辦公室暨衛生宣傳工

作培訓講義局辦公室第一專題：辦公室建設與管理

第二專題：公文寫作基本規則

第三專題：常用公文起草要領

第四專題：衛生宣傳新聞信息第一專題加強辦公室建設與管理一、辦公室人員崗位認知與基本職責二、加強辦公室建設三、辦公室辦會工作基本規范四、加強辦公室的日常管理

一、辦公室人員崗位認知與基本職責中心：管理運轉中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、綜合統計中心、信訪接待中心。樞紐：聯結決策層與執行層的紐帶，聯結各職能部門的紐帶。

窗口：經常與外界接觸，辦事效率和工作質量及其工作人員的禮儀風范、精神面貌，在很大程度上代表社會組織的形象。

（一）辦公室的地位與職能

重要地位：中心、樞紐、窗口職能定位：行政助手、信息傳輸、綜合協調、參謀輔助。（二）辦公室工作內容與特點

工作內容：按性質分：程序性工作；智囊性工作；臨時性工作。按內容分：辦文；辦會；辦事。（簡稱“三辦”）工作特點：綜合性；服務性；程序性；被動性；機要性。（三)辦公室人員角色定位：辦事員、筆桿子、領導助手、參謀智囊

（四）辦公室工作對人員的要求

一要講事業心和責任感；二要認真細致；三要講究程序(不要打亂仗)；四要講工作效率。1、思想素養：熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，處理辦公室工作，聽招呼，能自律，嚴保密。責任感強。將自己的工作職責與單位的發展、集體利益聯系在一起。這是思想政治水準的一種表現。踏實肯干。舍得為工作投入。2、業務素養具備較高的政策水平。具有較強的綜合分析能力。

調研能力。善于通過調研掌握大量情況。

思維能力。善于思考問題，抓住關鍵。表達能力。能準確簡明地闡述己見。良好的協調能力。

較強的應變能力。

3、心理素養心理素養指人對環境及其相互關系的適應能力。

注意力.

調控力(控制情緒的能力)。意志力。

4、角色意識做好辦公室工作，必須強化以下角色意識：服從意識全局意識責任意識創新意識奉獻意識信息意識程序意識學習意識二、加強辦公室建設（一）辦公室建設方向

1、不斷優化硬件和工作環境

2、積極推進建章立制工作

3、努力營造和諧人文氛圍

4、大力倡導團隊精神（二）建設“形象工程”——辦公室禮儀常規

良好的禮儀形象良好的電話形象良好的文字形象良好的語言形象（三）人人爭作辦公室受歡迎的人員

1、分內工作決不推托，并主動協助同事工作；

2、掌握自己的情緒，做情緒的主人；

3、把同事當作客人，盡力做到同事滿意；

4、懂得鼓勵他人，用贊揚代替批評；

5、隨時讓同事知道你對他的感激；

6、尊重個人隱私，公私之間分明；

7、樂于向同事提供資訊與經驗，分享成功快樂；

8、不居功自傲，有容人雅量。三、辦公室辦會工作基本規范（一）會議服務的基本內容會前準備工作

——設立會議承辦部門和服務機構；協助領導確定會議目標和議題（確定會議目標、擬訂會議議題、擬訂會議財務預算和會議方案；確定會議的議程、日程和程序；分工撰寫會議文件；確定與會人員名單以及會議編組方案；會場的布置工作（營造會議氣氛、會場格局與座次、主席臺的布置、懸掛會標、設施準備）；食宿、交通、醫療、保健等準備。會中服務工作

——報到與接待工作；會議簽到；會場服務與管理（會前檢查會場、引導座位、維護秩序，做好會場事務工作、會后檢查會場）；做好會議記錄；編寫會議簡報；安全保密工作。會議善后工作

——做好相關文字工作（整理會議記錄、編寫會議紀要、簡報、會議文件制發、文件整理與保管）；認真做好會議總結；做好會議的宣傳報道工作；會議決定事項的催辦工作；會議收尾工作。（二）做好會議服務工作的技巧

其一：領會“一個精神”

領會“一個精神”指的是領導對于舉辦會議的指示精神。辦會人員要主動、全面了解領導的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準確、越詳細越好，切實做到全局在胸。其二：構思“一個方案”

指的是籌辦會議的方案，是籌辦會議的具體依據。方案要思路清楚，詳細周到，簡潔明快，科學可行。（整體性原則、動態性原則、超前性原則）

其三：擬定“一個程序”

