主講：方曉蓉Fangxrx@163.com現(xiàn)代辦公程序與規(guī)范文字處理中英文表格的制作

星期節(jié)次一二三四五1234文字處理Word操作的高級技巧樣式的應(yīng)用：格式—樣式自動套用格式：格式—自動套用語格式查找與替換:編輯—替換常用公文寫作一、公文概述什么是公文

公文是公務(wù)文書的簡稱，它是一級機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學(xué)校等在黨務(wù)活動、政務(wù)活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟活動等公務(wù)活動中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導(dǎo)工作、報告和商洽國家事務(wù)的一種工具。公文的種類國家行政機關(guān)12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復(fù)；11函；12會議紀(jì)要。黨的機關(guān)公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示；⑩批復(fù)；11條例；12規(guī)定；13函；14會議紀(jì)要。

公文的格式要素發(fā)文機關(guān)（版頭）

公文份號

秘密等級

緊急程度發(fā)文字號簽發(fā)人標(biāo)題主送機關(guān)

正文

附件

印章

成文時間

附注

主題詞

抄送機關(guān)

印發(fā)機關(guān)和時間

草擬公文正文要求符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中的數(shù)字，在堅持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一”、“（一）”、“１”（１）”。公文中應(yīng)使用國家法定計量單位。引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加圓括號。用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡稱時，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。請示的公文應(yīng)一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

行文的基本規(guī)則

按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文授權(quán)行文聯(lián)合行文一般情況不越級行文不越權(quán)行文“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則“報告”中不得夾帶請示事項公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則工作總結(jié)概念

：

總結(jié)是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等通過對過去一階段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導(dǎo)今后工作的一種常用文書

總結(jié)的特點：內(nèi)容的自我性回顧的理論性

總結(jié)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題。公文式標(biāo)題；如《××縣2000年普法工作總結(jié)》非公文式標(biāo)題;如《推動人才交流，培植人才資源》正文。總結(jié)正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體、結(jié)尾組成。

結(jié)尾。可以概述全文，可以說明好經(jīng)驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進意見。

2）通告概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。特征（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。（三）通告可以由各級機關(guān)、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

通告（格式）×××通告為×××。決定從××年×月×日×?xí)r起，在×××，實行×××。

一、×××。

二、×××。

特此通告。

××年×月×日3）通知概念：通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。種類：印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知指示性通知知照性通知事務(wù)性通知任免、聘用通知通知(格式)

關(guān)于×××的通知

(××年×月×日)

×××：

為了×××。現(xiàn)通知如下：

一、×××。

二、×××。

特此通知。

(通知單位落款)4）報告含義：報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

種類：

綜合性報告。

專題性報告。

回復(fù)報告。報告（格式）

關(guān)于×××的情況報告

×××領(lǐng)導(dǎo)同志：

××年×月×日×?xí)r×分，×××。

以上情況報告，如有不當(dāng)，請指正。

(報告單位)

××年×月×日5）述職報告含義：述職報告是領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性報告結(jié)構(gòu)：標(biāo)題署名及日期正文5）請示（概念）請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示（寫法）批準(zhǔn)性請示：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

呈轉(zhuǎn)性請示：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語

注意事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示；一般不得越級請示，不要把請示寫成報告或請示報告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人請示（格式）關(guān)于×××的請示

×××政府：

×××。

以上意見是否可行，請予批復(fù)。

(請示單位)(公章)

××年×月×日請示和報告的異同相同之處：兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：1.時間有別.請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；2.內(nèi)容的側(cè)重點有別.請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作；3.要求有別.請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。

7）會議紀(jì)要會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。寫法

集中概述法

分項敘述法

發(fā)言提要法

6月14日下午，張曙光教授主持召開了換屆后的第一次院務(wù)會議，陳敏華、汪寧、宋炳輝、任生名、糜佳樂、戴啟秀等7位同志參加。會議就以下問題做出決定：

1．任職和分工

陳敏華副院長主管人事、行政管理、財務(wù)等工作；汪寧副院長負責(zé)全院科研及兩個刊物的管理和聯(lián)絡(luò)；宋炳輝副院長負責(zé)研究生教學(xué)及管理工作；任生名教授擔(dān)任比較文學(xué)研究所所長；戴啟秀副研究員在胡禮忠離職期間代理國際問題研究所所長職務(wù)。

2．成立院務(wù)管理委員會

由院長、3名副院長、3名研究所所長（翻譯研究所暫缺）、工會主席、辦公室主任共9人組成的院務(wù)管理委員會由院長主持，討論決定科研、教學(xué)、行政等方面的工作。每人擁有一票表決權(quán)，決議由簡單多數(shù)形成。有關(guān)學(xué)院重大決策將由全院職工大會討論，表決通過。

