第七章檔案編研工作

檔案編研工作概述檔案參考資料的編寫工作主要檔案參考資料1檔案編研工作的內容

檔案編研工作是以檔案館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史修志，撰寫專門著述的一項業務環節。主要包括了對檔案史料的編輯和研究兩個方面。具體內容大致歸納為以下幾個方面：1.1熟悉與研究檔案內容，編寫檔案參考資料

檔案參考資料是對檔案內容加工的結果，它給利用者提供的是系統的素材，滿足他們的一定需要，或幫助他們找到所需要的檔案的線索。1.2匯編現行機關的檔案文集和編篡檔案史料按照一定的作者、專題、時間或文種等特征，把檔案材料選編或匯編成冊，在一定范圍內使用或公開出版，如重要文件匯編、政策法令匯編、各種專題檔案史料匯編。1.3以館（室）藏檔案為基礎，參加歷史研究和編史修志，撰寫論著利用檔案參加編史修志工作，是我國檔案工作的優良傳統，如孔子編《春秋》、司馬遷作《史記》等。利用檔案史料撰寫論著，或宣傳歷代杰出人物，或探索歷史發展規律，預測社會發展趨勢，這也是檔案人員的責任和職業優勢。1.2檔案編研工作的意義

1.2.1它是積極提供利用服務的有效方式檔案編研工作在提供有效利用工具有四個突出特點：一是工作成果的研究性，提供方式的主動性，材料的系統性，作用的廣泛性，因此，它是開放檔案的一項重要措施。1.2.2它是提高工作水平的重要途徑編研工作水平的高低，不僅僅取決于檔案人員水平的高低，它還取決于檔案收集、整理、保管、編目等基礎工作水平的高低。因此，編研工作還可以促進基礎業務建設和檔案人員提高業務能力。1.2.3它有利于檔案原件的保護、流傳和傳承開展檔案編研工作，向利用者提供檔案內容的加工產品，既可以有效地保護檔案原件，延長其壽命，又可以向需求者提供遠程利用服務，突破了利用的時空限制，這些都對檔案原件的永久流傳和長存世間起到極大的作用。2檔案參考資料的編寫工作

2.1檔案參考資料的特點和種類一般來說，凡是可供人們進行工作和研究問題的參考資料，如圖書、報刊、照片等都可稱作參考資料。檔案參考資料，是指檔案館（室）根據檔案內容綜合編寫的一種材料，它是提供利用的一種方式。其特點不同于其他提供利用方式的特點：2.1.1它與檔案文集不同

檔案文集提供的是檔案的原件，是根據某一專門的需要對檔案原件的一種選編匯集。檔案參考資料不是提供檔案原件，或直接根據檔案原件復制副本、摘錄，而是根據一定的專題對有關檔案材料的內容加工編寫而成的系統資料。它已經改變了檔案的原貌，具有問題集中、內容系統、概括性強的特點。2.1.2它與專門論著不同它不重在論說，而是綜合記述檔案內容，為利用者提供素材。2.1.3它不同于檢索工具它雖然能起到查找檔案的作用，但主要是為利用者提供加工過的、內容較完整的情報資料。也就是說，檢索工具提供的是二次文獻信息（檔案內容和形式的信息點或信息線），檔案參考資料提供的是三次文獻信息（檔案內容的信息面）。檔案參考資料種類很多，名稱不一，用途廣泛，歸納起來，大致可分為四種類型：大事記、組織機構沿革、統計數據匯集和專題概要。2.2編寫檔案參考資料的一般方法

