里的用戶權限指的是后臺操作員的權限，至于前臺POS權限設置步驟詳見‘POS基礎信息設置’章節。界面功能說明如圖5.1.9所示：圖5.1.9增加：點擊‘增加’按鈕，在‘操作員’列下拉選擇員工，并設置相關權限。刪除：刪除操作員信息。卡片：以卡片的形式顯示。定位：定位查找。欄寬：設置表體欄目寬度。刷新：將選擇的操作員的權限刷新到同組的操作員。權限設置：默認為空，代表操作員擁有軟件所有菜單的操作權限。用戶需根據各崗位職責設置操作員相應權限。權限設置界面（如圖5.1.10所示）：圖5.1.10注意：軟件權限打‘√’表示禁用，即無權限操作。全選：代表選擇的操作員無權限操作軟件所有菜單。全否：代表選擇的操作員有權限操作軟件所有菜單。定位：用于定位查找。復制：用于將A操作員的權限復制給B操作員。復制步驟如下：1、在左邊用戶欄用鼠標選中操作員A。2、點擊界面上方的【復制】按鈕。3、在彈出的界面下拉選擇用戶B，如圖5.1.11所示。4、點擊彈出界面上的【復制】按鈕，系統提示是否將用戶A的權限復制給用戶B，選【是】。5、系統提示復制成功（如圖5.1.12），選擇【確定】按鈕。6、點【退出】按鈕返回權限設置界面，點擊上方的【保存】按鈕，最后點擊【關閉】返回操作員管理界面。圖5.1.11圖5.1.12保存：設置權限后需點上方‘保存’按鈕后才退出。表格瀏覽：以表格的界面顯示權限列表，如圖5.1.13所示。圖5.1.13導出：將用戶的權限導出EXCEL表。關閉：返回操作員管理界面。功能設置：權限設置主要是針對軟件菜單設置權限，而功能設置主要是針對軟件部分功能設置權限。默認未設置，用戶可根據實際需求設置相關操作員的功能權限。功能設置界面（如圖5.1.14所示）：圖5.1.14禁用公司：禁用打‘√’，如圖5.1.15，則用戶無法使用涉及該公司的任何資料，包括制單時選不到該公司以及查看不到該公司的所有單據和報表。圖5.1.15禁用倉庫：禁用打‘√’，如圖5.1.16，則用戶無法使用涉及該倉庫的任何資料，包括制單時選不到該倉庫以及查看不到該倉庫的所有單據和報表。圖5.1.16禁用員工：針對單據上的經手人，禁用打‘√’，如圖5.1.17，則用戶制單時經手人選擇不到該員工，并且查看不了該經手人所有的單據和報表。圖5.1.17設置品類權限：1、啟用參數，如下：2、品類是指藥品類別，禁用打‘√’，如圖5.1.18，則該用戶無法使用該品類下的所有商品，包括基本信息查看不了禁用品類下的產品、制單選擇不了禁用品類下的產品，報表查看不到禁用品類下相關商品的記錄等。圖5.1.18設置查看業務員：1、啟用參數，如下：2、設置操作員可查看的業務員，如圖5.1.19所示。查看打‘√’，則該操作員可以查看打勾業務員相應的單據。圖5.1.19注：業務員指基本信息（供應商信息、客戶信息）里的經手人。設置數據報警權限：禁用打‘√’，如圖5.1.20所示，則該用戶無法看到禁用的數據預警報表。圖5.1.20權限設置步驟1、打開【系統管理】→【系統功能】→【用戶及權限管理】。2、選擇權限設置方式，有以下兩種方式（如圖5.1.21所示）：圖5.1.21A、用戶管理：設置用戶的權限。如操作員較少的情況下，可選擇用戶管理，針對每個操作員設置不同的權限。操作步驟如下：1、點擊【用戶管理】，進入用戶權限設置界面，如圖5.1.22所示。圖5.1.222、點擊【增加】按鈕，在【操作員】處下拉選擇操作員。3、進入權限設置界面設置權限，設置完畢后點擊【保存】按鈕，如圖5.1.23所示。圖5.1.23注：勾選表示沒權限。4、點擊【關閉】按鈕，返回操作員管理界面。若需進行功能設置，則點擊進入功能設置界面設置。5、點擊上方【退出】按鈕，完成操作員權限設置。B、用戶組管理：設置用戶組的權限。主要針對操作員較多的情況下設置不同角色的員工權限，例如門店店長。操作步驟如下：1、進入用戶組管理，增加組名稱，設置組的權限后保存退出。2、進入用戶管理，選擇操作員所屬組，退出。如圖5.1.24所示。圖5.1.24注：用戶組權限修改后需在用戶組管理界面上方點擊【刷新】按鈕，將修改的權限更新到同組的操作員中。藥品信息維護記錄企業經營的藥品信息庫。根據新GSP要求，基本信息必須通過首營審核才允許發生業務，首營品種審批表過賬后，藥品信息會自動新增一條已過首營審核的藥品信息。首營品種審批表的具體操作步驟詳見‘首營品種審批表’相關章節。對于非首營的藥品信息可直接在藥品信息界面增加。按鈕功能介紹部分常見按鈕功能詳見第四章公共操作的【信息界面按鈕功能介紹】章節。