WPS表格基礎技能Kenshin概述：一、EXCEL高手是怎么煉成的二、Excel的基礎知識三、編輯和管理工作表四、數據運算五、數據排序、篩選與分析第一節、EXCEL高手是怎么練成的級別的評定

新手：輸入數據，查找替換，設置單元格格式，排序，匯總，篩選，保存工作簿等。初級用戶：建立簡單的表格，做一張簡單的圖表等。中級用戶：理解并熟練使用各個EXCEL菜單命令熟練使用數據透視表至少掌握20個常用函數以及函數的嵌套運用高級用戶：熟練運用數組公式能夠利用VBA編寫不是特別復雜的自定義函數或過程。專家級別：某個或者多個行業的專家，擁有豐富行業知識和經驗。高超的EXCEL技術配合行業經驗來共同應用，發揮EXCEL極致

第二節WPS的基礎知識一、WPS介紹

WPS(WordProcessingSystem),中文意為文字編輯系統，是金山軟件公司的一種辦公軟件。最初出現于1989年，在微軟Windows系統出現以前，DOS系統盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件在中國大陸，金山軟件公司在政府采購中多次擊敗微軟公司，現在的中國大陸政府、機關很多都裝有WPSOffice辦公軟件。二、WPS表格界面介紹三、WPS表格的基本元素——工作簿、工作表、單元格默認情況下，數字靠右側對齊，文本靠左側對齊。第三節編輯和管理工作表一、常用功能技巧介紹

1.查找與替換選擇【編輯】--【查找】命令,或按ctrl+F組合鍵,打開【查找與替換】對話框的查找選項卡;在【查找內容】下拉列表框中輸入查找內容,單擊【查找下一個】按鈕,光標則移動到與待查內容相符的單元格上.可多次單擊【查找下一個】按鈕,直到找到所需的單元格位置。

提示:單擊【查找全部】按鈕,可在對話框下方列出所有符合條件的單元格信息.單擊【替換】標簽,打開【替換】選項卡,在【查找內容】和【替換為】下拉列表框中輸入所需內容,單擊【查找下一個】按鈕,定位到要替換掉的單元格,單擊【替換按鈕】,即可快速工作表中特定單元格的內容。也可直接單擊【全部替換】按鈕.2.給單元格加批注批注是附加在單元格中,與其他單元格內容分開的注釋。含有批注的單元格的右上角會有一個紅色三角形的批注標識符。鼠標指向單元格,即會顯示其批注。操作步驟如下:a選定單元格,選擇【插入】--【批注】命令;或單擊右鍵,選擇【插入批注】;b在彈出的批注框中輸入內容;c輸入完畢后,單擊確定即可.3.自動填充

選定相應的單元格并拖動其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】—【填充】—【序列】命令，可在E工作表中快速填充多種類型的數據序列。在行或列中復制數據，拖動單元格填充柄即可；填充一系列數字、日期等，通過拖動，工作表可自動延續此系列數字、日期或時間段等。技巧2按Ctrl+D組合鍵，可向下填充；

按Ctrl+R組合鍵，可向右填充。自動填充序列技巧：分數應使用整數加分數的形式，否則會默認為日期；如：輸入1/21月2日輸入0空格1/2顯示為1/2技巧：在輸入數字前加入字符，可將數字作為文本處理，如“，”。提示：日期和時間均按數字處理；對于輸入的數字可識別時，靠右側對齊。如2006-6-5；對于不能識別的日期和時間，會被視為文本，左側對齊。如2006.6.5。4.條件格式一個工作表中可能有許多數據，有些數據是需要特別標記的。可以利用條件格式功能。點擊【格式】【條件格式】命令，然后進行選擇。如在學生成績表中將不及格的成績作紅色標記。隔行、隔列顏色改變，某單元格符合要求整行顏色改變5.大量數據同時輸入