檔案參考資料編寫工作一般由三個階段組成。首先，制定編寫計劃這是編寫工作的重要準備階段。計劃內容應包括：1、參考資料的名稱（標題）和編寫目的。2、參考資料所包括的內容、時間、地點的范圍。3、參考資料的結構和形式。4、編寫的組織工作和時間安排。制定計劃時應注意：1.應根據各個時期的中心工作、科學研究等方面提出的要求和檔案管理的需要來定。2.選題要注意大、中、小型相結合，為中心工作服務與為日常工作服務想結合，統籌兼顧，適當安排。制定計劃要求檔案人員必須做到：經常了解有關動向，體察領導者的意圖，加強與各業務部門的聯系與協作，掌握各方面需要利用檔案的信息，對利用的有效需求努力做到心中有數。其次，收集材料這是保證編寫工作質量的關鍵階段。收集材料的方法有：1、充分利用檔案館（室）收藏的檔案材料，具體措施為：（1）借助檔案館（室）的各種檢索工具，特別是全宗介紹，了解編寫參考資料所需要的材料，然后調閱有關的案卷或檔案進行選擇和摘錄。這是編寫參考資料的主要材料來源。（2）可從有關書刊資料中收集補充材料。收集材料的要求是：2、選材必須準確、全面、典型，力求不遺漏重要材料。3、必須注意所選材料的保密范圍，嚴防泄密。4、對同一事件的不同記載，要進行耐心細致的考證工作，努力找出正確或接近正確的材料。實地考證不出來的應注明不一致的地方。摘抄材料的方法有：做卡片、做夾簽。最后，綜合編寫編寫過程分為兩步：第一步是根據編寫目的和要求對材料進行取舍。第二步是按照一定的體例要求組織材料，動筆撰寫。撰寫要求：堅持正確的政治方向和立場，運用歷史唯物主義的觀點和方法，不要出現政治性錯誤，特別是在利用舊政權檔案時，必須更加慎重。編寫注意事項：1、內容敘述和結構的安排，應根據參考資料的種類及其用途來決定。一般的參考資料，宜采取專題結合時間、地區分為若干章節的形式，有層次的敘述檔案內容。如果編輯基礎數據匯編，則首先編制各種統計報表，然后再把統計報表按照一定的專題結合時間、地區來編排。2、為了便于使用，必須為參考資料編寫序言、目錄、注釋和指明材料的出處，有時還需要編寫索引（人名、地名等索引）和名詞簡稱表等輔助材料?！靶蜓浴保ɑ蚍Q前言、導言、凡例、說明、編者的話），用來說明編寫參考資料的目的和用途，參考資料的材料來源和可靠程度，選擇材料的原則和編寫結構以及在編寫過程中發現和遇到的一些需要交代和說明的問題等，以便讀者正確、順利地利用參考資料。“注釋”主要用來對參考資料中所提到的某些不易為人們所了解的專門名詞、人物或史實作必要的解釋和補充，它的作用在于使利用者能更清楚的了解參考資料的內容。“材料出處”即注明所記史實的材料來源（標明全宗，案卷目錄號，案卷號及卷內文件號），其作用是便于利用者在需要深入研究重大事實的詳細情況時，查找原始材料。但也并非所有的參考資料都需注明材料出處，這要視編寫參考資料的目的和實際需要而定。3主要檔案參考資料3.1