是指把握整個會議進程，確保會議環環相扣，合理有序，開得緊湊，開出氣氛。要把握好三個環節（把握重點程序、把握會場布置、把握會議細節）。

其四：準備“一套文件”是指準備好會議文件，這是籌辦工作的重要內容,也是會議成功召開的主要標志，應盡早準備。其五：保證“一支隊伍”

有一支素質高、業務精、作風好、善合作的隊伍。（三）會議服務與管理要求服務要求

——準備工作要細致充分；組織工作要嚴密協調；服務工作要周到熱情；善后工作要及時穩妥管理要求

——要精簡可開可不開的會議；要提高會議效益與效率；要努力改變會議作風；要努力降低會議成本四、加強辦公室的日常管理（一）嚴格按照領導意圖辦事

領導意圖的含義領導意圖：領導在布置工作、下達任務、發出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。獲取領導意圖的途徑從主動詢問中獲得；從領導批示中領會；從平時言談中捕捉；從講話材料中把握；從積零為整中綜合。明確領導對于辦公室人員的期待（二）處理與領導關系的原則、方法與藝術處理與領導關系的原則：辦公室人員既要為領導者服務，也要為領導集體服務。他們與領導者形成了一種特定的人際關系。要為領導提供滿意的服務，就必須善于處理與領導關系。要講究的方法與要領：了解上級領導適應上級領導尊重上級領導支持上級領導（三）加強機要管理，保證安全運轉

（四）加強時間管理，實現雙效合一第二專題公文寫作基本規則一、認識公文寫作的特點二、遵循公文格式規范依據國家機關公文格式標準（GB/T9704-1999)

三、公文寫作基本步驟與方法四、公文寫作的基本要求五、把握公文寫作的基本規律

一、認識公文寫作的特點

公文寫作的根本特點：規范性強

----受領導之命，代機關立言。“以文輔政”目的：為處理公務服務，排斥個性化寫作。內容：真實地反映事實，排斥文學手法。

格式：具有規范體式，符合公文格式標準。

表達：采用應用文體，恰當運用公文術語。

時限：在領導規定的時間內完成任務。二、遵循公文格式規范依據國家機關公文格式標準（GB/T9704-1999)

（針對正式文件，科級以上才有發文權限）三、公文寫作基本步驟與方法（一）做好準備工作思想準備：接受擬稿任務后，擬稿人要明確行文目的？主題？文種？公文重點？材料準備：圍繞主題收集材料。方案準備：總體構思，確定篇章形式與表達方式，擬制提綱，確定各部分的基本框架。（二）正式起草階段（操作要領）

擬寫規范標題；設計好開頭和結尾；安排主體結構；確定表達方式。注意事項：（1）接受任務后抓緊辦理。（2）根據提綱有條理地寫作。（3）聯合發文做好協商工作。（4）處理好材料和觀點的關系。（5）遵循公文格式規范。（6）符合文字表達規范。（三）加工修改階段作用：保障文稿更加準確、鮮明、簡練。范圍：整文

審讀內容：主題、觀點、材料、數據等。

推敲文字：字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒

方法：擬稿人讀改法；請人代改法；集體討論法；冷處理法。四、公文寫作的基本要求（一）目的明確，行文有據，主旨單一。

1、明確“為了……”；

2、明確“根據……”；

3、明確“干什么”。如：請示何事？通知何事？（二）內容合法、務實、符合領導意圖。

1、符合法律法規、上級規定、本機關既定政策規章，這是制定決策和發文的根據。

2、從實際出發，注意針對性、真實性、可行性。

3、符合領導意圖。（動筆前、起草中、完稿后）（三）文字表達準確、鮮明、簡練、得體。準確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規范）鮮明（觀點明確、用好標題、褒貶得當、段旨撮要）簡練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明）得體（文體要求、書面語言、術語規范）（四）合理組織語言。

表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；語序得當。

五、把握公文寫作的基本規律（一）提高邏輯思維水平。

常用思維方法如下：

模式化思維（從不同文種角度思考）

對象化思維（從收文機關角度思考）

辯證思維（全面、發展、變化地思考）

散點思維（多角度地思考）

求同存異思維（思維與領導趨同）（二）找好角色定位與行文角度

總原則：受領導之命，代機關立言。

代擬文稿：要認準領導身份和職位特征；

對外發文：要考慮收發文機關的地位特征；

區別文稿應用范圍，內外、上下有別。（三）符合行文的邏輯（嚴謹性）要求題文相符，首尾呼應，前后貫通

橫向（并列）結構沒有嚴格的順序要求，重要內容前排?？v向（遞進）結構務虛到務實或務實到務虛提出問題——分析問題——解決問題為什么——干什么——怎樣干縱橫結合結構（總結、領導講話稿）因果結構（查清問題的調查報告）總分結構（外在的表達形式）（四）認真處理好三種關系