登錄軟件點擊菜單上面的【信息】→【藥品信息】，進入藥品信息編輯界面，如圖5.1.25圖5.1.25新增：新增一條藥品信息，若是首營品種則無需在此界面新增，通過首營品種審批表過賬后系統會自動新增一條藥品信息，在藥品信息界面可查看到。刪除：刪除錯誤的藥品信息。注意：已發生過業務的藥品信息不允許刪除！單位：1、啟用參數，如下：2、選擇按照多單位或基本單位顯示。A、點擊‘單位’按鈕，系統彈出是否按多單位顯示，選【是】，則藥品信息按照多單位顯示，如圖5.1.26所示。B、再次點擊‘單位’按鈕，系統彈出是否按基本單位顯示，選【是】，則藥品信息只顯示基本單位。圖5.1.26卡片：以卡片的形式顯示藥品信息，如圖5.1.27所示。圖5.1.27A、卡片界面分為‘基本信息’和‘擴展信息’。B、點擊上方的‘基本信息’和‘擴展信息’可轉換到相應的界面。C、點擊‘上條’和‘下條’，可翻看上一條和下一條藥品信息。D、點擊‘返回’回到藥品信息編輯界面。批錄：用于批量修改藥品信息某列的內容。操作步驟如下：1、選中藥品信息上要修改的某一列。如果只是修改部分藥品信息，可通過【查找】功能查找出要修改的藥品信息，再選中要修改的那列。2、點擊【批錄】按鈕，確認要批量錄入的列信息（如圖5.1.28所示），無誤則選擇【是】。圖5.1.283、輸入批量錄入的值，如圖5.1.29所示。圖5.1.294、點擊【確定】按鈕，則可看到藥品信息上選中的列更新為錄入的值。如圖5.1.30所示。圖5.1.30注意：使用【批錄】功能時注意代碼類的修改，如批量修改類別代碼時，要同時更新類別名稱。所屬經營范圍需用,間隔多個經營范圍。查詢：首先選擇查詢依據（可下拉選擇條件并輸入查詢值，也可鼠標點擊界面上某列，查詢依據會自動定位到鼠標所指列），再點‘查詢’，在所有藥品信息中查找出滿足條件的藥品。全部：顯示全部數據。過濾：可按照多個搜索條件查找，如圖5.1.31，過濾類別代碼為01并且沒停用的藥品信息。圖5.1.31字體：設置藥品信息界面顯示內容的字體大小，默認9號，可自定義設置。文件：選中某藥品點‘文件’可添加存儲該藥品的文件資料，如藥品圖片、檢驗報告、合格證書等。如圖5.1.32所示圖5.1.32退出：退出藥品信息編輯界面。查找（Enter）:同‘查詢’。進一步查找：指在上一次查詢結果中進行更進一步的查詢。名詞解析1、基本信息新增或雙擊藥品信息進行編輯時，系統會彈出藥品信息的卡片顯示窗，如圖5.1.33圖5.1.33記錄藥品的代碼、名稱、通用名稱、規格、包裝規格、批準文號、單位等重要信息。藥品代碼：具有唯一性，已經發生業務的藥品代碼則不能刪除或修改，若未發生業務則需刪除后再新增。產地：指中藥的產地。單位：可打開【信息】→【其它輔助信息】→【藥品單位管理】新增修改刪除。條形碼：A、默認是一個藥品一個條形碼。B、若藥品存在多個條形碼的情況，則使用步驟如下：1、啟用參數如下：2、錄入藥品的多個條形碼。點擊條形碼后的小方框（圖5.1.34）進入條形碼編輯界面（圖5.1.35），增加藥品的多個條形碼。圖5.1.34圖5.1.35助記碼：默認以藥品名稱的首個拼音字母組成，輸入藥品名稱后按回車自動生成，可用于前臺POS銷售時直接輸入助記碼檢索出藥品。醫保結算：用于標識藥品是否可刷醫保。貨位：用于記錄藥品所在的貨位。庫區：用于記錄藥品所在的庫區。藥監包裝規格：用于匹配廣東省藥監目錄的藥品包裝規格。保質期：藥品的保質期，注意是以‘月’為單位，即藥品的保質期有多少個月，此處若設置了產品的保質期，則驗收入庫時只要輸入生產日期，系統就會自動帶出有效日期。效期格式：有YYYY-MM-DD和YYYY-MM兩種格式可以選，用于打印格式判斷顯示效期的格式。拒收天數：驗收入庫時如果藥品的有效期與系統日期相差小于設置的拒收天數則不允許保存入庫。當藥品信息未錄入拒收天數時，默認為120天。醫保類別：用于設置藥品所屬的醫保類別，可供報表查詢分析。區域代碼、名稱：用于控制藥品的銷售區域。高級參數啟用‘是否啟用藥品銷售區域控制功能’，若藥品信息的區域不在客戶信息所屬區域內，則在銷售訂單和銷售出庫單控制該客戶無法銷售此藥品。可進入【信息】→【區域信息】對區域代碼、名稱進行編輯管理。有效期：高級參數啟用‘是否啟用藥品銷售區域控制功能’時，用于銷售出庫時控制藥品有效期，當藥品有效期小于藥品信息設置的有效期時，系統會彈出預警提示。廠家代碼、名稱：用于記錄藥品的生產廠家。點擊廠家名稱后的按鈕，如圖5.1.36，進入廠家信息界面選中藥品的生產廠家，再點擊上方‘選擇’按鈕，如圖5.1.37。圖5.1.36圖5.1.37若進入圖5.1.37界面搜索不到要選擇的生產廠家，則可按上方的‘新增’按鈕添加新的廠家信息。