3．成立院學(xué)術(shù)委員會

由3名教授、2名副教授共5人組成，教授、副教授每年各輪換一人，主要負責(zé)制訂研究院學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和職稱評定等工作。委員會實行召集人制，由主管副院長根據(jù)工作性質(zhì)主持會議，形成意見后，提交院務(wù)會議討論決定。

4．創(chuàng)辦《社科院簡報》，按照學(xué)校“院務(wù)公開”的要求，學(xué)院將定期、不定期將院務(wù)工作、學(xué)術(shù)動態(tài)、科研成果等向全院教職工通報。

會議記要自我評價：本人性格開朗、穩(wěn)重、有活力，待人熱情、真誠。工作認真負責(zé)，積極主動，能吃苦耐勞。有較強的組織能力、實際動手能力和團體協(xié)作精神，能迅速的適應(yīng)各種環(huán)境，并融合其中。在校期間任職情況：1999．9——2000．6在班級擔(dān)任班長職務(wù)2000．9——2001．6擔(dān)任系學(xué)生會副主席2001．9——2002．6擔(dān)任學(xué)生會副主席、班級體育委員2002．9——至今擔(dān)任班級組織委員社會實踐和實習(xí)情況：1999．11——2000．6輔導(dǎo)某初三學(xué)生各門功課，在一段時間的輔導(dǎo)、合作中，該學(xué)生的各門功課成績均有提高，深受該生家長的好評。2000．6——2000．9在xx市電影公司實習(xí)，負責(zé)辦公室的日常事務(wù)，從事人事和企業(yè)行政管理，在實習(xí)結(jié)束后，各領(lǐng)導(dǎo)給予我極高的評價并給予獎勵。2001．6——2001．9在暑假期間，在當(dāng)?shù)氐氖姓块T里擔(dān)任辦公室助理職務(wù)、處理各項管理事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，受到領(lǐng)導(dǎo)們的一致好評和肯定。2002．4——2002．8在xx省工商行政管理局合同處實習(xí)。主辦“xx省重合同、守信用企業(yè)協(xié)會”的成立，運用熟練的辦公自動化設(shè)備，起草及審查各種辦公室文件；編排、打印檔案；打理辦公室日常事務(wù)，與其他各單位、部門做好協(xié)調(diào)，協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作等。通過自己的努力、認真負責(zé)的完成任務(wù)，該協(xié)會被國家工商總局受予國家優(yōu)秀信用組織協(xié)會。對于實習(xí)期間的工作，處長和科長們給予我很高的評價和獎勵。個人簡歷（范文）入黨志愿是入黨志愿書的一項重要內(nèi)容，要根據(jù)自己的思想認識及其演變過程，實事求是地把自己對黨的認識、態(tài)度、入黨動機、優(yōu)缺點及入黨后的決心等寫清楚。

入黨志愿的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

1．對入黨的態(tài)度。2．對黨的認識。3．入黨動機、目的。4．自己的優(yōu)缺點。5.入黨的決心。入黨申請書（寫法）寫入黨志愿應(yīng)注意的問題

1.在發(fā)展黨員常用文書中，入黨志愿書是唯一的黨組織印發(fā)、申請入黨人填寫的材料。入黨志愿有規(guī)定的篇幅，不能象其他材料可以不受字?jǐn)?shù)限制地填寫。為此，首先要注意字?jǐn)?shù)。

2.入黨志愿要在“入黨申請書”、“思想?yún)R報”、“自傳”等基礎(chǔ)上進一步加工、提煉，字斟句酌，把自己最想向黨組織表達的思想寫出來。

3．入黨志愿要寫的鄭重、莊嚴(yán)、真誠。

講話稿定義：

屬會議主要領(lǐng)導(dǎo)者使用的文種。領(lǐng)導(dǎo)者為實施領(lǐng)導(dǎo)，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導(dǎo)講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

特點：權(quán)威性思想性鼓動性

起草領(lǐng)導(dǎo)講話要處理好三個關(guān)系權(quán)威與平易的關(guān)系。莊重與幽默的關(guān)系。

深入與淺出的關(guān)系。

起草領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)注意三個問題

避免雷同。

獨樹風(fēng)格。適當(dāng)調(diào)劑。會議和接待工作會議及其種類會議工作職責(zé)會議地點會議文件會議規(guī)則接待工作會議及其種類按功能分：談判會議