選中所需單元格，填入數據，然后按“Ctrl＋Enter”組合鍵，其他單元格將同時填入數據。6.單元格文字隨時換行

當你需要重起一行輸入內容的時候，只要按住Alt+Enter鍵或按圖片所示按鍵即可

7.快速輸入大寫中文數字將光標移至需要輸入大寫數字的單元格中。在單元格中輸入相應的小寫數字。右擊該單元格，點擊“設置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數字”選項；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數字”選項。最后單擊“確定”按鈕即可.8.消除0值

/網格線

當單元格計算結果為0時，默認會顯示0，這看起來顯然有點礙眼。如果在出現0時，單元格顯示為空白，可如此操作。打開“工具→選項→視圖”，取消“0值”/“網格線”復選項前的√，確定后，當前工作表中的值為0的單元格/網格線將全部顯示成空白。9.定位CTRL+G快捷鍵，或者打開“編輯→定位”可根據要求顯示你要求的單元格。如：快速選定“空白”和“數據”單元格

定位窗口下選擇“空值”，再按“定位”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數據的單元格，選擇“常量”，再點“定位”，含有數據的單元格全部選定。

當需要在空值填0時，可配合ctrl+enter使用。1、CTRL+G定位，選空值，確定2、在選定的單元格填0，ctrl+enter10.快速移動活動單元格

經常要在數據區域的最開始和最末尾處、最左端和最右端處來回移動。其實，用不著多次單擊滾動條，也不用多次滾動鼠標的滾輪的。只要將鼠標指向當前單元格的下邊框，當鼠標指針變為四個箭頭的十字形時雙擊，就可以使活動單元格迅速定位于當前數據區域中當前列的最后一行。雙擊單元格的上邊框可以到達最上一行，而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達最左端和最右端。

11.分列

按要求分割數據，改變數據類型。當使用&即可將數據進行連接。如EAS導出數據以下，則可以使用分列。可使用分列批量轉換日期格式

當輸入日期格式為“yyyymmdd”形式，但要改為“yyyy-mm-dd”格式時。

先選定要轉化的區域。點擊【數據】→【分列】，出現【文本分列向導】對話框。勾選“固定寬度”，連續兩次點擊【下一步】按鈕，在步驟三對話框的【列數據格式】中，選擇“日期”，并選定“YMD”形式，按下【完成】按鈕，以前的文本即轉化成了需要的日期了。那么如何讓yyyy-mm-dd日期如何轉換為yyyymmdd數值呢？那就可以使用公式text12.選定有數據的行列

“Ctrl+Shift+↓→↑←”，可以選定有數據區域的整行整列13.有效性利用WPS表格強大的制表功能，我們能夠很輕松完成表格制作，數據的統計分析等任務。但是在數據錄入的過程中難免會輸入一些錯誤的數據。比如重復的學號、身份證號，超出正常范圍的無效數據。另外，怎么樣快速輸入一些有特定范圍并且重復輸入的數據。這些問題我們都可以利用WPS中“數據有效性”這一工具很好的解決。輸入前設置“數據有效性”避免錯誤。也可以自定義Excel下拉菜單。14.對單元格進行同增同減操作

在Excel中，如果要對某一單元格或某一區域中的每個單元格中的數值進行同加、同減、同乘或同除操作時，可以使用“選擇性粘貼”功能輕松實現。

例如：讓選定區域中的每個單元格都同乘以2，首先在選定區域外的某個單元格中輸入2，選擇這個單元格并復制;然后選擇要進行同乘操作的單元格區域，單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，在“運算”欄中選擇“乘”單選項，單擊“確定”按鈕.結果顯示在了每個單元格中。

使用這個功能還可以對單元格進行自身操作，例如可以進行單元格的自身相加、相減、相乘以及相除。15.在打印時讓每頁都顯示標題

在Excel中制作一個長表格時，默認打印時，并不是每頁都會顯示出頂端標題行和左側標題列，它只會在第一頁上顯示，那如何能讓表格打印出來時，每頁都帶有標題欄呢？可以這樣設置：打開“文件”菜單，選擇“頁面設置”選項，彈出“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，在“打印標題”欄中的“頂端標題行”項和“左側標題列”項中設置好要顯示的標題單元格，單擊“確定”按鈕。這樣在打印長表格時，每頁都會顯示出標題的內容了。