大事記3.1.1大事記的主要用途與種類大事記是按照一定的時間順序簡要地記載一定歷史時期發生的重大事件的一種參考資料。其主要用途有：1、可以幫助各級領導和有關業務人員回顧過去的工作，了解本地區、本單位工作活動和發展的歷史情況，便于總結、研究工作時參考。對歷史研究人員研究國家和地方歷史、編修史志，也是很重要的參考材料2、對歷史研究人員研究國家和地方歷史、編史修志，也是很重要的參考資料。3、具有對群眾進行宣傳教育的作用，它提供許多系統的歷史材料，有助于人們從歷史發展的事實中總結經驗教訓，提高認識。其種類有：機關工作大事記、國家或地區大事記、專題大事記、個人生平大事記等。3.1.2大事記的內容及寫法大事記由前言、大事時間、大事記述、材料出處、注釋等內容組成。其中大事時間和大事記述為主要部分。大事時間，要求記載準確的日期，并按照大事發生的時間先后順序排列，有的還必須寫明確切的時、分、秒。歷史事件還應把公元紀年和朝代年號同時寫明。對沒有時間記載和記載不明的事件，要盡力考證出來，或注明接近時間（時限），一時搞不清的應留待以后查考補充。大事記述，要求選擇反映事物本質的事件，并照顧事件之間的聯系，形成一個有機體系，通過許多重大歷史事件的記述，展示歷史發展的概貌和規律。所謂大事，是相對一定范圍而言的，一般來說，凡是在一定區域、一定時期內涉及全面性的事件，重要的活動，典型的事件，對工作和歷史發展有重要影響的事件都應列為大事。大事記的寫法有兩種：1、按時間順序（年、月、日）排列大事。先排出有確切日期的大事，后排出接近準確日期的，日子不清楚的附于月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不記。按分期排列大事。先分成若干時期，每一時期內的大事綜合歸納成幾個問題記述2、按問題排列大事。先分成若干個大問題，在大問題下再分時期，每一時期內的大事按時間順序排列。3.1.3大事記的編寫要求：材料真實準確，語言簡明扼要。通常一事一條，每條大事涉及的時間、地點、人物、數據、發展過程、因果關系，都要用簡練的文字來表述出來。3.2組織機構沿革組織機構沿革，又叫組織沿革，是系統記載一個機關、地區或專業系統的體制、組織機構、人員編制等變革情況的一種材料。其內容大致包括地區（單位）概況、機構名稱及改變、地址遷移、成立和撤消或合并時間、隸屬關系、性質和任務、職權范圍、領導人任免、編制擴大與縮小，以及內部機構設置變化情況等。3.2.1組織機構沿革的主要用途與種類主要用途有：1、便于查考和研究本地區、本機關、本系統的機構和人員發展變化情況。2、為研究國家機關史、地區史、革命史和專業史提供參考材料。3、為檔案館（室）編寫立檔單位歷史及考證提供系統材料，對整理檔案，鑒定檔案價值和幫助利用者了解立檔單位的歷史情況，都有一定的參考作用。其種類主要有：一個機關單位的組織沿革、一個地區的組織沿革、一個專業系統的組織沿革。3.2.2組織沿革的寫法1、縱式寫法。以時間為主線，按年度先后順序記述機構設置、職能、任務、人員組成等變化情況。2、橫式寫法。以組織機構為主線，把每一個組織機構的逐年變化情況記敘下來。3、綜合寫法。先把整個機關、單位按發展變化的特點分成若干階段，再把每一個階段的組織機構變化情況記述清楚。編寫方式：文字敘述、圖表解析、文圖結合。3.2.3組織沿革的體例和形式1、組織沿革的體例A編年法：按年代順序逐年列出某一機關或地區或專業系統內部組織設置及其負責人情況的方法。編年法能比較清楚地反應出機關組織機構產生、發展變化的脈絡，符合組織機構沿革“時間性”要求。比較適用于組織機構常有變化的機關或地區或專業系統的組織沿革的編寫。B系列法：以組織機構為主線，對每一組織機構及其只要負責人沿襲變化的始末進行系列編寫的方法。系列法能夠比較清楚地反應出機關的整個組織體系和每個組織機構及其負責人變化的歷史線索。系列法要求一個機關或地區或專業系統有多少組織機構，在組織沿革中也相應列出多少個組織機構系列。比較適用于組織機構相對穩定，變化不大的機關組織沿革的編寫。C階段法：根據機關或地區或專業系統發展歷史上得重大變化，自然地分為若干階段，然后在每個階段內劃分若干系列進行編寫的方法。階段法符合黨政機關的發展呈現出一定階段性、在一定階段內有保持相對穩定的特點，能比較完整地反應機關內部組織機構、人員編制、領導成員及主要職能、隸屬關系的沿襲和變革的歷史線索，使人們對整個機關個階段內的組織沿革一目了然。2、組織沿革的形式文字敘述形式；圖表的形式；文圖并用的形式。通常對歷史沿革、主要職能和任務部分多采用文字敘述，對機構、人員變化情況則多用圖表。圖文并茂，減少篇幅，又條理清楚、便于查找。3.3統計數字匯集統計數字匯集，也叫基礎數據匯編，是以數字的形式反映一定地區或某一方面的基本情況的參考資料。它實際上是對原來各種統計數據的一種綜合工作，因此還可叫做基本情況統計.3.3.1統計數字匯集的主要用途及種類

主要用途有：1、它對了解情況，研究問題，總結經驗，可以提供系統的數據，往往成為制訂計劃、指導工作的依據和參考。2、它可以為舉辦展覽、報告會等宣傳教育提供典型材料。3、可以專門刊印，以便領導者和有關人員隨時使用，成為利用者常用的袖珍手冊。其類型主要有：綜合性匯集和專題性匯集兩種。3.3.2統計數據匯集的編寫方法

1、綜合性統計數字匯集的編寫方法。綜合性統計數字匯集是記載和反映一個地區、系統、單位全面情況的數字匯集。因此，使用數字涉及范圍較廣，篇幅也較大，包括多個方面情況的統計數字。一般由一個和若干分表組成。2、專題統計數字匯集的編寫方法。專題統計數字匯集是記載和反映某一個方面的基本情況的數字匯集。其數字匯集的范圍受到一定的限制，篇幅相對較小。一般不設總表和分表，用一種表格記載即可。4專題概要專題概要是用文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面的工作、生產或其他社會現象和自然現象的產生、發展變化的一種專題資料。其主要用途是向利用者集中地提供某項工作、生產和其他方面系統的專題歷史材料。如《畜牧業專題資料》、《歷年農業發展基本情況》、《xx縣礦產資源分布》、《xx縣歷屆人代會簡介》等。會議基本情況簡介（會議簡介）：是專題概要常用的形式之一。它利用會議文件簡要敘述會議過程、反應出每次會議基本情況的檔案參考資料。使用效果顯著。召開重要會議，決定大政方針，商議國家大事，對某些重大問題做出決策，是我國黨政機關、群眾團體進行領導活動和工作活動的重要方式。就日常機關工作而言，機關領導和工作人員為了籌備會議，總結工作經驗，也需要查閱有關會議文件材料。因此，編寫會議簡介頗受機關領導和業務部門的歡迎。會議簡介的種類

1、按會議內容性質主要分為：黨代會、人代會、政協會議、工代會、團代會、婦代會以及全體委員會或常委會，還有一些重要的