------------------------------------------------------------------------中小學校檔案分類方案武漢市中小學校檔案分類方案一級類目二級類目歸檔范圍保管期限類目代號類目名稱類目代號類目名稱WD黨群工作1、上級關于黨務工作文件材料：重要的一般的30年10年2、學校黨務工作：工作計劃、總結黨委（總支、支部）會、民主生活會議記錄、報告、紀要黨員大會、黨員代表大會文件黨委（總支、支部）指示、決定、報告、通知黨內專題教育方案、總結述職述廉報告永久永久永久永久永久永久3、上級關于組織工作文件材料：重要的一般的30年10年4、學校組織工作：工作計劃、總結關于機構設置、印章的啟用和作廢組織關系介紹信及存根、黨員入黨、轉正材料黨內干部任免、選舉、審查、考核、考績，黨委（總支、支部）領導分工黨員統計報表、花名冊永久永久永久永久永久5、上級團委關于共青團工作的文件、參加上級團代會的重要文件30年6、學校共青團工作：工作計劃、總結團委會議記錄、團代會文件團工作規定、通知團組織機構設置、干部任免團員組織生活、組織關系介紹信及存根、團籍、團員處分材料評選優秀團員、團干部材料團員統計報表、花名冊、簡報永久永久30年永久永久永久永久7、上級關于少先隊的文件材料10年WD黨群工作8、學校少先隊工作：工作計劃、總結統計報表、名冊永久永久9、上級有關工會工作的通知、章程宗旨、規定等10年10、學校工會工作：工作計劃、總結會議記錄、職代會、工代會文件工會機構設置、干部任免、會員管理勞動競賽和評選勞模、先進材料統計、報表永久永久永久永久永久上級關于法紀監察工作的通知、規定10年學校法紀監察工作：規定、通知、報告、會議記錄記要有關案件處理和處分材料永久永久13、上級關于婦女工作、計劃生育的文件材料：重要的一般的30年10年14、人大議案、政協提案的辦理意見、答復永久15、學校關于組織、紀檢監察、共青團、工會、婦女工作的匯報材料30年WX行政管理1、學校行政事務：行政工作計劃、總結、通知、規定辦法校長辦公會、行政辦公會議記錄、紀要、決定校長負責制、任期目標和長遠規劃文件制定的規章制度、規定、辦法、通知與的關單位、個人簽訂的重要合同、協議、協定目標責任書機要、文秘、檔案、保密工作的文件材料編輯的大事記、組織沿革、年鑒編寫的簡報、工作信息、報刊關于學校剪報、廣播稿、宣傳稿件綜合性匯報材料有領導批示或有處理結果的信訪材料干部工作執行報告永久永久永久永久永久30年30年永久30年30年30年永久30年WX行政管理2、上級關于人事管理的文件材料：重要的一般的30年10年3、學校人事管理：機構的成立、更名、改變隸屬關系、級別等人事管理的規定、通知、辦法等干部人事培訓文件材料干部人事的分配、安置、調動介紹信及存根干部人事任免、聘任、選拔、錄用獎勵、處分材料人員退休、退職、解聘的申報表、審批材料教職員工統計報表、花名冊永久永久10年永久永久永久永久永久4、上級關于安全保衛的規定、通知等10年5、學校安全保衛：制定的安全保衛制度、規定、通知、應急方案、預案、總結安全事故的處理及歷史案件復查30年永久6、學校總務工作：工作計劃、總結關于財務、財產、儀器設備、生活、環境管理制度、規定、通知、辦法等年度財務預算、決算儀器設備購置計劃、報告及經費分配方案永久永久永久永久WX行政管理7、學校財務審計：審計的通知、報告、結論、決定、證明材料永久8、上級關于財務審計工作的通知、規定、辦法、總結等10年9、學校外事接待方案、總結等文件材料30年10、上級關于衛生保健工作的計劃、總結、通知、規定10年11、學校衛生保健：計劃、總結、通知、規定衛生宣傳、防病治病材料統計報表永久永久永久WJ教學科研1、上級關于教學管理、研究、實踐、德育的規定、通知、辦法等30年2、上級關于學校教學評估綜合材料永久3、學校教學管理：教學計劃、方案、大綱、總結、課程總表教學管理決策、規劃、評估、激勵材料教學規章制度、辦法、規定教學實習實驗大綱、計劃、指導書、講義、典型報告30年30年30年30年4、學校教學研究：教材研究、教法交流、教學設計優