6時間管理小故事有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快。”同伴說：“嗨，你當然不知道，在這個緊要關頭最重要的是我要跑得比你快。”《匆匆》——朱自清“洗手的時候，日子從水盆里過去；吃飯的時候，日子從飯碗里過去；默默時，便從凝然的雙眼前過去。我覺察他去的匆匆了，伸出手遮挽時，他便從遮挽著的手邊過去；天黑時，我躺在床上，他便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過。

等我睜開眼和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩著面嘆息。但是新來日子的影子，又開始在嘆息里閃過了。”你的時間夠用嗎？美國專門研究時間管理的學者麥肯斯對100名經理人的調查結果表明：僅有1人認為有足夠的時間，99%的企業家都處在巨大的時間壓力之下；

10人認為需要10%的額外時間；

40人認為需要25%的額外時間；其余的人認為需要多于50%的額外時間。你的時間夠用嗎？據一位廠長統計，平均每天約有36%的時間用于召開或參加會議；20%的時間用于批閱處理各類文件；30%的時間用于到一線檢查工作、聽取匯報和接待來賓；14%的時間用于職工來訪；平均每天工作10個小時以上。具體、繁瑣的事情牽涉了他們太多的時間和精力，使他們疲于奔命，窮于應付。美國管理學家德魯克：“高級主管能自由運用的時間，大概只有四分之一。就是說，他只有四分之一的時間用在重大的事務上，能用在有所貢獻的事務上，能用在他應該做的事務上。”他們有四分之三的時間不能自行控制，他們往往身不由己，工作常常被他人打斷。時間的價值◆達爾文的捍衛者，英國博物學家赫婿黎：

“時間是最不偏私的，給任何人都是二十四小時，同時時間是最偏私的，給任何人都不是二十四小時。”

◆時間具有有形和無形的價值。◆浪費自己的時間，等于是慢性自殺。◆浪費別人的時間，等于是謀財害命。

事實上：●時間對每個人都是平等的；●每個人都有相同的時間；●但時間在每個人手里價值卻不同。

你的時間價值幾何？你的時間價值是多少，你計算過嗎？請根據下表來計算一下你的時間價值：

年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83何謂時間管理？時間管理

是在日常事務中執著并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。

◆時間就是生命，時間就是金錢。◆人們往往是重視生命，樂于理財，而忽略了時間管理。◆善用時間，就是善用自己的生命!時間管理的目的時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關的工作，達到“三效",即效果、效率、效能。（1）效果——是確定的期待結果；（2）效率——是用最小的代價或花費所獲得的結果；（3）效能——是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。

時間管理理論的歷史演進第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。這一理論的最大缺點，是沒有“優先”概念。雖然每作完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標。所以，所完成的事必要而非重要的事。它是積極的，但卻是被動的；它是一種良好的習慣，但未必是科學的方法。第二代理論強調的是計劃與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。這一代理論使人的自制力和效率有所提高，能夠未雨綢繆，不只是隨波逐流，但是對事情仍沒有輕重緩急之分。第三代理論是目前最流行的，講究優先順序的觀念，也就是依據輕重緩急設定短、中、長期部標目標，再逐日訂立實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這一代理論雖然有了很大的進步，講究價值觀與目標，但過分強調效率，把時間崩的死死的，反而會產生副作用，使人失去增進感情、滿足個人需要及享受意外的機會；拘泥于逐日規劃行事，視野不夠廣闊，糾纏于急務之中，難免因小失大，像是拾到芝麻丟了西瓜。第四代理論是前三代理論的基礎上，兼收并蓄，推出陳新，以原則為重心，配合個人對使命的認知。將事情分成重要緊急、重要不緊急、不重要緊急和不重要不緊急四類，當事情進來，先歸類判斷是屬于哪一類，就知道要不要花時間或花多少時間是合宜的。

