文件材料與檔案鑒定工作規范

三明市檔案局陳莊麗一、標準的適用范圍：文件材料與檔案鑒定工作標準適用范圍是福建省的各級國家檔案館，以及機關、團體、企事業單位和其他組織中的文件材料和檔案的鑒定工作。二、什么是檔案鑒定工作：檔案鑒定工作是對文件材料和檔案的價值、使用狀況進行鑒別與判定的工作，它包括文件歸檔鑒定、檔案進館鑒定、到期檔案鑒定、重要檔案鑒定和檔案開放鑒定。（這5個方面的鑒定工作范圍。）（一）文件歸檔鑒定：2.鑒定原則：是要以單位職能活動為依據，從維護單位的歷史真實面貌和現實利用需求出發，通過分析文件材料的內容和文件材料之間的有機聯系，來鑒別、判定文件材料的價值和使用狀況.1.概念:文件歸檔鑒定是對各單位按照國家有關規定，對其在職能活動中形成積累的各種門類和載體的文件材料進行價值和使用狀況評估與鑒別，以確定文件材料是否歸檔，并判定歸檔文件材料保管期限、公開或控制使用的工作。3.鑒定要求：

（主要界定歸檔范圍、保管期限、文件有機聯系）（1）正確界定文件材料的歸檔范圍、凡是直接記錄和反映本單位主要職能活動的，具有查考利用價值的文件材料均屬于歸檔范圍。（2）根據歸檔文件材料內容的重要性，結構的完整性，記錄事物現實狀況及其原始憑證性，判斷歸檔文件材料的價值，正確劃分保管期限。檔案的保管期限依照國家有關規定劃分。（見國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定）（3）對于同一活動所形成的文件材料，在價值判定時應充分考慮其全部文件材料之間的有機聯系。（如：一次會議材料：通知、議程、請柬、領導講話、交流材料等要注意他們的有機聯系）（4）歸檔鑒定工作由單位的文書部門、業務部門和檔案部門共同完成。4、鑒定程序和方法

第一步是要根據國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求，制定本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門核準后執行；4、鑒定程序和方法

專業類型文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限表根據以下有關要求執行：會計檔案根據《會計檔案管理辦法》的有關規定執行；會計檔案鑒定是指判定會計檔案的真偽和價值的工作，這里我們主要是對會計檔案價值的鑒定，它是檔案機構會同會計機構對會計檔案保管期限的判定。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，其中定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年,5類。◆人事檔案根據《干部檔案工作條例》和《企業職工檔案管理工作規定》的有關規定執行；◆建設項目檔案根據《國家重大建設項目文件材料歸檔及檔案整理規范》的有關規定執行；◆科技技術研究課題檔案根據《科學技術研究課題檔案管理規范》的有關規定執行；◆其他專業類型檔案（如：公證檔案）根據相關專業主管部門制定的有關規定執行；4、鑒定程序和方法

第二步是文書部門和業務部門根據以上制定好的本單位文件材料歸檔范圍，來鑒別、確定應歸檔的文件材料。第三步是文書部門和業務部門按照以上制定好的本單位文件檔案保管期限表，逐份審查歸檔文件材料的內容、評價其現實使用價值和潛在社會利用價值，確定其保管期限。如：材料作者的地位和知明度的因素。有些材料，從內容上看，并沒有多少價值，但由于作者的社會地位顯要，從長遠的觀點看，對今后會有研究價值，對此一般應歸檔，永久保存。第四步是文書部門和業務部門按照《中華人民共和國保守國家密秘法》和《中華人民共和國政府信息公開條例》的有關規定，對需要公開和保密的文件材料做出標識，并說明控制使用的范圍及解密的期限等。4、鑒定程序和方法

第五步文書部門和業務部門應根據鑒定結論編制文件歸檔鑒定工作單。（見P55）第六步是檔案部門對文書部門和業務部門的歸檔鑒定結果進行復查，并在歸檔鑒定工作單上簽署意見。4、鑒定程序和方法

