ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022015IDT

(:,)

2021-12-31發(fā)布2022-07-01實(shí)施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

組織背景

4…………………1

了解組織及其背景

4.1…………………1

業(yè)務(wù)法律及其他需考慮的因素

4.2、……………………2

界定的范圍

4.3MSR……………………3

領(lǐng)導(dǎo)作用

5…………………3

管理承諾

5.1……………3

方針

5.2…………………3

組織的崗位職責(zé)和權(quán)限

5.3、……………4

總則

5.3.1……………4

管理職責(zé)

5.3.2………………………5

執(zhí)行職責(zé)

5.3.3………………………5

規(guī)劃

6………………………6

應(yīng)對風(fēng)險和機(jī)遇的措施

6.1……………6

文件管理的目標(biāo)和規(guī)劃

6.2……………7

支持

7………………………8

資源

7.1…………………8

能力

7.2…………………8

意識和培訓(xùn)

7.3…………………………9

溝通

7.4…………………10

證明性文檔

7.5…………………………10

總則

7.5.1……………10

證明性文檔的控制

7.5.2……………12

運(yùn)行

8………………………12

運(yùn)行規(guī)劃和控制

8.1……………………12

文件過程的設(shè)計

8.2……………………13

文件系統(tǒng)的實(shí)施

8.3……………………15

績效評價

9…………………16

監(jiān)控測量分析和評價

9.1、、……………16

Ⅰ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

確定如何監(jiān)控測量分析和評估及其內(nèi)容

9.1.1、、,………………16

對于文件過程和文件系統(tǒng)運(yùn)行績效以及有效性的評估

9.1.2,MSR……………17

評估有效性

9.1.3……………………17

內(nèi)部體系審計

9.2………………………18

管理評審

9.3……………18

改進(jìn)

10……………………19

不符合項控制和糾正措施

10.1………………………19

持續(xù)改進(jìn)

10.2…………………………20

附錄資料性關(guān)于信息來源和支持組織背景分析需考慮因素的示例

A()……………21

信息來源

A.1…………………………21

需考慮的因素

A.2……………………21

參考文獻(xiàn)

……………………23

Ⅱ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南信息與文獻(xiàn)文件管

GB/T41207《()》、GB/T34112《

理體系要求和信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語共同構(gòu)成支撐文件管理的

》GB/T34110《》

系列國家標(biāo)準(zhǔn)

。

本文件使用翻譯法等同采用信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南

ISO30302:2015《()》。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任

。。

本文件由全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國人民大學(xué)國家檔案局天津師范大學(xué)中國科學(xué)技術(shù)信息研究所山東省計

:、、、、

算中心國家超級計算濟(jì)南中心高地知庫北京信息咨詢有限公司中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司

()、()、、

鄭州航富數(shù)波科技有限公司上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務(wù)云計算應(yīng)用技術(shù)國家工

、、

程實(shí)驗室有限公司

。

本文件主要起草人安小米白文琳聶曼影加小雙劉春燕蔡盈芳錢恒孫舒揚(yáng)王金祥

:、、、、、、、、、

張大鵬何芮楊安榮龐玲玲胡菊芳程序連樟文

、、、、、、。

Ⅲ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

引言

對文件檔案管理體系系列標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)及受益和相關(guān)術(shù)語進(jìn)行了詳細(xì)

GB/T34110()(MSR)MSR

說明對需考慮的因素進(jìn)行了詳細(xì)說明規(guī)定適用于組織在業(yè)務(wù)活動中形成和管理

;GB/T34112MSR,

文件的能力本文件則為提供了實(shí)踐指南本文件所稱文件1)等同于中文語境下的機(jī)關(guān)單位或

;MSR。“”

組織的文件和檔案

。

本文件在符合內(nèi)容的同時為組織內(nèi)實(shí)施提供了實(shí)踐指南本文件包含建立和

GB/T34112MSR。

維護(hù)的所有需考慮的因素的實(shí)施通常以項目的形式執(zhí)行一個能在如下情況實(shí)

MSR。MSR。MSR

施已經(jīng)有文件系統(tǒng)或項目的組織想要評審和改進(jìn)對這些系統(tǒng)或項目的管理或是組織首次規(guī)劃在文件

:,

生成和控制中運(yùn)用體系化和可證實(shí)的方法實(shí)施指南在上述情況下均適用

。。

組織決定實(shí)施之前需要初步評估現(xiàn)有文件和文件系統(tǒng)已經(jīng)識別重要改進(jìn)過程中需要解決的

MSR

風(fēng)險和機(jī)遇比如在改變主要信息技術(shù)平臺或外包一個高風(fēng)險的業(yè)務(wù)過程時采用就相當(dāng)于實(shí)

。,,MSR

施降低風(fēng)險的策略或者能為重大改進(jìn)提供一個標(biāo)準(zhǔn)化的管理框架如將文件過程與特定業(yè)務(wù)

