PAGE內容摘要企業信息化簡單地說，指企業利用網絡、計算機、通信等現代信息技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛利用，不斷提高生產、經營、管理、決策的效率和水平，從而提高企業經濟效益和企業核心競爭力的過程。國內多數小型企業信息化處于萌芽期，正是由于企業的信息化程度低導致了一系列的問題，比如:采購和銷售環節的“暗箱操作”、管理和辦公效率低下以及與外界交流封閉等。本文針對小型企業出現的諸多信息化問題，提出了相應的對策，小型企業只有消除人們在觀念、管理上的認識誤區，提高人員素質，量力而行、循序漸進地建立適合自己的辦公自動化與管理信息系統，利用互聯網逐步建立自己的企業網站并實現企業的電子商務，才能解決信息化過程中的出現的諸多問題，才能增強企業的核心競爭力，使企業在激烈的競爭中立于不敗之地。關鍵詞：小型企業，信息化，信息系統AbstractSimplyspeaking,informatizationofenterprisesistodeeplyexploretheinformationwiththemoderninformationtechnologysuchasnetwork,computerandcommunication,developtheefficiencyandlevelofproducing,purchasing,administeringandpolicymaking,soastoincreasetheeconomicbenefitsandboostthecompetitivenessofenterprise.ThereasonwhyitisjustabeginningfortheinformatizationofthesmallbusinessesinChinaistheunderdevelopmentofinformatization,forexample,theopacificationofpurchasingprocess,lowefficiencyofadministrationandworking,lackofcommunicationwithoutsideandsoon.Thisarticleaimedatthisproblemandraisedsomesolutions.Onlyabortthemisunderstandinginnotionandadministration,strengthenthequalityofemployees,dowhattheycando,establishaproperworkingandmanagingautomaticsystemstepbystep,buildthewebsiteoftheirownbusinessandstartthee-business,cansmallenterprisessolvemanyproblemsintheprocessofinformatization,boostthecompetitivenessofthem,andstandsteadilyinthecut-throatcompetitionofbusinesscircle.Keywords：Smallbusiness,informatization，informationsystem正文目錄第一章小型企業信息化面臨的主要問題分析 1第二章小型企業信息化必要性分析和實施入手分析 2第一節小型企業信息化必要性分析 2一、小型企業實施信息化必要性分析 2第二節小型企業信息化實施入手分析 2一、小型企業信息化的發展思路 3二、小型企業信息化應該堅持的原則 3三、小型企業信息化的重點 4四、小型企業信息化建設步驟 4第三章小型企業信息化過程中觀念、管理制度和環境方面的問題與對策分析 5第一節小型企業信息化中觀念方面的問題與對策分析 5一、公司人員在觀念方面出現的一些問題 5二、對策分析 5第二節小型企業信息化中管理制度方面的問題與對策分析 6一、小型企業信息化中管理制度方面的問題分析 6二、對策分析 6第三節小型企業信息化中環境方面的問題分析與對策分析 7一、小型企業信息化中環境方面的問題分析 7二、對策分析 8第四章小型企業信息化技術方面的問題與對策分析 9第一節實施小型企業辦公自動化問題與對策 9一、辦公自動化的概念 9二、辦公自動化處理的信息范圍局限性以及對策 9三、辦公自動化的投入資金有限，以及對策： 10第二節開發管理信息系統中的問題與對策： 11一、小型企業規模與經濟實力限制開發以及解決對策 11二、一般的系統缺乏針對小型企業的易用性以及對策 11三、難以集成的各個子系統以及解決方案： 12四、系統維護上的困難以及對策 12第三節小型企業互聯網建設與電子商務方面的問題與對策分析 13一、小型企業互聯網建設與電子商務的必要性實施 13二、小型企業互聯網建設與電子商務方面的問題與對策分析 14第五章案例 18第一節方剛公司信息化現狀 18第二節辦公自動化系統的實施 19第三節企業信息化系統的實施與成效 21第六章結束語 23第一節本文的主要結論 23一、技術總結 23二、理論總結 23致謝 26第一章小型企業信息化面臨的主要問題分析企業信息化簡單地說，是指企業利用網絡、計算機、通信等現代信息技術，通過對信息資源的深度開發和廣泛利用，不斷提高生產、經營、管理、決策的效率和水平，從而提高企業經濟效益和企業核心競爭力的過程。企業信息化是一個很廣泛的概念，總的來說就是廣泛利用信息技術，使企業在生產、管理等方面實現信息化。具體可以分為三個層次。第一層是企業在生產當中廣泛運用電子信息技術，實現生產自動化。如生產設計自動化（CAD）、自動化控制、智能儀表、單板機的運用等等，凡是用到電子信息技術的都是企業信息化的一部分。第二層是企業數據的自動化、信息化。用電子信息技術對生產、銷售、財務等數據進行處理，這是最基礎的、大量的數據信息化過程。第三層是更高層次的輔助管理、輔助決策系統，Intarnet、Extranet、制造資源規劃（MRPⅡ）、計算機集成制造系統（CIMS）、辦公自動化（OA）等都是用來輔助管理、輔助決策的，這是更高層次的信息化。小型企業是指職工人數在300人以下或銷售額在3000萬以下或資產總額在4000萬以下的企業。相比國內外一些大中型企業，我國小型企業目前對一于企業信息化普遍存在認識不夠、投入不足、支持不力等問題。而觀念落后是制約企業信息化的首要因素。我國的許多小型企業對于信息化進程缺乏必要的整體規劃，沒有考慮到信息化程度要緊隨著企業的壯大，也沒有考慮到系統的可擴充性是否能適應未來企業不斷發展的需要。自然，小型企業規模小，實力不足，資金欠缺也是限制企業信息化發展的重要因素。