一般我們可進入【信息】→【廠家信息】界面對生產廠家信息進行編輯管理，詳細操作見‘廠家信息’章節。類別代碼、名稱：用于設置藥品的所屬類別，如處方藥、OTC藥、中藥材等，可供報表查詢分析。點擊類別名稱后的按鈕進入圖5.1.38界面，選擇藥品所屬類別后回車返回藥品信息界面。圖5.1.38注：上述界面按F10可進入藥品類別編輯界面。平時可進入【信息】→【類別信息】→【藥品類別信息】界面對藥品類別進行編輯管理，詳細操作可見‘類別信息’章節。拆零信息：用于藥品的拆零設置。拆零單位即拆零小單位。拆零價為拆零小單位的零售價。拆零換算數即小單位與大單位之間的換算數。拆零預警天數用于設置在庫拆零藥品的效期預警天數。拆零設置舉例：A藥品一盒有10袋，1袋售價為0.5元，則拆零單位為‘袋’，拆零價為‘0.5’，拆零換算數為‘10’。處方藥類別：選擇單軌制處方藥、雙軌制處方藥，默認為空。是否處方藥品：選擇是，則前臺收銀結算時提醒有處方類藥品必須登記處方，否則不控制。如選是，但處方藥類別為雙軌制處方藥，那么前臺收銀僅提醒可不登記處方內容。藥品成分：登記特殊藥品的成分，前臺選擇該藥品銷售時系統會自動彈出提醒框說明藥品所含成分。是否含有麻黃堿：選‘是’，系統會自動填寫限購數量為參數設置的限購數量，默認為2，并且設置GSP管理級別為‘專門管理藥品’。前臺收銀結算時必須登記購買者姓名、身份證、聯系電話才能結算，否則不受控。限購數量：用于控制前臺銷售特殊藥品的數量，若是超過限購數量則銷售不了。是否含有麻黃堿選‘是’，系統會自動填寫限購數量為參數設置的限購數量，默認為2。積分兌換加錢：與‘對換積分數’結合使用。例如A商品對換積分數設為10，積分兌換加錢設為5，即前臺銷售時會員可用10個積分加上5員購買A商品。該功能也可在【會員管理】→【兌換積分數設置】界面設置，詳細操作見‘兌換積分數設置’章節。是否冷藏藥品：冷藏藥品需選‘是’。按銷售數計提成：默認否，與下面的‘提成比例%/金額’結合使用。A、選‘是’，則‘提成比例%/金額’填寫的是金額，按銷售數量*金額計算員工的提成。B、選‘否’，則‘提成比例%/金額’填寫的是比例，按銷售金額的比例計算員工的提成，具體操作詳見藥品信息菜單欄功能介紹中的‘提成’功能說明。提成比例%/金額：與‘按銷售數計提成’結合使用。此藥品不打折：控制某些藥品不能參與打折。只按售價一銷售：控制藥品銷售時不能更改價格，只能按照售價一銷售。此藥品無庫存：當POS設置為不能負庫存銷售時，藥品信息只要設置為無庫存，則該藥品在前臺可以負庫存銷售。注：若賬套啟用的是新批次核算法，則藥品設置為無庫存的話在前臺也無法負庫存銷售，因為新批次功能不支持負庫存銷售。此藥品不積分：會員購買此藥品不積分。對換積分數：設置多少積分數可兌換該產品。如100，那么前臺銷售時會員可用100積分兌換該產品，同時減去對應會員100的積分數。該功能也可在【會員管理】→【兌換積分數設置】界面設置，詳細操作見‘兌換積分數設置’章節。特價藥品：用于標識該藥品是否特價藥品。GSP管理級別：A、冷鏈藥品需選‘冷鏈’。B、特殊藥品需選‘特藥’。C、是否含有麻黃堿選‘是’后，GSP管理級別會自動更新為‘專門管理藥品’，默認為空。藥品本位碼：用于匹配廣東省藥監目錄的藥品本位碼。此藥品有監管碼：導入基藥目錄時，系統根據批準文號匹配藥品是否具有監管碼。已過首營審核：藥品如果通過首營審核生成的話則已過首營審核狀態為‘是’。當參數啟用了首營管理時，控制未過首營審核的藥品在系統中不能使用。信息狀態：以下狀態若在藥品信息界面未顯示出來，則需到結構設置中將字段顯示出來，具體操作詳見系統管理的‘結構設置’章節。已停用：控制藥品在大部分單據中不能使用。2、GSP相關信息點擊藥品卡片顯示窗上‘GSP相關信息’，進入GSP相關信息界面，如圖5.1.39圖5.1.39需要檢驗報告：當選‘是’時，并且參數‘入庫單中品種沒有檢驗報告時是否允許過賬’選擇‘不允許’，控制沒有藥檢報告的產品不能過賬入庫。批文有效期：登記該藥品的批文有效期。控制批文有效期過期的藥品將不允許入庫，但批文有效期過期后，生產日期在批文有效期前的藥品依然可以正常入庫。批文預警天數：設置藥品的批文離失效日期提前報警的天數，用于藥品批文有效期預警。效期預警天數：設置藥品離失效日期提前報警的天數，用于藥品的效期預警。是否重點養護：選擇該藥品是否為重點養護品種，選是則生成重點養護記錄表，否則生成一般養護記錄表。注：中成藥、中藥材無生產日期和有效期的產品必須設置為重點養護產品，否則，在GSP管理中不能自動生成相關的養護記錄。