作人和作文的關系

先作人，后作文。文如其人，人如其文。

有定法和無定法的關系文有定法：符合公文法規與約定俗成的規則。文無定法：具體問題具體分析，在實踐中學習運用和掌握規則。文中無我和文中有我的關系

代表機關發言，不能有“我”的看法。反映個人修養，有時要突出體現“我”的看法。第三專題：常用公文起草規范

請示的起草（一）應用范圍1、對上級的政策、法規及文件不理解或不適應本單位情況，需要變通處理的問題，請求上級予以解釋、指示與認可。

2、請求審批或批轉本機關制定的重要文件。

3、請求批準人員編制、機構設置、干部任免、經費預算以及對人員或事故的處理。

4、請求協調解決本機關無法解決的問題。

5、根據規定必須履行審批手續的事項。（二）請示的分類

1.請求指示：解決“我們請求該怎樣做”的問題。

2.請求批準：解決“請求批準我們這樣做”的問題。

3.請求批轉：解決“我們請求有關單位這樣做”的問題。（三）請示正文的寫作方法（1）開頭：說明請示的根據、目的，需要時明確交代請示事項的背景或理由。（2）主體：明確提出請示事項。針對請示事項提出本單位的意見、建議或方案。如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級機關出謀獻策，不能簡單上交矛盾。（3）結尾：恰當使用結語。

“以上請示妥否，請指示。”“以上請示如無不妥，請批準?！薄耙陨险埵救鐭o不妥，請批轉××執行?！保ㄋ模┢鸩菡埵镜淖⒁馐马?、行文之前要與主管領導充分溝通；2、請示理由要充分，要求和建議要具體；3、嚴格執行一文一事制度；4、按照隸屬關系逐級行文；5、請示與報告不能混用。報告的起草（一）報告的用途用來向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。注意：報告與請示的聯系與區別。（二）報告的分類按照內容劃分：綜合報告；專題報告。按照目的劃分：工作報告；總結報告；情況報告；調查報告；建議報告；檢討報告。（三）工作報告正文的寫作方法開頭：對前一段時間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對的時間、主要工作項目、工作進程、總體效果評價等。主體重點回顧工作進展情況和主要成績；提煉工作中取得的經驗和體會；找出工作中存在的主要問題或薄弱環節，分析原因，提出改進意見與辦法；提出今后工作的意見或進一步做好工作的愿望。結尾：使用下列公文術語特此報告，請審閱。以上報告如有不當，請指正。（四）注意事項

采用記敘為主的表達方式。按時間順序、工作過程或問題的邏輯關系，概述工作內容及完成情況，避免羅列過多事例。

重點突出，點面結合。

突出中心工作進展情況及主要成績；在重點敘述的同時，對面上的情況要有概括性敘述，適當引用數據材料，增強說服力。

實事求是，如實報告成績和不足。節儉篇幅。

報告中不能寫請示事項。

通知的起草

（一）用途用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。（二）特點

1.內容單純，行文靈活簡便。

2.表述具體，可操作性強。

3.時效性強，需要及時周知或執行。（三）分類指示性通知，規定性通知，知照性通知，事務性通知，批轉、轉發、公布性通知，任免性通知（四）事務性通知（會議通知）

篇段合一式：用于小規模、臨時性、內部會議要素：時間、地點、參加人、會議名稱等。分層表達式：用于規格較高、人數較多、較重要會議。導語部分：會議目的、根據、名稱等。主體部分：分項說明時間、地點、參加人、內容、注意事項、聯系方式等。

結尾部分：提出準時到會的要求，或用結語“特此通知”。（五）指示性通知（分層表達式）導語部分：說明指示事項產生的背景、強調發文目的、依據；或說明問題的現狀、嚴重性與危害性。

注意：針對性、表述政策與法規依據。

主體部分：圍繞主題，分項說明要求收文機關領會、知曉、執行、承辦的事項。通常包括：基本原則、指導思想、工作任務、政策措施、方法步驟、注意事項等內容。結尾部分：

1.意盡言止。

2.請認真貫徹執行。

3.圍繞主題發出號召。

4.說明注意事項。（六）撰寫通知的注意事項

1.事務性通知注意要素齊備，事項具體，讀者無疑問。講究政策法規依據，增強發文的權威性。

2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好效果。

3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領會理解。

4.注重發文時限。怎樣編寫計劃

（一）計劃與管理職能密不可分管理有四大基本職能：計劃、組織、領導、控制。計劃是管理職能中的首要職能。計劃的制定與執行的好壞，決定一項工作的成敗得失，決定著事業的興衰存亡。（二）計劃的重要功能1、指明努力方向，協調行動步調。2、預測未來變化，減少不利因素影響。3、減少浪費現象，避免利益損失。4、加強行為控制，避免無序狀態。（三）計劃的編寫方法