每天的可運用時間段◆大塊時間：◆零碎時間：◆固定時間：◆安靜時間：◆彈性時間：

◆交通時間：時間的劃分（1）工作或學習時間

時間用在工作，或用在學習上，稱為工作或者學習時間，它是為了謀生以及充實生活。（2）休閑時間

休閑時間包括休息、睡眠及體育活動。要養成一種良好的睡眠、休閑以及運動的習慣，才能把每一個人的身體狀況調整到最佳狀態。（3）家庭時間

家庭是你休息最佳的避風港，只有家人與你沒有所謂的利害關系。（4）個人時間

個人時間是用來修身養性、充實自我的，是完全屬于個人獨自享受的時間。個人時間就是自己跟自己約會的那種時間。（5）思考時間

思考時間就是思考未來的時間。思考時間可著重用在計劃自己未來的發展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正確，是不是值得等。一個活到72歲的美國人一生的時間分配睡覺

21年

工作

14年

個人衛生

7年

吃飯

6年

旅游

6年

排隊

5年

學習

4年

開會

3年

打電話

2年

找東西

1年

其他

3年

柳比歇夫時間管理法

（時間管理的記錄統計法）柳比歇夫時間管理法是蘇聯昆蟲學家柳比歇夫56年如一日，對個人時間進行定量管理而得名的。這種方法建立在數字統計的基礎之上，重點是對耗費時間的記錄進行分析，使人們能正確認識自己的時間利用狀況，并養成管理自己時間的習慣。要想管理自己的時間，首先要了解自己時間的消費狀況，這就需要把自己的時間消費如實記錄下來，經過分析，從中找出浪費時間的因素，對癥下藥，制訂出消除這些因素的措施，達到管理時間的目標。柳比歇夫時間管理法的注意要點是：保持時間記錄的真實性、準確性。真實是指工作現場的記錄，而不是補記的。準確是要求記錄的誤差不大于15分鐘，否則記錄就無使用價值。切勿相信憑記憶的估計，人對時間這種抽象的記憶是十分不可靠的。選擇的時間記錄區段要有代表性。及時調整時間分配計劃。在檢查時間記錄時，要找出上一時間計劃時間與實耗時間的差，并以此為根據，對下一段的時間耗用予以重新分配。堅持就是成功。優先順序矩陣法

柯維領導中心創始人史蒂芬·柯維：優先順序=重要性※緊迫性

重要的事ⅡⅣ1、危機事件2、顧客投訴3、出席重要會議4、接待貴賓5、擬訂工作目標6、討論人事任免事宜7、走訪慰問客戶8、體檢9、接待不速之客10、未預約電話11、邀請列席某個會議12、同學臨時宴請13、給學生調查問卷回復14、參加社區的游園活動15、閱讀下屬單位的月報16、視察廠區環境ⅠⅢ不重要的事緊迫的事不緊迫的事時間如何配置？不合理的時間配置明智的時間配置

Ⅰ—45%Ⅱ—5%Ⅳ—15%

Ⅲ—35%

Ⅰ-20%

Ⅱ-65%

Ⅲ—15%

Ⅳ1%

80/20時間管理法80/20時間管理法的原理：通常情況下，重要的事物只占少數約20%，瑣碎的事物或次要的事物占多數約80%。倘若能掌握并做好那些的只占20%的重要的少數事物，則能獲得80%的成效；但若是將經歷放在那些占80%的瑣碎的或次要的多數事物上，那么，最多只能獲得20%的成效。同樣，只要把80%的時間和精力用在20%的工作上，往往能取得事半功倍的效果。

80/20原理示意圖：80%的時間20%的時間20%的成效80%的成效瑣碎的多數事物重要的少數事物生產生產

ABC時間管理法◆分類——分析自己要做的工作，對每項工作逐次提出三個問題：（1）能不能取消這項工作？（2）能不能與其他工作合并？（3）能不能用簡單的東西代替？在前一天晚上將第二天工作劃分為特殊工作和日常工作兩類。特殊工作是那些必須做的工作分成，可分為ABC三類。A類約占工作的20-30%。列入A類的工作事項必須同時具備有效性、關鍵性、重要性、迫切性，這類工作完成與否事關重大，影響全局；B類約占工作的30-40%，在重要性和迫切性上不如A類，也不會產生嚴重后果；C類約占工作總量的40-50%，這類事項部重要也不迫切。一般來講，處理A類工作應占全部工作時間的60-80%。◆排序：確定ABC類工作的進行順序，填入ABC工作分類表中。◆實施：將全部精力先投入A類工作，直至完成或取得預期效果后，轉入B類工作。C類工作不必親自去做，可安排下屬去做。如果這類工作屬于催辦事項，可列入B類。◆檢查：定期或不定期檢查一下自己制作的ABC分類表記錄，發現問題，及時解決。浪費時間的內在與外在因素