人才缺乏在大中型企業人才都不足的現實情況下，小型企業是嚴重缺乏既懂管理又懂計算機的復合型人才。第二章小型企業信息化必要性分析和實施入手分析第一節小型企業信息化必要性分析一、小型企業實施信息化必要性分析信息管理理念進入中國的時間不長，多是用于大型企業。信息管理領域一直就有高低端之分，信息管理軟件往往被認為是高層次用戶的“專利”。小型企業因規模小、人數少、運作流程簡單，很多人認為信息管理與他們無關。隨著市場競爭加劇，中小型企業同樣面臨如何利用資訊科技、加強管理、提高效率的問題。首先，從影響小型企業發展的因素來看，除了諸如社會環境、市場環境等外部因素，創業經驗、籌資融資的艱難等內部因素外，核心內容依然是高效的管理。小型企業由于結構簡單、人員少、溝通方便，信息管理體制與大型企業相比不夠規范。不少小型企業，往往以經驗管理代替信息分析，水平低下，經營效果差。信息管理的過程正是規范前期運籌和后期營銷的過程；需要采用先進的信息技術在實現各種分析、管理功能現代化，將組織的管理職能有機地結合，從而形成一體化的企業信息管理系統。既然是系統，那就不僅僅只是針對一方面信息搜集，而應該是全面對信息進行整合、跟蹤和管理，這個系統應該是一個集成的系統，包含各方面的信息管理。只有這樣，才有助于企業數據統一、信息準確暢通、并進一步為企業發展提供商業智能和決策支持能力，從而提高企業的管理水平和盈利能力。所以，企業不論大小，實現全面信息化管理是必經之路。其次，小型企業與大型企業同樣需要信息共享。從市場大環境來看，現在的競爭已經不是單獨的企業間的競爭，而是一條產業信息鏈的競爭。小型企業作為產業鏈中的環節，其規模小，信息來源少，更需要及時溝通產業鏈上下游信息，借助信息管理系統這一高速渠道來增多信息來源，改善信息閉塞的現狀，給小型企業帶來生機，維護產業鏈的一長遠發展。因此，迫切需要信息管理系統對企業內外部信息整合共享。總之，小型企業不是要不要實施信息管理系統的問題，而是如何實施信息管理的問題。第二節小型企業信息化實施入手分析正式實行企業信息化前做一個實施入手分析是非常必要的。小型企業“麻雀雖小，五臟俱全”，其運營基本上包括了生產、供應、銷售、財務、人事，甚至研發等。但限于規模，企業內部專業分工不細，一般一人“身兼數職”；內部管理水平由于企業最重“機動”彈性，要快速應對市場變化，對內部工作制度化、系統化程度不足，系統的精確度與完整性較差，管理方法受老員工主觀經驗影響大；不同行業的企業之間，很難找到相同的運行規律，這些特點決定了企業信息化的難度。小型企業由于受到各方面條件的限制，在實施信息化的過程中必須克服急躁冒進、貪大求全的思想，必須腳踏實地、一步一步地取得進步與發展。一、小型企業信息化的發展思路企業信息化應該首先解決基礎管理方面的問題，然后再解決更高層次的問題。選擇技術和設備也應從現實出發，強調實用性，而不要過分追求技術和產品的高檔次。如果不能將先進的技術和自身的應用實際統一起來，再先進的技術也只是一個擺設。對企業來說，這樣做可以從簡到繁，從易到難，逐步積累經驗，逐漸提高水平。企業信息化要從理順內部的業務流程出發，逐步延伸到企業外部，把企業對客戶、供應商的管理納入到信息化發展的范疇，逐步構筑起完善的客戶關系管理、供應鏈管理等系統，使企業的信息化發展躍上一個新的臺階。二、小型企業信息化應該堅持的原則盡管信息化的效益很難得到確切衡量，但是企業必須避免搞“沒有效益的信息化”，為趕時髦而搞沒有實際效益的信息化只能勞民傷財，于企業的發展有害無益。小企業的業務相對比較簡單，業務的牽涉面也沒有大型企業復雜，所以，企業實施信息化時要根據自身的業務發展特點，選擇實用的信息化實施方案，以“解決實際問題、產生實際效果”作為追求目標，使企業信息化落到實處。企業在選用信息化解決方案、構建信息化系統時應堅持“適用”的原則，不必過分追求技術先進、功能全面，以“適用、夠用、好用”為衡量標準，使企業信息化與實際業務緊密結合，為不同部門、不同層次的員工所接受，產生實實在在的效果。不同規模和發展基礎的企業在實施信息化時各有不同的側重點，但在實施過程中都應考慮到企業的整體發展需要，以更好地實現與其他業務部門的應用集成，盡量避免在信息化過程中產生新的“信息孤島”，影響企業信息化的實際效果。企業信息化發展是一個長期的過程，也是一個不斷優化，逐步完善的過程，所以，小企業的信息化建設應考慮到擴展性問題，在硬件的配置、軟件的開發、系統的建設等各方面都應注意到企業今后發展的需要，使企業信息化建設能有序推進。三、小型企業信息化的重點那些效率較低、成本較高的業務應作為企業信息化發展應用的重點。比如，小型企業的財務還在實行手工做賬，賬本一大堆，效率又低，又容易出錯，就應把財務電算化作為信息化的重點；再比如，小型企業目前如果還處于手工制圖階段，出圖效率很低，效果很不理想，那么就可把CAD的應用作為信息化的重點；等等。有些業務部門如企業的財務管理部門或銷售部門，由于業務的牽涉面廣，信息量大，手工處理極為繁瑣，這些業務部門處理的業務必然是需要先“化”起來的發展重點。那些客戶、供應商、合作伙伴較為關注，而且抱怨較多的業務也是企業信息化的發展重點。總而言之，對中小企業來說，越是重要，越是效率低下，越是矛盾集中，越是繁雜的業務，越應成為企業信息化發展的重點。四、小型企業信息化建設步驟小型企業信息化的基本目的在于增進信息交流，包括公司內的信息交流，這是通過內部網絡連通實現的。企業利用計算機和企業局域網實現辦公自動化，達到信息的快捷傳遞和共享。財務軟件在我國的發展較早，現在大多完成了從“核算型”向“管理型”的發展，目前，我國財務管理信息化事業正處于大規模開發和運用“管理型”財務軟件的階段。所以在中小企業推廣財務管理系統基本沒有風險，因為我們的財務體系比較固定，軟件系統己經非常成熟。企業上網是企業信息化建設的重要內容，企業網站在現代及未來的資訊社會將成為不可缺少的企業識別標志之一。由于因特網在全球迅速普及，建立門戶網站，這樣不僅可以展示企業形象，提高知名度，更有助于加強企業與社會之間的信息聯系、溝通及互動交流。而正是信息化的建設中，遇到了觀念、管理制度和環境方面的問題以及技術方面的問題。第三章小型企業信息化過程中觀念、管理制度和環境方面的問題與對策分析第一節小型企業信息化中觀念方面的問題與對策分析一、公司人員在觀念方面出現的一些問題對于企業信息化系統，老板想要馬上見到效益。其實這是很難的。在企業信息化的過程中，存在著諸多的結果知識和過程知識的轉移，任何一個企業信息化系統在短期內，除了能幫助培養和轉變員工觀念外，收益一般為負。至于長期利益，則為效率的提高與成本的降低，同時更根本的一條是企業管理會產生根本性的變化，走上結構化的自我優化之路。企業對于何為信息化、如何實施信息化，大都缺乏透徹的認識，往往將信息化簡單地理解為擁有電腦、建立財務管理系統或網站網頁，重設備而輕信息。