16.編輯時讓每頁都顯示標題在編輯狀態時向后翻頁會看不到第一行的標題行，在操作數據時就會很不方便。這個問題很簡單就可以解決，方法如下：選中標題所在行的下面一行單元格，打開“窗口”菜單，選擇“凍結窗格”選項，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，它都始終在第一行不會移動。17.快速拆分窗口

為方便查看表格的不同部分，我們經常要對工作表進行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是：先在需要拆分的位置單擊鼠標，激活活動單元格，然后將鼠標指向垂直滾動條頂端的拆分框，待鼠標指針變成拆分指針時，雙擊鼠標，那么窗口就會在活動單元格上方將窗口水平拆分。再次雙擊拆分框，則拆分取消。如果雙擊水平滾動條右端的拆分框，則會在活動單元格的左側進行垂直拆分。18.Excel表格數據行列巧互換

一張Excel報表，行是項目欄、列是單位欄，現在想使整張表格反轉，使行是單位欄、列為項目欄，且其中的數據也隨之變動。也就是想讓Excel表格數據的行列互換，具體操作如下：

可先選中需要交換的數據單元格區域，執行“復制”操作。然后選中能粘貼下數據的空白區域的左上角第一個單元格，執行“編輯、選擇性粘貼”命令

在打開的“選擇性粘貼”對話框中選中“轉置”選項后，確定、返回即可。

19.快速給數字加上單位

當數值要加上單位（如“小時”），可用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，在“數字”標簽中，選“自定義”，在“類型”下面的方框中輸入“小時”等，按下確定鍵后，單位（小時）即一次性加到相應數值的后面。

20.隱藏單元格中的所有值有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;;;”(3個分號)即可。提示:單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示了。