◆內在因素應付危機計劃欠妥貪求過多事必躬親條理不清欠缺自律無力拒絕做事拖延協調不力會議太多……◆外在因素電話干擾不速之客用人不當社交活動權責混淆溝通不良進度失控資料不全會議耽擱文件復雜工作擱置……錯誤的行事優先順序

先做（→后做）后做（→先做）·喜歡做的事·懂得做的事·容易做的事·已排定時間的事·已經籌劃的事·別人的事·緊迫的事·花少量時間即可做妥的事·與自己有利害關系的人的事·先發生的事·不喜歡做的事·不懂得做的事·不容易做的事·未排定時間的事·未經籌劃的事·自己的事·不緊迫的事·花大量時間才能做妥的事·與自己無利害關系的人的事·后發生的事時間管理法則：克服拖延的的習慣

(1)要有良好的組織；

(2)由重要的事情開始著手工作；

(3)建立一個報酬時間表；

(4)培養緊急的意識；

(5)以快節奏工作；

(6)一旦開始，不要停止；

(7)訂出一段特定的時間工作；

(8)從最糟的事情開始；

(9)詳細的計劃；

(10)不可找借口；

(11)設定截止期限；扁鵲醫術最差？魏文王問名醫扁鵲說：“你家兄弟三人，哪位最善于醫術？”扁鵲答復說：“長兄最佳，中兄其次，我最差。”魏文王說：“為什么會是這樣，你能說明白一些嗎？”扁鵲答復說：“我長兄治病，是消除病癥于未發生之前。別人根本察覺不到病癥，所以他的名氣只有我們家才知道，根本傳不出去。我中兄治病，是治于病情初起之時。一般人以為只是小病，所以他的名氣不大，只有本地人才知道他。至于我扁鵲治病，是治于病情最重之后。別人看到我割肉切骨、皮膚敷上毒藥等大動作，因此聞名于天下。比起我長兄與中兄，我的醫術是最差的。”魏文王說：“你說得很有道理。”分析：最好的控制就是避免失去控制長兄——事前控制；中兄——事中控制；扁鵲——事后控制。杜邦公司前總裁CrawfordGreenwalt:“每花費一片刻時間做計劃，可以幫你節約3倍或4倍的執行時間。”提高生產力

（1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收獲，牢記播種與收割定律；（2）養成環境及桌面整潔的習慣；專注工作的焦點，專心工作；（3）用一整段的時間工作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要的事；（4）要有堅忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會浪費時間；（5）工作中斷時，要有“回去工作”的驅動力；（6）要有完成工作、結束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結果；（7）維持高生產力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產力自然會提高；（8）集中能力于自己的優點上，發揮自己的專長；（9）設定完成工作的期限；（10）達成對別人的承諾。韓非子：下君，盡己之能，中君，盡人之力，上君，盡人之智。有效的項目管理組織和執行能力：(1)多重的工作計劃：若您越能做多重的工作計劃，即代表您的能力越強；(2)規劃和組織：事先一定要有很好的規劃及組織；(3)定義理想的結果：譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果；(4)設定完成期限：任何事情一定要設定一個期限來完成它；(5)列出完整的工作清單；(6)判定限制的步驟：看看哪些事情會影響結果，想辦法解決；(7)多重工作計劃的管理可依循序法或并行法進行；(8)指派和授權：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔，有些事情一定要指派給別人；(9)檢核：當事情指派給別人時，一定要記得檢核，檢視對方是否有依照自己的理想去做；(10)風險預估和替代方案：要評估風險，若失敗的話是否有其它方案可以替代。一個欠缺自知自明的人勢必事必躬親；一個事必躬親的人勢必欠缺自知自明。墨非定律：(1)凡是可能出錯的都會出錯；(2)每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方；(3)不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；(4)不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預算；(5)您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。崔西定律(1)任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；