養護周期：指藥品的養護周期天數，即多少天做一次養護。在GSP管理中，養護檢查記錄表的生成就是根據進貨日期或上次養護時間到當前日期滿足養護周期條件自動產生的。養護預警天數：設置藥品離下次養護日期提前報警的天數。儲藏條件：記錄藥品存放的環境條件，如常溫、陰涼、冷藏或特殊。用戶可進入【信息】→【其它輔助信息】→【儲藏條件】對儲藏條件信息進行編輯管理。所屬經營范圍：記錄藥品所屬的經營范圍，用于做單據時判斷企業是否有藥品的經營權。用戶可進入【其它】→【經營范圍】對經營范圍信息進行編輯管理。運輸時長（小時）：一般設置冷鏈品種的運輸時限，用于冷藏藥品收貨時判斷運輸時長是否超過設定的運輸時限，若超過設定時限可拒收或報損，注意以小時為單位。當天限購數量：啟用高級參數‘POS前臺銷售，增加會員價限購’，當門店價格信息表存在會員價時，會員購買藥品，當數量超過藥品信息當天限購數量，則價格取門店價格信息表中的銷售價。當月限購數量：針對客戶購買某些藥品按月控制購買數量。庫存上限：設置藥品的最大庫存數的臨界值，超出時系統將自動報警庫存積壓。可用于采購計劃根據上限自動補倉。此設置是指藥品在所有倉庫的總的上限，系統也可以分倉庫設置庫存上下限，詳細設置見‘庫存限量管理’章節。庫存下限：設置藥品的最小庫存數的臨界值，超出時系統將自動報警庫存短缺。可用于采購計劃根據下限自動補倉。此設置是指藥品在所有倉庫的總的下限，系統也可以分倉庫設置庫存上下限，詳細設置見‘庫存限量管理’章節。藥監統一編碼：指廣州市藥監局對藥品流通監管設置的一套編碼，用于廣州市藥監上傳。用戶可進入廣州市藥監程序根據批準文號自動匹配廣州市藥監目錄的藥監統一編碼，并更新到藥品信息上。供商信息記錄與本企業發生進貨業務的單位。根據新GSP要求，基本信息必須通過首營審核才允許發生業務。首營企業審批表過賬后，供商信息會自動新增一條已過首營審核的供應商信息。首營企業審批表的具體操作步驟詳見‘首營企業審批表’相關章節。對于非首次合作的供應商信息可直接在供商信息界面增加。按鈕功能介紹部分常見按鈕功能詳見第四章公共操作的【信息界面按鈕功能介紹】章節。登錄軟件點擊菜單上面的【信息】→【供商信息】，進入供商信息編輯界面，如圖5.1.40圖5.1.40新增：新增一條供應商信息，若是首營企業則無需在此界面新增，通過首營企業審批表過賬后系統會自動新增一條供應商信息，在供商信息界面可查看到。刪除：刪除供應商信息。注意：已發生過業務的供應商信息不允許刪除！卡片：以卡片的形式顯示供應商信息，如圖5.1.41所示。圖5.1.41A、點擊‘上條’和‘下條’，可翻看上一條和下一條供商信息。B、點擊‘返回’回到供商信息編輯界面。名詞解析1、基本信息新增或雙擊供應商信息進行編輯時，系統會彈出供應商信息的卡片顯示窗，如圖5.1.42圖5.1.42供商代碼：具有唯一性，新增時代碼自動遞增，用戶也可手工輸入代碼。注：已經發生業務的供商代碼則不能刪除或修改，若未發生業務則需刪除后再新增。供商名稱：記錄供應商的名稱。助記碼：默認以供應商名稱的首個拼音字母組成，輸入供應商名稱后回車系統自動生成。扣率：1、啟用參數如下：2、單據入庫時會按照供應商設置的扣率整單打折。類別代碼、名稱：選擇供應商所屬類別，可供報表查詢分析。用戶可進入【信息】→【類別信息】→【供商類別信息】對供商類別信息進行編輯管理。工號：當參數啟用業務員查看權限時可用于業務員查看權限控制。基本信息：記錄供應商的公司類型、辦公地址、電話、郵編等基本信息。重要證件及有效期：記錄供商重要的證照及證照有效期，如營業執照、經營許可證、GSP/GMP證照、稅務登記證號等，注意有效期的格式錄入如2020-10-20。可用于證照有效期控制及預警。供應商銷售員資料：登記供應商銷售員的資料。信用額度：1、根據實際情況設置參數：2、開單時判斷供應商欠款是否超過設定的信用額度。價格等級：1、啟用參數如下：2、供應商進貨時根據設置的價格等級取藥品信息上對應的進貨價格入庫。經營范圍：記錄企業藥品經營的許可范圍，用于做單據時判斷企業是否有所選藥品的經營權。用戶可進入【其它】→【經營范圍】對經營范圍信息進行編輯管理。質量負責人:登記供應商的質量負責人姓名。已過首營審核：供應商如果通過首營審核生成的話則已過首營審核狀態為‘是’。當參數啟用了首營管理時，控制未過首營審核的供應商在系統中不能使用。藥監往來單位代碼（監管碼）：匹配國家電子監管碼企業的往來單位代碼。藥監往來單位名稱（省藥監）：匹配廣東省藥監目錄企業的往來單位名稱。用于廣東省藥監數據上傳。