調查反映出部分企業的信息化建設流于形式，項目建設僅僅是簡單的跟風行為，也沒有發揮應有的效用。在注重效益的前提下，大家有一個普遍的疑問是：信息化需要一定的投入，對企業來說，是否值得？是否劃算？二、對策分析基于前面的一些問題，企業在保留靈活的彈性運作的前提下，要強化內部管理“系統化”程度，盡力降低管理的不確定性和隨意性。將管理信息化，這樣，不但可達到管理系統化的目的，而且可培訓出執行力強復合性高的干部，一舉多得。對廣大小企業來說，員工對企業信息化的認識不足，信息化素質和技能低下是阻礙信息化發展的一個重要原因，所以，必須采取多種形式、各種層次的培訓等方式把提高全體員工的信息化素質與技能作為推進信息化發展的一項根本任務，讓員工參與企業信息化建設的熱情提高，積極性增強，在信息化過程受益也不斷增加。第二節小型企業信息化中管理制度方面的問題與對策分析一、小型企業信息化中管理制度方面的問題分析如果企業制訂的制度根本沒有貫徹執行，即使利用再先進的技術也難以實現。許多人都以為：只要建了一個信息管理系統，或者建立一個企業網站就算己實現企業信息化了，這種認識顯然制約了企業信息化的健康發展。實際上，企業信息化是一項復雜的系統工程，除了考慮技術外，還要充分考慮到信息源的組織與開發，現代信息技術與傳統產業的改造和對技術創新的促進以及信息化對企業管理、運作模式的深刻影響。這種影響在管理信息化方面表現得最為充分。企業還沒有建立起一套科學的管理制度，許多業務規則存在很大的人為性和隨意性。企業組織結構建立在專業分工的基礎上，業務流程不清晰，管理模式和組織形式無法適應現代管理的需要。缺乏總體規劃，各部門對信息條塊分割，形成一個個“信息孤島”。基礎薄弱，管理成為瓶頸，管理基礎薄弱，影響了企業信息化的順利進行。企業信息化涉及企業的業務與管理流程、組織結構、管理制度等一系列問題，需要企業建立一套與信息化相適應的經營管理體制。如果企業管理方法陳舊，管理思想落后，混水摸魚式的既得利益者和僵化守舊的心懷畏懼者，則會構成了信息化建設中的最大阻力。企業信息化管理的成分遠遠大于技術成分，企業信息化不僅是軟件，硬件，系統集成的簡單加合，絕對不是一個什么系統集成，什么軟件就可以做到的。企業信息化必須與企業現有的流程相結合的，這中間，大有大的需求，小有小的需求。用計算機技術來實現重復繁雜的工作也可以算是種簡單的信息化。二、對策分析例如考勤，財務制度的管理，如果原先就是暗箱操作，想僅僅利計算機統一管理來解決原來用的“執法不嚴，違法不究”的問題，是根本不可能的。因此，信息化的實現必須伴隨觀念、業務流程、組織結構的根本變革方能實現。企業就更需要靠先進的管理思想、先進的管理系統來幫助企業逐步規范企業的運作行為，從而在整個市場競爭中降低運營風險。受多種因素制約，企業信息化建設工作是在舊的體制、機制和管理模式基礎上進行的。企業實現信息化并真正從中受益，增強競爭力，一個重要基礎和前提就是首先實現企業內部的信息化。企業內部的信息化就是企業管理體制改革、管理流程再造、管理手段革新和管理團隊重組的過程，要求企業必須加快推進改革、改組、改造步伐，加強內部管理，否則，體制、機制、組織結構、管理模式等一成不變，陳舊僵化，即使采用最先進的技術裝備和信息系統，也只會失敗，不會成功。小企業具有數量大、規模小、行業和地域分布廣、經營狀況參差不齊等特點，因此在小企業內部推進信息化建設時，要采取“整體規劃，分步實施”的策略，具體的操作可本著減少成本、增加利潤、扁平渠道、提高效率的思路，從財務管理信息化入手，逐步建立基于互聯網的辦公自動化系統、企業資源共享系統、客戶關系管理系統、企業資源管理系統和網絡營銷系統與電子商務。企業信息化通過信息資源的共享、業務數據的信息化處理等方式來實現提高效率、降低成本等多方面的目標，因此，在實際的業務處理過程中，小型企業應通過制度、標準等形式不斷規范企業的基礎管理工作，對客戶、供應商、技術等信息都應按統一的標準圍繞信息化的發展要求進行集中處理，使企業信息資源的價值在信息化過程得到更好的體現與提升。第三節小型企業信息化中環境方面的問題分析與對策分析一、小型企業信息化中環境方面的問題分析小企業信息化外部環境還不好，大環境還不足以讓企業下決心。雖然網絡的發展帶動了信息化的發展，但是還有基礎設施不夠完善、支付手段和配送體系的滯后等瓶頸問題的存在，使企業認為還不是投入信息化的最佳時機。信息化的作用還不是非常明顯。這也導致了市場競爭不夠激烈，并沒有達到所謂的“生存或死亡的選擇”。雖然我國近幾年在建設信息基礎設施、開展信息交流等方面做了許多工作，但總體還是很薄弱。同時，我國在電子交易的法律保障、支付信用、貨物配送、網絡安全等方面有待完善，如對計算機網絡犯罪還缺乏有效的法律和技術防范。部分企業擔心商業機密泄露，系統遭到攻擊與病毒侵襲，導致數據丟失和破壞甚至系統癱瘓，影響企業的正常生產經營活動。由于我國軟件產業發展自身的局限，目前市場上的小型企業信息化解決方案過于昂貴。為小型企業量身定制的管理軟件產品還不多或者不能很好滿足小型企業的實際需求，軟件企業對小型企業的后續服務也沒有跟上。國外企業管理軟件存在“水土不服”等問題，很難為小型企業所接受。以小型企業信息化為特長的咨詢機構極少，專業從事企業信息化工程監理機構太少，導致小型企業信息化項目質量無法保證。此外，電子支付、信息安全、物流配送、社會信用體系等問題使企業認為現在還不是開展信息化的最佳時機。二、對策分析對于小企業來說，由于規模分散、技術薄弱、資金有限，所以要充分調動、合理整合有關社會資源，發揮大專院校、科研院所的技術輸出作用，發揮軟件提供商、系統集成商、管理咨詢公司、工程監利機構的相關作用，逐步建立由政府、中介服務體系和IT廠商參與的小型企業信息化支持、服務與保障體系，形成一個完善、誠信、高效的企業信息化社會信息服務體系。目前，網絡基礎設施、產品與服務編碼、技術標準與規范、工程監理、安全認證、網上支付、物流配送等企業信息化的公共支撐配套環境都存在問題或差距，制約著企業信息化建設與應用。建議有關主管部門聯合各方面力量，加快研究，統籌規劃，分步解決，盡快建立健全企業信息化配套支持體系，以更好、更快地推動企業信息化建設。良好的企業信息化發展環境對企業信息化應用的推開、高水平的發展都具有重要的意義。所以，企業的領導和管理人員一定要身先士卒，率先垂范，成為企業信息化的倡導者、實踐者和受益者，影響和帶領企業員工更加自覺、主動地參與企業信息化建設，使企業信息化成為企業的一項“全員”工程，營造出理想的企業信息化發展環境。小型企業信息化尚處在啟蒙狀態，需要政府全方位的引導。政府籌集了部分資金支持具有示范性、帶動性的項目；此外，加強了對典型小型企業信息化經驗的總結；政府還提供了小型企業信息化建設方面的有關服務，例如向中小企業推薦優秀軟件及其提供商，搭建中小企業信息化公共平臺供中小企業租賃使用并提供有關配套服務等。