報告會議解決問題會議制定決策會議

收集和交換意見會議按周期分：董事會委員會按周期分：年會、非常會與會人員的角色主持人的角色會前—確定會議的目的、議事日程、與會人員、召開會議的時間和地點、會議應(yīng)散發(fā)的文字材料會間—創(chuàng)造和諧的會議氣氛，宣布開會、控制議程、鼓勵討論、總結(jié)發(fā)言、控制人員發(fā)言，作出決議，確認行動和責(zé)任、閉會。會后—回顧會議情形，評價會議進展和結(jié)果，確信會體會議成員對會議內(nèi)容的理解與會人員的角色會議成員的角色會前—根據(jù)個人的觀點研究問題，依據(jù)所提供的資料分析論證材料，準(zhǔn)備在會議期間盡力發(fā)揮自己的角色作用。會間—傾聽他人的觀點，積極發(fā)表自己的見解，關(guān)注正在討論的事項，與主持人密切配合。會后—努力完成會上所分派的任務(wù)。會議的成本

會議成本=2×

A×B×C

A→每小時全公司職工平均工資的3倍；B→參加會議的人數(shù)C→召開會議的時間（小時）。會議工作職責(zé)會前的組織籌備確定會議的時間和地點確定會議的參加人選草擬會議日程表起草會議通知需準(zhǔn)備會議資料和各種會議用具安排坐位迎接開會的客人安排與會人員在會議期間的生活安排坐位………………………………………………與會者主席團大小方形坐次安排法適于大型的會議安排坐位圓形坐次安排法適合中小型會議安排坐位半月形坐次安排法主席入口○○○○○○○○○○中心發(fā)言人適于中小型會議安排與會人員在會議期間的生活與會人員的住宿安排會議的交通保障會議的文化活動與會人員的醫(yī)療保健等會中的任務(wù)職責(zé)提前到會，帶好會議所需物品將會議坐位安排就緒負責(zé)與會者在出席登記簿上簽名分發(fā)文件做好會議記錄協(xié)助拍攝集體照管理會議財務(wù)會后的收尾工作清理會議室歸還視聽設(shè)備整理會議記錄將會議記錄定稿并歸檔保存會議地點會議場所的選擇大小要適中地點要合理附屬設(shè)施要齊全布置會議室

用品供應(yīng)完備會議所需設(shè)備會前布置好

會議場所的安全措施會議的安全保衛(wèi)工作檢查會場安全會議文件會議通知會議日程會議記錄組織和校對文件會議記錄會議記錄的要求完整、簡潔、準(zhǔn)確會議記錄的方法及內(nèi)容記下每項通過的決議的準(zhǔn)確提議者記下贊成和反對決定的全部論據(jù)會下將記錄整理、寫完，敘述以第三人稱及過去寫會議記錄包括兩個部分：

（一）會議的組織情況：

1．會議的名稱。2．開會的時間、地點。3．出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫明姓名。4．列席人數(shù)，也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。5．缺席人數(shù)，也可一一寫出姓名，注明缺席原因。6．主持人。7．記錄人。（二）會議內(nèi)容：是會議記錄的主要部分。記錄方法有兩種：1．摘要記錄。只記會上報告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。2．詳細記錄。‰要把每一個人的發(fā)言都記下來。會議結(jié)束，記錄完了，另起一行寫“散會”兩字。最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號，待會議間歇或會后整理時再補上全稱或原稱。必要時，可以學(xué)習(xí)速記法。

組織和校對文件普通的和專門的會議材料核對資料校對方法對校法折校法讀校法會議規(guī)則會議規(guī)則的內(nèi)容（按以下十個方面對會議作出明確規(guī)定）會議的性質(zhì)與職能會議的組成人員會議的權(quán)利與義務(wù)會議主持人的產(chǎn)生辦法會議主持人的權(quán)利與義務(wù)確定會議形式和內(nèi)容的方式會議的法定人數(shù)會議議事和作出決定的程序會議決定（決議）生效辦法會議在遇到特殊情況時的應(yīng)變措施等制定會議規(guī)則的建議召集會議的人應(yīng)該是有關(guān)人員中資歷最深者或者是有財權(quán)的人會議召集人自己決定開會的地點和時間，常與其他人商討，以示公平、平等。介紹會議的目的和時間，并使會議盡可能簡短、高效。與會者都應(yīng)事先過目相關(guān)會議材料并提前五分鐘到場。很好地采納建設(shè)性意見并弄清反對意見。按多數(shù)人的意見作出決議，并當(dāng)場確認。有人將會議決定和要點記錄下來。共同遵守散會時間。接待工作布置接待室使來訪者感覺良好招待客人要及時熱情請來客坐會客室的上坐交談時要適當(dāng)?shù)刈⒁晫Ψ降难劬Α⒄写嬃辖哟ぷ髋鍋碓L者的目的對待已經(jīng)預(yù)約的來訪者對待不速之客對待不受歡迎的客人向上司引見客人宴請客人送客人離去制作來訪者卡片時間安排和規(guī)劃

一、日程安排二、日志系統(tǒng)三、約會安排日程安排日程安排須知順序的先后與時間的分配進行預(yù)約合理的安排日程，時間上留有充分的余地內(nèi)外兼顧提高效率適當(dāng)保密事先同意日程安排日程安排的形式

