PAGE1公司管理制度辦公用品管理辦法1目的為加強玉海科技有限公司（以下簡稱公司）辦公用品管理，規范采購流程，有效控制辦公用品費用支出，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司TDCQ產業園辦公用品（包括辦公文具、辦公耗材）的采購、發放、保管及控制等管理。職責3.1行政事務部為公司辦公用品管理歸口部門，負責組織招標，價格談判及公司日常辦公用品采購、保管、分發及控制等管理。3.2各單位設兼職文具管理員，負責本單位辦公用品的年度預算和月度申購計劃的編制及負責本單位辦公用品的分發、保管及控制等管理。管理細則4.1供應商選擇行政事務部聯合財務中心、審計部及其它員工代表成立辦公用品招標委員會對辦公用品采購進行招標活動，由招標委員會確定中標單位。招投標工作每兩年組織一次。4.2合同管理行政事務部與中標供應商簽訂正式供貨（服務）合同，明確雙方的權利義務，確定每件物品供貨單價，服務條款，質量保證及保密約定等。對合同內未約定的新增物品單價，行政事務部通過市場書面詢價后，作為合同補充納入服務合同范圍內。合同內物品單價根據市場每半年進行一次調整。4.3申購流程4.3.1各單位文具管理員根據實際使用情況，填寫《各單位月度辦公用品申購計劃表》（附件1），經本單位負責人審核簽名后，于每月25號前報送行政事務部，行政事務部文具管理員核對、匯總各單位的申購計劃，對價格偏高，數量較大的項目一一落實使用人。并結合庫存情況提出總申購計劃，交部門經理審核后實施采購。4.3.2申購價值500元以上的辦公用品類需填寫（非生產性）物資采購申請表（見財務中心相關文件：低值易耗管理規定），行政事務部憑審批單進行采購。4.3.3辦公耗材類申購根據“重復利用，嚴格控制”的原則，各文具管理員應對本單位打印或復印等耗材類用品的更換建立專用臺賬，對須申購的耗材用品，文具管理員應根據臺賬進行初步審核后，憑該設備型號及公司資產編號報送行政事務部管理員進行采購或更換。4.4驗收入庫辦公用品的入庫是經行政業務主管及文具管理員按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，才各單位文具管理員負責配合對其領用的辦公用品（具體管理流程見附件2）4.5保管4.5.1行政事務部指定專人設立辦公用品明細帳，記錄入庫、領用和期末庫存情況，每月末進行庫存盤底，并與帳目結果進行核對，形成每月入庫，消耗，庫存報表，保證帳實相符。如出現差異，應及時查找原因，并進行相應處理。4.5.2各單位應建立文具動態管理（見附表3），每月進行文具盤存，并做好單位文具領用、消耗動態記錄。每月消耗和領用必須平衡。4.6發放與使用管理4.6.1辦公用品分個人使用和業務使用4.6.1.1個人使用：指純粹由個人自己使用保管的用品，如筆類、磁盤、筆記本……等。4.6.1.2業務使用類：指本單位（或同一個辦公區域內）共同使用保管的用品，如訂書機、打孔機、尺類、膠擦膠水類……等，原則上不按個人需要發放。確因工作需要，報本單位負責人批準后發放。4.6.2各單位的文具管理員發放消耗類辦公用品，應依據歷史記錄（過去半年耗用平均數、消耗時間），設定領用基準（如簽字筆每月每人發放一支），同時可根據單位或人員的工作實際用量，調整發放數量。4.6.3消耗類辦公用品品的發放提倡節約原則。原則上常用消耗性文具用品如原子筆、自動鉛筆、筆芯、膠水等，需以用完的空容器等進行換領，否則不予核發。業務類用品如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或單位賠償和自購。4.6.4發放、領用流程4.6.4.2各單位員工至本單位文具管理員處領取所需文具。4.6.4.3員工因工作需要領用非計劃內辦公用品，或本單位庫存不夠，則由本單位文具管理員向行政事務部提出申請后，再至行政事務部領取。4.6.5嚴禁將公司辦公用品帶回家私用。4.7付款結算審核行政事務部每月與供應商結算付款之前，文具管理員應對上月所有采購物品的單價，數量進行逐個審核，確定每件物品的單價與合同單價相符，數量與采購計劃相符后，再交主管審核，確定無誤后才能予以付款。如發現辦公用品結算價格與合同價不一致的情況，應暫停辦理付款申請。4.8檢查監督4.8.1行政事務部定期對各單位文具發放、庫存情況、打印與復印耗材臺帳等進行檢查。4.8.2每月月底行政事務部對各單位辦公用品費用情況進行統計整理，將費用發生情況書面反饋各單位。各單位負責人須對辦公用品費用情況簽名確認。對未經主管領導批準的超支，則需以書面形式說明原因及改善方法，經單位負責人確認后反饋行政事務部。4.8.3各單位自行采購的辦公用品，需經行政事務部進行相關審核4.8.4每年年底，行政事務部組織對各單位文具管理員工作進行考評，對工作認真負責、單位文具管理工作控制較好的文具管理員給予獎勵。5附則5.1本辦法由行政事務部負責解釋、執行與修訂。5.2附件5.2.1各單位月度文具預購表樣式5.2.2辦公用品管理流程5.2.3各單位文具動態管理表樣式批準：審核：撰寫：發布日期：發至：玉海科技公司管理團隊成員、各單位附件1：1.1《各單位月度辦公用品申購計劃表》式樣各單位月度辦公用品申購計劃表單位：編號：月文具合計金額：序號用品代碼名稱單位單價年月數量金額審批：擬制：附件2：2.1辦公用品管理流程附件3：3.1《各單位文具動態管理表》式樣各單位文具動態管理表