供商業務員信息1、制單流程如下：注：供商業務員單據需設置審批流程，企業可根據實際管理情況調整設置審批流程。2、啟用參數如下：啟用該參數后，采購訂單和采購入庫單上的供商業務員不能為空。若單據上采購的藥品不在所選的供商業務員可提供的品種中，則無法采購。3、制單步驟如下：3.1）采購員打開【信息】→【供商業務員信息】，進入供商業務員信息界面。3.2）點擊【增單】按鈕，系統彈出是否增加一張新單據，選【是】。3.3）選擇日期、經手人、供商名稱、登記供商業務員的基本資料和證照效期信息。如圖5.1.43所示。圖5.1.43注：業務員編號可手工輸入或根據選擇的供應商自動生成。自動3.4生成規則：供商代碼+流水號，如0001-001。3.4）增加該供商業務員的委托品種。有兩種方式：A、選擇所屬經營范圍和委托書有效期，按照經營范圍控制。如圖5.1.44所示。圖5.1.44B、直接點【增加】按鈕選擇藥品，輸入藥品的委托書有效期，再按回車選擇下一個藥品，如圖5.1.45所示。圖5.1.453.5）單據錄入完成后，點擊上方的【保存】按鈕保存單據，最后按【草稿確認】按鈕提交主管審核。3.6）單據審核通過后，點擊上方的【過賬】按鈕確認供商業務員生效。注：單據若選擇了所屬經營范圍及委托書有效期，則按設置的經營范圍及有效期進行控制采購的品種，單據里增加選擇的藥品不生效。會員信息用于登記零售業務的會員資料。會員信息編輯步驟如下：1、打開【信息】→【會員信息】，如圖5.1.46所示。圖5.1.462、新增或雙擊會員資料進入會員信息卡片顯示窗，如圖5.1.47所示。圖5.1.47會員編號：必填，具有唯一性。新增時系統自動遞增，也可手工填寫。建議會員編號跟VIP卡號設置相同，以免出現數據不準的情況。注：已經發生業務的會員代碼不能修改或刪除，若未發生業務則需刪除后再新增。會員名稱：登記會員名稱。助記碼：默認以會員名稱首個拼音字母組成，可用于前臺POS銷售時直接輸入助記碼檢索出會員資料。手機號碼：用于前臺POS銷售時在會員框直接輸入手機號碼檢索出會員。價格等級：1、啟用參數如下：2、選擇會員的價格等級。前臺POS銷售時會員購買商品取對應的價格。VIP卡號：即會員卡卡號或自定義的編碼，建議編碼與卡號一致，方便查詢。VIP等級：會員卡所屬級別，點擊右邊小按鈕選擇普通卡、銀卡或金卡。用戶可打開【信息】→【會員等級信息】增加等級內容及折扣率。VIP折扣率：VIP等級對應的會員折扣，如普通卡98折，銀卡95折等。貴賓生日及年齡：輸入生日可算出顧客的年齡，輸入年齡可反算顧客的出生年份。開卡時間：記錄新增會員信息的時間。公司代碼及公司名稱：記錄會員開卡時所在的藥店，若批量生成會員卡，那么系統會自動記錄批量生成卡時所選的公司代碼和名稱。已停用：選擇【是】則停用該會員卡，前臺銷售不顯示。會員等級信息用于設置會員等級及相應的折扣率。可用于會員信息和促銷設置。打開【信息】→【會員等級信息】，進入會員等級信息編輯界面，如圖5.1.48所示。圖5.1.48廠家信息用于登記藥品的廠家基本信息和證照信息。1、啟用參數如下：2、在藥品信息選擇藥品的生產廠家。若藥品的廠家證照過期，則無法在單據中選擇錄入。廠家信息編輯步驟如下：1、打開【信息】→【廠家信息】，進入廠家信息編輯界面，如圖5.1.49所示。圖5.1.492、新增、修改和刪除廠家信息。注：廠家代碼必填，具有唯一性。新增時系統自動遞增，也可手工填寫。倉庫信息記錄本企業所使用倉庫的基本信息。倉庫信息編輯步驟如下：1、打開【信息】→【倉庫信息】，進入倉庫信息編輯界面，如圖5.1.50圖5.1.502、點擊【新增】按鈕，錄入倉庫代碼、倉庫名稱，選擇所屬公司，是否處理批號（如圖5.1.51所示），錄入完畢后點擊【保存】按鈕。圖5.1.51倉庫代碼、名稱：記錄倉庫代碼、倉庫名稱。注：倉庫代碼發生業務后不允許刪除！所屬公司：選擇倉庫所屬公司（集團架構設置的公司架構）。如圖5.1.52圖5.1.52是否處理批號：A、是：庫存賬本將記錄藥品的批號信息，顯示各批號的進銷存情況。B、否：庫存賬本將不記錄藥品的批號信息，統一空批號顯示進銷存情況。注：倉庫是否處理批號必須要在發生業務單據前設置，否則不允許再次更改！建議處理批號。類別信息用于設置各種基本信息的類別。打開【信息】→【類別信息】，如圖5.1.53所示。5.1.53由于各種類別信息的設置一樣，這里以藥品類別信息設置為例。設置步驟如下：1、點擊【藥品類別信息】，選擇操作，如圖5.1.54所示。圖5.1.54數據查看：用于查看已設置好的類別信息。數據編輯：用于新增、修改和刪除類別信息。