秀教案、說課稿、課例評說、教學反思等材料30年30年5、學校教學實踐：綜合實踐活動展示材料10年6、學校德育教育：政教（處、室）工作計劃、總結班主任工作計劃、總結等校園文化建設、心理訓練、補位教育活動的方案、總結等材料30年30年30年7、教學科研管理性材料（屬單項科研項目歸入科研課題）：學校關于教學科研工作的通知、規定、制度、管理辦法學校科研計劃、規劃、總結上級機關下達的由本學校承擔的重點科研項目上級關于科研經費核撥、分配的通知、學校科研經費執行情況報告、決算學校科研工作、機構統計報表、年報表外國專家、學者來訪、考察、講學形成的科研材料科技合作項目形成的文字材料被審批的科研成果鑒定評比文件30年永久30年30年永久永久30年30年永久8、關于學校教師、學生獲獎材料（屬教師獲獎的同時歸入教師業務類）：征文、講課、創新、制作等獲獎永久ZX學籍管理1、學校招生計劃、總結2、新生名冊、學生會干部名單3、學生異動、休學、退學、復學、轉學、輟學報告、請示、批復4、畢業生成績冊、登記表、學籍卡5、學生統計表、花名冊永久ZJ教師業務1、教師基本情況登記、鑒定表（包括受表彰、獎勵、處分材料）2、教師、著作、教研經驗、和教學計劃、方案等3、教師公開課、示范課的教案、說課稿、教學反思4、聽課記錄5、教師學歷、等級、職稱、專業職務申報材料、批準書以及參與各類型獲得的成績和證書6、教師業務檔案記錄卡片（教師每學期教學的班數、課時數、教學成績、發表論文、教學獲獎情況等等。）長期ZK財會類P會計憑證1、原始憑證2、記帳憑證3、匯總憑證15年15年15年Z會計賬簿1、月、季度財務報告2、年度財務報告（決算）（包括文字分析5年永久B財務報告1、總帳（包括日記總帳）2、明細帳3、日記帳4、現金和銀行存款日記帳5、固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管5年）6、輔助帳簿15年15年15年25年15年Q其他類1、會計檔案移交清冊2、會計檔案保管清冊3、會計檔案銷毀清冊4、銀行余額調節表5、銀行對帳單15年永久永久5年5年KJ基本建設用2位阿拉伯數字標識（各學校自定）按建筑項目設置（各學校自定）可行性研究、任務書設計基礎材料設計文件工程管理文件施工文件（包括土建施工、設備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工）監理文件竣工文件設備文件9、財務管理10、評獎創優文件11、使用、維修、改建、擴建文件材料按照國檔發〔1988〕4號執行KS儀器設備用2位阿拉伯數字標識（各學校自定）按設備型號設置（各學校自定）1、設備儀器申購報告、計劃、論證報告2、上級或主管領導批復和準購批示3、定購合同（復印件）和會談紀要、記錄等4、進口設備過程中有關的技術商務文件5、開工箱記錄及裝箱單6、安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單7、驗收報告及文件材料8、索賠來往函件及結果文件9、設備說明書及全套隨機文件材料10、使用、檢測、故障事故及記錄設備履歷書11、重大事故的調查分析及處理意見12、技術改造和開發過程中形成的技術文件材料長期KY科研課題用2位阿拉伯數字標識（各學校自定）按課題設置（各學校自定）1.科研研究準備階段1.1課題的調研報告、可靠性研究報告、課題論證文獻綜述1.2科學基金、科研課題經費申請報告主批件1.3課題任務書、協議書、科研合同、委托任務書、會議記錄1.4課題研究計劃、課題計劃調整或課題撤銷文件1.5實驗試驗方案、設計方案、調查考察方案2.科研研究試驗階段2.1試驗任務書、試驗大綱2.2實驗、試驗、測試的重要原始記錄及報告2.3課題的分析報告2.4檢驗記錄等文件2.5理論分析文件2.6設計文件、圖樣2.7工藝文件2.8課題階段總結3.科研總結鑒定驗收階段3.1工作總結（含最終完成、階段完成或中斷）3.2課題研究報告、結題報告3.3論文、專著3.4科研課題經費決算3.5科研課題成果驗收、鑒定、評審文件4.