1、標題：單位名稱、適用期限、內容事項、文種例如：××鄉衛生院2012年公共衛生服務工作計劃

2、正文寫法做什么？為何做？何時做？何地做？誰去做？如何做？開頭：闡明計劃的依據（指導思想；現狀分析；計劃的總任務；做好工作的意義）。主體：制定計劃的“三要素”目標（做什么：具體工作內容）

措施（怎么做：工作方式方法）

步驟（何時做：工作時間安排）結尾：說明注意事項或檢查落實方法。

描繪前景，鼓舞士氣。（四）如何增強計劃的操作性內容方面：制定科學合理的目標和指標?？偰繕嗣鞔_、具體、合法、方向正確。任務的數量和質量要求要合理；任務的指標要能夠考核和控制；任務指標要相對穩定，可以衡量；任務指標要符合實際，可以實現；任務指標要有明確的時間限制。

形式方面：要做到表達簡要、條理清晰、要素完整

程序方面：堅持民主集中制原則，自下而上，自上而下相結合，要發揮上下兩方面的積極性；善于聽取專家意見。

注意制定預案，以防不測。

怎樣起草總結

（一）含義、目的與實質含義：總結是對以往一段工作的回顧與反思,并以書面形式表達的事務性文件。目的：摸索事物發展規律，做好今后工作。實質：對人類社會實踐的再認識。（二）功能1.認識事物發展規律，制定切實的方針政策。2.有助于推廣先進經驗，提高管理水平。3.有助于上級機關對本單位工作的針對性指導。（三）總結寫作要領做好寫前準備：1.調查研究，占有資料；2.歸納整理，篩選材料；3.學習理論，掌握政策；4.總體構思，擬制提綱?？偨Y正文的起草要領

前言：概括工作的基本情況，交代總結針對的背景、時間、工作事項、點明中心思想。主體內容

◆回顧完成工作情況：內容、措施、方法、成績；◆提煉工作中的經驗體會；◆指出存在的不足之處；◆今后的努力方向。結尾：簡要說明今后工作的意見。（四）如何發揮總結的指導作用

1、避免為了總結而總結的做法。

2、明確重點，即工作中的成功做法與體會，取得成績的主觀因素。這是總結的重點。

3、在反映新思想、新做法、新材料上下功夫。

4、領導機關的總結應當少寫干了什么工作，多寫工作中的理性思考。

5、加強總結交流工作。

6、從群眾中來，到群眾中去，資源信息共享。

7、注重經驗的傳播，不能以歸檔為目的。（五）寫好總結的注意事項

1、真正重視總結工作。克服“例行公事”思想，自下而上與自上而下相結合。只有上級認真讀，才有下級認真寫。

2、運用辯證分析的方法。堅持兩點論，反對絕對化，實事求是地總結機關工作。

3、努力做好材料工作，做到觀點和材料的統一。既要有豐富材料，又要發現工作中的閃光點，掌握全面情況和整個工作進程。堆砌材料是失敗的總結。

4、注重理性分析。抓住重點問題，注意提煉規律性認識。

領導講話稿的起草

（一）起草講話稿的幾個重點問題

1、準確把握領導意圖是關鍵

領導意圖是秘書思維的原點和立意根據。把握領導意圖，主要包括幾個方面的內容：（1）領導的整體工作思路及基本的思想觀點和意見。（2）講話所要達到的基本目的。（3）領導者對行文的具體要求。

2、做好資料收集工作是基礎

收集資料應注意的幾點：

（1）勤于收集（2）善于收集（重點突出、分門別類）（3）及時整理

收集整理資料范圍包括以下幾個方面：

（1）國內外、本行業本地區經濟社會發展情況。（2）有關領導人的重要講話。（3）有關會議重要信息和相關網絡信息。（4）圖書報刊上的重要理論文章及其有關資料。收集資料要力爭“全”，包括以下七點要求：（1）客觀與主觀材料相結合（2）感性與理性材料相結合（3）正面與反面材料相結合（4）內部與外部材料相結合（5）直接與間接材料相結合（6）全局與局部材料相結合（7）縱向與橫向材料相結合3、加強個人修養是必要條件（1）注重理論學習和政策學習。（2）既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學習重點，不斷開拓視野，作到厚積薄發、運用自如。（3）注重廣泛涉獵各種知識。（4）注重積累工作閱歷。（二）寫作要求與技巧

