保健食品采購管理制度1.引言1.1目的本文檔旨在規范公司內部保健食品采購的管理制度，確保采購過程的透明度、合規性和效率性，最大限度地滿足公司員工的健康需求。1.2適用范圍本制度適用于公司內部所有相關保健食品采購活動，包括但不限于保健食品的選購、供應商選擇與考核、采購合同管理等環節。2.保健食品采購流程保健食品采購流程包括需求確認、供應商選擇、報價評估、合同簽訂、發貨及驗收等環節。具體流程如下：2.1需求確認由需求部門提出保健食品采購申請，明確采購需求、數量、規格要求等，并填寫采購申請表；需求部門將采購申請表提交給采購部門，并在申請表中注明相關的緊急程度和期望的交貨日期；采購部門進行需求確認，核實申請的合理性與緊急性，與需求部門進行進一步溝通，以確保準確理解其需求。2.2供應商選擇采購部門根據需求確認結果，制定供應商選擇方案，明確選擇供應商的標準與要求；采購部門收集相關供應商信息，包括供應商的信譽記錄、產品質量認證、價格水平、交貨期等；采購部門將收集到的供應商信息進行評估，并選擇出合適的供應商；采購部門與選定的供應商聯系，詢問產品細節、價格等信息，并要求供應商提供報價。2.3報價評估采購部門收到供應商的報價后，對報價進行詳細評估，包括價格合理性、產品質量、交貨期等方面；采購部門與需求部門進行溝通，商討供應商的報價是否符合預期，是否需要進行談判等；如需談判，采購部門代表公司與供應商進行談判，并達成最終的采購合同條件；需求部門審核采購部門提供的報價評估結果，確認是否同意選擇該供應商。2.4合同簽訂采購部門與供應商達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利義務、交貨期、支付方式等；采購部門將起草好的采購合同提交給法務部門進行法律審核，并進行必要的修訂；采購部門與法務部門對修訂后的合同進行最終確認，并與供應商簽署正式的采購合同。2.5發貨及驗收供應商按照采購合同的約定進行發貨，并提供相應的發貨單據給采購部門；采購部門接收到發貨后，與發貨單據進行核對，確認發貨的數量、規格等是否符合采購合同的要求；核對無誤后，采購部門及時通知需求部門進行驗收，同時采購部門也進行內部的驗收；如驗收通過，采購部門將驗收結果記錄在臺賬中，并及時支付供應商的貨款。3.供應商管理3.1供應商評估采購部門定期對現有供應商進行評估，包括但不限于供應商的信譽記錄、產品質量、交貨準時性等；評估結果可以作為后續采購活動中供應商選擇的重要參考依據。3.2供應商考核采購部門與需求部門對供應商的服務進行定期考核，包括但不限于供應商的售后服務、產品質量等；考核結果作為供應商績效的衡量標準，不合格的供應商將被列入不合格供應商名單。3.3供應商退出若供應商出現重大違約行為，影響到公司的采購活動，公司有權根據合同約定進行終止合同并追究其責任；經過考核，如果供應商多次被列入不合格供應商名單，公司有權決定終止與該供應商的合作。4.采購合同管理4.1合同備案法務部門負責對公司的采購合同進行備案，并審核合同的合規性；備案后的合同由法務部門進行管理，并提供合同的存檔、查詢及查驗服務。4.2合同終止根據采購合同的約定，當合同履行完畢或發生其他終止情況時，采購部門與法務部門對合同的終止進行確認；終止后的合同由法務部門進行歸檔管理。5.相關責任和義務5.1采購部門責任采購部門負責制定和執行保健食品采購管理制度，并監督采購活動的合規性和效率性。5.2需求部門責任需求部門應提供準確、具體的保健食品采購需求，并與采購部門緊密合作，確保采購活動按時完成。5.3供應商責任供應商應按照合同約定提供優質的保健食品產品，確保交貨準時，并提供良好的售后服務。6.總結本文檔詳細介紹了公司內部保健食品采購管理制