小型企業積極了解這些優惠政策，接受政府有關部門的引導，使自己的信息化道路上少走彎路。第四章小型企業信息化技術方面的問題與對策分析第一節實施小型企業辦公自動化問題與對策一、辦公自動化的概念我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化處里的范疇，如文字處理、文件謄寫、、中請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管洲、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那么這些都是辦公軟件的處理范圍。廣義講，對于提高我們日常工作效率的軟硬件系統，包括打印機、復印機以及辦公軟件都是可以成為辦公自動化系統。狹義上講，辦公自動化系統是處理公司內部的事務性處理，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。二、辦公自動化處理的信息范圍局限性以及對策僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的辦公自動化產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常比人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統所處的基本現實和困場。當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公白動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由于大量的信息孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然后再進入另一個系統，并且發現數據常常不一致，目前中國具有信息系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少集成。從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的web標準如HTML，Javascript，Activex，IIOP，DHTML，XML，Java等才能在一個界面下容納，否則，技術難度就會導致集成不可能實現。對于流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常不完善的、不符合層級結構的、效率低下的流程。對于如何優化該流程，如果我們局限于原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基于現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組。進入知識經濟時代，公司里人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。總之我們要求的辦公自動化系統是和其他應用系統緊密集成的，完全采用WEB技術的，流程優化以及基于知識的管理的辦公管理系統。三、辦公自動化的投入資金有限，以及對策：與大型企業相比，小型企業更加注重IT投資的回報率和回報周期，表現出非常謹慎的態度。在硬件投入方面，他們不僅希望IT產品能夠帶來辦公的便捷、高效和時尚，并且希望能夠使其管理、經營再上新臺階。他們最擔心的就是，硬件產品年年更新，而其貢獻只局限于辦公自動化的實現。總結小型企業的信息化，可以說是在“摸著石頭過河”。先是辦公自動化、會計電算化，然后是OA、協同、ERP、CRM，進而又是數據倉庫、商業智能，還有信息安全、信息資源開發利用、系統測試。伴隨著信息技術的推廣應用，相關信息應用問題層出不窮，企業的IT投資不斷追加。這對于小型企業來說，是非常可怕的，因為它承受信息化風險的能力遠不如大型企業。一步到位的方案是不存在的。在給小型企業上信息化系統時，必須充分考慮到企業在規模和業務上的快速變化，必須保持其系統的高度可擴展性。比如機房設備，小型企業沒有專門的機房。一旦企業規模擴張，包括服務器、電源、布線等工程必須推倒重來。如果我們構建一個可擴展性的數據庫、機房等，將為小型企業減少大量的資金浪費。企業的企業組織結構、人力資源構成、工作流模式會隨著企業內部和外部環境的變化而變化，而系統要具有良好的可擴展性和強大的自定義功能，以適應組織結構和業務流程調整的需要，無需進行最底層的開發，大大提高了系統的靈活性和適用性。推進其信息化過程中，應向企業介紹大型企業信息化的成功經驗，勾勒出其IT投資的回收辦法和周期。市面上有各種各樣的辦公自動化系統，老板希望能夠用最低的成本實現辦公自動化，我們會感到有點為難。在軟、硬件方面對系統的需求，由于小型企業信息化水平比較低，軟硬件配置較差，而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統最好是基于日常辦公軟件如office系列上的應用系統，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統。其實，如果我們能夠充分利用現有的系統平臺，應該可以初步滿足企業辦公自動化的要求并且花費不多，系統可靠。如果使企業服務器上的操作系統為windows2021，郵件服務器是ExchangeServer2021，便己經具備了初步的條件了，為了實現辦公自動化，客戶端還應該裝有windowsoffice。這個功能應該是企業需要的，當然開發一套這樣的系統應該是一件比較簡單的事情，outlook中本身就有這個功能，而且不需要作任何的開發就可以使用，當事人還可以授權給指定的人查看白己的工作日志，當然了，這個指定的人一般都是自己的上級領導了。通過outlook，將某一項工作分配給一個或幾個人，然后監督他們的執行情況，在指定的時間內，如果執行者沒有完成，則系統將會給予提示。在企業中，經常會有各種單據需要通過各級的審批，或某項工作需要請示，這都要牽扯到流程管理，那么我們可以通過WindowsWorkFlowDesignForExchange實現這個功能，這個功能是ExchangeSevrer的一個輔助工具軟件，是免費的，可以到微軟的網站上下載。通過這個軟件，可以任意定義一個單據的審批流程，非常地方便。實現這樣功能花費很少，某種意義上是沒有花費一分錢。第二節開發管理信息系統中的問題與對策：一、小型企業規模與經濟實力限制開發以及解決對策小企業的多樣性及其靈活多變的經營方式，加上相關投入量的限制，需要的只是能解決財務管理、客戶管理等的基礎軟件。