第七步是歸檔文件材料所對應的電子文本、以及照片檔案、磁性載體檔案的歸檔鑒定的要求、程序和辦法依照本標準，其具體技術要求按照國家有關規定執行；――電子文本檔案就根據《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關規定執行；――照片檔案根據《照片檔案管理規范》的有關規定執行；▲機關照片主要收集范圍：●記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片?！耦I導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片?！癖締挝唤M織或參加的重要外事活動的照片?！駟挝恢宋锏恼掌??！衿渌哂斜４鎯r值的照片?！掌谋９芷谙蓿壕褪怯谰?、長期、短期三種。要注意的一點，就是對于同一活動中形成的照片檔案，其保管期限應與有密切聯系的文字檔案的保管期限相一至。一般都是劃為永久和長期。――磁性載體檔案根據《磁性載體檔案管理與保護規范》的有關規定執行。一般也是永久和長期保管的。練習——文件材料劃分歸檔和不歸檔以及保管期限。題目：單位：市工業局材料：⑴《市政府辦公室關于啟用市民族工作協調委員會印章的通知》［］［］不歸檔⑵《市工業局2007年工業工作情況的總結》［］［］歸檔永久⑶市工業局XXX局長參加省2007年工業會議帶回來的會議文件［］［］歸檔30年10年（二）檔案進館鑒定1、概念：檔案進館鑒定是指檔案館對屬于檔案館收藏范圍的檔案（包括接收的、征集的、捐贈的檔案），在進館前進行的價值鑒別和質量認定，以確定其收藏價值的工作。2、鑒定原則，要以積累和保存國家檔案資源為目的，從保存歷史面貌和社會長遠利用需求出發，根據檔案價值、館藏結構并參考同類檔案數量對屬于檔案館收藏范圍的檔案（包括接收、征集、捐贈檔案）進行價值鑒別和質量認定。3、鑒定要求：在體現單位基本職能活動和歷史連續性，以及保持檔案之間有機聯系的基礎上，全面審查接收進館檔案的完整狀況、整理情況、載體質量等，分析、評估進館檔案的完整性和系統性，及其現實價值和潛在社會利用價值。（二）檔案進館鑒定

4、鑒定程序與方法：第一步，要根據《檔案館工作通則》和《全國檔案館設置原則和布局方案》的有關規定，以及社會利用需求，我們檔案部門要編制檔案館收藏范圍、接收名冊；制定接收、征集工作計劃，明確檔案接收質量和價值要求。目前檔案館收集范圍省檔案局已制定新的標準，《福建省檔案局關于印發國家綜合檔案館收集檔案資料范圍暫行規定的通知》各館要制定本檔案館的接收范圍。這里就不講了。第二步，檔案移交單位逐件（卷）對準備移交進館的檔案進行鑒定，并向檔案館提供進館檔案情況說明，其內容包括移交檔案的數量、內容、質量、價值的說明，檔案開放、控制使用意見，涉密檔案的解密意見等。

▲質量：含有案卷中的紙質破損情況、字跡褪變情況、裝訂情況和各種目錄的抄寫是否準確等。

▲價值：一般在檔案進館鑒定這個環節，主要是對短期檔案的鑒定，看它是否還有保存價值，有價值就接收，無價值就不接收。是否有價值依據仍是國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求判定價值。

第三步，檔案館按照接收計劃并依據各單位文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，對移交進館的檔案進行抽樣鑒定，并填制檔案進館鑒定工作單。（見P56）第四步，有關移交單位應根據檔案進館鑒定中所提出的意見，對移交進館檔案存在的問題進行整改后，向檔案館移交。（整改非常重要各單位一定要重視。）第五步，參照國家有關規定，檔案館應對征集和捐贈的檔案進行價值評估與判定，編制征集、捐贈檔案目錄，并標明保管期限。第六步，是根據檔案進館鑒定的結果，檔案館接收部門填寫檔案進館鑒定意見書（見P57）㈢到期檔案鑒定1、概念：到期檔案鑒定是指檔案館和單位對其所保存的己滿保管期限的檔案進行價值鑒別，以確定其存留或銷毀的工作。這項工作對檔案館來說是很艱巨的。2、鑒定原則：是以優化檔案館（室）藏為目的，從現實和潛在檔案利用需求出發，兼顧檔案館（室）藏的數量、結構，檔案內容、形成時間等因素，鑒別已滿保管期限檔案的保存價值。比如：全宗檔案數量極少，根本不能反映該單位的歷史面貌，在各種情況下，為了盡可能多地反映該單位的工作活動，就要多保留或全部保留。這種做法，不決定于檔案價值的本身。3、鑒定要求：這很關鍵，要全面分析需要鑒定的立檔單位的歷史和檔案現狀并根據檔案利用需求、檔案來源、內容、形成時間和數量等特征，結合效益原則，準確鑒別到期檔案中確無繼續保存價值的檔案。如：6幾年前各單位的檔案材料不齊全完整，因此，在鑒定工作中，要注意這部份檔案鑒定后要作為銷毀的檔案材料，一定要慎重考慮。全面分析不能輕易銷毀。㈢到期檔案鑒定