2、點擊【數據編輯】進去編輯界面，根據企業實際情況編輯藥品的分類。如圖5.1.55所示。圖5.1.55區域信息用于區域銷售控制。打開【信息】→【區域信息】，進入區域信息編輯界面，如圖5.1.56所示。圖5.1.56藥師信息用于登記門店藥師信息。打開【信息】→【藥師信息】，進入藥師信息編輯界面，如圖5.1.57圖5.1.57密碼：設置前臺處方登記時藥師輸入的密碼。中藥別名信息用于設置中藥常用的別名。設置步驟如下：1、打開【信息】→【中藥別名信息】，進入中藥別名信息編輯界面，如圖5.1.58所示。圖5.1.582、點擊【增加】按鈕，選擇中藥，輸入中藥別名。3、前臺POS銷售時按F6進入中藥銷售界面，輸入中藥的別名或別名助記碼檢索出中藥，如圖5.1.59所示。圖5.1.59中藥沖突信息用于設置某個中藥跟其他中藥有沖突，前臺銷售時當有沖突的中藥存在同張pos單時，系統根據設置的沖突級別做出相應操作。設置步驟如下：1、打開【信息】→【中藥沖突信息】，進入中藥沖突信息編輯界面，如圖5.1.60所示。圖5.1.602、點擊【增加】按鈕，選擇中藥和對應的沖突藥品，選擇沖突級別。3、前臺POS銷售時，若POS單上存在沖突藥品，系統將會彈出提示，如圖5.1.61所示。圖5.1.61結算方式信息設置系統單據的結算方式。打開【信息】→【結算方式信息】，進入結算方式信息編輯界面，如圖5.1.62所示。圖5.1.62冷庫箱信息用于登記企業的冷庫箱信息。設置步驟如下：1、打開【信息】→【冷庫箱信息】，進入冷庫箱信息編輯界面，如圖5.1.63所示。圖5.1.632、填寫運輸記錄時選擇冷庫箱。其他輔助信息用于管理經營類別信息、庫區信息、GSP管理級別等基礎資料。如圖5.1.64所示。圖5.1.641、經營類別劃分藥品經營的類別。如圖5.1.65所示。圖5.1.652、庫區信息登記藥品的庫區信息。如圖5.1.66所示。圖5.1.663、儲藏條件登記藥品的儲存條件。如圖5.1.67所示。圖5.1.674、GSP管理級別登記藥品的GSP管理級別。如圖5.1.68所示。圖5.1.686、藥品單位管理登記藥品的單位信息，在編輯藥品信息時可選取。如圖5.1.69所示。圖5.1.697、拒收原因管理登記采購收貨和驗收的拒收原因。如圖5.1.70所示。圖5.1.70其它其它里面包含了經營范圍和單據經手人默認值如圖5.1.71所示。圖5.1.71經營范圍登記品種、供商、企業的經營范圍及經營范圍類別屬于生產范圍還是診療范圍或企業許可經營范圍。如圖5.1.72所示。圖5.1.72單據經手人默認值當啟用了如圖（5.1.73）所示的高級功能參數之后，在單據經手人默認值里面設置每個單據類型默認的經手人，用來做采購入庫之后反推生成的收貨記錄和訂單的經手人.如圖（5.1.74）圖（5.1.73）圖（5.1.74）第二節審批管理用戶需根據新GSP要求以及企業管理需求，對部分類型的單據設置審批流程。注意：1、單據需審批通過后才可過賬生效。2、單據經手人必選。3、如需按修改的審批流審批，必須在新審批流設置好后開的單據才生效！原單據可作廢或按之前流程審批。審批流程設置1、設置審批流程前需確認以下幾點：a、啟用審批參數，如下：b、根據實際情況設置單據是否需執行草稿確認，默認選【是】，參數如下：是：用戶需點擊單據上的【草稿確認】按鈕后單據才進入審批流程。否：用戶僅點擊單據上的【保存】按鈕后單據即進入審批流程。2、設置審批流程部門和崗位信息。進入【信息】→【類別信息】界面設置，詳細操作步驟見基本信息維護下的【審批部門及崗位設置】章節。3、設置員工信息所屬部門及崗位。進入【信息】→【員工信息】界面設置，如圖5.2.1所示。圖5.2.1審批流程欄目功能介紹打開【審批管理】→【審批流程設置】，進入審批流程設置界面，如圖5.2.2所示。圖5.2.2單據類型：選擇需設置審批流程的單據類型。已設置審批流程：用于查看之前設置好的單據審批流程。審批設置：用于設置單據審批的流轉條件，如圖5.2.3所示。圖5.2.3流轉條件類型：必選，用于選擇流轉條件的類型。有表頭可選字段、表體可選字段、價格對比和系統變量四種類型可選。A、表頭可選字段：指以單據表頭的字段作為流轉條件，點擊【可選流轉條件字段】后的小方框可看到有以下字段選擇，如圖5.2.4所示。圖5.2.4B、表體可選字段：指以單據表體的字段作為流轉條件，點擊【可選流轉條件字段】后的小方框可看到有以下字段選擇，如圖5.2.5所示。圖5.2.5C、價格對比：用于設置單據指定價格和條件參數里設置的價格作比較，如圖5.2.6所示。