1、全面正確地把握領導意圖，明確講話的背景，務必求得與領導意圖的一致性。

2、主動豐富和完善領導意圖，體現參謀助手價值。

3、認真構思和錘煉提綱，征詢領導意見。

4、努力增強措施和要求的可操作性，突出體現現行效用。

5、站在領導角度考慮問題，主動換位思考。如何站在領導角度考慮問題從現實的角度看問題。（當前存在的主要問題）從全局的角度看問題。（與其他單位的差距）從未來的角度看問題。（今后發展的獨到見解）從實踐的角度看問題。（目前可以立即解決的問題，怎樣解決問題）從上下結合的角度看問題。（與上級要求相銜接，明確主要差距）（三）講話稿的格式規范與文體特征

五大要素

1、講話標題

2、講話日期

3、講話人姓名

4、稱謂

5、正文（前言、主體、結尾）符合講話稿的文體特征明顯的口語化特征飽滿的感情化特征多彩的藝術化特征符合不同場合講話需要第四專題：衛生宣傳新聞信息一、信息員怎么樣寫新聞二、信息員寫什么樣的新聞三、信息員怎么樣獲取新聞四、信息員寫作要注意的問題五、提高寫作能力的幾點建議什么是新聞？西方：新聞是一個故事。可以引起一批人感興趣，成為他們熱門話題，所以“狗咬人不是新聞，人咬狗才是新聞”中國：——“新聞是新近發生的事實的報道”

——“新聞就是廣大群眾欲知、應知而未知的重要事實”新聞是公眾關注的最新事實信息的報道

新聞報道目的讓公眾接受所傳播的信息，引導社會輿論。衛生新聞宣傳的作用

一是衛生新聞宣傳工作是塑造衛生系統外部形象的主要渠道。二是衛生新聞宣傳工作是創造良好發展環境的主要手段。三是衛生新聞宣傳工作是培育衛生文化的主要方式。一、信息員怎么樣寫新聞？首先必須學會寫消息。消息是新聞的主角，熟練地寫好消息，就掌握了打開新聞寫作大門的一把“金鑰匙”。消息定義：以簡明的文字迅速及時地報道新聞事實的一種新聞的最基本體裁，其它新聞體裁都是作為消息的補充、延伸而發展起來的。消息格式：標題+消息頭（“本報訊”或“電頭”）+導語+主體+結尾標題:概括消息的主要內容。導語:

導語是開頭的一段話，要求用極簡明的話概括消息的最基本內容。主體:主體是消息的主要部分，要求具體清楚，內容翔實，層次分明。結尾:是對消息內容的小結。有些消息可無結尾。

名詞解釋：倒金字塔結構

也稱“倒三角”結構，是消息寫作中最常用的一種結構方式。它以事實的重要性程度或受眾關心程度依次遞減的次序，先主后次地安排消息中各項事實內容，猶如倒置的金字塔或倒置的三角形，因而得名。它多用于事件性新聞。倒金字塔結構起源于美國南北戰爭時電報的運用。在戰爭期間，電報業務剛開始投入使用，記者的稿件通過電報傳送，但由于電報技術上的不成熟和軍事臨時征用的原因，稿件有時不能完全傳送，時常中斷，后來，記者們想出一種新的發稿方法：把戰況的結果寫在最前面，然后按事實的重要性依次寫下去，最重要的寫在最前面，這種應急措施產生了新的文體——倒金字塔結構。消息寫作的關鍵：寫好導語導語：消息開頭的第一段文字。有的短消息不分段，那么導語便是開頭的第一句話。導語寫作的要求：

——以簡要的文句，突出最重要、最新鮮或最有特點的事實，揭示新聞要旨，吸引讀者。

導語寫作的任務：

——千方百計把重要的新聞事實及其意義表現出來；

——想方設法吸引啟發讀者來閱讀全文。消息寫作基本要求1、要素必須準確無誤

事件人物地點時間原因結果(如何)2、引用的資料必須準確無誤3、不能杜撰人物心理、思想，合理想象也不可以。

二、信息員寫什么樣的新聞？

▲讀者（部門、社會）想知道，但沒有辦法知道的▲讀者不知道，但想讓讀者知道的▲提高單位知名度和美譽度，讓社會了解、理解、關心、支持，甚至參與的▲讓干部職工更加熱愛自己的工作，更努力工作的

多數信息員一個共有的困惑是感覺沒有什么東西可寫。其實，大家處于衛生工作第一線，是衛生工作的