科研成果獎勵申報階段4.1科技成果申報表及附件4.2科技成果獎勵申報與審批文件4.3獲獎憑證4.4專利文件5.推廣應用階段永久KY科研課題用2位阿拉伯數字標識（各學校自定）按課題設置（各學校自定）5.1推廣應用方案5.2技術轉讓合同、協議書5.3成果推廣應用中形成的技術5.4同行的評價及用戶反饋意見5.5成果宣傳報道文件6.與科研各階段有關的文件6.1科研專業會議文件材料6.2標本、樣品目錄6.3科研中形成的聲像、電子、實物等特種載體檔案永久DZ電子類G光盤1、反映學校基本面貌、主要職能活動和工作成果的光盤2、上級領導、著名人士視察或參與學校重大活動光盤3、學校各類活動數碼照片、數碼錄像、數碼錄音光盤4、教學課件、課堂實錄5、各類應用軟件光盤6、各類電子文書、電子科技、電子專業文件材料長期SX聲像Z照片1、學校歷屆領導班子照片2、反映學校基本面貌、主要職能活動和工作成果照片3、上級領導、著名人士視察或參與學校重大活動照片4、學校各類活動照片5、歷屆畢業班照片永久Y錄音帶1、反映學校基本面貌、主要職能活動和工作成果的錄音2、上級領導、著名人士視察或參與學校重大活動錄音3、學校各類活動錄音SX聲像X錄像帶1、反映學校基本面貌、主要職能活動和工作成果的錄像2、上級領導、著名人士視察或參與學校重大活動錄像3、學校各類活動錄像SW實物J獎品1、學校獲得的獎旗、獎杯、獎狀、錦旗、證書等永久Y印章1、學校報廢停止使用的印章、印模Q其他1、著名人士為學校的題詞、字畫等2、與學校有關的紀念章、紀念品等實物注：市教育局直屬單位參照執行，幼兒園檔案分類增加衛生保健類荊門市中小學校檔案分類編號辦法為提高我市中小學校檔案工作規范化管理水平，根據國家檔案局第8號令（《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》）和《歸檔文件整理規則》（DA/T22－2000）、《湖北省中小學校檔案管理暫行辦法》（鄂檔〔2006〕13號）、《荊門市中小學校檔案分類方案》等的有關要求，制定本辦法。一、檔案的分類（一）分類原則：體現學校特點，涵蓋全部職能，類別科學合理，便于查找利用。（二）12個一級類目：黨群工作、行政管理、教學科研、教師業務、學籍管理、財會類、基本建設、儀器設備、科研課題、電子、聲像、實物。（三）一級類目代號黨群工作---------WD行政管理--------WX教學科研---------WJ學籍管理---------ZX教師業務--------ZJ財會類---------ZK基本建設---------KJ儀器設備--------KS科研課題---------KY電子---------DZ聲像--------SX實物---------SW二、檔號的編制檔號是存取檔案的代號和排架的依據，必須反映學校檔案的分類體系和物理位置。（一）檔號編制原則符合唯一性、合理性、穩定性的要求（即同一檔案室內檔案不得重號）；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要；發揮排架、檢索的雙向功能。（二）檔號的結構1、文書檔案：年度—機構或問題—保管期限—件號。示意圖：20×8—WD—D30—11 件號（從1—N流水號）保管期限（永久30年10年） 類目代號（黨群工作WD）年度（4位阿拉伯數字標識）表示基建檔案第2個項目的第1卷從第1頁開始的第1份文件材料。示意圖：KJ02—001—01卷內文件順序號（用01—99標識） 案卷號（用001—999標識）二級類目一級類目KY06—005—01卷內文件順序號（用01—99標識）案卷號（用001—999標識）二級類目一級類目3、財會檔案：類目號—目錄號—案卷號—卷內文件順序號。示意圖：ZKP1—003案卷號（用001—999標識）目錄號（1位阿拉伯數字標識）二級類目一級類目4、特殊載體檔案（電子、聲像）：類目號—案卷號—卷內文件順序號。示意圖：SXZ—002—01卷內文件順序號（每張照片的編號）案卷號（盒號）（用001—999標識）二級類目一級類目5、實物檔案：類目號—目錄號—順序號。示意圖：SWJ1—001順序號目錄號二級類目