圖5.2.6D、系統變量：主要有系統登錄人，可用于以單據的制單人為流轉條件設置審批分流。可選流轉條件字段：用于設置以哪個字段作為條件判斷。可選條件參數：當流轉條件類型選擇價格對比時，用于選擇作為對比的價格，取值于藥品信息上相應的價格信息。是否單據間共享：勾選則表示該流轉條件可用于所有單據設置，否則只用于所選的單據設置。增加流程：用于新增單據的審批流程。保存流程：單據的每級審批流程設置完后需點擊【保存流程】按鈕再進行增加下一級審批流程。刪除流程：首先選中要刪除的審批流，再點‘刪除流程’按鈕則可把錯誤的審批流程刪掉。流程名稱：輸入每級審批流程的名稱，例如采購主管意見等。崗位：選擇每級流程審批人所屬崗位，對應【員工信息】里的崗位。流轉條件：用于設置‘審批設置’中的條件值。舉例如下：設置采購入庫單上的價稅單價大于藥品信息上的進價一則需總經理審批，反之則不需要總經理審批。設置步驟如下：1、【審批設置】中選擇價格對比，如圖5.2.7所示。圖5.2.72、設置流轉條件值，如圖5.2.8所示。圖5.2.8審批單據排除部門：指單據上經手人所屬的部門。用于排除某些部門的單據無需經過該級審批流程。退出：退出審批流程設置界面。審批流程設置1、流轉條件設置步驟（如圖5.2.9所示）：圖5.2.91.1）點擊【審批設置】按鈕進入流轉條件界面。1.2）選擇【流轉條件類型】。1.3）在【可選流轉條件字段】選擇條件字段。1.4）若是流轉條件類型選擇了價格對比，則需在【可選條件參數】處選擇條件參數，其它流轉條件類型則無需選擇。1.5）點擊上方的【退出】按鈕退出，返回到流程設置界面。2、流轉條件值設置步驟（如圖5.2.10所示）：圖5.2.102.1)在【字段名稱】處選擇前面設置的流轉條件。2.2)在【運算符】處選擇判斷的運算符號。2.3)在【關鍵字】處輸入判斷的條件值。2.4)點擊【增加】按鈕。2.5)若是流轉條件有多個，則繼續進行1-3步，再選擇【并且】或者【或者】，最后點擊【增加】按鈕。（如流轉條件值只有一個，此步驟可省略）。A、【并且】是指設置的條件都需滿足。B、【或者】是指只需滿足其中一個條件。6、最后點擊【確定】按鈕，完成所有條件值的設置。3、審批流程設置步驟（如圖5.2.11所示）：圖5.2.113.1)在【單據類型】處選擇要設置審批流程的單據。3.2)設置流轉條件，詳細設置步驟見上文【流轉條件設置步驟】，（若單據無流轉條件則無需設置，此步驟可省略）。3.3)點擊【增加流程】按鈕。3.4)輸入流程名稱，例如采購部意見。3.5)選擇審批者所屬崗位。3.6)設置流轉條件值，詳細設置步驟見上文【流轉條件值設置步驟】，（若單據無流轉條件則無需設置，此步驟可省略）。3.7)點擊【保存流程】按鈕。3.8)若還有下一級流程，繼續操作3-7步，直至各級流程設置完畢，點擊【退出】按鈕。流程審批管理流程審批管理界面（如圖5.2.12所示）：圖5.2.12注：1、顯示顏色說明單據目前的審批狀態。紅色狀態：說明該單據已流轉到當前操作員進行審批。2、B區：可查看單據審批的詳細信息。審批步驟1、進入流程審批管理界面，有以下三種方式可進入：A、進入單據界面，點擊單據右上角的【流程查看】按鈕。B、直接打開【審批管理】→【流程審批管理】。C、在桌面右下角的單據審核實時提醒界面中雙擊單號進入。2、選擇單據（紅色狀態），點擊【審批單據】按鈕。3、輸入用戶密碼，選擇【同意】或【不同意】，輸入審批意見，若是不同意則選【返回流程】（如圖5.2.13所示）。圖5.2.134、最后點擊【審批】按鈕，完成審批操作。反審步驟1、由單據的最后審批人登錄系統，進入流程審批管理界面。2、選擇單據，點擊【審批單據】按鈕。3、輸入用戶密碼，選擇【不同意】，輸入意見，選擇返回流程。4、點擊【審批】按鈕，完成反審操作。第三節期初建賬基本信息設置完畢后，用戶需進行系統期初數據的錄入。期初是指企業開始使用軟件來管理時企業的庫存數、應收應付賬本等。期初數據作為整個系統的起始數據影響著資產負債表及開帳后數據的準確性，必須正確錄入。期初數據可在初始化時錄入，也可在結束初始化后操作。期初庫存制單步驟如下：1、倉庫保管員打開菜單欄上面的【庫存管理】→【期初庫存】（如圖5.3.1所示），進入期初庫存錄入界面。圖5.3.12、點擊【增單】按鈕，選擇單據經手人和倉庫名稱，如圖5.3.2所示。圖5.3.23、點擊【增加】按鈕，選擇藥品代碼，依次輸入藥品批號、生產日期、有效期至、數量和單價，如圖5.3.3所示。圖5.3.34、錄入完畢后點擊【保存】按鈕，若是需要修改則點擊【編輯】按鈕進行修改再保存。