21.如何消除縮位后的計算誤差

當輸入的數字是小數點后兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法：

1、用函數=ROUND()，

2、單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結果就沒有誤差了。

事實上并不是計算上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。第四節數據運算

Excel2003的主要功能之一是對數據進行運算，而公式和函數是數據運算的兩個最重要的工具。利用它們可以完成各種復雜的數據運算。掌握好這部分內容，是熟練使用Excel2003進行數據管理的先決條件。一、簡單運算對某個單元格區域內的數字進行求和、求平均數、計數、求最大值或最小值運算，可以利用Excel2003提供的工具按鈕快速完成。單擊用來放置運算結果的單元格；單擊【常用】工具欄中的【自動求和】按鈕右側的下拉箭頭，在下拉列表框中選擇【求和】、【平均值】、【計數】、【最大值】或【最小值】選項。根據需要，制定用于運算的單元格區域，然后按Enter鍵，即可在結果單元格內得到運算結果。二、使用公式公式是工作表中的數值進行計算的等式，它是單元格中一系列值、單元格引用、名稱或運算符的組合，可生成新的值。通過公式，用戶可以對工作表中的數據進行較為復雜的運算。1.公式的語法以等號（=）開始，用于表明之后的字符為公式。等號之后的是需要進行計算的元素（操作數），各操作數之間以運算符分隔。Excel將根據公式中運算符的特定順序從左到右計算公式。Excel2003中的運算符在Excel中,每個運算符都有一定的優先級.優先級從高到低分別為:冒號、單個空格、逗號、負號、百分號、插入符號、星號和正斜杠、加號和減號、和號、比較運算符。*若更改求值順序，請將公式中要先計算的部分用括號括起來。2.輸入公式單擊要輸入公式的單元格；輸入=，然后輸入公式表達式；按Enter鍵，或單擊編輯欄左側的輸入按鈕，即可得到運算結果。3.編輯公式修改公式；復制公式：可以利用Excel2003的選擇性粘貼功能，選擇粘貼內容的屬性。移動公式同移動單元格中的數據的方法相同,可以用菜單命令,也可以直接用鼠標拖拽.三、單元格引用是指用于表示單元格在工作表上所處位置的坐標集。例如：在B列和第3行交叉處的單元格，其引用形式為“B3”。在Excel2003中，可以在公式和函數中使用單元格引用來表示單元格中的數據。通過單元格引用，在一個公式中可以使用不同單元格中的數據，也可以在多個公式中使用同一個單元格中的數據。1、單元格引用的樣式相對引用：指公式中所引用的單元格位置將隨著公式單元格位置的改變而改變。如A2、D5。絕對引用：指公式和函數中所引用的單元格位置是固定不變的。如$C$3、$F$6。混合引用：在同一個單元格引用中既有絕對引用又有相對引用。相對列和絕對行，如C$6;絕對列和相對行，如$C6.2、單元格引用的使用在同一個工作表中的單元格之間進行的引用，被稱為內部引用。對當前工作表之外的單元格的引用被稱為外部引用。外部引用基本樣式：[工作簿]工作表！單元格引用。如[Book1]Sheet1！D8表示對Book1工作簿第一個工作表中的D8單元格的引用。四、使用函數Excel2003內置有大量函數。大多數函數是常用公式的簡寫形式。一個函數一般包括函數名和參數，參數用括號括起來。單擊【插入】—【函數】命令—【插入函數】對話框，在【或選擇類別】列表中列出了所有函數分類。選擇一種，即可在【選擇函數】列表框中列出相應的函數集合。單擊某個函數名稱，可以在下面的顯示欄中看到該函數的樣式和功能信息。輸入函數，可直接輸入，也可通過上述方法插入所需函數。常用函數ABS函數函數名稱：ABS主要功能：求出相應數字的絕對值。COLUMN函數函數名稱：COLUMN主要功能：顯示所引用單元格的列標號值。COUNTIF函數函數名稱：COUNTIF主要功能：統計某個單元格區域中符合指定條件的單元格數目。DATE函數函數名稱：DATE主要功能：給出指定數值的日期。函數名稱：DATEDIF主要功能：計算返回兩個日期參數的差值。使用格式：=DATEDIF(start_date,end_date,unit)Start_date為一個日期，它代表時間段內的第一個日期或起始日期。End_date為一個日期，它代表時間段內的最后一個日期或結束日期。Unit為所需信息的返回類型。Unit返回“Y”時間段中的整年數。“M”時間段中的整月數。“D”時間段中的天數。“MD”start_date與end_date日期中天數的差。忽略日期中的月和年。“YM”start_date與end_date日期中月數的差。忽略日期中的日和年。"YD"start_date與end_date日期中天數的差。忽略日期中的年。函數名稱：SUM主要功能：計算所有參數數值的和。TEXT函數函數名稱：TEXT主要功能：根據指定的數值格式將相應的數字轉換為文本形式。TODAY函數函數名稱：TODAY主要功能：給出系統日期。