。,MSR,

過程集成處理或改進(jìn)對于線上業(yè)務(wù)往來文件或使用社交媒體的業(yè)務(wù)的控制和管理

。

根據(jù)組織的規(guī)模性質(zhì)以及復(fù)雜度以及已經(jīng)實(shí)施的的成熟級別本文件能靈活進(jìn)行使用

、,MSR,。

每個組織所處的背景和復(fù)雜程度都是獨(dú)特的且組織的特定背景需考慮的因素還會對實(shí)施產(chǎn)生

,MSR

影響小型組織能對本文件中所描述的措施進(jìn)行相應(yīng)的簡化而大型或復(fù)雜的組織則可能需要一個多

。,

層的管理體系以有效實(shí)施和管理本文件中的各類活動

,。

本文件采用與相同的結(jié)構(gòu)說明了為滿足內(nèi)容而采取的措施以及如何

GB/T34112,GB/T34112,

以文檔記錄這些措施

。

第章解決了如何分析需求的問題通過此分析明確了的范圍并定義了實(shí)施

———4MSR。,MSR,

與其他管理體系的關(guān)系

MSR。

第章解釋了如何從最高管理者處獲取承諾此承諾在文件方針職責(zé)分配的實(shí)施規(guī)

———5。、、MSR

劃以及采納文件管理目標(biāo)中均能體現(xiàn)

。

第章解決問題這些問題在高等級風(fēng)險分析組織所處背景分析見第章以及可獲得的資

———6,、(4)

源見第章表現(xiàn)

(7)。

第章列出了所需的支持比如資源能力培訓(xùn)和溝通以及證明性文檔

———7MSR,、、。

第章解決了對將要實(shí)施的文件過程的定義或評審以及規(guī)劃的相關(guān)問題包括組織的背景需

———8。

求和范圍見第章文件方針見風(fēng)險分析見以及為了滿足文件管理目標(biāo)

(4)、(5.2)、(6.1)

見的實(shí)施過程中的資源需求第章解釋了宜為實(shí)施哪些文件過程和系統(tǒng)

(6.2)。8MSR。

第章和第章解決了績效評價以及改進(jìn)中的規(guī)劃目標(biāo)和需考慮的因素的相

———910GB/T34112、

關(guān)問題

。

對于中第章中的每一條本文件提供了以下內(nèi)容

GB/T341124~10,:

滿足所需的必要活動這些活動能按順序?qū)嵤┑渲幸恍┗顒有枰酝瑯?/p>

———GB/T34112———,

的背景分析并同步實(shí)施

;

對措施的輸入說明了措施實(shí)施的起始點(diǎn)且此輸入可能是上一措施的輸出

——————,;

根據(jù)中國檔案工作實(shí)際翻譯成文件等同于中文語境下的機(jī)關(guān)單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標(biāo)題上采用文件檔案便于檢索也便于維護(hù)文件檔案管理系列國際標(biāo)準(zhǔn)中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護(hù)已經(jīng)采標(biāo)的國家標(biāo)準(zhǔn)使用的連貫性和更廣泛推廣應(yīng)用

,。

Ⅳ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

措施的輸出這些輸出是實(shí)施措施后產(chǎn)生的結(jié)果或者能在整個活動過程中傳輸

——————,。

本文件的使用對象是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施和維護(hù)的負(fù)責(zé)人本文件也可用于幫助最高管理者在其所在

MSR。

組織建立文件管理體系定位其范圍以及實(shí)施的決策也可供負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施和維護(hù)的人員使用

,,MSR。

關(guān)于如何設(shè)計可操作的文件過程的概念來源于中給出的原則其他設(shè)計實(shí)施監(jiān)

GB/T26162—2021。、、

控和改進(jìn)文件過程控制和系統(tǒng)時宜使用的原則性工具的國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報告能與本文件在實(shí)施更加

、,

細(xì)化的業(yè)務(wù)要素中結(jié)合使用

MSR。

已經(jīng)實(shí)施的組織能在體系化的和可證實(shí)的方法指導(dǎo)下運(yùn)用本文件來開

GB/T26162—2021MSR

發(fā)組織管理文件的基礎(chǔ)設(shè)施

。

Ⅴ

GB/T41207—2021/ISO303022015

:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系

()

實(shí)施指南

1范圍

本文件描述了在設(shè)計和實(shí)施時需要進(jìn)行的各項活動中所規(guī)定的內(nèi)容沒

MSR,GB/T34112—2017

有改動和減少

。

本文件適用于不同規(guī)模的各類組織例如企業(yè)政府機(jī)關(guān)非營利組織等

(:、、)。

所有需要實(shí)施的組織遵循本文件

MSR。

注本文件是依據(jù)內(nèi)容制定的文件檔案管理體系實(shí)施指南宜與

:GB/T34112—2017()(MSR),GB/T34110—2017

和共同使用

GB/T34112—2017。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于

,;,()

本文件

。

信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語

GB/T34110—2017(ISO30300:2011,IDT)

信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求

GB/T34112—2017