如圖5.3.4圖5.3.45、最后確認無誤后點擊【過賬】按鈕，系統庫存增加。如圖5.3.5圖5.3.5第六章業務流程說明系統的基本信息和期初數據輸入完成并確認無誤后，用戶就可以啟用賬套，做業務單據的錄入。軟件提供了多種業務單據，用于處理日常的進、銷、存、等業務，并將這些業務所產生的變化自動進行帳務處理和生成相應的GSP記錄。第一節進貨管理系統提供了采購計劃，采購訂單，采購收貨，采購驗收，藥品拒收單，采購退貨，及采購付款的完整采購流程，加強企業對整個采購流程的管理。業務流程1、采購入庫流程圖如下：采購計劃企業根據銷售情況、庫存情況或臨時采購計劃對產品進行可預見性的采購，以滿足企業日常經營需求。根據新GSP要求，程序控制做采購計劃時，超出企業或供商經營范圍、效期將不允許過賬生成采購訂單，并顯示拒收原因！采購計劃單過賬后會自動生成一張采購訂單。1、按鈕功能介紹部分常見按鈕功能介紹詳見第四章【單據界面按鈕及快捷鍵功能介紹】章節。采購計劃單據界面（如圖6.1.1所示）：6.1.12、制單步驟如下：用戶有兩種方式制定采購計劃單，手工增加和轉單生成。A、手工增加1、打開采購計劃單，點擊【增單】按鈕，選擇經手人，如圖6.1.2所示。圖6.1.22、點擊【增加】按鈕，選擇藥品代碼，依次輸入采購數量、采購價格，選擇供應商，如圖6.1.3所示。圖6.1.33、錄入完成后點擊【保存】按鈕，保存后若需修改則點擊【編輯】按鈕進行修改后再保存。4、確認無誤后點擊【過賬】按鈕，系統自動生成未過賬的采購訂單（如圖6.1.4所示）。圖6.1.4B、轉單生成1、打開采購計劃單，點擊【增單】按鈕，選擇經手人，如圖6.1.5所示。圖6.1.52、點擊【轉單】按鈕，選擇導入電子表或根據系統設置自動生成采購計劃單（如圖6.1.6所示）。圖6.1.63、選擇【自動生成】，進入采購策略設置界面，如圖6.1.7所示。圖6.1.7采購計劃可根據以下幾種不同條件自動生成，用戶轉單時可根據企業實際需求選擇其中一種。A、以往銷售數據短缺數量=（前面X天的銷售數量÷X）×計劃天數Y×乘系數Z＋系數R﹣庫存數量﹣已下訂單數量。注：已下訂單數量：指未入庫的采購訂單匯總數量（包括未過賬的采購訂單）。操作步驟如下：1、選擇采購條件，默認是所有。2、依據選擇【以往銷售數據】，如下圖6.1.8所示。圖6.1.83、依次設置參考天數X、計劃天數Y、乘系數Z和加系數R。4、選擇價格選項（默認最近進價）和倉庫（默認所有倉庫）。5、點擊【開始計算】，系統根據上文短缺數量計算公式自動計算出藥品的短缺數量。6、檢查采購計劃單的采購數量、價格和供應商是否正確，用戶可根據實際情況修改采購數量、價格和供應商。7、點擊【保存】按鈕保存單據。已保存單據可點擊【編輯】按鈕對單據再進行編輯修改。8、單據確認無誤后點擊【過賬】按鈕，系統自動生成一張未過賬的采購訂單。B、庫存限量有兩種補倉方式可選：按下限補倉或按上限補倉。按下限補倉：短缺數量=最低庫存限量-現有庫存數量-已下訂單數量按上限補倉：短缺數量=最高庫存限量-現有庫存數量-已下訂單數量注：1、系統需設置好藥品的庫存限量，詳細設置步驟見第五章的【庫存限量管理】章節。2、兩種補倉方式的前提是庫存數量低于最低庫存限量。3、已下訂單數量是指未入庫的采購訂單匯總數量（包括未過賬的采購訂單）。操作步驟如下：1、選擇采購條件，默認是所有。2、依據選擇【庫存限量】，如下圖6.1.9所示。圖6.1.93、選擇【按下限補倉】或【按上限補倉】。4、選擇價格選項（默認最近進價）和倉庫（默認所有倉庫）。5、點擊【開始計算】，系統根據庫存限量的短缺數量計算公式自動計算出藥品的短缺數量。6、檢查采購計劃單的采購數量、價格和供應商是否正確，用戶可根據實際情況修改采購數量、價格和供應商。7、點擊【保存】按鈕保存單據。保存后可點擊【編輯】按鈕對單據再進行編輯修改。8、單據確認無誤后點擊【過賬】按鈕，系統自動生成一張未過賬的采購訂單。采購訂單1、按鈕功能介紹部分常見按鈕功能介紹詳見第四章【單據界面按鈕及快捷鍵功能介紹】章節。采購訂單界面（如圖6.1.10所示）：圖6.1.10:當訂單有剩余品種不再繼續采購收貨時，可點擊【完成】按鈕將訂單更新為完成狀態，收貨界面不再顯示該訂單信息。：訂單若要恢復為未完成狀態，則點擊【未完】按鈕恢復。：用戶可點擊【作廢】按鈕作廢已保存生成的訂單，使其不生效，收貨界面不顯示作廢的訂單。單據作廢后左上角會顯示已作廢狀態，如圖6.1.11所示。圖6.1.11注：【作廢】操作不可逆。2、制單步驟采購訂單有三種方式生成：采購計劃過賬自動生成、轉單生成或手工增