4、鑒定程序與方法：因到期檔案鑒定有兩部份，一是各單位的檔案室到期檔案鑒定；另一個是檔案館的到期檔案鑒定。（1）單位的檔案室到期檔案鑒定（主要是保管期限在30年以下的檔案）第一步，要制定檔案室到期檔案鑒定工作計劃，（計劃內容包括到期檔案的數量、種類、鑒定的標準、工作分工、時間進度等）。第二步，各單位成立檔案鑒定工作小組，負責到期檔案的鑒定工作，小組要由檔案部門、文書部門和業務部門的相關專業人員組成。第三步，檔案鑒定工作小組對已滿保管期限的檔案逐件進行鑒別，判定其是否仍然具有保存價值。（這部份，也盡量逐件、逐件進行鑒別。）第四步，單位檔案鑒定工作小組在鑒定工作結束后，編制到期檔案鑒定工作報告，由本單位負責人審批后，報同級檔案行政管理部門備案。第五步，編制經批準同意銷毀的檔案清冊（見P58）（這也要逐件、逐件進行填寫）。（2）檔案館到期檔案鑒定第一步，要制定檔案館到期檔案鑒定工作計劃，（計劃內容包括到期檔案的數量、種類、鑒定的標準、工作分工、時間進度等）。第二步，檔案館應成立檔案鑒定工作委員會和檔案鑒定工作小組，是負責館藏到期檔案鑒定工作，檔案鑒定工作委員會可由檔案、史志、社會、經濟、文化等方面的專家組成。還包括鑒定某全宗檔案時這個全宗單位人員參加。第三步，檔案鑒定工作小組對已滿保管期限的檔案逐件進行鑒別，判定其是否仍然具有保存價值。（如：年代的因素，檔案越久遠，檔案越稀少，越難尋得，其價值就越高，對此一般應加以保存。這部份，同樣要逐件、逐件進行鑒別，按一卷一卷的鑒定也是不行的。）第四步，檔案館檔案鑒定工作小組在鑒定工作結束后，編制到期檔案鑒定工作報告，由檔案館鑒定工作委員會負責審查，必要時征求檔案形成單位的意見，報同級檔案行政管理部門批準。到期檔案鑒定工作報告的主要內容是：鑒定的依據、被鑒定的檔案全宗（單位名稱）、年度、檔案數量、鑒定情況、處理意見、鑒定人、鑒定小組成員簽名等。第五步，編制經批準同意銷毀的檔案清冊（見P58）；第六步，依據程序銷毀已鑒定無保存價值檔案，對確定留存的檔案進行規范整理。（四）重要檔案鑒定1、重要檔案鑒定：指檔案館根據國家有關規定，對館藏永久保存檔案的價值進行鑒別，以確定館藏重要、珍貴檔案的工作。2、什么是重要檔案：重要檔案是指在不同歷史時期形成的，反映某一區域政治、經濟、社會、文化、歷史等方面內容，對國家和社會或某一區域具有典型意義和較高研究、利用價值的各種門類和載體的檔案。（四）重要檔案鑒定3、重要檔案的具體標準：第一，反映某一時期、某一區政治、經濟、軍事、文化、外交、科技、教育、藝術及社會生活等方面的重大變化、重大事件、重大活動、重要人物的主要信息、或者具有鮮明地方特色。如：非典檔案、民間民俗檔案等。第二，檔案形成年代較久遠或形成于某一重要歷史階段并具有典型意義。如：民國時期檔案等。第三，書寫技術和載體具有獨特風格和典型意義。詳細的重要檔案范圍可見《福建省國家檔案館重要檔案劃分指南》（P7）把它歸納起來就是：清代的，民國的，新民主主義革命時期的，建國后的反映區劃、機構情況的；重大事件、活動的；反映黨和國家領導人和著名人物的；反映閩臺、華僑、不同民族情況的；納入世界、中國歷史文化遺產和非物質文化遺產項目的（物質文化遺產是由博物館保存）；具有重要文物價值的紙質和非紙質檔案。（五）檔案開放鑒定：1、概念：檔案開放鑒定是檔案館和有關單位根據國家有關規定，分析檔案內容，判定其是否向社會開放，并對涉密檔案進行解密和劃控的工作。2、開放鑒定的目的：是以滿足社會對檔案的需要，保障公民、法人和其它組織利用檔案權益。保護國家秘密、個人隱私為目的，所以我們要分析鑒定檔案內容，判斷其是否可以向社會開放。（五）檔案開放鑒定：

3、檔案開放和控制的范圍：（1）開放：根據《中華人民共和國檔案法》第二十條規定：（一）中華人民共和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案；民國時期的檔案和革命歷史檔案），自本辦法實施之日起向社會開放；（二）中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年向社會開放；（三）經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。前款所列檔案中涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案，經上一級檔案行政管理部門批準，可以延期向社會開放。3、檔案開放和控制的范圍：（2）控制：根據國家檔案局、國家保密局《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》中第七條各級國家檔案館保存的中華人民共和國成立形成滿三十年的已解密的檔案和未定密級的其它檔案，凡涉及下列內容的應當控制使用：

