第三章會計電算化基本要求第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度第二節(jié)會計核算軟件的要求第三節(jié)會計電算化崗位及其權限設置的基本要求第四節(jié)計算機替代手工記賬的基本要求第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度為了加強對我國會計電算化工作的管理，財政部制定并發(fā)布了〈會計電算化管理辦法〉1994年7月〈會計核算軟件基本功能規(guī)范〉1994年7月〈會計電算化工作規(guī)范〉1996年6月〈會計基礎工作規(guī)范〉1996年6月〈會計檔案管理辦法〉1999年1月

這些法規(guī)制度的制定，一方面有力地促進了我國電算化工作的健康、規(guī)范地發(fā)展；另一方面也有力地指導了廣大企事業(yè)單位的會計電算化工作的順利開展。第一節(jié)會計電算化法規(guī)制度第二節(jié)會計核算軟件的要求一、會計核算軟件的基本要求（1）會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。（2）會計核算軟件應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。（3）會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。第二節(jié)會計核算軟件的要求（4）會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。（5）會計核算軟件應當符合GB/T1985-《信息技術-會計核算軟件數(shù)據接口》國家標準的要求。（6）會計核算軟件在設計性能允許使用范圍內，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。（7）會計核算軟件應當具有在機內會計數(shù)據被破壞的情況下利用現(xiàn)有數(shù)據恢復到最近狀態(tài)的功能（8）單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應當建立相當?shù)膶徟掷m(xù)。（9）會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務二、會計數(shù)據輸入功能的基本要求會計數(shù)據的輸入方式包括鍵盤手工輸入、軟盤輸入和通過網絡線路傳輸?shù)刃问健］斎氲臄?shù)據主要有三大類：初始數(shù)據、記賬憑證數(shù)據和原始憑證數(shù)據。二、會計數(shù)據輸入功能的基本要求1、對初始數(shù)據輸入的基本要求（1）輸入會計核算所必須的期初數(shù)據及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標等（2）輸入需要在本期進行對賬的未達賬項；（3）選擇會計核算方法，包括固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等;（4）定義自動轉賬憑證；包括會計制度允許的自動沖回憑證等。（5）輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。2、對記賬憑證輸入的基本要求（1）正輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內記賬憑證編號重復（2）以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱;（3）正輸入的記賬憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應予以提示并拒絕執(zhí)行；（4）正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者貸方會計科目而無借方會計科目的，應予以提示并拒絕執(zhí)行。2、對記賬憑證輸入的基本要求（5）正在輸入的收款憑證借方科目而不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應予以提示并拒絕執(zhí)行。（6）會計軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證進行修改和審核的功能。發(fā)現(xiàn)已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正，紅字可用”-“號表示。3、對原始憑證輸入的基本要求（1）在輸入記賬憑證的同時，輸入相應原始憑證。軟件在對已經輸入的記賬憑證進行審核的同時，應對輸入的所附原始憑證進行審核。輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，對輸入的相應原始憑證不能直接進行修改。（2）在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計輸入自動生成記賬憑證。三、會計數(shù)據輸出功能的基本要求1.對屏幕查詢輸出的基本要求（1）查詢機內總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額和余額等項目；（2）查詢本期已經輸入并登賬和未登賬的機內記賬憑證、原始憑證；查詢機內本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿；（3）查詢往來賬款項目的結算情況；（4）查詢到期票據的結算情況等；（5）查詢出來的機內數(shù)據如果已經結賬，屏幕顯示應給予提示。2、對打印輸出的基本要求（1）會計軟件應當提供打印輸出機內原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表的功能，有關憑證、賬簿、報表的格式和內容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定（2）在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額余額對照表替代。2、對打印輸出的基本要求（3）在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少；（4）對于業(yè)務量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能；（5）另外，打印輸出的機內會計賬簿、會計報，如果是根據未結賬數(shù)據生成的，則應當在打印檢出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別。四、會計數(shù)據處理功能的基本要求主要體現(xiàn)在記賬、結賬和報表生成三方面。1、對記賬的基本要求2、對結賬的基本要求3、對報表生成的基本要求第三節(jié)會計電算化崗位及其權限設置的基本要求一、電算化會計崗位的劃分1、電算主管2、軟件操作3、審核記賬4、電算維護5、電算審查6、數(shù)據分析三、中小企業(yè)實行會計電算化后的崗位設置中小企業(yè)實行會計電算化后的電算化會計崗位設置，應該注意滿足內部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不應是同一個，軟件開發(fā)人員不能操作軟件處理會計業(yè)務。較小單位電算化崗位的設立：可由會計主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會計人員操作軟件任操作員和電算維護員；帶應單獨設出納崗位。第四節(jié)計算機替代手工記賬的基本要求一、替代手工記賬的任務和條件1.替代手工記賬是會計電算化的目標之一從廣義上講，替代手工記賬是指將各種基礎會計數(shù)據輸入計算機，采用電子計算機設備和會計軟件對輸入的會計數(shù)據進行處理（計算、分類、匯總、轉存等），生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。1.替代手工記賬是會計電算化的目標之一會計電算化的發(fā)展過程主要分為會計核算電算、會計管理電算化和會計輔助決策電算化三個階段，替代手工記賬是會計核算電算化首先要達到的目標。從狹義上講，替代手工記賬是指從手工會計數(shù)據處理方式向計算機會計數(shù)據處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程。替代手工記賬僅僅是會計核算電算化工作的“初級階段”，是單位會計電算化工作的“起點”。主要任務是完成數(shù)據整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬等。2、替代手工記賬的條件（1）配備了計算機硬件設備和會計軟件（2）進行會計電算化崗位培訓，配備相應的會計電算化工作人員。目前干、開展會計電算化崗位培訓主要有三種形式：財政部組織全國開展的初級、中級和高級會計電算化培訓。軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓。單位根據開展會計電算化工作的需要自行組織會計電算化培訓。（3）建立了嚴格的內部管理制度。二、替代手工記賬的過程1.整理手工會計業(yè)務數(shù)據（1）重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。（2）整理各賬戶余額。（3）清理往來賬戶和銀行賬戶。2.建立會計賬戶體系并確定編碼（1）符合財政部和有關管理部門的規(guī)定；（2）滿足本單位會計核算與管理的要求；（3）滿足會計報表的要求；（4）要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目；（5）要保持相對穩(wěn)定；（6）要考慮與子系統(tǒng)的銜接。3.規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程4.會計軟件初始化5.計算機與手工并行計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。主要任務是：檢查建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內部管理制度。三、替代手工記賬的檢查1.檢查3個月并行期間手工賬與計算機賬的一致