MONTH函數函數名稱：MONTH主要功能：求出指定日期或引用單元格中的日期的月份。YEAR函數函數名稱：YEAR主要功能：求出指定日期或引用單元格中的日期的年份VALUE函數函數名稱：VALUE主要功能：將一個代表數值的文本型字符串轉換為數值型。WEEKDAY函數函數名稱：WEEKDAY主要功能：給出指定日期的對應的星期數。MOD函數函數名稱：MOD主要功能：求出兩數相除的余數INT函數函數名稱：INT主要功能：將數值向下取整為最接近的整數。LEFT函數函數名稱：LEFT主要功能：從一個文本字符串的第一個字符開始，截取指定數目的字符。RIGHT函數函數名稱：RIGHT主要功能：從一個文本字符串的最后一個字符開始，截取指定數目的字符。AND函數函數名稱：AND主要功能：返回邏輯值：如果所有參數值均為邏輯“真（TRUE）”，則返回邏輯“真（TRUE）”。AVERAGE函數函數名稱：AVERAGE主要功能：求出所有參數的算術平均值。OR函數函數名稱：OR主要功能：返回邏輯值，僅當所有參數值均為邏輯“假（FALSE）”時返回函數結果邏輯“假（FALSE）”，否則都返回邏輯“真（TRUE）”。VLOOKUP函數函數名稱：VLOOKUP主要功能：在數據表的首列查找指定的數值，并由此返回數據表當前行中指定列處的數值。IF函數函數名稱：IF主要功能：根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果，返回相對應的內容。SUMIF函數函數名稱：SUMIF主要功能：計算符合指定條件的單元格區域內的數值和。RANK函數函數名稱：RANK主要功能：返回某一數值在一列數值中的相對于其他數值的排位。還有更多…………還有更多第五節數據排序、篩選與分析一、數據的排序和篩選Excel2003通常都是使用數據清單來實現數據管理的。數據清單實際上就是Excel2003的數據庫。建立數據清單，要先定義其中的列和列標題，列標題相當于字段名。Excel2003強大的數據排序和篩選功能是通過數據清單實現的。1.排序工作表數據排序功能，可以使數據按照某一列或某些列內容的順序來排列，使表格數據更有條理。Excel2003中的數據排序有默認排序和自定義排序兩種。默認排序就是按照Excel2003默認的排序規則排列，通常是進行升序或降序排列。具體操作如下：單擊數據清單中任意一個單元格，然后選擇【數據】—【排序】命令；通過【主要關鍵字】下拉列表框，選擇排序關鍵字，確定右側【升序】或【降序】單選按鈕；若【主要關鍵字】所在列有重復關鍵字，可再通過【次要關鍵字】下拉列表框，選擇進一步排序的關鍵字，右側單選按鈕同上；保持【我的數據區域】選項組中默認選中的【有標題行】按鈕，然后單擊【選項】，出現【排序選項】對話框；單擊【確定】，返回【排序】對話框，再單擊【確定】，即可按照指定方式對數據進行排序。自定義排序用戶也可以自定義排序規則，按照自己的需要來排列數據。具體操作如下：選擇【工具】—【選項】，在【選項】對話框中，單擊【自定義序列】標簽，打開選項卡；在【輸入序列】文本框中輸入自定義序列，單擊【添加】按鈕，再單擊【確定】；下面操作步驟同①，只是在單擊【選項】按鈕時，打開【排序選項】對話框，在【自定義序列次序】下拉列表框中選擇自定義的排序規則。2.自動篩選Excel2003有數據篩選功能，經過篩選后的數據清單將只列出符合指定條件的數據行。篩選方法有兩種：自動篩選和高級篩選。自動篩選的具體操作步驟：單擊需要篩選的數據清單中的任一單元格，然后選擇【數據】—【篩選】—【自動篩選】命令，數據清單的列標題全部變成下拉列表框；選擇需要列，從該下拉列表框中選擇需要數據，則只顯示該數據所在的數據行。選擇下拉列表框中的【前10個】選項，可打開【自動篩選前10個】對話框，可從數據清單中篩選出最大或最小的幾項；選擇下拉列表框中的【自定義】選項，可打開【自定義自動篩選方式】對話框，自定義篩選條件。單擊【數據】—【篩選】—【自動篩選】或【全部顯示】命令，可將自動篩選后的數據清單恢復為篩選前的顯示方式。3.高級篩選使用高級篩選功能，必須先建立一個條件區域，用于指定篩選條件。條件區域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，它們必須與數據清單中的字段名完全一樣。

※條件區域和數據清單不能連接，中間至少有一行空行。具體操作步驟如下：在需要篩選的數據清單中建立條件區域，然后單擊數據清單中的任一單元格；選擇【數據】—【篩選】—【高級篩選】命令，打開【高級篩選】對話框；在【方式】選項組中，如果要通過隱藏不符和條件的數據行來篩選數據清單，選中【在原有區域顯示篩選結果】；如果要通過符合條件的數據行復制到工作表的其他位置來篩選數據清單，選中【將篩選結果復制到其他位置】，接著在“復制到”編輯中單擊鼠標，然后單擊粘貼區域的左上角；在【條件區域】編輯框中輸入條件區域的引用范圍；單擊【確定】按鈕，數據記錄按設定的篩選條件篩選并顯示在工作表上。

※恢復為篩選前的顯示方式，選擇【數據】—【篩選】—【全部顯示】命令。二、使用圖表分析數據使用圖表，可以形象地顯示出表格數據之間的關系。利用圖表向導創建圖