因此，企業鑒于資金和人員的問題，最好先選用財務、客戶管理軟件，解決最大的問題，掌握企業的物資業務脈搏；而且船小好調頭，有效降低了實施失敗風險。在開發方式上對系統的需求，由于企業的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發成本高、周期長，更不現實；因此利用一些免費的軟件模塊進行改進，即二次開發，通過對幾個商業化軟件功能進行修改、增刪和開發來實現企業建立具有自身個性的管理信息系統。即通過系統集成的方法來將各個功能集成為一個整體發揮作用。即通過兩次開發的方式來實現降低成本、節約開支、提高效率。二、一般的系統缺乏針對小型企業的易用性以及對策IT系統缺乏本土文化基因，缺乏針對小企業的易用性。一方面，IT系統所包含的管理思想來源于西方文化基因，而小型企業根植于深厚的東方文化底蘊之中。在管理手段上，西方強調的是工具和精確，而東方強調的是倫理和和諧。特別是“無為而治”已經成為小企業制勝的法寶，甚至一些家族型企業，家族文化的權威明顯高于企業制度。所以，以工具性、數據性為特色的IT管理系統，很難為小企業所接受。解決這一問題的關鍵在于開發企業信息化過程必須從小企業的文化特征、知識層次出發，提供簡約、易用的標準化產品，而不是照搬國外經驗、大企業模式的所謂個性化產品。三、難以集成的各個子系統以及解決方案：對于小型企業來講現在己經采用了財務管理系統、客戶管理系統、行政管理系統等等，將來還會采用更多的子系統，那這些系統都是相互獨立的，信息也是對立的。對于老總來講，他如果要想知道目前企業的財務情況、或是知道每個部門的財務情況，那么他必須是財務部人員或銷售人員將這些數據上報給老總，如果老總主動的想知道這些信息的話還必須到每一個軟件去看。這樣的信息就是死的，不流動的。突破現有軟件將企業各數據封存在不同的數據庫和應用平臺上，而造成企業實際信息應用所面對的難題，要采用中央數據庫管理企業信息，數據可以通過任何與其相關的應用更新或被提取。從應用層面上來看，系統要將所有的信息進行全面的整合，信息與信息之間無阻礙鏈接，用戶可以從信息歸結的友好界面入口，進行大范圍和深度的信息提取，而完全無需在不同的數據庫和應用平臺之間切換。從管理層面上看，它基于企業資源網狀管理體系的思想，從任何一個信息點都可以非常方便地提取出所有與其相關的信息，所有的信息和應用都是多維的、立體化的，強相關聯的。四、系統維護上的困難以及對策系統維護功能，包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數據的安全性的維護。而其中最重要的就是權限管理。系統在功能模塊的使用上相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統又有利于系統的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了小型企業員工流動性大、員工的職位變化快的特點。小型企業管理信息系統滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級別、分權限，從任何地方、任何時間進入系統。客戶、經銷商、供應商及其他業務合作伙伴通過門戶站點，可以容易地查看和輸入相關的信息：客戶可以輸入抱怨和服務請求，查看最新產品信息、訂單處理情況、與企業項目人員保持高效聯系；合作伙伴可以與企業員工電子化聯系、查看庫存情況、獲取產品信息，在線下定單以及跟蹤定單。通過系統的企業信息門戶，將企業的所有應用和數據集成到一個信息管理平臺之上，并以統一的界面提供給用戶，使企業可以快速地建立企業對企業和企業對內部雇員的個性化應用。它向分布各處的用戶提供商業信息，幫助用戶管理、組織和查詢與企業和部門相關的信息。內部和外部用戶只需要使用瀏覽器就可以得到自己需要的數據、分析報表及業務決策支持信息。企業信息門戶突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情況，以友好、快捷的方式提供給訪問者最感興趣和最相關的信息。第三節小型企業互聯網建設與電子商務方面的問題與對策分析一、小型企業互聯網建設與電子商務的必要性實施為了達到信息共享、資源共享和打印機共享的目的，小型企業選擇windwosNT/2021網來建立了局域網。連接方式采用了星型網絡結構，選擇這種連接方式的優點是連接簡單、維護方便、穩定性相對較好。星型連接所需設備為8口集線器HU81臺和網卡、網線（當然是雙絞線）若干。企業的局域網建立后，雖然內部信息和資源可共享，但仍不能與外界溝通，因此還需要接入國際互聯網。根據企業的實際情況，選用了ISDN專線方式上網。選用這種方式的優點是：網速相對較快，上網不影響使用。現在有相當一部分人認為建立了企業網站就是實現了，至少是開始接觸電子商務。這是一種十分錯誤的觀點。網站建立，提供公司資料、信息等只能算是企業開始觸網，真正的電子商務是指實現整個貿易活動的電子化，是指交易各方之間（包括企業與企業之間，企業與消費者之間）利用現代信息技術和計算機網絡，按照一定的標準所進行的各類商貿活動。它是一種使用現代信息技術進行網上交易的商務活動。而以小型企業目前的情況而言，電子商務不是一蹴而就的事情。以后逐步將實現：1.電子數據交換（EDI）：EDI將結構化數據集成到其他的應用中（如使用顧客訂單來安裝產品）；當交易量大時可以降低成本：可使許多不同的貿易伙伴（如顧客、供應商、廠商）之間的貿易更加容易。2.條形碼：能迅速判定和識別商品，將判定和身份信息集成到其他的應用和數據庫中。3.產品數據交換：需要將產品的有關數據及時地發送給貿易伙伴，與合作伙伴遠距離地共同產品設計。4.電子表格：能更好地以一種規范的格式管理有關數據，在涉及許多人同時完成的不同任務時可以跟蹤整個過程：將人工輸入的數據同機器本身就有的數據集成起來；通過集成因特網和內部系統促進電子商務的實施。二、小型企業互聯網建設與電子商務方面的問題與對策分析1.“千篇一律”的企業網站制作模式難以使企業脫穎而出。沒有必要做成大篇幅的動畫，并非所有上網的人都能正常瀏覽動畫，而且動畫下載要占用大量的時間，尚未看到具體的內容之前就讓人失去了耐心，這樣做有失網站建設的初衷。要從企業的歷史、發展、規模、優勢、特色、社會地位、媒體評價、榮譽及誠信等方面，多層次多角度進行包裝，配以照片進行宣傳。需要注意的是，對于企業理念之類的面向企業內部管理的內容，不要介紹得過分詳細。要將產品的名稱、主要成分、作用、適用范圍、照片、商標、報價、售后服務等與客戶或消費者在使用本產品時涉及的有關材料詳細地放在網上。有些企業出于競爭或保密等原因，不愿將其產品報價在網上注明，這樣做不一定有利。我認為，多數產品不僅要提供報價單，還應該提供網上訂購功能。