(2)簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。

有效習慣管理

時間管理的習慣

1.守時守約的習慣

2.隨時記下“靈感”與點子的習慣

3.專心的習慣

4.整潔與歸檔的習慣

5.承認不足和不能的習慣

6.按部就班有規劃的習慣

7.累積資源的習慣

8.正向積極思考的習慣猴子管理

時間管理中著名的“猴子”這一概念是由美國的肯尼?布蘭查德（KennethBlanchard）、威廉?奧肯(WilliamOncken)、豪爾?伯羅斯(HalBurrows)在其名著《一分鐘經理碰上猴子》(TheOneMinuteManagerMeetstheMonkey)一書中提出的。“猴子”已經成了“接手他人的當然責任”的代名詞。

問題：

為什么有些經理人總是覺得時間不夠用，而他們的下屬卻老是沒有工作做？

誰托著“猴子“？

一個老板在經過走廊時，碰到一位下屬，他說：“老板，早安！我能不能和你談一下？我碰到一個問題。”

老板認為必須去了解屬下的問題，于是站在走廊上聽他詳細敘述問題的來龍去脈。老板專心地聽他述說。當最后他舉起手來看手表時，原以為短短的五分鐘時間，竟然是三十分鐘。走廊上的討論，耽誤了老板到達目的的時間。老板認為下屬談的這個問題只能由老板自己決定，老板必須介入這件事，但現在老板所獲得的資訊并不足以作成任何決策。

于是老板說：“這是個很重要的問題。但是我現在沒有足夠的時間與你討論，讓我先考慮一下，回頭再找你談。”然后，二人各自離開公司。分析：

作為一個旁觀者，你看到了什么：為此，猴子管理要注意一下幾點：

（1）猴子生病了，要找出治病的辦法。

（2）這是誰家的猴子，猴子由執行者喂養。

（3）替猴子保險，給予建議，立即行動。

（4）定期檢查猴子的身體。7

授權技巧資治通鑒：楊融諫諸葛亮蜀漢丞相諸葛亮常常親自審核文書。主薄楊融徑自走進丞相府，向諸葛亮勸諫說：“治理政務有一定的體統，上下的官員不能逾越自己的權責而互相侵擾。讓我用主持家務給您作個比方：現在有這么一個家的主人，派男仆管耕稼，女婢負責燒飯，雞主理報曉，狗專門吠叫防盜，牛運載重物，馬走遠路從事接送。家里事無巨細都有了著落，主人的需要全然獲得滿足。因此，主人乃從容自在，高枕無憂，平時只是吃喝玩樂而已。忽然有一天，主人要親自包攬所有的家務，不再將它們分別委任給男仆、女婢、雞、犬、牛、馬去分別掌理。在這種情況下，主人遂耗費自己的體力，處理瑣碎的事物，弄得身體疲憊，精神困倦，到頭來一事無成。難道這是因為主人的智力不如奴婢雞犬嗎？事實上，這是因為他失去作為主人的規矩啊！所以古人說：‘坐著論道的人，叫做王公；起身執行的人，叫做士大夫。’基于此，漢宣帝的丞相丙吉在出巡途中，遇到人橫死路中的事不予過問（認定那是縣令、府尹管轄范圍內的事），但對牛只猛烈喘氣的事卻憂心忡忡（認為這是氣候反常，生態失調，屬于他分內的事）；漢文帝的丞相陳平刻意不肯了解錢轂的數目，反而說：‘錢轂的事自有專人負責。’他們確實懂得：不同職位的人應分別掌理不同職務的這種規矩。現在您治理政務，卻親自動手審核文書，累得整天汗流浹背，這樣不是太過辛勞了嗎？”諸葛亮聽了這段話之后，向楊融表示謝意。楊融過世的時候，諸葛亮哭了三天。