（一）涉及我黨和國家重大問題、重大政治事件尚未作出結論的、不宜公開的，對社會開放會影響黨內團結、黨和國家機關工作正常開展的檔案；（二）涉及各級黨和政府領導人及社會各界著名愛國進步人士的政治歷史評價及工作與生活中不宜公開的，對社會開放有損個人形象人格尊嚴和聲譽的檔案（2）控制（三）涉及我黨和國家秘密工作的組織關系、工作方法、策略手段、情報來源的，對社會開放會使保護黨和國家安全與利益的措施、手段的可靠性降低或者失效的檔案；（四）涉及我黨和國家及其領導人與外國政黨組織及其領導人之間秘密關系的，對社會開放會影響兩黨、兩國正常關系以及其它對外關系的檔案：（五）涉及民國時期敵特機關破壞我黨地下組織的。為進行策反純屬捏造的，對社會開放會損害我黨和國家及其領導人形象的檔案；（六）涉及領土、邊界中敏感問題和戰略部署、國防設施、軍事要地、軍品貿易、軍工科研及生產的，對社會開放不利于維護國家主權和領土完整，危害國家的戰略防御能力的檔案；（七）涉及民族糾紛、民族矛盾和宗教、統戰、僑務工作中內定的方針、政策的，對社會開放會影響民族團結、社會穩定和不利于國家統一的檔案；（八）涉及國內行政區域之間的邊界問題，對社會開放后可能激發邊界糾紛、影響社會穩定和人民團結的檔案；（九）涉及準確記載風俗民情，對社會開放后可能對敵軍事、經濟戰略，或損害民族形象的檔案；（十）涉及我國科學技術的關鍵技術訣竅、傳統工藝、配方、重要資源的，對社會開放會削弱我國經濟、科技實力或使國民經濟遭受損失的檔案；（十一）涉及與國外科技交流、經濟合作、貿易往來、外事工作中內部掌握的政策、策略及對具體事件的處理意見、方案的，對社會開放會使我國在對外活動中處于不利地位或在政治上造成被動、經濟上造成損失的檔案；（十二）涉及外國在華機構形成的，對社會開放會引起檔案所有權糾紛的檔案；（十三）涉及著作權、發明權、專利權的，對社會開放會造成侵權訴訟并有損國家利益的檔案；（十四）涉及尚有法律效力的中外產權、債權，對社會開放會引起外事糾紛并有損國家利益的檔案；（十五）涉及司法、監察、紀檢及組織人事工作中對有關人員違紀違法的調查與具體審理情況的，對社會開放造成不良政治影響或不利于審理人員及舉報人等人身安全檔案。（十六）涉及公民隱私的，對社會開放會損害公民聲譽和權益的檔案；（十七）涉及臺、港、澳、同胞和海外華僑中愛國進步人士的，對社會開放會損害其聲譽和權益的檔案；（十八）涉及民國時期軍、警、憲、特組織及人員方面的，對社會開放在一定時期內可能對某些方面帶來不良影響的檔案；（十九）機關、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案；（二十）除上述范圍外，其它影響黨和國家利益的檔案。共有20條對檔案內容要劃控不能開放的檔案。但要做好報請審批手續工作。

（3）三明市檔案館在開展開放鑒定的實踐中，遇見控制使用的材料較多的有以下幾個方面材料需要控制使用：

一是市委常委（黨組）會議記錄和市委辦公會議記錄；

二是保密機關的具體保密辦法與措施；三是不利于世界和諧、民族團結和國家統一的材料；四是涉及有關方面的內部政策、策略及對事情的具體的處理意見、方案等；五是信訪材料中涉及檢舉揭發個人的材料；六是組織、監察、紀檢、司法工作中不宜公開的材料；七是涉及機關、社會組織、企事業單位、個人財產和合同糾紛方面材料；八是機關、社會組織、企事業單位或個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案等。（3）三明市檔案館在開展開放鑒定的實踐中，遇見控制使用的材料九、涉及個人隱私的檔案

涉及個人隱私的檔案包括：

（A）有關當事人流行病、性病、精神病和殘疾等健康情況，對當事人有負面影響的個人政見、品德評判情況，及含當事人家庭成員信息的各類登記表、調查表、履歷表等文件；（B）有關當事人的姓名、藉貫、年齡、性別、職務、政治面貌、家庭地址、電話、職業、文化程度、婚姻、信仰、愛好、財產、收入等情況；（知青檔案）