如在介紹產品詳細資料處設一個產品的鏈接，介紹哪里可以查看到和購買，這樣會收到意想不到的效果。將有關部門及有關員工如業務部門、質量管理部門、區域銷售中心、分銷商、售后服務部門等的聯系方式都放上去。有時日常的聯系也是商業機會的開始。提供網上交互功能，可以讓訪問者給你提反饋建議，交互時最重要的是要實事求是地注明響應時間，便于留言者有計劃地訪問網站，不會由于多次查看得不到答復而失去對網站的信任。如有可能，將前期的回復一并放到網站上，供后來者參考。對于企業來說，可公開的產品的照片、表單、說明書等資料，最好做到可以從網上下載和打印，便于訪問者在網下研究企業的產品，增加商業機會。對于其它的欄目，企業可根據自身的需求進行設計。需要注意的是，真正有意向發展合作的人，注重的是實效，而不會對網站好看與否評頭論足。當然并非說美工不重要，恰如其分地表現才是合適的。2.企業網站的更新問題以及解決對策小型企業作為小型企業初期建網時對公司網站設計并沒有深刻的認識，初期建網為試探性操作，只是簡單的幾頁介紹而己，網站信息、技術含量很少，因此，網站在企業運營中的作用并不明顯。當然，網站建設是一個不斷完善的過程，那么，企業在網站更新過程中應該采取哪些措施才能讓網站發揮更大的作用呢？瀏覽internet，我們會發現，大多數小型企業網站欄目劃分趨于一致：公司簡介、產品、服務介紹、聯系方式等，在版式設計上也基本上是上下分欄、左右分欄等方式，不會利用富于企業特點的圖形或文字裝飾網站，網站設計沒有個性，如果說這樣的網站沒有取得預期的效果并不為怪。這似乎成了一種模式，設計公司可以以此為模板套在大多數企業的網站中，這相對而言還不重要，網站的內容安排才更重要。舉例而言：網站在介紹產品或服務的時候，是否站在客戶的角度去介紹了呢？客戶會關心產品什么內容？產品或服務介紹在多大程度上能夠打消客戶的疑問？網站內容是否有親和力，能夠迅速拉近與客戶的距離？可以說，企業建立自己的網站，除了宣傳自己、展示自己，更重要的是如何為企業帶來利潤，通過網站，使更多的潛在客戶變成實在的客戶！首先應該說明的是，我并非鼓動企業在自己的網站中加大技術含量。實際上，最重要的是所使用的技術在多大程度上實現了預期的功能或者說網站所要的功能需要什么樣的技術實現比較經濟劃算。現在許多企業常常碰到這種情況：網站中使用了先進的技術，當然進行了大筆的投資，但實際上所實現的功能通過其他方式，很低的投入就可以實現！但是許多企業并不了解這些。所以小型企業在自己的網站建設中盡量多了解了一些信息，多做了些比較，同時慎重審查了提交的網站設計方案。網站建設實際上并不是一個簡單的工作，如何站在企業的角度去規劃、營造一個實用的網站，投入與網站功能相配套的技術，需要做仔細探討。企業網站建成之后，宣傳很重要，網站的網址、郵箱是宣傳網站的基本要素。一般的做法是：注冊搜索引擎，包括網絡實名等。但僅僅做到這一點還不夠，還應該在企業的總體包裝，名片、信件、企業宣傳手冊、產品宣傳手冊、使用說明書、各種廣告宣傳材料的顯要位置標識企業網站的網址。老總尤其應該以身作則，帶頭推廣。加強網站的管理和維護。網站建成后，管理和維護非常重要，包括動態信息更新、新產品更新、咨詢回復、網站安全等。老總要對網站的管理倍加重視。企業信息管理人員要切實負起責任，制定網站管理與日常維護更新制度，落實考核與獎懲辦法，建立信息更新渠道，確保網站發揮作用。總之，企業上網不是擺設，而是要從中獲得效益。網站的制作不能只求美觀，盲目攀比，而是要根據企業經營的需要，構造適合自身特點的上網計劃和模式，以最小的投入換取最大的回報。只有把網站做成企業和客戶之間的有效紐帶，網站才能真正發揮作用。另外，企業的網站還應該多關注自己特定的客戶群，通過多種形式和客戶保持溝通，吸引客戶不斷地通過網站和企業進行交流，從而加深與客戶的關系、更深層次地了解客戶需求、為企業發展提供服務。在企業上網的前期階段，即企業應用網絡還處在網上信息發布、收集以及通過創建公司網站、企業郵箱來建立網絡品牌，網上安全并不顯得十分重要。可是如果企業已經開始實現電子商務，也即通過網絡來實現交易電子化，合同的簽訂，訂單的確認，資金的兌付都通過網絡傳輸來完成，以至于到整個企業管理、經營的信息化，網絡安全問題則必須引起企業管理者的高度重視。在當今社會，隨著網絡的普及及網上商務如火如茶的開展，網絡犯罪日益變得嚴重。國家經貿委于2021年已將網絡安全列為首位，商業網站、企業網站經常會遭受電腦黑客和網絡病毒的惡意攻擊，造成系統癱瘓，數據丟失，即使使用防火墻、殺毒軟件，目前仍不能使問題得到有效改善。公司的機密商務信息在傳輸過程中極易被網絡設備所截取，造成商業機密外泄，給公司帶來了不可挽回的損失。為了保證安全，中國企業的通常做法是將公司局域網與互聯網斷開，這又無疑是以壓制互聯網在公司運營中的效用，降低工作效率為代價的。我們要用以下辦法解決1.明確網絡安全的責任人和安全策略的實施者。人是制定和執行網絡安全策略的主體。設置專職網絡安全責任人，明確安全職責，對系統管理員和安全責任人的作用強調“又紅又專”。2.對網絡上所有的服務器和網絡設備，設置物理上的安全措施（防火、防盜）和環境上的安全措施（供電、溫度）。小型的局域網要網絡上的公用服務器和主交換機設備安置在一間中心機房內集中放置。3.網絡規劃應考慮容錯和備份。安全策略不可能保證網絡絕對安全和硬件不出故障。我們的網絡應允許網絡出現一些故障，并且可以很快從災難中恢復。網絡的主備份系統應位于中心機房。4.網絡與Internet有固定連接（靜態的IP地址），最好在網絡和internet之間安裝防火墻。5.網絡使用代理服務器訪問internet。不僅可以降低訪問成本，而且隱藏了網絡規模和特性，加強了網絡的安全性。電子商務安全對策：常用的處理技術是身份認證，依賴某個可依賴的機構（CA認證中心）發放證書，雙方交換信息之前通過以獲取對方的證書，并以此識別對方。保證電子單據的秘密性，防范電子單據的內容被第三方讀取常用的處理技術是數據加密和解密。常見的加密技術包括對稱密鑰加密技術（加密/解密使用相同的密鑰）和非對稱密鑰加密技術（也稱公開密鑰加密技術）單據傳輸的安全性依賴于使用的算法和密鑰的長度。保證存儲信息的安全性、規范內部管理、使用訪問控制權限和日志以及敏感信息加密存儲。當使用WWW服務器支持電子商務活動時，應注意數據的備份和恢復，并采用防火墻技術保護內部網絡的安全性。為了達到商務活動要求，電子商務需要有規定顧客、商家和各金融機構之間的責權關系的政策，給出參與各方的數據存儲和通信過程以及數據流動的支付協議。大多數企業是不允許使用QQ的，但允許使用MSN，這主要是考慮到內部員工溝通和交流的方便，但給員工提供方便的同時，也不可避免的產生另外一種隱患，就是部分員工不是和內部員工交流工作上的事宜，而是同外部的朋友和同學聊天，這樣會影響到工作效率，為此許多網管感到頭疼。