分析與討論：

你如何看待諸葛亮的“勤政”？授權的好處·減輕工作壓力，騰出時間做較重要的工作·為部屬提供訓練，令部屬感到受重視，考驗部屬之工作能力·增進管理能力，改善決策之素質，提升管理效率·培養接班人及創造臨時替身·解決勞逸不均之問題·減輕工作之倦怠感·增強個人之影響力阻礙領導者授權的原因1.領導者不會授權。即領導者不知道應把哪一部分權力授予下級，或者雖然知道要授權，但卻不懂得如何授權。這是領導藝術與領導水平問題。2.領導者不敢授權。一是擔心授權后下屬濫用權力；二是擔心授權后下屬做錯事或把事情辦糟，影響自身形象。3.領導者不愿授權。有些領導者過分地相信自己的能力、水平和經驗，總認為自己什么事都能辦好，不愿將得心應手的工作授權給下屬。4.領導者害怕授權。少數領導者畏懼下屬的潛力，擔心一旦授權后其才能借機得到充分發揮，工作表現出色而被上級領導賞識，影響自己的發展，給自己樹立一個職務上的競爭者。5.領導者忌諱授權。極少數領導者有強烈的權力欲望。只有事事親自決定，才覺得是權力的有效運用，才能顯示自己是有權力的人。因此，不要說授權，就是下屬職責范圍內的事也要插手。這是具有權力欲望的心理特征，也是授權的重大障礙。

案例：責任之歸屬王慧是你手下的一名基層主管，負責處理公司一切有關房屋抵押及投保事務。數星期前，她從國外度假回來，發覺急待處理的工作堆積如山。這包括若干重要的報告逾時未編妥、文件歸檔錯誤、以及工作記錄填寫不周等。就在王慧清理堆積如山的工作過程中，她忽視了一份價值三百萬元的火災保險續約通知書，因此保險公司就在寬限期過后一星期取消了該份合約。誰知直到其后兩星期一場大火毀滅了原先投保的房屋時，王慧才在檔案中發現保險公司的續約通知書。但此時該保險顯然已喪失時效。一場訴訟將隨之展開。由于你方敗訴的機會甚大，因此即將蒙受一筆巨額的損失。這件事不但令你氣惱，而且也令你的上司難堪。你明知整個事件都是因為王慧未能及時處理保險公司續約通知書而起，但你卻要承受上司指責之后果。如今，上司已通知你明天一早去向他說明原委。你將怎么辦？請評估以下諸種對策，并編排它們的優劣順位：（1）

帶同王慧一起去說明原委并接受指責。（2）

為王慧的疏忽負起全部責任。（3）

向上司提議開除王慧。如何有效授權授權的三個要素：指派責任（授權人的責任并未減少）授予職權（該權力與指派的責任相稱）要求反饋（對權力的使用進行控制）授權的技巧（1）明確授權范圍及其責任。

授權是在領導者職權范圍內根據工作內容、性質等有選擇的部分授權，而不是將自己的所有職權全部分授給下屬。首先要明確不能授權的事項其次要確定可以授權的事項范圍一般情況下要賦予并保證被授權者的權利與相應的責任，同時，授權者（領導者）必須負起領導責任，領導責任是無法委派的，也不能讓被授權者負擔。適合授權之事項

例行性的事非做不可的事瑣碎的事需具備特殊技能才能做妥的事你厭煩的事你喜愛的事不應授權之事項部屬力所不逮的工作儀式性的事目標的設定政策的擬定特定的人事問題績效評估紀律行動獎賞排難解紛士氣的維護危機處理機密事項

（2）對被授權人的成熟度、能力要了如指掌

授權給被授權人，是為了更好地完成工作任務，否則，必然影響到工作目標的實現，也會直接影響到領導者的威信。領導者在授權前必須根據授權事項的特點和要求：首先考慮被授權人的身份和資格；其次要全面考察被授權人的綜合素質情況包括品德修養、知識儲備、業務能力、分析問題和解決問題能力、身體健康狀況等。再次是看其有無工作經驗以及應急處理能力等。（3）授權方式方法應靈活

領導者要根據授權事項的內容和特點、被授權人的成熟度、能力等，確定授權的程度、方式、方法。對非重要性工作，可以采用完全授權法；對重要性工作，可能影響到全局的工作，可以采用部分授權法。領導者還可以采取單項授權、定時授權、制約授權等方法，通過機動靈活地授權，確保授權事項能夠達到預期目的，防止出現紕漏或權利失控等。謹防反授權所謂反授權就是指下級把自己所擁有的責任和權利反授給上級，即把自己職權范圍內的工作問題、矛盾推給上級，授權上級為自己工作。這樣便使上級領導被下級牽著鼻子走，處理一些本應由下級處理的問題，使上級領導在某種程度和某些方面淪落為下級的下級。對此，如果不警惕，不僅使上級領導工作被動，忙于應付