及流程SANYGROUPsystemofficeroom【SANYUA16H-公司文件檔案管理制度及流程 、目的、歸程序和方法確保完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1：指過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)、宣傳等活動(dòng)中所直接形成對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值各種字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、行政人事部：）中和制度執(zhí)行及檢查工作并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門理；）公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保和其他資料；）利用和銷毀監(jiān)控利用和銷毀全過程確保的安全；）檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；）檔案管理辦法、使用知識(shí)。2其他各部門相關(guān)人員：負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；檔；財(cái)務(wù)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案3各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。4各部門負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序1檔案資料的收集對(duì)中形成進(jìn)編制制《（）、等需要保存分別進(jìn)整理編制《向行政人事部移交。歸檔范圍及移交時(shí)間：25日前。檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。檔案資料的日常管理：電子類需要保管電子應(yīng)當(dāng)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。⑶ 齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔必須檔案，不、損、、、、、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，時(shí)，必須寫申請(qǐng)報(bào)告，編制目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；公活動(dòng)（如、考、、會(huì)議等）料；檔案資料；各種檔案；⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴檔的文件資料必須完整、真、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示批復(fù)、復(fù)印本正式稿等必須齊全。⑵ 原件存門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋品）檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。⑶定期歸檔25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般歸定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。3月底前必須向政人事部移交上一年度的所有歸文件數(shù)據(jù)集，政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸的文字、音及物材料的分級(jí)、保管期限如下：級(jí) 型 、簡介、來發(fā)，人事方面的種文二重要示、涉及工程的員三普通核算、、檔案方面的管用品

永久五年以上三年、出車及維修6、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《移負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。7、檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據(jù)移清單，查收卷與文件，并與部門每月提的清單核對(duì)；完整齊全且符合公司要求，移雙方在移清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；8保管⑴編號(hào)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。分類及編號(hào)的增補(bǔ)修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。9、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。六、相關(guān)記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》3移交清單表》4借審批單》5分類編號(hào)表》6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：號(hào) 題

/人 備注移 交目錄記錄編號(hào):日期：號(hào) 稱 /交單位 交人 日期收單位 日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移 交清單表記錄編號(hào):日期：類別□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限長期數(shù)量永久短期合計(jì)人：接收人：人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：日期：年月日接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案 借閱審批單記錄編號(hào):日期：門 人 理 總 事部 使用目的序號(hào) 內(nèi)容 復(fù)印 歸還日期 備注檔案 卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門：日期：號(hào)

檔案分類編號(hào)表 部TYYK+部門+類別+年份+編文件 部

檢測中XZ

KF

心WF收到SD會(huì)議資料HY展計(jì)劃JH制度件ZD合同協(xié)議HT月度件YD財(cái)務(wù)檔案XZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHT ZWHTJCHTXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDSPYDHJYDFWYDZWYDJCYDCW+賬目名稱前兩個(gè)字手寫字母編寫：例如成本——CWCB檔案管理流程：相關(guān)門/門負(fù)責(zé)人行政人事分管總監(jiān)/總經(jīng)理CWSCSPHJFW XZWF—————————————— —— ——XZSD———————————