其實在ExchangeServer中就內置了即時通訊系統，并且客戶端的界面同MSN基本上是一致的，同時還可以根據需要開通某些人是否能夠同外部的MSN溝通，這樣就能很方便地管理員工使用網絡。第五章案例第一節方剛公司信息化現狀杭州方剛公司是專門從事打火機生產以及銷售的一家公司，于2021年初成立，老總在創業之初，是憑著自己研發的新產品和以前工作時建立的一些老關系打下公司基礎的。但隨著公司的擴大并且自己以前老關系的逐漸退休，老總越來越覺得不能靠著自己個人力量來跑銷售。他招了大量銷售人員。在4年的時間里，公司銷售人員由最初的20人發展到30多人。而技術部門的員工也由最初的3人發展到現在的20多人.公司是壯大了，可信息化程度卻沒有怎么提高。方剛公司總共才幾臺電腦，其分配是：老板一臺，財務一臺，銷售部主管一臺，技術部主管一臺，并且沒有相連形成局域網。甚至當擁有電腦的主管人員在外出時，為了防止本部門的員工用自己的電腦上網娛樂，會將網線拔掉。方剛公司沒有企業網站和以企業域名為后綴的電子郵箱，公司難以實現基本的電子商務活動以及難以提高企業的知名度和擴充企業實力。方剛公司信息化程度不高，企業內部存在“暗箱操作”的問題。企業生產經營經營活動不透明、難監控，造成大量的資產流失，尤其是在采購和銷售環節，這個問題具有相當普遍性也是公司老總十分頭痛的問題。由于信息不對稱，客戶和信息都在銷售員、采購員手中，老總想管也管不了。不少人栽跟頭就栽在采購和銷售的環節。技術人員沒有電腦，一些售后技術支持的信息資料與反饋不能存入公司檔案，使主管不能及時掌握出現的問題與情況。銷售人員沒有電腦，不能方便的了解信息、聯系客戶。因為沒有建立公司整體的客戶管理系統來進行合理的分配和指引，甚至還出現了多個銷售人員跑一個客戶的情況，造成資源不必要的浪費。而行政人員沒有電腦，辦公效率低下。基于以上這些問題的嚴峻性，公司決定在企業內部實行信息化管理。企業的組織結構如圖：、總經理總經理主銷管售一部人主技管術一部人設備部財務部主管（主管一人、會計兩人、出納兩人）采購部（采購主管一人、采購兩人）組裝部（主管一人、組裝人員十四人）設備保養處（處長一人、管理員兩人）汽車隊（隊長一人、司機五人業務二部（主管一人、業務員十六人）業務一部（主管一人、業務員十五人）研發部（主管一人、開發人員六人）行政部（主管一人、內勤兩人）總經理助理一人人事部（主管一人、從事干事三人）第二節辦公自動化系統的實施1.硬件添置情況:總經理原有電腦，現不用添置；財務部主管一臺、出納兩人兩臺電腦；銷售部主管一臺、業務部門一、二各一臺；技術部每人一臺電腦；設備部每人一臺；人事部每人一臺；行政部每人一臺；總經理助理一臺電腦；將所有電腦相聯形成局域網。⑴為實際共享上網，我們選用了代理服務器軟件wingate，分別對服務器和客戶端的主機進行設置，這樣所有的機器就可以共享上網了。⑵考慮到系統的安全性，增加了專用防火墻軟件。⑶安裝打印機驅動程序時，本機的打印機選用“本地打印機”，其他的仃印機選用“網絡打印機”，使用網絡打印，節省了不少資金。⑷將windows白帶的局域網發送消息程序winpopup.exe裝入“開始”啟動項。這樣在局域網間可發送簡單消息。⑸局域網建立后，各主機間均可以相互訪問、調用文件，而且迅速、方便，再也不需要用磁盤壓縮拷貝文件了，大大提高了工作效率。⑹每一臺主機上均裝有所有打印機的驅動程序，這樣任何一臺主機均可調用任何一臺打印機進行打印作業。打印頁數非常多的文件時，可直接調用辦公室的數碼打印機，速度非常快。⑺互發電子郵件和，各部門在各種提供免費電子郵箱的網站申請了一個電子信箱，通過電子郵件與外部或其他各部門聯系，非常迅捷方便。⑻IP長途，在電腦與電腦之間、電腦與之間相互撥打IP長途，費用非常低廉，節省了一大筆費。2.系統組成:服務器以windowsNT為操作系統，oracle、sqlserver或msaccess為數據庫，exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現web發布。客戶端以windowsxp為平臺，用outlook進行郵件接受、發送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，msproject進行項目規劃，word進行文檔編輯，autoCAD進行設計圖形繪制。首先，確定以exchange為基礎建立c/s結構網絡，并輔以IIS。客戶機上采用outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現了二者的無縫聯接；然后在outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據盡量存儲在數據庫中，用數據庫對各種類型數據實現進一步集成。系統結構如下:⑴對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統；⑵outlook通過瀏覽窗口訪問webserver并通過它訪問數據庫；⑶outlook通過exchangeserver進行郵件發送和接收；⑷word訪問數據庫中的文檔；⑸msproject通過數據庫實現資源數據共享；⑹autoCAD訪問共享圖形數據。第三節企業信息化系統的實施與成效浙江企業定期邀請已在信息化方面取得成功的企業有關負責人前來開展講座，給員工講述企業信息化的好處，傳授切身經驗，提高浙江企業員工的整體素質，是企業信息化深入人心。浙江企業還定期派送本公司各層領導去信息化成功的企業學習，感受企業信息化帶來的經濟效益，使高層領導更重視信息化在本公司的實施。浙江公司新聘請了一批IT行業的專業人員，負責本公司的局域網維護、公司門戶網站的設立與維護、電子商務的實行、對企業內部員工培訓IT方面專業知識。方剛公司外聘IT咨詢公司，在企業方大力的支持和配合，經過1個多月大量的調研工作，咨詢公司順利完成需求整理工作，專門為方剛公司量身定做一套系統。該系統融合了一系列辦公系統，包括：財務管理系統、生產管理系統、產品質量管理、客戶管理信息系統、行政管理信息系統、人事管理信息系統……等等。1.財務管理方面：信息化系統改善了企業的財務管理：為精細地核算產品成本，系統將產品訂單進行分割處理，如原來成本是按產成品大類進行核算，現在則按type別或商品群的不同進行細類劃分，成本核算實現精細化，準確率大大提高；開發并實施了采購預算管理系統，有效地幫助企業資金準備與調用，提高資金的周轉率與利用率。2.