年計劃表月計劃表周計劃表日程表日程安排日程計劃表的編制步驟本周的前幾天，在工作預(yù)定表上將自己下一內(nèi)的預(yù)定事項寫清楚。周末根據(jù)變化調(diào)整計劃表，打印成正副本。一天的安排，按時間先后記載，分清主次，將重要的事安排在一天中最佳的時間。日程安排日程計劃表的編制

注意事項不論年、月和轅的計劃表，都須歸納為一頁，以便查閱。畫出表示時間的線段，一見便可發(fā)掌握時間、所需的時間等。計劃表設(shè)：日期、時間、地點、預(yù)定事項、備注等幾項內(nèi)容。對于處理完畢的事項，從計劃表上刪除，可清楚計劃落實完成情況。謹(jǐn)慎處理計劃表中的變更事項，避免引起有關(guān)有員的誤解。周計劃表和日志卡片用畢后歸檔商務(wù)旅行日程表的編制商務(wù)旅行計劃表的內(nèi)容1日期：指某月、某日、星期幾。2時間：①旅行出發(fā)、返回時間②旅行過程中各項活動的時間③旅行期間就餐、休息時間3地點：①旅行抵達的目的地②旅行過程中開展的各項活動的地點③食宿地點4交通工具：出發(fā)、返回及商務(wù)活動的交通工具5具體事項：商務(wù)活動內(nèi)容私人事務(wù)活動6備注旅行行程工作表的編制注意事項明確旅行的意圖，目的地，旅行時間，到達目的地后商務(wù)活動計劃，熟悉單位對出差的有關(guān)規(guī)定排計劃時，在時間一欄必須考慮時差的變化旅行行程工作計劃表一式三份，單位、自己一份，存檔一份。檔案管理計算機存檔系統(tǒng)檔案的分類文件的歸檔存檔設(shè)備檔案的檢索檔案信息安全檔案保留政策(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)58頁58

頁

1文件的歸檔存儲媒體

紙媒體

磁性媒體光盤媒體

存檔目的將失去現(xiàn)時效用但對日后工作具有參考價值的文件歸存為檔案，按一定的順序排列交進行妥善保管，以備利用查考(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)59頁2存檔設(shè)備卡片式儲存柜開架儲存直式及模式文件柜備忘錄資料顯露式文件柜(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)60頁3檔案的分類按字母排列的分類法按主題分類按地區(qū)分類按數(shù)字分類按十進位制數(shù)碼編排分類按日期排列分類(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)61頁字母法和數(shù)字法的綜合運用在字母順利排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一部分，在立卷時，每個案卷再分別編號。案卷按字母順利分組排列，而在分組內(nèi)部按數(shù)字排列。(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)62頁3檔案的檢索編制索引的基本規(guī)則——一致性編索引的常用方法按個人姓名編制索引按企事業(yè)單位名稱編制索引按政府和政治名稱編制索引(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)63頁4計算機存檔系統(tǒng)電子檔案的優(yōu)點操作方便傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享存儲空間小具有多種表現(xiàn)形式復(fù)制時不容易丟失信息電子檔案命名(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)64頁5檔案信息安全控制紙質(zhì)檔案的使用控制縮微品檔案的使用控制電子檔案的使用采取各種措施控制電子檔案的使用安全保管電子檔案(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)65頁6檔案保留政策制定保留計劃

⑴公務(wù)文件指南需要永久保留的檔案，包括公司文件、刊物、賬簿和會議記錄等;需要保留5年—10年的檔案，包括過期的合同、托收記錄和保險索賠證據(jù)等;需要保留5年的檔案，包括會議代表、客戶貸款分類和普通信件等；

需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、復(fù)印件和銀行存款憑據(jù)等。

(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)66頁檔案保留政策(2)個人資料指南(3)準(zhǔn)備一份存放計劃包括：存放盒上的檔案號存放地點準(zhǔn)備銷毀的日期銷毀日期批準(zhǔn)銷毀者保護檔案和重要文件(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)67頁檔案保留政策檔案的轉(zhuǎn)移集中和分散系統(tǒng)

（1）集中式將所有類型的一切檔案資料都保存在一個中心貯存。

（2）分散式

規(guī)定所有的文件都由單位各個部門分別保管，從而方便查閱。

(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)68頁信息的含義信息是事物存在方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，客觀世界的一切事物及其運動都是信息之源。信息的特征客觀性共享性開發(fā)性傳遞性時效性存儲性可塑性無限性信息管理(海量營銷管理培訓(xùn)資料下載)69頁辦公室常備信息資料的篩選辦公室常備的信息資料有：

（1）參考書①工作用參考書②手冊③百科全書④字典（2）報紙、期刊（8）有關(guān)政府出版（3）統(tǒng)計資料