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文檔簡介

集團公司快遞業務管理規定1目的規范快遞業務的管理，及時掌握有關材料是否按時送達,保證原始函件及資料存檔，完整保存快遞回執。2范圍適用于集團公司所屬各企業及職能部門的快遞業務。3職責1總部辦負責辦理國內快遞業務。3.2進出口公司負責辦理國際（含港、澳、臺）快遞業務4程序活動4.1各有關單位（部門）建立快遞業務臺帳，記清收件人、材料類別、內容提要、經辦人，并專欄標注傳遞時間、接收人（簽名）。辦理快遞業務時，須將發送材料、收件人信息及部門領導簽字的申請送交總部（進出口公司或總部辦）。定期核對：按照進出口公司或總部辦要求定期核對業務臺帳。4.2進出口公司建立國際快遞業務臺帳，記清申請單位、收件人、發送時間、材料類別、內容提要、送達時間。盡量選擇可以跟蹤查詢郵件動向的快遞公司辦理快遞業務，并負責查詢郵件是否及時送達收件人。出現郵件丟失情況須及時補發，造成損失的要追究快遞公司責任。國際快遞業務的發票由進出口公司按發送單位分別進行傳遞、報銷。2.4定期組織發生快遞業務單位核對業務臺帳。3總部辦3.1建立國內快遞業務臺帳，記清申請單位、收件人、發送時間、材料類別、內容提要、送達時間，送達時間按照回執日期填寫。聯系辦理發送快遞業務，發送快遞時必須要求回執。重要的郵件（如匯票、發票、授權委托書、對帳單等）沒有回執的，應要求客戶收到后發傳真確認。特殊情況沒有回執且經落實客戶確已收到郵件的，要在臺帳上標注。完整保存快遞回執及傳真確認函件。出現郵件丟失情況及時補發，造成損失要追究快遞公司責任。按發票發送單位分別進行傳遞、報銷。定期組織發生快遞業務單位（部門）核對業務臺帳。特殊情況（如出差在外）所發快遞業務由經辦人根據業務對象到進出口公司或總部辦按程序要求辦理補齊手續。駐外辦事處快遞業務自行辦理，須建立快遞業務臺帳，記清收件人、材料類別、內容提要、發送時間、經辦人，并專欄標注送達時間，保存回執，定期回公司總部辦辦理交接與報銷。對未履行以上程序的快遞業務，公司一律不予報銷。其它本文件按所屬內容分別歸屬相應單位。要求各相關單位責任到人，認真履行以上規定。對出現臺帳混亂、缺失回執、記錄不整等情況的單位（部門），公司將追

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