生產管理方面：方剛公司ERP系統具有高集成性，實現了公司各業務部門信息的全面集成，使公司管理部門能夠及時掌握庫存、財務等信息，并進行分析和預測，得到更快的客戶響應，有效提高了公司的管理運營能力、部門協調能力、產品運作能力和客戶服務質量，為企業的日后發展提供良好的管理平臺；有效管理生產流程，如打火機的生產過程中，在區分產品等級之后，操作人員可在系統中查詢到打火機等級的相關數據，對打火機進行有效的匹配，如打火機匹配不準確，則無法進行下一步驟的生產，這樣便杜絕了操作人員憑感覺進行作業的錯誤，大大提高了產品的合格率；有效的產品原材料需求量核算，減少信息技術的花費、存貨減少、實現更佳的供應商管理與采購流程，實現更有效的訂單管理。方剛公司ERP系統改善了企業信息系統構架，標準化的流程架構已經借助信息系統在全企業內開始運轉，并已經開始走上不斷優化的軌道，若干重要的決策支持報表已經開始從系統中獲取，產品數據更加準確、更加及時，于一個對數據要求極高的企業來說，作用十分明顯。3.產品質量管理方面將產品打火機進行信息化歸檔管理，開發產品包裝處理程序，提升了產品質量追溯的準確性，提高了工作效率，客戶滿意度提升。4.客戶管理信息系統：通過客戶關系管理可以將企業的客戶集成到企業的服務組織、生產組織和銷售組織中來。通過這個解決方案，企業可以管理關于客戶、潛在客戶、合伙伙伴、合同、通信、文檔和需求的相關信息。并為每一個客戶，每一個代理商，每一個分銷商和每一個供應商開放一個門戶，通過客戶門戶，客戶可以訪問他們被允許訪問的所有信息:訂單狀況信用額度、企業最新產品資訊、最新產品報價。通過分銷商門戶，分銷商們可以被賦予權限，訪問共有客戶的信息。5.行政管理信息系統:公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、管理、復印管理，用車管理等。6.人事管理信息系統:公司人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理等。……方剛公司ERP簡潔明了的登錄界面增強了系統的安全性，特別是行政管理子系統中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率，人事管理子系統中的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核，客戶管理子系統則對企業核心業務是以打火機銷售進行了規范化管理，而特色功能內部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活躍了企業的文化氛圍。方剛公司在實施ERP之前，也同眾多企業一樣，僅是憑借手工，將每個不同生產批量的產品用卡片標注、存檔。這種“原生態”的管理方式，不時表現出與企業高科技產品形象格格不入的矛盾與沖突：效率低、易出錯。實施信息化管理后的方剛公司，企業面貌及員工面貌煥然一新：企業各部門信息及時共享，杜絕了信息孤島，公司員工對公司相關信息及發展狀況了然于胸，員工的主人翁精神增強，同時也加強了他們的工作責任心和主動性；公司員工從最初對信息化的不適應，經常對著看似煩瑣的大量數據“手忙腳亂”，到逐漸適應并依賴上信息化工作。現在大家已經離不開信息化的工作環境了，只要按管理程序輕松地將各項數據輸入電腦，許多繁雜的問題就都交給系統去解決。老總致力于與政府、中介服務體系和IT廠商之間聯系溝通，本著互相學習、合作、互利的原則，積極發展小型企業信息化支持、服務與保障體系，形成一個完善、誠信、高效的企業信息化社會信息服務體系。方剛公司在提高信息化的同時，為杭州小型企業信息化做了很好的帶頭作用。政府給予了方剛公司高度的評價，呼吁杭州其他小型企業向方剛公司學習，共同實現小型企業信息化的全面實現。第六章結束語第一節本文的主要結論一、技術總結小型企業通過采用web技術和c/s結合方式開發并實現了小型企業辦公自動化與管理系統，并使用了互聯網作為企業的門戶，也為企業的電子商務道路奠定了基礎。采用這種方式既發揮了web技術的優勢，使信息流轉、信息發布、查詢和維護更加方便；系統的功能擴展和規模擴展更加便利；系統開發速度更快、開發成本更低：又發揮了c/s結構有利于大數據量（如圖形數據）的傳輸的優點。這種開發方式更加貼近小型企業的實際需求，也符合小型企業作為小企業的實際情況。既滿足小企業對日常辦公的需要，又滿足其對業務辦公的部分需求。另外，采用這種開發式充分考慮了投入/產出比，節約了成本。而且，采用這種開發方式開發的辦公自動化與管理系統具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業未來發展的需要。二、理論總結當今是資源轉換、增值競爭的時代，信息流成為企業取勝的第一要素。在這場“更好、更快、更強”的競爭中，企業只有迅速把握信息，按現代管理手段管理物流、資金流，才有可能全面提高企業資源配置水平和核心競爭力，才能立于不敗之地。所以引入了企業信息化的概念。企業信息化首先是降低成本的重要舉措，促進了企業管理精細化、資源利用高效化、建立與供應商與客戶的供應鏈；其次，信息化能有效增強企業對市場的應變能力；同時，解決了困擾企業的一個普遍性問題：會計數據和其他基礎數據失真，使其變得真實準確，堵塞了采購、生產、銷售和各環節的管理漏洞；最后，精簡了組織機構，再造業務流程，使組織管理扁平化，適應了高效率快節奏的市場需求。而作為我國經濟基礎的小型企業，其信息化建設必須充分考慮小企業自身特點。相對大中型企業，小型企業具有經營靈活、增長迅猛、發展潛力大等顯著特點，但由于小型企業規模不大，存在資金、技術和人才等方面明顯的劣勢，因此小型企業信息化建設絕不能盲目追求新概念，應根據企業自身的實際情況，認真分析自身最迫切需要解決的問題，選擇適宜的實施路線，把切實有效提高自身競爭化的目標，追求信息化最大的實際效果。1.解決人的問題：企業信息化強調的不僅是計算機和計算機軟件，而是更強調對人、對管理、對技術的有機集成。其中，“人”是第一位的因素，而企業領導層、決策層，又是其中主導性的。技術引進量力而行，循序漸進。2.解決資金有限的問題：在我國現階段，資金短缺是小企業的普遍困難，也是實現企業信息化的主要瓶頸。因此，在有限資金的合理使用上，必須實事求是。并不是一提企業信息化，就是馬上把全部配套的硬件設備配齊，建立一套高級完備的系統。一段時間以來，企業的確存在著這一誤區，有統計表明，許多小型企業在對硬件、軟件、網絡產品的投資比例不當，企業在信息化投資中，80%以上是硬件的投資。一方面使得資金投入相對較大，另一方面，軟件產品、網絡產品的不配套，也制約了硬件設備作用的發揮。應適時擺脫這種以完備的硬件設施為主的投資觀念和投資方式，小投入、分批量、滾動式投資，建立實惠而實用的信息設施，在軟件選擇上也盡量量體裁衣，以適用為要求，并充分利用社會信息科技力量，也許是小型企業信息建設的最佳方式。3.解決互聯網與電子商務技術利用不足的問題：小型企業要充分利用國